ESG, czyli zarządzanie kwestiami środowiskowymi, społecznymi i ładem korporacyjnym, staje się kluczowym elementem strategii wielu firm. Choć zazwyczaj kojarzy się z dużymi organizacjami, jego znaczenie dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) rośnie w szybkim tempie.

Jako doradca strategiczny oraz szef zespołu ekspertów w projekcie „Pracownicy – najlepsza inwestycja dla firmy”, mam możliwość współpracy z MŚP w regionie Małopolski, gdzie opracowaliśmy już 120 strategii HR (a przed nami kolejne 80). Pracując z naszymi klientami, widzimy, jak regulacja ESG wpłynie na przyszłość tych firm, nawet jeśli same jeszcze tego nie dostrzegają.

Dlaczego MŚP powinny działać już teraz?

Na poziomie unijnym Dyrektywa CSRD wprowadza wymóg raportowania działań niefinansowych w określonym standardzie.

Choć niektóre MŚP, szczególnie te notowane na giełdzie, będą musiały dostosować się do tych wymagań dopiero w 2026 roku (z raportem w 2027), warto, aby już teraz podejmować odpowiednie kroki. Po pierwsze, ESG przynosi korzyści, takie jak zwiększona atrakcyjność dla inwestorów, lepsza reputacja, efektywniejsze zarządzanie ryzykiem i poprawa operacyjna. Co więcej, więksi partnerzy biznesowi już teraz oczekują od swoich dostawców wiarygodnych danych ESG, aby móc spełniać własne zobowiązania raportowe.

ESG w MŚP – na co realnie wpływa nowy model opowiadania o biznesie?

Zarządzanie środowiskowe (E)

Włączenie standardów ESG do zarządzania środowiskowego może wpływać na koszty funkcjonowania firmy (a dla niektórych firm z sektora GOZ zarządzanie środowiskowe stanowi trzon modelu biznesowego).

Przykładem wpływu ESG na model biznesu może być też np. obliczanie śladu węglowego: w firmach produkcyjnych zmniejszenie emisji CO₂ i optymalizacja zużycia zasobów naturalnych to nie tylko wymagania regulacyjne, ale także sposób na obniżenie kosztów operacyjnych. Z kolei w firmach usługowych, redukcja emisji może być osiągnięta poprzez zmiany w logistyce, pracę zdalną i bardziej efektywne zarządzanie energią. Ślad węglowy to okazja do strategicznego przekształcenia nie tylko postrzeganie firmy przez klientów, ale także na zmiany układu sił na rynkach, gdzie zrównoważone działania są coraz bardziej wymagane.

Zarządzanie społeczne (S) i HR

Poważne podejście do ESG i transparentność w zakresie społecznej odpowiedzialności (S) znacząco zwiększają atrakcyjność firmy w procesach HR, zarówno pod kątem rekrutacji, jak i motywacji pracowników. Obecnie wielu kandydatów wybiera pracodawców, których wartości są zgodne z ich własnymi przekonaniami. Firmy promujące różnorodność, równość płacową i dbające o dobrostan pracowników, mogą łatwiej przyciągać talenty.

ESG w procesach HR ma jednak nie tylko wpływ na rekrutację talentów, ale również na motywację i retencję pracowników – co jest szczególnie istotne na dzisiejszym rynku pracy, gdzie dobry pracownik jest „dobrem rzadkim”.

ESG w kontekście motywacji i retencji pracowników to przede wszystkim:

Długofalowe zaangażowanie

Pracownicy, którzy widzą i mogą sprawdzić (weryfikowalność twardych danych w raportach ESG to inny poziom, niż deklaracje z raportów CSR), że ich firma działa zgodnie z deklarowanymi wartościami, są bardziej zmotywowani do długoterminowej współpracy i zaangażowania wykraczającego poza rutynowe wykonywanie zadań. Firmy, które promują różnorodność, równość / transparentność płacową, dbałość o prawa pracowników i ich dobrostan budują silniejsze więzi z zespołem. Zrównoważona i społecznie odpowiedzialna kultura organizacyjna sprawia, że pracownicy utożsamiają się z misją firmy, co przekłada się na wyższy poziom zaangażowania. Organizacje te mają także mniejszą rotację pracowników, ponieważ osoby czują się doceniane i rozumieją, że ich praca ma realny wpływ na społeczeństwo i środowisko

Równość i włączenie społeczne

Firmy, które aktywnie wdrażają polityki związane z ESG, zwłaszcza te promujące różnorodność i włączenie społeczne, oferują środowisko pracy, w którym pracownicy czują się akceptowani, niezależnie od ich pochodzenia, wieku, płci czy orientacji. Zwiększenie transparentności w kwestiach takich jak równość wynagrodzeń i dostępność awansów eliminują poczucie niesprawiedliwości, co sprzyja lojalności. Badania pokazują, że organizacje, które realizują zasady równości i transparentności, notują wyższą satysfakcję pracowników oraz lepsze wyniki biznesowe. Znajduje też to regularne potwierdzenie w firmach, dla których przygotowujemy strategie HR – transparentność wzmacnia retencję, nawet jeżeli wiadomości nie są optymistyczne!

Wellbeing i zrównoważone warunki pracy

Zrównoważony rozwój, w tym troska o warunki pracy i wellbeing, staje się kluczowym elementem ESG, który wpływa na retencję pracowników. Firmy, które w ramach swojej strategii ESG promują zdrowie psychiczne i fizyczne, elastyczne formy pracy oraz work-life balance, mają niższe wskaźniki wypalenia zawodowego i absencji. Przykładem może być wdrożenie programów wsparcia psychologicznego, dodatkowych dni wolnych lub elastycznych godzin pracy, co pozwala pracownikom lepiej zarządzać swoimi obowiązkami zawodowymi i prywatnymi. Firmy takie stają się bardziej atrakcyjne dla obecnych pracowników, którzy nie tylko zostają w firmie dłużej, ale także stają się jej ambasadorami na rynku pracy.

Szkolenia i rozwój w duchu ESG

Pracownicy oczekują dziś nie tylko atrakcyjnych wynagrodzeń, ale także możliwości rozwoju i zdobywania nowych kompetencji. Firmy, które w ramach ESG inwestują w rozwój pracowników poprzez programy szkoleniowe, np. dotyczące zrównoważonego rozwoju, innowacji ekologicznych czy różnorodności, mogą liczyć na większe zaangażowanie ze strony zespołu. Dbanie o rozwój zawodowy i osobisty w kontekście ESG sprawia, że pracownicy widzą perspektywę długoterminowego rozwoju w firmie i czują się bardziej związani z organizacją.

Kultura odpowiedzialności

Tworzenie kultury organizacyjnej opartej na zasadach odpowiedzialności i transparentności buduje silniejsze relacje z pracownikami. Kiedy firmy stosują uczciwe praktyki biznesowe i jasno komunikują cele ESG, pracownicy czują, że są częścią czegoś większego, dlatego komunikacja wartości firmy jest absolutnie kluczowa od etapu rekrutacji aż po exbording. Uczestnictwo w wolontariatach, inicjatywach ekologicznych czy działaniach na rzecz lokalnych społeczności nie tylko motywuje, ale także wzmacnia poczucie przynależności i wspólnoty wśród pracowników.

Innym wymiarem nieoczywistego wejścia zarządzania ESG w obszary HR jest praca zdalna – mimo że obniża ślad węglowy związany z dojazdami do biura, to w modelu raportowania ESG może pojawić się wyzwanie związane z liczeniem emisji związanej z użytkowaniem energii w gospodarstwach domowych pracowników. Odpowiednie narzędzia mogą pomóc w bilansowaniu tego wpływu, co z kolei wpłynie na pełniejsze raportowanie ESG, ale postawi też przed HRami nowe pytanie o opłacalność modelu pracy zdalnej.

Zarządzanie ładem korporacyjnym (G)

Wdrożenie zasad ESG w obszarze ładu korporacyjnego znacząco zwiększa wiarygodność firmy w oczach partnerów biznesowych, inwestorów oraz instytucji finansowych. Przejrzyste struktury zarządzania i odpowiedzialności mogą istotnie obniżyć koszty finansowania firmy np. przez instytucje finansowe. Tradycyjnie w MŚP, zwłaszcza w firmach zarządzanych przez właścicieli, gdzie decyzje są podejmowane w sposób hierarchiczny, gdzie „szef ma zawsze rację”, wdrożenie zasad transparentności wynikających z ESG oznacza niekiedy radykalne zmiany, ale skutkujące przejrzystością procesu decyzyjnego, większym zaangażowaniem zespołu w zarządzanie i monitorowanie wyników działań. Zazwyczaj przynosi to bardzo szybko wymierne korzyści i buduje zaufanie wśród kluczowych interesariuszy.

Czego dotyczy zmiana w obszarze zarządzania?

Po pierwsze trzeba pamiętać, że ESG to nie jest wymóg prowadzenia biznesu w taki czy inny sposób. Nadal nikt nie dyktuje nam jak prowadzić własną firmę. ESG to jedynie (lub aż) obowiązek pokazania w uporządkowany sposób jak ten model zarządzania wygląda.

W obszarze G (Governance – Ład Korporacyjny) w ramach raportowania ESG, zgodnie z europejskimi standardami ESRS (European Sustainability Reporting Standards), firmy muszą dostarczać informacji na temat zasad zarządzania oraz praktyk, które wpływają na ich działanie. Obszar ten dotyczy transparentności procesów decyzyjnych, odpowiedzialności za prowadzenie firmy i relacji z interesariuszami.

Zatem raportowanie w obszarze G obejmuje:

Struktura i skład zarządu oraz rady nadzorczej

Firmy muszą przedstawić strukturę zarządzania, w tym o składzie zarządu, rady nadzorczej oraz komitetów (o ile je mają). Ważne informacje do umieszczenia w raporcie obejmują:

• Różnorodność w organach korporacyjnych (np. różnorodność płci, wieku, doświadczeń, wykształcenia).
• Kwalifikacje i kompetencje członków zarządu oraz rady nadzorczej, w kontekście wyzwań ESG.
• Role i odpowiedzialności poszczególnych członków organów korporacyjnych oraz ich zaangażowanie w zarządzanie ESG.

Procesy decyzyjne i nadzorcze

Raportowanie obejmuje sposób w jaki firma podejmuje decyzje strategiczne, jakie procesy decyzyjne i nadzorcze są stosowane, oraz jak zarządzanie ESG jest włączone w te procesy.
Kluczowe kwestie to:

• Jak firma monitoruje swoje wyniki w zakresie ESG.
• Jakie procesy decyzyjne dotyczące ESG są stosowane na poziomie zarządu i rady nadzorczej.
• Sposoby angażowania interesariuszy w procesy zarządzania i podejmowania decyzji.

Ryzyko i zarządzanie ryzykiem

Firmy przedstawiają mechanizmy zarządzania ryzykiem jakich używają, szczególnie w kontekście ryzyk związanych z ESG. To może obejmować:

• Identyfikację i ocenę ryzyk związanych z klimatem, prawami człowieka, zmianami społecznymi czy technologicznymi.
• Mechanizmy zarządzania ryzykiem, w tym polityki przeciwdziałania korupcji, oszustwom czy nieetycznym praktykom.
• Ocena ryzyka i sposoby reagowania na zagrożenia zewnętrzne i wewnętrzne, w tym te wynikające z działalności operacyjnej oraz z łańcucha dostaw.

Etyka i integralność

Raportowanie obejmuje też zasady etyczne i wartości, których firma przestrzega w swojej działalności. W tym kontekście raporty ESG obejmują:

• Zasady dotyczące przeciwdziałania korupcji, oszustwom oraz konfliktom interesów (np. czy mamy politykę dotyczącą zakupów ograniczającą możliwości korupcji)
• Polityki i kodeksy etyczne obowiązujące w firmie oraz działania mające na celu ich wdrażanie i egzekwowanie
• Sposoby monitorowania i zgłaszania naruszeń zasad etyki (np. czy firma wdrożyła wymagany od 25 września 2024 roku system obsługi sygnalistów)

Polityki i procedury dotyczące ESG

Firmy będę też przedstawiać informacje o zasadach (politykach i procedurach), które wprowadzają w celu zarządzania kwestiami ESG, w tym:

• Sposoby integrowania ESG w strategii firmy.
• Konkretne polityki dotyczące zarządzania środowiskowego, społecznego i ładu korporacyjnego.
• Mechanizmy wdrażania i monitorowania realizacji celów ESG.

Relacje z interesariuszami i transparentność

Raportowanie obejmuje sposób, w jaki firma angażuje swoich interesariuszy, w tym pracowników, klientów, dostawców, społeczności lokalne oraz inwestorów. Ważne kwestie to:

• Jakie mechanizmy komunikacji są stosowane.
• Transparentność w zakresie udostępniania informacji o działaniach ESG.
• Reakcje na uwagi i potrzeby interesariuszy, szczególnie w kontekście zarządzania zrównoważonym rozwojem.

Zgodność z regulacjami (compliance)

Firmy muszą przedstawić w raporcie, w jaki sposób przestrzegają przepisów i regulacji, w tym tych związanych z ESG, oraz jak monitorują zgodność swoich działań z obowiązującymi standardami prawnymi:

• Przestrzeganie krajowych i międzynarodowych przepisów dotyczących praw człowieka, środowiska i odpowiedzialności społecznej.
• Polityki zgodności (compliance) oraz procedury monitorowania zgodności działań z regulacjami.

Wynagrodzenia i polityka motywacyjna

Firmy muszą opisywać swoje systemy wynagrodzeń i motywacji powiązanych z realizacją celów ESG:

• Informacje na temat wynagrodzeń zarządu i kadry kierowniczej (nie kwoty, ale zasady wyliczenia), szczególnie jeśli są one związane z realizacją strategii ESG.
• Zasady wynagradzania, które promują działania proekologiczne i prospołeczne, np. programy motywacyjne zależne od wyników ESG.

Raportowanie w obszarze G pozwala inwestorom, klientom i innym interesariuszom ocenić, na ile firma działa zgodnie z zasadami dobrego ładu korporacyjnego, a także jak efektywnie zarządza ryzykiem oraz integruje wartości ESG w swoje procesy decyzyjne.

Dużo? No dużo, ale „krew pot i łzy” poleją się tylko w firmach, które zostawią ten temat na ostatnią chwilę. Pozostałe, które podejdą do tego zagadnienia z wyprzedzeniem i procesowo, raportowanie ESG nie spowoduje trzęsienia ziemi tylko będzie świetną okazją do gruntownej rewizji strategii i modelu biznesowego.

Podstawy prawne obowiązku raportowania ESG

W Unii Europejskiej kluczowym aktem prawnym jest Dyrektywa CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), która wprowadza jednolite standardy raportowania ESG. Zastępując wcześniejszą Dyrektywę NFRD, CSRD znacząco rozszerza zakres firm zobowiązanych do raportowania i podnosi standardy raportowania. Obowiązek ten obejmie również wybrane MŚP notowane na giełdzie, które będą musiały raportować zarówno wpływ swojej działalności na środowisko, kwestie społeczne, jak i zarządzanie korporacyjne.

Kluczowe elementy dyrektywy to:

• Zakres podmiotów

Dyrektywa CSRD rozszerza obowiązek raportowania na duże przedsiębiorstwa oraz niektóre MŚP, głównie te notowane na giełdzie. Terminy wprowadzenia obowiązku raportowania ESG w poszczególnych grupach są następujące:

Za 2024 (raportowanie w 2025 roku): duże jednostki interesu publicznego (JIP) – firmy, które obecnie podlegają dyrektywie NFRD, takie jak banki, ubezpieczyciele oraz duże spółki giełdowe zatrudniające ponad 500 pracowników.

Za 2025 (raportowanie w 2026 roku): duże przedsiębiorstwa, czyli takie, które spełniają co najmniej dwa z trzech kryteriów:

• Przychody powyżej 40 milionów €.
• Suma bilansowa pow. 20 milionów €
• Zatrudnienie pow. 250 pracowników.

Za 2026 (raportowanie w 2027 roku): małe i średnie przedsiębiorstwa notowane na giełdzie, a także małe i niezłożone instytucje kredytowe oraz zakłady ubezpieczeń.

Za 2028 (raportowanie w 2029 roku): firmy spoza Unii Europejskiej, które prowadzą działalność na rynku unijnym i generują ponad 150 milionów euro przychodów w UE.

• Zakres raportowania

Firmy muszą raportować dane dotyczące wpływu ich działalności na środowisko, społeczeństwo oraz zarządzanie, w tym emisje gazów cieplarnianych, różnorodność zatrudnienia, przestrzeganie praw człowieka i standardy ładu korporacyjnego.

• Audyt i certyfikacja

Raporty ESG będą musiały być audytowane przez niezależne podmioty, co zapewni ich rzetelność (ustawa wprowadzająca zasady audytu podobno już wkrótce!).

Dziedzina sztucznej inteligencji szybko ewoluuje w różnych sektorach i branżach, pozostawiając specjalistów ds. technologicznych i zarządzania bez wspólnej terminologii używanej w zarządzaniu sztuczną inteligencją.

Nawet wyszukiwanie definicji „sztucznej inteligencji” zwraca szereg definicji i przykładów. Od filmowych, takich jak HAL 9000 z „2001: Odysei kosmicznej”, przez kreatywne, takie jak Midjourney i sztuka generatywna DALL-E, po powszechne, takie jak autokorekta wiadomości e-mail i mapy mobilne, przypadki użycia i zastosowania sztucznej inteligencji wciąż rosną i rozszerzają się na wszystkie aspekty życia.

Dzięki zgodzie Międzynarodowego Stowarzyszenia Specjalistów ds. Prywatności (IAPP) udostępniamy wszystkim osobom zainteresowanym rozwojem swoich kompetencji w obszarze sztucznej inteligencji „Kluczowe terminy dotyczące zarządzania sztuczną inteligencją” opracowane przez IAPP. Niniejszy glosariusz pierwotnie ukazał się w Centrum Zasobów IAPP i został udostępniony za ich zgodą.

Tłumaczenie zostało wykonane przez Langas Regtech zostało opublikowane w 20 lipca 2023 roku.

Niniejszy glosariusz, opracowany w oparciu o liczne materiały, ma na celu zapewnienie zwięzłych, ale zniuansowanych definicji i wyjaśnień niektórych z najpopularniejszych terminów związanych obecnie ze sztuczną inteligencją.

Powyższe tłumaczenie zweryfikował Maciej Biesek – Data Scientist zajmujący się problematyką przetwarzania języka naturalnego, uczenia maszynowego i uczenia głębokiego. Pasjonat rozwoju sztucznej inteligencji, mentor i nauczyciel technik programowania i wykorzystywania uczenia maszynowego do rozwiązywania realnych problemów.

Dziękujemy!

Key Terms for AI Governance produced by the International Association of Privacy Professionals originally appeared in the IAPP Resource Center. It is reprinted with permission.

The translation has not been provided by the IAPP and was published on 20/07/2023.

Przed ostatnie kilka lat miałem okazję z bliska obserwować dwa systemy kształcenia prawnego: rynkowe szkolenia nieformalne, prowadzone przez ekspertów zajmujących się poszczególnymi tematami (np. prawo budowlane, prawo dla działów zakupów, szkolenia compliance czy AML) oraz zintegrowane szkolenie dla prawników, czyli np. aplikację radcowską prowadzoną przez Izby Radców Prawnych.

Przyglądając się tym dwóm całkowicie różnym systemom kształcenia chciałbym podzielić się swoimi doświadczeniami i podpowiedziami dotyczącymi pomiaru efektywności szkoleń prawnych.

Dlaczego uważam, że to jest ważne?

Szkolenia prawne nieformalne, czyli prowadzone poza systemem uniwersyteckim czy aplikacją zawodową, są jednym z największych fragmentów rynku edukacji B2B w Polsce. 

Prawo zmienia się nieustannie (czy to poprzez nowe akty prawne, czy to przez zmieniającą się interpretację, linię orzeczniczą lub wreszcie – jak np. w przypadku AI – przez zmieniające się warunki stosowania poszczególnych rozwiązań prawnych). Ponadto prawo jest taką dziedziną, którą warto co jakiś czas po prostu przypomnieć, choćby ze względu na rotację pracowników. I wreszcie – konsekwencje wynikające z braku zapewnienia compliance czyli zgodności działania z prawem, regulacjami wewnętrznymi czy etyką bywają po prostu bardzo kosztowne, narażając firmy na kary, nieefektywność działań lub szkody wizerunkowe.

Ze względu na wielopoziomowe skutki niskich kompetencji prawnych w firmach, pomiar efektywności tych szkoleń stanowi duże wyzwanie (oczywiście, jeżeli ktoś ma ochotę tę efektywność mierzyć). Ponadto pomiar skuteczności szkoleń prawnych ma, moim zdaniem, kluczowe znaczenie dla określenia kondycji i skuteczności programu compliance firmy.

Proponuję poniżej 5 wskaźników ilościowych oraz 5 wskaźników jakościowych, które można wziąć pod uwagę podczas pomiaru skuteczności programu zgodności. Zawsze warto zastosować przynajmniej po jednym z każdego typu wskaźników dla oceny jakości szkolenia. Pozwoli to na kompleksową ocenę skuteczności szkolenia prawnego. Połączenie to pozwala na identyfikację obszarów do poprawy a także mocnych stron programu szkoleniowego.

Wskaźniki ilościowe

Wskaźnik ukończenia

Wskaźnik ukończenia, czyli odsetek pracowników, którzy ukończyli szkolenie, to wbrew pozorom nie jest oczywisty wskaźnik. Szczególnie dobrze widać to w przypadku wieloetapowych szkoleń online (elearningowych lub mieszanych). Jest to wskaźnik pokazujący ile osób, spośród tych, które rozpoczęły szkolenie, je ukończyło. To samo zjawisko można zmierzyć stosując wskaźnik porzucenia (dropout rate), czyli badając jaka część uczestników porzuciła szkolenie w trakcie kursu.

Wysoki wskaźnik ukończenia (lud odpowiednio: niski wskaźnik porzucenia) wskazuje, że szkolenie jest subiektywnie postrzegane jako wartościowe lub/i ważne dla uczestników oraz że są oni zaangażowani / zmotywowani do podnoszenia kwalifikacji.

Z drugiej strony niski wskaźnik ukończenia szkolenia sugeruje, że szkolenie może nie odpowiadać potrzebom lub zainteresowaniom pracowników, może nie być prezentowane przystępnym językiem lub angażującej formie lub też szkolenie jest zbyt trudne merytoryczne.

Szczególnie w przypadku szkoleń dla nie-prawników prowadzonych przez prawników-procesualistów te problemy występują szczególnie często. Przyzwyczajenie do rozmowy wyłącznie „miedzy nami prawnikami”, prowadzonej bardzo specyficznym, często sformalizowanym językiem, powoduje, że często trudno jest im przekazać swoją olbrzymią wiedzę i  doświadczenie uczestnikom szkolenia.

Moim zadaniem jako L&D jest przejście z ekspertem przez szkolenie i podpowiedzenie mu w jaki sposób przedstawić trudne zagadnienie w taki sposób, aby było to jak najefektywniejsze. Takie działanie bardzo poprawia sytuację w przypadku, gdy wskaźnik ukończenia jest niski.

Warto przy tym zwrócić uwagę, że ze względów kulturowych wskaźnik ukończenia przy szkoleniach na żywo (stacjonarnych lub online) jest nieadekwatny: uczestnicy często czują się zobowiązani zostać na szkoleniu, nawet gdy niewiele z niego wynoszą. „Nie wypada” im z niego wyjść. Podejście to też zmienia się wraz z pokoleniem – „Z”tki mają mniejsze opory przed „głosowaniem nogami” gdy szkolenie im nie odpowiada.

Przy kursach e-learningowych lub blended-learningowych najłatwiej jest śledzić ten wskaźnik w systemie typu LMS.

Case study

Firma ubezpieczeniowa zdecydowała się przeprowadzić program szkolenia e-learningowego dotyczącego ochrony danych osobowych i zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności dla swoich agentów. Program obejmujący wykłady e-learningowe, mikrotesty, handouty oraz case’y zajmował łącznie 9 godzin roboczych. Dostęp do szkolenia przydzielono na 30 dni 400 pracownikom i monitorowano wskaźnik ukończenia w czasie. Po zakończeniu programu szkoleniowego okazało się, że

• 18% pracowników ukończyło całe szkolenie w pierwszym tygodniu;
• dalsze 60% pracowników ukończyło szkolenie w drugim tygodniu, realizując je z mniejszą intensywnością niż pierwsza grupa;
• dalsze 10% pracowników ukończyło szkolenie dopiero w czwartym tygodniu, wyraźnie starając się zmieścić w czasie.

Szkolenia nie ukończyło 8% pracowników spośród tych, którzy je rozpoczęli (4% w ogóle nie rozpoczęło kursu).

Analiza wyników wykazała, że wysoki wskaźnik ukończenia był związany z krótkimi materiałami szkoleniowymi (tzw. pigułkami wiedzy), interaktywnymi ćwiczeniami i odpowiednim czasem przeznaczonym na szkolenie. Uczestnikom nie była w żadnym momencie podana informacja o negatywnych konsekwencjach nieukończenia szkolenia, jednak doświadczenia wskazują, że wizja egzekucji wpłynęłaby na te 4%, które w ogóle nie przystąpiło do procesu rozwojowego, w niewielkim zaś stopniu oddziaływałaby na 8% „uciekinierów”.

Wskaźnik utrzymania wiedzy

Wskaźnik utrzymania (retencji) wiedzy to odsetek pracowników, którzy są w stanie przypomnieć sobie i zastosować materiał szkoleniowy po pewnym czasie. Wskaźnik ten pomaga określić długoterminową skuteczność programu szkoleniowego.

Jeśli wskaźnik retencji jest wysoki, sugeruje to, że szkolenie skutecznie przekazuje i wzmacnia kluczowe koncepcje, natomiast szczegóły wciąż mogą „umykać”.

Jeśli wskaźnik retencji jest niski, może to wskazywać, że materiał szkoleniowy (nie koniecznie samo szkolenie) nie jest wystarczająco użyteczny lub że format wymaga zmiany w celu poprawy retencji.

Poprawa wskaźnika retencji jest możliwa na wiele sposobów, z czego jeden jest szczególnie skuteczny – wykorzystanie pracowników, którzy ukończyli szkolenie do dzielenia się wiedzą ze współpracownikami (poprowadzenie szkolenia wewnętrznego lub chociaż dłuższa prezentacja podczas spotkania wewnętrznego).

Konfucjusz powiedział „„Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a zapamiętam, pozwól mi zrobić, a zrozumiem.”  Owo „zrobić” to nie tylko zastosowanie wiedzy w praktyce, to także przekazanie wiedzy dalej. Każdy, kto kiedykolwiek udzielał korepetycji świetnie wie o co chodzi, prawda?

Jak mierzyć?

• Najprościej – udostępnij quiz z wymaganym poziomem zdawalności 70% w ramach kursu, choć nie koniecznie od razu po jego zakończeniu. Zadbaj o motywację do jego wypełnienia (np. uzależnij przekazanie certyfikatu od ukończenia quizu).

Moim zdaniem najlepiej jest udostępnić quiz tydzień lub dwa po szkoleniu: wówczas rzeczywiście zmierzymy jaka część kompetencji „została”, a jaka ulotniła się wraz z emocjami wywołanymi przez szkolenie. Stosunkowo wysoki wymagany próg zdawalności powoduje, że uczestnicy przed jego wykonaniem odświeżą i poukładają sobie wiedzę, co – przy drugim podejściu po samym szkoleniu – także wzmocni efekt uczenia się.

Case study

Firma logistyczna skierowała 5 swoich logistyków na szkolenie dotyczące przepisów Incoterms. Tydzień po zakończeniu szkolenia przeprowadzono quiz, który wymagał opanowania materiału na poziomie 80% lub lepszym – w jego wyniku 4 osoby od razu uzyskała certyfikat, zaś jedna musiała przystąpić do egzaminu ponownie. Na razie zatem retencja wiedzy – 100%. Po upływie kolejnych trzech miesięcy od szkolenia dział HR przeprowadził krótką ankietę wśród uczestników szkolenia, aby sprawdzić, jak dobrze pamiętają i stosują zdobytą wiedzę. Ankieta składała się z krótkiego opisu stanu faktycznego, do którego zadano 4 pytania typu „jak byś się zachował?”. Okazało się, że 3 pracowników osiągnęło wymagany poziom opanowania w teście (75% poprawnych odpowiedzi) będąc w stanie skutecznie przypomnieć sobie i zastosować materiał ze szkolenia w codziennej pracy. Ciekawostką było to, że osoba która musiała dwukrotnie podjeść do egzaminu po szkoleniu miała najlepsze wyniki z ankiecie po 3 miesiącach.

Takie wyniki wskazują, że szkolenie zapewniło zadowalający poziom retencji wiedzy, choć istniało pole do poprawy. Jak poprawić retencję wiedzy? – odsyłam do artykułu „Jaki jest cel zarządzania wiedzą w organizacji biznesowej?”

Poprawa wydajności

Poprawa wydajności mierzy, w jaki sposób szkolenie wpłynęło na codzienną pracę uczestników lub całego działu lub organizacji. To jest tak naprawdę ów „święty graal” szkolenia – próba odpowiedzi na pytanie czy szkolenia przyniosło pożądaną zmianę w firmie, nie tylko u pracownika.

Można to ustalić na podstawie ocen przed i po szkoleniu, a także na podstawie informacji zwrotnych od menedżerów lub innych pracowników. Jeśli szkolenie doprowadziło do wymiernej poprawy wydajności, takiej jak zwiększona efektywność, zmniejszenie liczby błędów lub poprawa zadowolenia klientów, jest to dobry znak, że szkolenie było skuteczne.

Problemem są oczywiście w zobiektywizowane wskaźniki. Niekiedy można je dość prosto ustalić (np. procent postępowań reklamacyjnych zgłoszonych przed klientów do organów kontrolnych lub do sądu, które się „ostały”, czyli których poprawność została potwierdzona przez niezależny organ). Czasem poziom kompetencji prawnych przekłada się na większy spokój i pewność tego, co się robi, co jest słabo mierzalne, ale bardzo wyraźnie wyczuwalne. Jest też jeszcze ważny, choć rzadko eksponowany czynnik – szkolenia prawne budują wewnętrzny wizerunek firmy wśród pracowników jako firmy dbającej o compliance, w tym zgodność z prawem, dobrymi obyczajami a także etyką, mimo, że szkolenia tego bezpośrednio nie dotyczą. Buduje się trwałe skojarzenie: firma dba o znajomość prawa – firma stara się działać zgodnie z prawem – firma stara się działać etycznie – pracuję w firmie działającej etycznie i zgodnie z prawem. A taki wizerunek jest nie do przecenienia.

Jak mierzyć

• Przeprowadź badanie wskaźników charakterystycznych dla zagadnienia, wynikających z Twojej oceny problemu, przed szkoleniem oraz 6 miesięcy po szkoleniu
• Przeprowadź ankietę wśród kierowników zespołów, HR i liderów działów prawnych

Case study

Pewna kancelaria prawna zdecydowała się przeprowadzić szkolenie z negocjacji dla swoich prawników. Przed szkoleniem zbadano 6ciomesięczną efektywność prowadzonych przez nich negocjacji i porównano je z wynikami negocjacji z okresu 6 miesięcy po szkoleniu, dbając o porównywalność spraw.

Dodatkowo, po zakończeniu szkolenia poproszono szefów praktyk o ocenę wydajności prawników po szkoleniu. Okazało się, że skuteczność prawników, którzy ukończyli szkolenie, była znacznie wyższa od umiejętności negocjacyjnych pozostałych pracowników, co było widoczne w takich wskaźnikach jak np. liczba sporów rozwiązanych na etapie przedsądowym.

Zwrot z inwestycji

Zwrot z inwestycji (ROI) to wskaźnik finansowy, który pomaga określić, czy koszt szkolenia jest uzasadniony korzyściami, jakie zapewnia. ROI można mierzyć na różne sposoby, w tym zwiększone przychody, zmniejszone koszty lub lepszą retencję pracowników. Dodatni ROI wskazuje, że szkolenie jest opłacalną inwestycją, podczas gdy ujemny ROI sugeruje, że szkolenie wymaga ponownej oceny lub modyfikacji.

Jak mierzyć

• Z góry określ cele szkolenia z zakresu prawa.
• Śledzenie kosztów programu szkoleniowego.
• Zmierz wpływ programu szkoleniowego poprzez ocenę, ankietę lub utratę przychodów na wydatki związane z nieprzestrzeganiem przepisów.
• Oblicz ROI za pomocą poniższego wzoru: ROI = (zysk z inwestycji – koszt inwestycji) / koszt inwestycji.

Case study

Firma prawnicza ABC zdecydowała się przeprowadzić szkolenie z obsługi klienta dla swoich prawników, aby poprawić jakość obsługi klienta i zwiększyć zadowolenie klientów. Przed szkoleniem firma określiła cele, takie jak zwiększenie liczby pozytywnych opinii klientów i zmniejszenie reklamacji. Po zakończeniu szkolenia firma zbierała dane dotyczące liczby pozytywnych opinii klientów, reklamacji i innych mierników satysfakcji klientów.

Następnie obliczono ROI, porównując uzyskane korzyści finansowe (np. wzrost przychodów, zmniejszenie kosztów reklamacji) do kosztów inwestycji w szkolenie. Dodatni ROI wskazywał na to, że szkolenie przyniosło firmie wymierne korzyści finansowe.

Zadowolenie pracowników

Zadowolenie pracowników mierzy, jak personel postrzega program szkoleniowy. Można to ustalić za pomocą ankiet, grup fokusowych lub wywiadów indywidualnych. Jeśli pracownicy uznają szkolenie za angażujące, pouczające i istotne, jest bardziej prawdopodobne, że docenią i zastosują zdobyte umiejętności i wiedzę. Jeśli pracownicy są niezadowoleni ze szkolenia, może być konieczne zrewidowanie treści, formatu lub metody dostarczania, aby lepiej zaspokoić ich potrzeby. Nasza zdolność do integracji formularzy i ankiet z naszymi usługami szkoleniowymi umożliwiła naszym klientom obsługę swoich pracowników i dostawców!

Jak mierzyć

• Tu narzędzi jest mnóstwo, jednak najczęściej stosuje się ankietę wśród wszystkich pracowników

Case study

Firma energetyczna przeprowadziła ankietę wśród swoich pracowników działów prawnych, biura zarządu, compliance i innych zajmujących się tematyką prawną (a w tego typu spółkach to niemal połowa firmy) dotyczącą programu szkoleń prawnych, które oferuje swoim pracownikom. Ankietę zaprojektowano w taki sposób, aby ocenić, jak pracownicy postrzegają jakość i użyteczność szkoleń. Zadano pytania dotyczące angażującego sposobu dostarczania materiałów, zrozumiałości treści szkoleniowych oraz przydatności zdobytej wiedzy w codziennej pracy. Wyniki ankiety wykazały, że 80% pracowników było zadowolonych z programu szkoleń, co sugeruje, że szkolenia były (subiektywnie) wartościowe, a zdobyte umiejętności były praktyczne i stosowalne w pracy.

Podejście jakościowe

Testy i egzaminy

Jednym z najbardziej tradycyjnych sposobów pomiaru skuteczności szkoleń jest przeprowadzenie testów kompetencyjnych in/out lub egzaminów. Można przygotować pytania, które sprawdzą wiedzę uczestników na temat zagadnień prawnych, procedur lub przepisów. Testy i egzaminy umożliwiają jednoznaczne ocenienie stopnia przyswojenia wiedzy i zrozumienia mechanizmów, które są kluczowe w danej dziedzinie prawa.

Niezależna certyfikacja, czyli potwierdzenie kwalifikacji przez zewnętrzny egzamin, ma pozytywny wpływ zarówno na obiektywną, jak i subiektywną ocenę wartości szkolenia. Dlaczego?

1. Obiektywna ocena wartości
   Niezależna certyfikacja może dostarczyć obiektywny sposób mierzenia i porównywania umiejętności i wiedzy uczestników szkolenia. Egzamin, który jest opracowany przez niezależne ciało certyfikujące lub instytucję, zapewnia standardy, których trzeba się trzymać. To daje pewność, że uczestnicy muszą wykazać się określonym poziomem kompetencji, aby uzyskać certyfikat. Obiektywna ocena wartości szkolenia opiera się na faktycznych wynikach uczestników na egzaminie, co może być istotnym wskaźnikiem dla pracodawców lub innych zainteresowanych stron.
2. Wiarygodność
   Certyfikat dodaje wiarygodności samemu szkoleniu. Potwierdzenie kwalifikacji przez zewnętrzną instytucję certyfikującą może świadczyć o wysokim standardzie szkolenia i potwierdzać, że uczestnicy posiadają określone umiejętności i wiedzę. To może przekonać pracodawców, klientów lub innych interesariuszy, że szkolenie było wartościowe i uczestnicy mają rzeczywiste umiejętności.
3. Porównywalność
   Dzięki niezależnej certyfikacji można porównywać umiejętności i kwalifikacje uczestników szkolenia. Jeśli różni uczestnicy zdobyli ten sam certyfikat, oznacza to, że musieli wykazać się podobnym poziomem wiedzy i umiejętności. To ułatwia pracodawcom lub innym zainteresowanym stronom dokonanie porównań między różnymi kandydatami lub pracownikami, a także ocenę, czy dany kandydat spełnia wymagania danej funkcji.
4. Motywacja uczestników
   Możliwość zdobycia niezależnego certyfikatu może stanowić motywację dla uczestników szkolenia. Wiedząc, że istnieje możliwość potwierdzenia swoich umiejętności poprzez zewnętrzny egzamin, uczestnicy mogą być bardziej zaangażowani i skoncentrowani na nauce. To może prowadzić do lepszych wyników i większego zaangażowania w proces szkoleniowy.

Niezależna certyfikacja ma zdecydowanie pozytywny wpływ na ocenę wartości szkolenia, zarówno obiektywnie, jak i subiektywnie. Dostarcza ona mierzalne wskaźniki kompetencji i wiarygodności, co może pomóc w ocenie wartości szkolenia przez różne zainteresowane strony. Jednak certyfikacja w skrajnych może rozleniwiać dostawców szkoleń. Przykładem może być tu właśnie aplikacja prawnicza kończąca się egzaminem zawodowym. Izby starają się dostarczać kursy jak najwyższej jakości, ale motywacja uczestników do samego udziału w aplikacji jak i do nauki wynika z wizji trudnego egzaminu państwowego, od którego zależy ich przyszłość zawodowa.

Analiza case study

Wykorzystanie case study to skuteczny sposób oceny praktycznego zastosowania wiedzy prawnej. Można poprosić uczestników szkolenia o rozwiązanie rzeczywistych przypadków lub sytuacji, w których muszą zastosować zdobytą wiedzę w praktyce. Analiza case study pozwala na mierzenie umiejętności praktycznego myślenia i rozwiązywania problemów, które są ważne w dziedzinie prawa.

Właśnie w formie case study (lub bardziej po polsku – kazusów) prowadzone są egzaminy prawnicze. W dużym uproszczeniu – na podstawie podanego stanu faktycznego należy zadziałać jak prawnik, angażując wszystkie swoje kwalifikacje – zarówno wiedzę, jak umiejętność jej zastosowania, kompetencje językowe, umiejętność opanowania emocji, zarządzanie czasem… Wadą takiego systemu weryfikacji wiedzy jest pracochłonność procesu walidacji (sprawdzenia kwalifikacji), jednak ta metoda jest moim zdaniem najdoskonalsza. Stosuje się ją zresztą w wielu innych wypadkach, jak np. przy egzaminach certyfikowanych przez Stowarzyszenie Compliance Polska z zakresu compliance i AML.

Oceny prowadzącego

Bezpośrednie opinie od uczestników szkoleń na temat prowadzącego są również ważne dla oceny jakości szkoleń. 
Po zakończeniu szkolenia najczęściej poprosi się uczestników o wypełnienie ankiety oceniającej prowadzącego. Pytania mogą dotyczyć kompetencji prowadzącego, jego zdolności do przekazania wiedzy, zrozumiałości prezentacji i interakcji z uczestnikami.

Warto taką ocenę zrobić po szkoleniu, a nie na jego zakończenie – wówczas ankieta staje się realnym narzędziem oceny, a nie plebiscytem popularności eksperta.

Obserwacja zastosowania w praktyce

Innym sposobem oceny skuteczności szkoleń z tematyki prawo jest obserwacja praktycznej aplikacji zdobytej wiedzy. Można poprosić uczestników o przedstawienie przykładów lub symulacje praktycznych sytuacji, w których muszą wykorzystać zdobytą wiedzę. Obserwacja praktycznej aplikacji wiedzy umożliwia ocenę umiejętności uczestników w realnym środowisku pracy.

Analiza wskaźników biznesowych

W przypadku szkoleń prawnych istnieją również wskaźniki biznesowe, które mogą być użyteczne do pomiaru skuteczności. Na przykład, można zbadać:

• czy zmniejszyła się liczba naruszeń prawnych w organizacji?
• czy poprawiła się efektywność działu reklamacji?
• czy ograniczyły się koszty związane z naruszeniami prawnymi?

Analiza takich wskaźników może wskazywać na skuteczność szkoleń i ich wpływ na organizację. Oczywiście dobór wskaźników oznacza, że wcześniej (przed szkoleniem) statystyki też były prowadzone, a nie jest to standard.

Podsumowanie

Mierzenie skuteczności programów szkoleń prawnych wymaga połączenia wskaźników jakościowych i ilościowych. Ilościowe robią wszyscy – jakościowe mało kto.

Przyczyny są przynajmniej dwie – jedna oczywista, druga mniej.

• Pierwszą jest koszt, a w zasadzie brak powszechnego przekonania, że badanie skuteczności szkolenia jest na tyle ważne, że warto za nie zapłacić. Skoro klienci szkoleń mają tu podejście „za darmo to uczciwa cena” to trudno się dziwić firmom szkoleniowym, że robią niezbędne minimum, czyli przede wszystkim badanie ankietowe zadowolenia uczestników.
• Druga – organizacje kierujące pracowników na szkolenia rzadko stosują jakościowe narzędzia badania efektywności pracy pracowników zajmujących się prawem. Uważa się, że to taka tajemna, nieuchwytna dziedzina, której nie godzi się badać nam, maluczkim (w sensie – nie prawnikom). Podobnie jak kiedyś było z medycyną, prawda?

Śledzenie wskaźników ukończenia, utrzymania wiedzy, poprawy wydajności, zwrotu z inwestycji i zadowolenia pracowników pozwala dostawcom szkoleń prawnych identyfikować obszary wymagające poprawy i upewnić się, że ich programy szkoleniowe spełniają potrzeby zarówno pracowników, jak i ich klientów (choćby wewnętrznych).

W połowie czerwca 2023. Parlament Europejski zatwierdził swój mandat negocjacyjny („Stanowisko PE”) w sprawie wniosku UE dotyczącego rozporządzenia ustanawiającego zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji („Akt o sztucznej inteligencji” czyli „AIA”). Głosowanie w PE oznacza, że instytucje UE mogą teraz rozpocząć negocjacje trójstronne (Rada zatwierdziła swój mandat negocjacyjny w grudniu 2022 r.). Ostateczna wersja AI Act spodziewana jest przed końcem 2023 roku.

Wydanie stanowiska Parlamentu Europejskiego rozpoczyna trilog.

Trilog to etap uzgodnieniowy, w którym Parlament, Rada i Komisja Europejska podejmują negocjacje w celu osiągnięcia porozumienia w sprawie treści końcowego aktu prawodawczego (w tym wypadku Artificial Intelligence Act – AIA). Negocjacje odbywają się na podstawie stanowiska Parlamentu oraz opinii i sugestii Rady. Podczas trilogu przedstawiciele Parlamentu, Rady i Komisji będą spotykać się, aby omówić różnice i próbować znaleźć kompromisowe rozwiązania.

Po zakończeniu trilogu, jeśli Parlament, Rada i Komisja osiągną porozumienie, następuje procedura formalna, w której stanowisko Parlamentu i Rady zostaje poddane ostatecznej procedurze przyjęcia. W przypadku przyjęcia aktu prawodawczego przez obie instytucje, staje się on prawnie wiążący dla państw członkowskich i jest implementowany w prawodawstwie krajowym.

W sprawie AIA, Parlament Europejski zaproponował szereg istotnych poprawek do pierwotnego tekstu Komisji, który pochodzi z 2021 roku.

Poniżej przedstawiamy niektóre z kluczowych zmian wprowadzonych przez PE:

Zmiany w kluczowych definicjach

PE wprowadził szereg istotnych zmian w definicjach stosowanych w ustawie o sztucznej inteligencji (art. 3). Zgodnie ze stanowiskiem PE:

• Definicja „systemu AI” została dostosowana do definicji systemu AI OECD. System sztucznej inteligencji jest teraz definiowany jako „system oparty na maszynach, który jest zaprojektowany do działania na różnych poziomach autonomii i który może, w celach jawnych lub ukrytych, generować dane wyjściowe, takie jak prognozy, zalecenia lub decyzje, które wpływają na środowisko fizyczne lub wirtualne”.
• Użytkownicy systemów AI są teraz nazywani „podmiotami wdrażającymi”.

Tekst PE zawiera ponadto szereg nowych definicji, w tym:

• „Osoby dotknięte”, czyli „każda osoba fizyczna lub grupa osób, które podlegają systemowi AI lub na które system AI ma inny wpływ”.
• „Model podstawowy”, który oznacza „model sztucznej inteligencji, który jest szkolony na szerokich danych na dużą skalę, jest zaprojektowany pod kątem ogólności wyników i może być dostosowany do szerokiego zakresu charakterystycznych zadań”. Dostawcy modeli podstawowych podlegają obecnie szeregowi szczegółowych obowiązków wynikających z ustawy o sztucznej inteligencji.
• „System sztucznej inteligencji ogólnego przeznaczenia”, który jest „systemem sztucznej inteligencji, który może być używany i dostosowywany do szerokiego zakresu zastosowań, dla których nie został celowo i specjalnie zaprojektowany”.

Ogólne zasady mające zastosowanie do systemów AI

Stanowisko PE ustanawia zestaw sześciu podstawowych zasad, które mają zastosowanie do wszystkich systemów sztucznej inteligencji regulowanych przez AIA. Zasady te to:

• ludzka odpowiedzialność i nadzór;
• odporność techniczna i bezpieczeństwo;
• prywatność i zarządzanie danymi;
• przejrzystość;
• różnorodność, niedyskryminacja i sprawiedliwość; oraz
• dobrostan społeczny i środowiskowy.

Klasyfikacja systemów AI

PE zaproponował istotne zmiany w wykazie zakazanych praktyk/systemów AI.

Nowe zakazy obejmują: (1) biometryczne systemy kategoryzacji, które kategoryzują osoby fizyczne zgodnie z wrażliwymi lub chronionymi atrybutami lub cechami lub w oparciu o wnioskowanie o tych atrybutach lub cechach; oraz (2) systemy AI, które tworzą lub rozszerzają bazy danych rozpoznawania twarzy poprzez nieukierunkowane pobieranie obrazów twarzy z Internetu lub nagrań CCTV.

Ponadto Parlament Europejski rozszerzył listę systemów i aplikacji AI, które należy uznać za obarczone wysokim ryzykiem. Lista systemów wysokiego ryzyka w stanowisku PE obejmuje na przykład niektóre systemy sztucznej inteligencji wykorzystywane przez duże platformy mediów społecznościowych do rekomendowania treści użytkownikom.

Zgodnie z zasadami zaproponowanymi przez PE, dostawcy niektórych systemów AI mogą obalić domniemanie, że system powinien być uznany za system AI wysokiego ryzyka. Wymagałoby to złożenia zawiadomienia do organu nadzorczego lub urzędu ds. sztucznej inteligencji (tego ostatniego, jeśli system sztucznej inteligencji ma być używany w więcej niż jednym państwie członkowskim), które dokonają przeglądu i odpowiedzą w ciągu trzech miesięcy, aby wyjaśnić, czy uważają system sztucznej inteligencji za obarczony wysokim ryzykiem.

Stanowisko PE nakłada ponadto szczególne wymogi na generatywne systemy sztucznej inteligencji (jak na przykład popularny ChatGPT), takie jak obowiązek ujawnienia, że treści zostały wygenerowane przez sztuczną inteligencję, zaprojektowanie systemu sztucznej inteligencji w sposób uniemożliwiający generowanie nielegalnych treści oraz publikowanie podsumowań danych chronionych prawem autorskim wykorzystywanych do szkolenia.

Korekty obowiązków w kontekście systemów AI wysokiego ryzyka

PE wprowadza również znaczące zmiany w obowiązkach dostawców systemów sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka, wymagając od nich np:

• Zapewnienia, że osoby fizyczne odpowiedzialne za ludzki nadzór nad systemami AI wysokiego ryzyka są w szczególności świadome ryzyka automatyzacji lub tendencyjności systemowych potwierdzeń.
• Dostarczania specyfikacji danych wejściowych lub wszelkich innych istotnych informacji w zakresie wykorzystywanych zbiorów danych, w tym ich ograniczeń i założeń, z uwzględnieniem zamierzonego celu oraz przewidywalnego i racjonalnie przewidywalnego niewłaściwego użycia systemu AI.
• Upewnienie się, że system sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka spełnia wymogi dostępności.

Ponadto obowiązki podmiotów wdrażających systemy sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka zostały znacznie rozszerzone i obecnie obejmują:

• W przypadku niektórych systemów AI – informowanie osób fizycznych o tym, że podlegają one korzystaniu z systemów AI wysokiego ryzyka oraz że mają prawo do uzyskania wyjaśnień na temat wyników działania systemu.
• Przed oddaniem do użytku lub użyciem systemu sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka w miejscu pracy podmioty wdrażające konsultują się z przedstawicielami pracowników i informują pracowników, że będą podlegać systemowi.
• Przeprowadzić ocenę wpływu na prawa podstawowe (patrz poniżej).

Obowiązek przeprowadzenia oceny skutków w zakresie praw podstawowych.

Jak wspomniano powyżej, przed użyciem systemu sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka niektóre podmioty wdrażające będą zobowiązane do przeprowadzenia oceny wpływu na prawa podstawowe. Ocena ta powinna obejmować co najmniej następujące elementy:

• jasny zarys celu, w którym system będzie używany;
• jasny zarys zamierzonego zakresu geograficznego i czasowego korzystania z systemu;
• kategorie osób fizycznych i grup, na które może mieć wpływ korzystanie z systemu;
• weryfikację, czy korzystanie z systemu jest zgodne z odpowiednimi przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi praw podstawowych;
• racjonalnie przewidywalny wpływ korzystania z systemu sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka na prawa podstawowe;
• szczególne ryzyko szkody, które może mieć wpływ na osoby zmarginalizowane lub grupy szczególnie wrażliwe;
• racjonalnie przewidywalny negatywny wpływ korzystania z systemu na środowisko;
• szczegółowy plan, w jaki sposób zidentyfikowane szkody i negatywny wpływ na prawa podstawowe zostaną złagodzone; oraz
• system zarządzania, który wdroży podmiot wdrażający, w tym nadzór nad ludźmi, rozpatrywanie skarg i dochodzenie roszczeń.

W procesie przygotowywania oceny skutków w zakresie praw podstawowych od podmiotów wdrażających może być wymagane nawiązanie współpracy z organami nadzorczymi i zewnętrznymi zainteresowanymi stronami, takimi jak agencje ochrony konsumentów i agencje ochrony danych.

Wyłączenie niektórych nieuczciwych warunków umownych w umowach AI z MŚP lub startupami

Stanowisko PE wprowadza nowy przepis ograniczający prawo kontrahenta do jednostronnego narzucania pewnych warunków umownych związanych z dostawą narzędzi, usług, komponentów lub procesów, które są wykorzystywane lub zintegrowane z systemem sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka, lub środków zaradczych w przypadku naruszenia lub rozwiązania zobowiązań związanych z tymi systemami w umowach z MŚP lub startupami.

Przykłady niedozwolonych postanowień obejmują warunki umowne, które:

• wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność strony, która jednostronnie narzuciła warunek, za działania umyślne lub rażące niedbalstwo;
• wyłączają środki zaradcze przysługujące stronie, na którą jednostronnie narzucono warunek, w przypadku niewykonania zobowiązań umownych lub odpowiedzialności strony, która jednostronnie narzuciła warunek, w przypadku naruszenia tych zobowiązań; oraz
• przyznają stronie, która jednostronnie narzuciła warunek, wyłączne prawo do ustalenia, czy dostarczona dokumentacja techniczna i informacje są zgodne z umową lub do interpretacji jakiegokolwiek warunku umowy.

Środki wspierające innowacje

Rozdział V projektu AIA, który zawiera środki wspierające innowacje (w tym tzw. sandboxy dotyczące regulacji AI), został w stanowisku PE rozszerzony i wyjaśniony. Jeden z nowych przepisów wymaga od państw członkowskich UE promowania badań i rozwoju rozwiązań AI, które wspierają wyniki korzystne społecznie i środowiskowo, takie jak

• rozwiązania zwiększające dostępność dla osób niepełnosprawnych;
• zwalczanie nierówności społeczno-ekonomicznych oraz
• osiąganie celów w zakresie zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska.

Grzywny

Stanowisko PE znacząco zmienia grzywny, które mogą być nakładane na mocy ustawy o sztucznej inteligencji. PE proponuje, aby:

• Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zakazanych praktyk związanych z AI podlegało karom administracyjnym wysokości do 40 000 000 EUR lub, jeżeli sprawca jest przedsiębiorstwem, w wysokości do 7% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.
• Nieprzestrzeganie zasad określonych w art. 10 (dane i zarządzanie danymi) i art. 13 (przejrzystość i dostarczanie informacji użytkownikom) podlegało karze administracyjnej wysokości do 20 000 000 EUR lub, jeżeli sprawcą jest spółka, do 4% jej całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.
• Nieprzestrzeganie innych wymogów i obowiązków wynikających z ustawy o sztucznej inteligencji podlegało administracyjnej karze pieniężnej wysokości do 10 000 000 EUR lub, jeżeli sprawcą jest spółka, do 2% jej całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.
• Dostarczenie nieprawidłowych, niekompletnych lub wprowadzających w błąd informacji jednostkom notyfikowanym i właściwym organom krajowym w odpowiedzi na wniosek podlegało administracyjnej karze pieniężnej do 5 000 000 EUR lub, jeżeli sprawcą jest spółka, do 1% jej całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.

Należy również zauważyć, że w stanowisku PE proponuje się, aby kary (w tym grzywny) wynikające z ustawy o sztucznej inteligencji, a także związane z nimi koszty postępowania sądowego i roszczenia odszkodowawcze, nie mogły podlegać klauzulom umownym ani innym formom umów o podziale obciążeń między dostawcami a dystrybutorami, importerami, podmiotami wdrażającymi lub innymi stronami trzecimi.

Wzmocnione środki ochrony prawnej

W AIA wprowadzono nowy rozdział dotyczący środków zaradczych dostępnych dla osób poszkodowanych w obliczu potencjalnych naruszeń zasad wynikających z ustawy o sztucznej inteligencji. Szczególnie istotne jest wprowadzenie podobnego do RODO prawa do złożenia skargi do organu nadzorczego.

Europejska Rada Ochrony Danych powołała grupę roboczą ds. ChatGPT w celu monitorowania i zbadania kwestii jego zgodności z unijnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych przy m.in. generowaniu tekstów i rozmów z ludźmi.

Głównym celem grupy ds. ChatGPT jest opracowanie wytycznych dotyczących ochrony danych osobowych w związku z wykorzystaniem systemów sztucznej inteligencji do generowania tekstów i rozmów. Grupa będzie badać różne aspekty związane z ochroną danych, takie jak przetwarzanie danych osobowych, prawa użytkowników, bezpieczeństwo i odpowiedzialność za szkody wynikające z wykorzystania ChatGPT.

W skład grupy ds. ChatGPT wchodzą eksperci ds. ochrony danych osobowych, przedstawiciele różnych organów nadzorczych oraz innych zainteresowanych stron. Grupa ta będzie działać we współpracy z innymi organami i grupami roboczymi Europejskiej Rady Ochrony Danych Unii Europejskiej aby zapewnić koordynację działań i osiągnięcie celów wyznaczonych przez Radę.

Zagrożenia związane z wykorzystaniem ChatGPT do generowania tekstów i rozmów zostały zidentyfikowane przez Europejską Radę Ochrony Danych Unii Europejskiej  i mogą obejmować:

• Naruszenie prywatności i ochrony danych osobowych: ChatGPT może zbierać i przetwarzać dane osobowe użytkowników, takie jak informacje o preferencjach, zachowaniach i intencjach. W związku z tym istnieje ryzyko naruszenia prywatności i ochrony danych osobowych.
• Ryzyko dyskryminacji i uprzedzeń: ChatGPT może wprowadzać błędne założenia i uprzedzenia, na przykład w zakresie płci, rasy, orientacji seksualnej czy wyznania, co może prowadzić do dyskryminacji.
• Ryzyko dezinformacji i fałszywych informacji: ChatGPT może generować nieprawdziwe lub mylące informacje, co może prowadzić do dezinformacji i manipulacji opinii publicznej.
• Bezpieczeństwo cybernetyczne: ChatGPT może być podatny na ataki cybernetyczne, które mogą prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych i prywatności użytkowników.
• Odpowiedzialność za decyzje podejmowane przez ChatGPT: ChatGPT może podejmować decyzje, na przykład w zakresie rekomendacji produktów lub usług, co może prowadzić do odpowiedzialności prawnej za szkody wynikające z tych decyzji.

Organy publiczne na całym świecie zajmujące się ochroną danych osobowych i prywatności podejmują działania w sprawie ChatGPT.

Na poziomie europejskim, już w 2020 roku Europejska Rada Ochrony Danych Unii Europejskiej wydała wytyczne dotyczące wykorzystania sztucznej inteligencji, w tym systemów generujących teksty i rozmowy, z uwzględnieniem kwestii ochrony prywatności i danych osobowych. EDPB również powołała grupę roboczą ds. ChatGPT, o której powyżej mowa, aby badać zagadnienia związane z ochroną danych w kontekście tego systemu.

Na poziomie krajowym, w wielu krajach istnieją organy i agencje ds. ochrony prywatności, które także podejmują działania w kwestii ChatGPT. Na przykład w Stanach Zjednoczonych Federalna Komisja Handlu (Federal Trade Commission, FTC) wydała wezwanie do złożenia raportów od dziewięciu firm, które oferują narzędzia oparte o działanie sztucznej inteligencji, w tym ChatGPT, celem zbadania kwestii związanych z prywatnością i bezpieczeństwem.

Polska

W Polsce organem odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie internetowej UODO, w 2021 roku urząd ten wydał rekomendacje dotyczące wykorzystania sztucznej inteligencji, w tym ChatGPT, z uwzględnieniem kwestii ochrony prywatności i danych osobowych. Urząd Ochrony Danych Osobowych wystąpił ostatnio do włoskiej agencji ochrony danych (Garante per la protezione dei dati personali) w sprawie ChatGPT. UODO chce zbadać, czy ChatGPT przestrzega europejskiej regulacji o ochronie prywatności, a także potencjalne ryzyko naruszania prywatności użytkowników.

UODO nie otrzymał do tej pory (kwiecień 2023) skarg dotyczących korzystania z ChatGPT i nie przeprowadził kontroli w związku z jego funkcjonowaniem, ale bada sprawę. Urząd liczy na uregulowanie kwestii sztucznej inteligencji na poziomie unijnym i organizuje inicjatywy edukacyjne oraz naukowe w celu lepszego zrozumienia wspomnianej technologii, a także, potencjalnych zagrożeń. UODO poprosił także włoską agencję ochrony danych o udostępnienie informacji dotyczących wykorzystania ChatGPT przez instytucje publiczne i prywatne we Włoszech.

Włochy

We Włoszech organem odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych jest Garante per la protezione dei dati personali, czyli urząd ochrony danych osobowych. Garante zajmuje się ochroną danych osobowych oraz podejmuje działania w zakresie regulacji i nadzoru w tym obszarze.

W kontekście ChatGPT, Garante wskazuje na zagrożenia związane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, w tym systemów generujących teksty i rozmowy, pod kątem prywatności i ochrony danych. W związku z tym, Garante opublikował wytyczne dotyczące wykorzystania sztucznej inteligencji w grudniu 2020 roku, w których dostrzegł konieczność ochrony danych osobowych i prywatności użytkowników oraz wskazał, że przed wdrożeniem takich systemów należy dokładnie zbadać ich wpływ na prywatność i ochronę danych.

Ponadto, we wrześniu 2021 roku Garante wszczął postępowanie wyjaśniające w sprawie wykorzystania przez Facebook systemu sztucznej inteligencji w tzw. smart glasses, który może naruszać prywatność i ochronę danych osobowych użytkowników. Postępowanie to ma na celu zbadać, czy Facebook przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i czy jego system respektuje prywatność użytkowników. Warto również dodać, że we Włoszech tematem zajmuje się również krajowe centrum ds. cyberbezpieczeństwa (Centro Nazionale Cyber ​​Difesa), które monitoruje zagrożenia związane z bezpieczeństwem cybernetycznym, w tym zagrożenia wynikające z wykorzystania sztucznej inteligencji.

Niemcy

W Niemczech organem nadzorującym ochronę danych osobowych jest Federalny Komisarz do spraw Ochrony Danych i Wolności Informacyjnej (BfDI). BfDI jest niezależnym organem nadzorczym, który zajmuje się ochroną danych osobowych, a także promuje świadomość w zakresie prywatności i bezpieczeństwa danych dla wszystkich organów publicznych rządu federalnego.

W kontekście ChatGPT, BfDI wskazuje na konieczność ochrony danych osobowych użytkowników oraz na zagrożenia związane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, w tym systemów generujących teksty i rozmowy. W związku z tym, BfDI opublikował wytyczne dotyczące wykorzystania sztucznej inteligencji w maju 2021 roku, w których zwrócił uwagę na konieczność przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz na potrzebę wyjaśnialności w stosowaniu sztucznej inteligencji.

BfDI również podejmuje konkretne działania w sprawie ChatGPT. W 2021 roku, BfDI wszczął postępowanie przeciwko platformie Clubhouse, która wykorzystuje system generowania tekstów w celu automatycznego generowania transkrypcji rozmów. Postępowanie to ma na celu zbadać, czy Clubhouse przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz czy jego system generowania tekstów respektuje prywatność użytkowników. Ponadto, w Niemczech istnieje również Federalne Biuro ds. Bezpieczeństwa Sieci Informacyjnych (BSI), które jest odpowiedzialne za monitorowanie i przeciwdziałanie zagrożeniom związanym z bezpieczeństwem cybernetycznym, w tym zagrożenia wynikające z wykorzystania sztucznej inteligencji.

Francja

W kontekście ChatGPT, władze francuskie podjęły kilka działań dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych użytkowników. Jeden z organów zajmujących się ochroną danych w Francji to Komisja ds. Informacji i Wolności (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL). W maju 2021 roku, CNIL opublikowała swoje wytyczne dotyczące sztucznej inteligencji, w których podkreśla konieczność ochrony prywatności i danych osobowych użytkowników, a także na potrzebę przejrzystości i odpowiedzialności w stosowaniu sztucznej inteligencji.

Ponadto, w lipcu 2021 roku CNIL wszczęła postępowanie przeciwko platformie do nauki języków, Duolingo, która wykorzystuje system generowania tekstu, w tym ChatGPT, do automatycznego tłumaczenia tekstów użytkowników. Postępowanie to ma na celu zbadać, czy Duolingo przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i prywatności użytkowników, a także czy jego system generowania tekstu respektuje prywatność użytkowników. W tym samym okresie francuski organ nadzorczy ochrony danych osobowych wydał również decyzję nakładającą na Google karę w wysokości 500 milionów euro za naruszanie przepisów dotyczących prywatności i danych osobowych użytkowników w związku z wykorzystaniem plików cookie.

W sierpniu 2021 roku, francuski rząd przedstawił projekt ustawy dotyczącej sztucznej inteligencji, który ma na celu regulację stosowania sztucznej inteligencji i ochronę danych użytkowników. Projekt ustawy zakłada, że systemy oparte na sztucznej inteligencji, w tym ChatGPT, będą musiały być transparentne i odpowiedzialne, a także przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych użytkowników.

Co dalej?

Jako model językowy, ChatGPT nie jest bezpośrednio regulowany przez Europejską Radę Ochrony Danych ale może podlegać przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych. W związku z tym, kolejne kroki Rady wobec ChatGPT mogą obejmować:

1. Monitorowanie działań ChatGPT w odniesieniu do ochrony danych osobowych, aby upewnić się, że model spełnia wymogi regulacyjne.
2. Przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa w celu upewnienia się, że ChatGPT przestrzega wymogów dotyczących bezpieczeństwa i prywatności danych.
3. Współpraca z dostawcami technologii i twórcami modelu, aby zapewnić zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
4. Podejmowanie działań w przypadku naruszenia prywatności lub bezpieczeństwa danych przez ChatGPT, w tym na przykład nałożenie kar lub innych sankcji.
5. Przeprowadzanie badań dotyczących wpływu modeli językowych na prywatność i bezpieczeństwo danych, w tym na przykład badania dotyczące wykorzystania danych wrażliwych lub kwestii związanych z identyfikacją osobistą.
6. Opracowywanie i aktualizowanie wytycznych dotyczących prywatności i bezpieczeństwa danych dla modeli językowych, takich jak ChatGPT, aby pomóc w zapewnieniu zgodności z regulacjami dotyczącymi ochrony danych i prywatności.

Jak obecnie, po nowelizacji Kodeksu spółek handlowych, wygląda odpowiedzialność Rady Nadzorczej za wdrożenie i utrzymanie systemu compliance? A jak się do tego ma projekt nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary?

Do zakresu działania rady nadzorczej z istoty tego organu należy prowadzenie stałego nadzoru i kontroli działalności spółki, mając przede wszystkim na względzie interes spółki. Obowiązek ten sam w sobie stanowi pewien zalążek systemu compliance i pozycjonuje radę nadzorczą jako organ, który nadaje ton działaniom w tym zakresie.

Ogólnie rzecz ujmując, system compliance w spółce ma zapewniać zgodność działalności spółki z szeroko rozumianymi regulacjami prawnymi i ograniczać sytuacje wystąpienia nieprawidłowości. Jednak o ile system compliance występuje stosunkowo często w przypadku spółek publicznych w związku z Dobrymi Praktykami Spółek Notowanych na GPW 2021, o tyle w spółkach nieposiadających statusu spółek publicznych występuje on stosukowo rzadko i postrzegany jest jako element kosztowny oraz hamujący biznes. Jednak wbrew pozorom system ten bardzo często istotnie przyczynia się do ograniczenia strat w sytuacji, w której w ramach przedsiębiorstwa wystąpi delikt administracyjny czy nawet przestępstwo.

Nowelizacja KSH wprowadziła w tym zakresie istotną zmianę polegającą zasadniczo na obowiązku posiadania systemu compliance przez praktycznie każdą spółkę akcyjną, a przynajmniej na corocznej ocenie tego, czy taki system powinien być w spółce wdrożony. Rada nadzorcza w swoich rocznych sprawozdaniach musi bowiem ujmować ocenę sytuacji spółki z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności systemu compliance.

Obowiązkiem rady nadzorczej jest zatem weryfikować, czy system compliance jest adekwatny, bądź też wymaga zmian i wzmocnienia jego roli z uwagi na np. wielkość spółki, jej obroty, narażenie na wystąpienie nieprawidłowości.

Zmiana ta ma również istotne znaczenie z dwóch powodów.

Po pierwsze, w ostatnich dwóch latach Komisja Nadzoru Finansowego („KNF”) rozpoczęła intensywne nakładanie administracyjnych kar pieniężnych na członków rad nadzorczych. W toku takich postępowań KNF ocenia należytą staranność członków tych organów
w sprawowanych przez nich obowiązkach. Ocena ta ma charakter indywidualny i dokonywana jest w perspektywie zidentyfikowanego w ramach działalności spółki naruszenia np. obowiązków sprawozdawczych. Brak oceny systemów compliance przez radę nadzorczą czy też brak rekomendacji ich wdrożenia, pomimo istnienia obiektywnie takiej potrzeby, z pewnością zostanie uznany za działanie niestaranne.

Po drugie, zmiana ta ma również istotne znaczenie w perspektywie projektowanej nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Przesłanką odpowiedzialności podmiotu zbiorowego na gruncie projektowanej nowelizacji będzie m.in. wystąpienie takiej nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego. Za taką nieprawidłowość projekt ustawy uznaje m.in. brak wyznaczenia osoby lub komórki organizacyjnej nadzorującej przestrzeganie przepisów regulujących działalność podmiotu zbiorowego – innymi słowy komórki compliance. Z kolei przesłanką wyłączającą odpowiedzialność podmiotu zbiorowego ma być dochowanie należytej staranności przez wszystkie organy tej spółki, a więc np. radę nadzorczą. Skoro tak, to brak przyjęcia systemu compliance, pomimo corocznej oceny i obiektywnej potrzeby jego wdrożenia, istotnie zwiększy ryzyko odpowiedzialności spółki na gruncie projektowanej nowelizacji.

To wszystko powoduje, że system compliance przestaje być jedynie dobrą praktyką, a staje się powoli wymogiem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W grudniu mija rok, od kiedy Dyrektywa (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii powinna zostać zaimplementowana przez państwa członkowskie. Polska wciąż jest w grupie krajów, które nie wprowadziły odpowiednich przepisów chroniących sygnalistów.

Komisja Europejska w 2022 r. dwukrotnie upominała już spóźnialskie państwa, wzywając do pełnej transpozycji i udzielenia odpowiedzi na temat przyczyn zaniechań. Dalsza zwłoka grozi wniesieniem sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i nałożeniem kar finansowych. Istnieje duża szansa, że zdyscyplinuje to rząd do przyspieszenia prac nad nową ustawą.

Mozolne prace legislacyjne

Sam proces przygotowania nowego prawa zaczął się dopiero na jesieni 2021 r., kiedy Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało pierwszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Potem był etap konsultacji publicznych i kolejne trzy wersje projektu opublikowane w 2022 r., z których ostatni z datą 22 lipca. W międzyczasie odbyły się też uzgodnienia międzyresortowe i poznaliśmy protokół rozbieżności. Bardzo możliwe, że to właśnie w tabeli uwag nieuwzględnionych znaleźć można przyczyny, dla których prace po stronie rządu jeszcze się nie zakończyły.

Faktem jest, że po wakacjach zapadła cisza na temat dalszych losów projektu. Rządowy proces legislacyjny zatrzymał się na etapie uzgodnień z Komitetem do Spraw Europejskich. Co istotne, każdy kolejny projekt zawierał coraz mniej zmian w stosunku do poprzedniego, a projekt ostatni w zestawieniu z poprzednim różnił się wyłącznie kosmetycznymi, językowymi poprawkami. W znakomitej większości składał się z przepisów wynikających wprost z wytycznych Dyrektywy UE, miejscami cytując ją słowo w słowo. Na tej podstawie można przypuszczać, że przyszła ustawa nie będzie daleko odbiegać od obecnego kształtu projektu, choć oczywiście podczas prac nad nią w Sejmie i w Senacie sporo jeszcze może się wydarzyć. Dlaczego proces ten do tej pory toczy się tak wolno, gdzie leży pies pogrzebany?

Co wyhamowuje ustawę?

Stawiam tezę, że gdyby ustawa o sygnalistach miała dotyczyć wyłącznie podmiotów sektora prywatnego, przepisy dawno już weszłyby w życie. Najważniejsze dylematy rządu zdają się dotyczyć tego jak ma działać system ochrony sygnalistów oparty o jednostki sektora finansów publicznych i z czego będzie finansowany. Z projektu ustawy wciąż wyziera potężna luka w postaci braku listy organów publicznych właściwych do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania na ich podstawie działań następczych. Będzie to powodować dezorientację tak sygnalistów jak i samych organów publicznych, niepewnych czy i w jakim zakresie mają prowadzić zewnętrzne kanały zgłaszania.

Dodatkowo Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie wycofało się ze swojego postulatu, żeby organ właściwy do zajmowania się zgłoszeniami sygnalistów ustanowić jeden w postaci Prokuratury zamiast rozproszonego systemu organów publicznych. Przystanie na postulat MSWiA to powrót do modelu zgłaszania ujętego w projekcie ustawy o jawności życia publicznego, powszechnie krytykowanego za to, że ochronę sygnalisty uzależnia od arbitralnych decyzji prokuratora. Być może jednak propozycja ta jest wciąż dyskutowana i nie przypadkiem projekt milczy o tym, którym organom publicznym nada kompetencje do zajmowania się sprawami sygnalistów. Wyjątkiem jest tutaj Rzecznik Praw Obywatelskich, któremu została przydzielona rola centralnego organu zajmującego się gromadzeniem i weryfikacją zgłoszeń zewnętrznych. RPO pośredniczyłby w przekazywaniu informacji między sygnalistą a organem, w którego kompetencjach leży zbadanie naruszenia. Dla samego RPO to rola problematyczna, wykraczająca poza ustawowo przypisane mu działania, ale też niosąca za sobą duże obciążenia finansowe. Tymczasem ze strony Ministerstwa Finansów słychać pohukiwania, że skutki finansowe przyszłej ustawy nie zostały dokładnie policzone a liczba zgłoszeń i czasochłonność ich obsługi może okazać się zupełnie inna od przewidywanej. Dlatego biorąc pod uwagę kryzys gospodarczy spowodowany pandemią Covid-19 i wojną w Ukrainie, sugeruje, aby na początek Biuro RPO wygospodarowało środki na ten cel w ramach istniejącego już budżetu. Wreszcie wciąż możliwy jest wariant polegający na stworzeniu nowej instytucji, która przejmie zadania RPO i innych organów publicznych w zakresie obsługi zgłoszeń zewnętrznych. Jest to rozwiązanie obecne w kilku europejskich krajach, np. na Słowacji, jednak niosące ze sobą jeszcze większe wyzwania finansowo-kadrowe aniżeli poszerzenie kompetencji RPO. Nie bez znaczenia jest to, że powołanie dedykowanej instytucji zanim jeszcze wdroży zewnętrzne kanały zgłaszania wymaga dodatkowego czasu, który już dawno się skończył.

Póki co najtrudniejsze dla rządu okazują się decyzje dotyczące kilku elementów ustawy o sygnalistach, co do których Dyrektywa UE nie narzuca jednego rozwiązania. W interesie polskiego państwa, ale też organizacji czekających na wytyczne jak i kiedy procedury zgłoszeń wdrożyć, powinny zostać podjęte niezwłocznie.

Reforma Kodeksu Spółek Handlowych, która weszła w życie 13 października 2022, istotnie zmieniła protokół dotyczący uchwał podejmowanych przez zarząd bądź radę nadzorczą w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych.

Protokół: zakres i obowiązek sporządzania

W odniesieniu do spółki akcyjnej dotychczas istniał artykuł 376 KSH, który stanowił, że uchwały zarządu są protokołowane, zaś protokoły powinny zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska uczestników itd. Po nowelizacji artykuł 376 dotyczący spółki akcyjnej został znacznie rozbudowany i pojawiają się w nim nowe wymagane elementy protokołu z posiedzenia zarządu.

Jednak bardziej radykalne zmiany zaszły w regulacjach dotyczących spółki z o.o. Pojawia się bowiem nowy przepis tj. artykuł 208¹ KSH, który obliguje spółki z o.o. do sporządzania protokołów na okoliczność podjęcia uchwał. W stanie prawnym obowiązującym do 13 października 2022 w spółce z o.o. nie było obowiązku przygotowania protokołów z posiedzeń zarządu, w związku z tym w bardzo wielu spółkach z o.o. istniała praktyka przygotowywania wyłącznie uchwał. Oczywiście w spółkach o charakterze korporacyjnym, które przyjęły regulaminy zarządu (także nieobligatoryjne), często uregulowani kwestie sporządzania protokołów, natomiast taki dokument nie był obligatoryjny z punktu widzenia KSH.

Po nowelizacji KSH nadal nie obowiązku przyjęcia w spółce z o.o. regulaminu zarządu, ale pojawia się obligatoryjny protokół z podjęcia uchwał przez zarząd. Przepisy dotyczące protokołowania uchwał zarządu w spółce z o.o. (art. 208¹) są identyczne jak przepisy dotyczące spółki akcyjnej (art. 376).

W obu spółkach po nowelizacji de facto zostają zrównane regulacje dotyczące rady nadzorczej. W obu spółkach rady nadzorcze nie mają swoich odrębnych regulacji w  podniesieniu do protokołu. Uchwały rady nadzorczej mają być protokołowane, a do protokołów rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołu uchwał zarządu. Wobec tego po nowelizacji protokoły są wszędzie takie same: identyczne są w zarządach oraz obu radach nadzorczych obu typów spółek (w sp. z o.o. i w s.a.).

Protokół: treść po nowelizacji

Po nowelizacji KSH uchwały zarządu są protokołowane. Natomiast w dotychczas obowiązujących regulaminach rad nadzorczych najczęściej zawarta jest informacja, że przebieg posiedzenia rady nadzorczej jest protokołowany. Po nowelizacji znika z kodeksu informacja, że przebieg posiedzenia jest protokołowany, tylko wszędzie kładziony jest nacisk na protokołowanie uchwał. Nie ma zatem już obowiązku opisywania całego przebiegu posiedzenia: kto co powiedział, jak się ustosunkowano itd. Oczywiście w protokole powinny się znaleźć zdania odrębne, o czym więcej niżej.

Oczywiście, jeżeli spółka sobie życzy opisywania w protokole dodatkowo przebiegu posiedzenia, to jest ona do tego uprawniona, jednak jeżeli chcemy mieć bardzo krótki protokół, w którym są zawarte tylko uchwały, to też możemy to uczynić w oparciu o nowe przepisy.

Bardzo często dokumenty korporacyjne spółek stawiają o wiele więcej wymagań wobec protokołów, niż przepisy prawa powszechnego. Z ciekawostek: przepisy dotyczące protokołu (ani art. 208¹ ani art. 376 KSH) nie wymagają nawet daty podjęcia uchwały, choć oczywiście zgodnie z ratio legis te daty w protokołach są umieszczane.

Protokołowanie uchwał podjętych w trybie obiegowym

Obowiązek protokołowania dotyczy także uchwał podejmowanych w trybie obiegowym, ponieważ celem nie jest protokołowanie przebiegu posiedzenia, lecz protokołowanie uchwał.

Należy tu wskazać na pewne praktyki, które w spółkach występują. Oczywiście możemy sporządzać protokół na każdą uchwały podjętą poza posiedzeniem (czyli zgodnie z trybem wprowadzonym do KSH w ramach „Tarczy 1”), ale bardzo wiele spółek jednak wskazuje, że to jest działanie zbędne. Część spółek przyjmuje praktykę, zgodnie z którą uchwały podjęte pomiędzy posiedzeniami (obiegowo) są dołączane do protokołu z najbliższego posiedzenia.

Jeżeli czytać literalnie KSH to można by uznać, że taka praktyka nie jest zgodna z wytycznymi, jednak nie widzę obszaru zaskarżenia takiego działania, jeżeli bowiem istnieje protokół, istnieje uchwała, jest zawarta w niej informacja kiedy uchwała została podjęta, to taki tryb protokołowania jest moim zdaniem poprawny.

Bardzo często dylematy dotyczą też tego, czy należy wskazywać w protokole w jakim trybie były podejmowane uchwały oraz czy w protokole obowiązkowo zaznaczać, że jeden z członków zarządu uczestniczył w posiedzeniu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W przepisach dotyczących protokołu (art 208¹ ani art. 376) takiego wymogu nie ma. Jest wymagane w protokole podanie wyraźnej informacji w jaki sposób można uczestniczyć w posiedzeniu organu, natomiast wszelkie dodatkowe elementy traktuje się jako wewnętrzne zobowiązanie spółki co do formy sporządzenia tego dokumentu. Brak jednoznacznego wskazania który z członków organu w jaki sposób uczestniczył w posiedzeniu nie stanowi naruszenia zasad sporządzenia protokołu.

Zakres protokołu

Protokół powinien zawierać:

• porządek obrad (o ile odbyło się posiedzenie, ponieważ poza posiedzeniem porządku obrad nie ma, zaś pierwsze zdanie nowego przepisu brzmi „uchwały są protokołowane” a nie „posiedzenie jest protokołowane”);
• imiona nazwiska obecnych członków zarządu (bądź odpowiednio rady nadzorczej). Bardzo często pojawia się zarzut braku sporządzenia listy obecności, jednak lista obecności pojawia się jako wymóg w odniesieniu do zgromadzeniu wspólników lub walnego zgromadzeniu, natomiast w odniesieniu do zarządu czy rady nadzorczej nie ma przepisu zobowiązującego do sporządzania odręcznych listy obecności (oczywiście listy obecności mogą być sporządzone w ramach dobrych praktyk). Umieszczamy jedynie informację w protokole o tym kto był obecny;
• liczba głosów oddana na poszczególne uchwały. Mamy trzy rodzaje głosów: za, przeciw i wstrzymujący się. Co do zasady uchwały podejmuje się bezwzględną większością głosów, ale bardzo często statut lub umowa spółki może stanowić inaczej (czyli zamiast bezwzględnej większości głosów może być zwykła większość głosów);

zmiany

• w protokole zaznacza się zdanie odrębne zgłoszone przez poszczególnych członków zarządu (bądź członków rady nadzorczej) wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Umotywowanie nie jest obligatoryjne: członek zarządu / rady nadzorczej, który został przegłosowany, zgłasza zdanie odrębne i na tym poprzestaje, bądź może zgłosić zdanie odrębne i wskazać swoje motywy;
• po nowelizacji protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub członek zarządu zarządzający głosowanie. Zazwyczaj tych funkcji się nie rozdziela: prezesa zarządu / przewodniczący rady nadzorczej prowadzi posiedzenie i to on zazwyczaj zarządza głosowanie. Oczywiście to nowe rozwiązanie związane jest z możliwością odbywania posiedzeń przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ponieważ dotychczas w spółce akcyjnej (przed nowelizacją) istniał pewien paradoks: można było uczestniczyć w posiedzeniu zarządu przy użyciu bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym art. 376 wskazywał, że protokół podpisują obecni członkowie zarządu. Członek organu uczestniczący w posiedzeniu zdalnie też był obecny (np. brał udział w głosowaniach), ale oczywiście tego protokołu nie mógł podpisać. Zatem obecnie prezes zarządu / przewodniczący rady nadzorczej może prowadzić posiedzenie, ale nie musi w nim uczestniczyć stacjonarnie, ponieważ protokół może podpisać członek zarządu jedynie zarządzający głosowania, zatem pełniący de facto funkcję „techniczną” w posiedzeniu.

W obu spółkach ustawodawczą używa „lub” i „co najmniej”, czyli wskazuje minimalne grono osób, które muszą podpisać protokół. Użycie spójnika „lub” oznacza, że protokół może podpisać tylko prowadzący posiedzenie lub tylko zarządzający głosowanie albo obie te osoby.

Bardzo ciekawa jest końcówka przepisu, szczególnie w kontekście spółki z o.o.. Owo zdanie, na które należy zwrócić uwagę, mówi „chyba, że umowa / chyba że statut spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej”. Oznacza to, że jeżeli chodzi o protokół, odmiennie możemy uregulować w regulaminie, statucie bądź umowie spółki tylko i wyłącznie kwestie podpisania protokołów. Innych rzeczy my nie możemy odmiennie uregulować, a w spółce z o.o. jest to jest jedyny przepis, gdzie w ogóle KSH wymienia w spółce z o.o. regulamin zarządu.

A zatem po nowelizacji KSH:

• w spółce z o.o. regulamin jest nieobligatoryjny,
• regulamin może być uchwalony, ale nie wiadomo kto go uchwala ponieważ KSH tego nie reguluje,
• jeżeli regulamin będzie, to możemy w tym regulaminie odmiennie uregulować kwestie podpisywania protokołu.

Generalnie rzecz biorąc wszyscy komentatorzy przed i po nowelizacji KSH stoją na stanowisko, że regulamin zarządu, ewentualnie umowa Spółki, może regulować dodatkowe elementy, które powinny się znaleźć w protokole zarządu bądź też w protokole rady nadzorczej.

Po nowelizacji KSH wprowadzono obowiązek sporządzania protokołów z posiedzeń zarządu zarówno w spółkach akcyjnych, jak i w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku spółek z o.o., przepis artykułu 208(1) KSH wprowadza obowiązek protokołowania uchwał zarządu, co dotychczas nie było obligatoryjne. Protokoły zawierają porządek obrad, imiona i nazwiska członków zarządu, liczbę głosów oddanych na uchwały oraz ewentualne zdania odrębne zgłoszone przez członków zarządu. Protokół powinien być podpisany przez co najmniej jednego członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. W przypadku spółek z o.o., regulamin zarządu jest nieobligatoryjny, ale może uregulować kwestie dotyczące podpisywania protokołów. Przepisy nie określają innych elementów protokołu, które mogą być regulowane przez regulamin lub umowę spółki.

W wyniku zmian w Kodeksie pracy pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę zyskają nowe prawa, a pracodawcy dodatkowe obowiązki.

Przykładem ważniejszych zmian jest wprowadzenie obowiązku podawania przez pracodawcę realnego i rzeczywistego uzasadnienie wypowiedzenia umowy na czas określony.

Ponadto reforma zakazuje pracodawcy zakazywania pracownikowi jednoczesnej pracy w innej firmie, chyba że pracownika obowiązuje zakaz konkurencji. Inne zmiany to dodatkowy urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku nad osobami pozostającymi pod opieką pracownika.

Pracownik posiadający dziecko do lat 8 będzie mógł skorzystać z elastycznej organizacji czasu pracy oraz 2 dni, albo 16 godzin zwolnienia z pracy w razie pilnej sprawy rodzinnej. 

​

Co jeszcze zmieni się od 1 sierpnia 2022 w Kodeksie pracy?

Reforma wprowadza także:

• Nowości w uprawnieniach urlopowych pracowników,
• Nowości w obowiązkach informacyjnych pracodawców,
• Nowe zasady zawierania umów na okres próbny.

Kary dla pracodawców od 1 sierpnia 2022

Reforma generalnie wzmacnia pozycję pracownika. Przejawem tego jest regulacja nakazująca pracodawcy wyjaśnienie pisemnie każdej swojej decyzji dotyczącej relacji z pracownikiem (np. odmowa skierowania go na szkolenie). Kary za niespełnienie tego wymogu wynoszą od tysiąca do 30 tysięcy złotych. Będą one mogły zostać nałożone w formie mandatu przez inspektora pracy.

W Kodeksie pracy pojawią się nowe punkty, dzięki którym pracownicy zyskają nowe uprawnienia, zaś pracodawcy – nowe obowiązki.

Zmiany te to:

1. Obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia i o zmianie warunków tegoż zatrudnienia na piśmie w terminie 7 dni od dopuszczenia go do pracy. Niepoinformowanie pracownika terminowo będzie stanowiło wykroczenie.
2. Pracodawca będzie miał obowiązek udzielić odpowiedzi z uzasadnieniem na specjalny wniosek pracownika. Mowa o sytuacji, w której zatrudniona osoba na co najmniej 6 miesięcy, będzie mogła złożyć wniosek do pracodawcy o zmianę rodzaju umowy o pracę (na czas nieokreślony lub w pełnym wymiarze godzin) lub o zmianę rodzaju pracy.
3. Pracodawca naruszający przepisy o elastycznej organizacji pracy pracownika, który opiekuje się dzieckiem do 8. roku życia, będzie popełniać wykroczenie. Pracownicy będą mogli złożyć specjalny wniosek o elastyczną organizację pracy na co najmniej 14 dni przed planowanym jej rozpoczęciem.
4. Pracownikom będzie przysługiwać urlop opiekuńczy (5 dni w roku kalendarzowym), który ma na celu zapewnienie opieki osobistej bądź wsparcia członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym. Dotyczy to sytuacji, kiedy osoba ta wymaga opieki bądź znaczącego wsparcia ze względów medycznych.
5. Pracownikowi przysługiwać będzie zwolnienie od pracy (2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym) spowodowane siłą wyższą, wypadkiem (jeśli niezbędna będzie natychmiastowa obecność osoby) lub w pilnych sprawach rodzinnych. Pracodawca, który będzie naruszał te przepisy, będzie popełniać wykroczenie.
6. Na podstawie wniosku złożonego przez osobę zatrudnioną, przepisy umożliwiają udzielenie jej urlopu opiekuńczego. Wniosek musi zostać złożony na 3 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

W przypadku podpunktu 5 i 6 pracodawca popełni wykroczenie, jeśli będzie prowadził przygotowania dążące do zamiaru rozwiązania stosunku pracy od dnia złożenia wniosku o urlop bądź elastyczną organizację pracy.

Kto odpowiada za Compliance w spółce, organizacji, jednostce samorządu terytorialnego? Wszyscy. A Rada Nadzorcza w szczególności.

Oczywiście każdy interesariusz – od najwyższego kierownictwa do szeregowego pracownika, a nawet współpracownika – odpowiada za bycie compliant w swoim zakresie. Na każdym ciąży obowiązek dbania o to, by organizacja działała zgodnie z prawem, zasadami etyki i zobowiązaniami.

Także wspólnicy lub akcjonariusze odpowiadają do pewnego stopnia za system Compliance. Nie odpowiadają oni co prawda za zobowiązania spółki ani nie prowadzą jej spraw. Mają oni jednak instrumenty prawne i faktyczne by „wymusić” w spółkach kapitałowych wdrożenie i utrzymanie systemów compliance. I jest to w ich bezpośrednimi interesie, gdyż za brak lub pozorność systemów compliance mogą zapłacić m.in. utratą lub uszczerbkiem na reputacji oraz spadkiem wartości posiadanych udziałów/akcji. Wystarczy przytoczyć wpływ afer Enron czy problemy udziałowców zaangażowanych ostatnio, choćby pośrednio, w rosyjskie inwestycje.

Reforma KSH wzmacnia rolę i odpowiedzialności członków Rady Nadzorczej za funkcjonowanie systemu compliance w spółce.

Rada Nadzorcza, po reformie KSH, ma obowiązek w zakresie compliance. Odpowiada za monitorowanie zgodności działań przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawnymi, kodeksami etycznymi oraz standardami wewnętrznymi. Do jej zadań należy również wprowadzenie i utrzymanie odpowiednich systemów kontroli wewnętrznej oraz monitorowanie ryzyka związanego z naruszeniem przepisów. Rada Nadzorcza ma obowiązek regularnego raportowania i informowania zarządu o wszelkich uchybieniach.

Po wejściu w życie reformy KSH (od 13.10.2022 r.) rada nadzorcza spółki akcyjnej będzie zobowiązana do przygotowania corocznego sprawozdania rady nadzorczej (zmieniono art. 382 § 3 oraz dodano nowy art. 382 § 31) zawierającego:

• ocenę rocznych sprawozdań finansowych, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym,
• ocenę wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego.

Ponadto osoba kierująca komórką do spraw zgodności powinna:

1. mieć zapewniony bezpośredni kontakt z radą nadzorczą,
2. uczestniczyć w posiedzeniach rady nadzorczej, w przypadku gdy przedmiotem posiedzenia są zagadnienia związane z zapewnianiem zgodności lub zarządzaniem ryzykiem.

A co, jak nie działa?

Członkom Rady Nadzorczej w podmiotach, które nie wdrożą skutecznego systemu compliance grozi odpowiedzialność karna a także odpowiedzialność cywilna i dyscyplinarna. W przypadku działań niezgodnych z prawem lub podejmowanych z nienależytą starannością jak również jawnych zaniechań, członkowie rady nadzorczej mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. Przykładami działań na szkodę spółki popełnianymi przez członków tego organu jest m.in. niegospodarność, przestępstwo ogłaszania fałszywych danych (art. 587 KSH), jak również naruszenia dotyczące sprawozdań finansowych. Za szkody wyrządzone spółce członkowie rady nadzorczej mogą zostać ukarani karami takimi jak grzywna, a nawet ograniczenie albo pozbawienie wolności.

Samo powołanie osoby odpowiedzialnej za system compliance nie zwalnia też rady nadzorczej z odpowiedzialności. Wdrożenie i utrzymanie systemu compliance to obowiązek zarządu, jednak nadzór nad nim to obowiązek Rady Nadzorczej, który w dodatku po reformie zostaje wzmocniony przez włączenie nowych obowiązków sprawozdawczych Rady opierających się na informacjach płynących z tego obszaru biznesu.