Od wielu lat Langas Group współpracuje ze środowiskiem specjalistów obsługujących organy korporacyjne, przekazując wiedzę i umiejętności poszukiwane w biurach zarządu i departamentach korporacyjnych przedsiębiorstw.

Obecnie poziom specjalizacji oraz rozległość kwalifikacji niezbędnych do efektywnego i profesjonalnego działania w tym obszarze rynku jest tak duża, a odpowiedzialność specjalistów – coraz poważniejsza.

Wychodząc naprzeciw potrzebom środowiska, współpracujący z Langas eksperci przygotowali zestaw kwalifikacji charakteryzujący kluczowe stanowiska występujące w biurze zarządu i rady nadzorczej wraz z systemem egzaminowania.

Opis tych kwalifikacji został następnie poddany ocenie menadżerów i specjalistów obsługujących organy korporacyjne największych polskich firm, którzy wnieśli do niego swoje uwagi, uzupełniając brakujące kwalifikacje cząstkowe, a także usuwając te, które okazały się nieaktualne.

Proces oceny i aktualizacji tych kwalifikacji wciąż trwa – kompetencje pracowników biura zarządu i rady nadzorczej zmieniają się tak samo, jak zmienia się cała gospodarka i działalność spółek.

Jak skonstruowane są opisy kwalifikacji?

Opis kwalifikacji przygotowany został zgodnie z zasadami Polskiej Ramy Kwalifikacji, która podobnie jak Europejska Rama Kwalifikacji (ERK), składa się z ośmiu poziomów. Każdy z nich jest opisywany za pomocą ogólnych stwierdzeń charakteryzujących wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych, które muszą spełniać osoby posiadające kwalifikacje danego poziomu.

Kwalifikacje w obszarze biura zarządu i rady nadzorczej przygotowane są w sposób przyrostowy (tzn. kwalifikacje na stanowisku wyższym obejmują wszystkie kwalifikacje charakterystyczne dla stanowiska niższego) dla następujących stanowisk:

• asystent biura zarządu i rady nadzorczej

• specjalista biura zarządu i rady nadzorczej

• menadżer biura zarządu i rady nadzorczej

Opis kwalifikacji asystenta biura zarządu i rady nadzorczej

Asystent w Biurze Zarządu i Rady Nadzorczej pełni różnorodne obowiązki, mając kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania tych organów. Jego zadania obejmują koordynację działań, zarządzanie dokumentacją, organizowanie spotkań organów korporacyjnych i przygotowywanie protokołów, a także obsługę formalnej korespondencji (np. z sądami i organami regulacyjnymi).

Pełniąc rolę centralnego punktu komunikacyjnego, asystent wspomaga efektywne i zgodne z prawem podejmowanie decyzji, utrzymuje poufność informacji i zapewnia płynne funkcjonowanie biura zarządu i rady nadzorczej.

Oto szczegółowe kwalifikacje niezbędne na tym stanowisku:

PRACOWNIK NA TYM STANOWISKU UMIE / WYKONUJE (UMIEJĘTNOŚCI)

• Potrafi „filtrować” polecenia służbowe
• Potrafi znaleźć dokumenty publiczne w oficjalnych źródłach
• Czyta dokumenty publiczne i rozumie ich treść, w tym treści rejestrów publicznych
• Czyta i rozumie treść dokumentów spółki
• Stosuje RODO w codziennych czynnościach zawodowych
• Rozpoznaje tajemnice przedsiębiorstwa i umie się zachować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi ochrony tej tajemnicy
• Stosuje reguły postępowania z korespondencją firmową
• Składa i rozlicza proste umowy / zamówienia
• Stosuje archiwizację elektroniczną i papierową
• Ma umiejętności IT niezbędne do pracy biurowej (edycja tekstów, przygotowanie prezentacji, edycja arkuszy kalkulacyjnych, używanie programów pocztowych i terminarzy on-line, szyfrowania dokumentów i korespondencji, używanie platform informatycznych, stosowanie podpisów elektronicznych)
• Potrafi zachowywać się zgodnie z savoir – vivre biznesowym
• Potrafi dobrać strój stosownie do obowiązującego w firmie dress-code
• Komunikuje się efektywnie ze współpracownikami z różnych obszarów i poziomów organizacji
• Zarządza efektywnie realizacją drobnych (pojedynczy) zadań, także je delegując
• Zarządza stresem i emocjami
• Potrafi zachować się asertywnie, także w sytuacjach stresowych
• Doskonali swoje umiejętności

Opis kwalifikacji specjalisty biura zarządu i rady nadzorczej

PRACOWNIK NA TYM STANOWISKU UMIE / WYKONUJE (UMIEJĘTNOŚCI)            

• Sporządza dokumentację formalną spółki
• Umie zarządzać pełnomocnictwami
• Utrzymuje kontakt formalny z organami i instytucjami administracji i sądów
• Umie wdrożyć uchwały (przygotować dyspozycje)
• Umie dokonać wpisu w księdze udziałów i rejestrze akcji
• Umie przygotować procedury zmiany statutu / umowy spółki
• Umie skutecznie zwołać Walne Zgromadzenie / Zgromadzenie Wspólników
• Potrafi zorganizować spotkanie firmowe (krajowe i międzynarodowe)

Opis kwalifikacji menadżera biura zarządu i rady nadzorczej

PRACOWNIK NA TYM STANOWISKU UMIE / WYKONUJE (UMIEJĘTNOŚCI)           

• Weryfikuje poprawność / zgodność z prawem protokołu oraz uchwały
• Weryfikuje poprawność / zgodność z prawem umowy oraz określić jej ryzyka prawne, a także ją rozlicza
• Zwołuje i odwołuje posiedzenia organów korporacyjnych
• Przygotowuje i uczestniczy w kontroli zewnętrznej
• Utrzymuje relacje ze służbami państwowymi
• Utrzymuje relacje z kontrahentami
• Prowadzi i aktualizuje rejestry wewnętrzne i zewnętrzne
• Zarządza tajemnicą przedsiębiorstwa
• Zarządza obiegiem informacji między organami w spółce
• Zarządza obiegiem informacji publicznej w spółce
• Utrzymuje relacje z akcjonariuszami / wspólnikami
• Definiuje kwalifikacje członków organów korporacyjnych na potrzeby postępowań konkursowych, organizuje konkursy
• Potrafi organizować prace zespołu i zarządzać procesami zespołowymi
• Potrafi prowadzić skuteczne negocjacje
• Potrafi zarządzać projektami prawnymi i organizacyjnymi
• Potrafi zarządzać zmianą w organizacji
• Potrafi zarządzać procesami
• Potrafi zarządzać kryzysem

Jakie są korzyści z systematyzacji kwalifikacji (i możliwości ich sprawdzenia) w obszarze biura zarządu i rady nadzorczej?

• umożliwienie pracodawcom lepszej identyfikacji kwalifikacji ważnych z punktu widzenia prowadzonej działalności;
• ułatwienie doboru wykwalifikowanych kadr oraz pomoc w ocenie rzeczywistych kompetencji kandydatów do pracy (ograniczenie błędów w rekrutacji);
• ułatwienie wsparcia rozwoju zawodowego, ograniczenie liczby nietrafnych decyzji szkoleniowych (dzięki szczegółowym informacjom o kompetencjach, jakie wiążą się z uzyskaniem przez pracownika nowej kwalifikacji), ułatwienie wyboru odpowiednich szkoleń;
• możliwość porównywania i oceny, z osobistej perspektywy pracownika a także jego pracodawcy, możliwych do zdobycia certyfikatów i dyplomów, a tym samym lepszego planowania podnoszenie swoich kwalifikacji i rozwoju kariery zawodowej.

Powyższy opis kwalifikacji wciąż podlega ocenie i ewolucji, zgodnie z rozwojem potrzeb spółek zatrudniających pracowników wyspecjalizowanych w obsłudze organów korporacyjnych.

Zachęcamy do podzielenia się swoimi uwagami i współtworzenia profesjonalnego rynku obsługi organów korporacyjnych!