Rada Nadzorcza, a dokładniej jej procesy decyzyjne, uprawnienia i zakres obowiązków, ulegnie znacznym przekształceniom pod rządami KSH, którego reforma jest obecnie na końcowym etapie prac legislacyjnych.

Będzie to z pewnością wymagało zarówno zmian umów spółek bądź statutów oraz zmian regulaminów rady nadzorczej (o ile został przyjęty). Zmiany dotyczyć będą też często regulaminu zarządu, ponieważ są one ze sobą bardzo połączone.

Mimo tego, że Ustawodawca przewiduje 6-miesięczny okres vacatio legis, to uważamy, że ten czas należy wykorzystać przede wszystkim na zweryfikowanie dokumentów korporacyjnych (statutu / umowy spółki i regulaminu rady nadzorczej) w kontekście nadchodzących zmian, przygotowanie zmian i oczywiście ich przeprowadzenie.

Przede wszystkim należy wskazać, że wąskim gardłem tutaj może się okazać zmiana umowy spółki / zmiana statutu, ponieważ następuje ona przecież nie z momentem podjęcia uchwały przez Zgromadzenie Wspólników / Walne Zgromadzenie, lecz z momentem wpisu w KRS. I tutaj pojawia się dodatkowy problem: wraz z informatyzacją KRS-u od 1 lipca 2021 znacznie wydłużył się czas oczekiwania na wpis.

Przewodniczący Rady Nadzorczej

W nowym KSH dojdzie do doprecyzowania roli Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Widzimy tutaj wyraźnie, że ma on kierować pracami Rady, na nim też powinien spoczywać obowiązek należytego organizowania prac tego organu, w szczególności poprzez zwoływanie posiedzeń. Z jednej strony skoro nakładamy na niego obowiązek, to z drugiej strony możemy w przyszłości od niego egzekwować brak należytego wykonania tego obowiązku.

Regulacja ta, co do zasady pozytywna, w szczegółach budzi szereg wątpliwości: umowa spółki może przewidywać, że określone uprawnienia związane z funkcjonowaniem Rady Nadzorczej (z organizacją i sposobem wykonywania przez nią czynności) mogą być przekazane również innym członkom rady nadzorczej. Jednak ustawodawca w projekcie KSH wskazuje tylko na umowę spółki bądź statut, nie zaś na regulamin rady nadzorczej. Tymczasem obecnie praktyką wielu spółek jest zawarcie w regulaminie rady nadzorczej informacji, że w momencie, w którym przewodniczący nie może uczestniczyć posiedzeniu rady nadzorczej, zastępuje go wiceprzewodniczący. Odczytując ten przepis po nowelizacji należy uznać, że takie rozwiązanie jest możliwe, ale na poziomie umowy bądź statutu spółki.

Zaproszenie i zwołanie posiedzenia Rady Nadzorczej

Kolejny przepis wyjaśnia też dotychczasowe rozumienie przepisów i wątpliwości co do zmiany, które zostały wprowadzone do KSH jako reakcja na COVID, z końcem marca 2020 roku. W projekcie reformy KSH pojawia się nowa instytucja, jaką jest zaproszenie na posiedzenie Rady Nadzorczej. W dotychczasowym kodeksie mamy jedynie informację, że posiedzenie Rady Nadzorczej może się odbyć, jeżeli wszyscy jej członkowie zostali poprawnie zaproszeni na posiedzenie, przy czym poprawność oznaczała możliwość zapoznania się z treścią tego zaproszenia. Dodatkowo oczywiście cały czas, zarówno przed nowelizacja KSH jak i po nowelizacji, pozostaje wymaganie dotyczące obecności co najmniej połowy członków Rady Nadzorczej na posiedzeniu, aby było ono zdolne podejmować uchwały.

Nowe KSH po nowelizacji przewiduje instytucję zaproszenia na posiedzenie Rady Nadzorczej o określonej treści: mamy mieć tam informacje o dotyczące

• dnia,
• godziny,
• miejsca posiedzenia,
• porządku obrad,
• a także sposobów wykorzystywania środków bezpośredniego porozumiewania na odległość się przy obywaniu posiedzeń.

Tym samym należy wskazać, że to nowe KSH będzie bardziej sformalizowane w przypadku funkcjonowania Rady Nadzorczej. Ucinamy też wszystkie dyskusje czy Rada Nadzorcza może odbywać posiedzenia online, bez fizycznej obecności na miejscu członków Rady Nadzorczej lub niektórych funkcyjnych. Mamy w systemie prawnym takie pojęcia jak „wirtualne posiedzenie”, w którym wszyscy członkowie organu uczestniczą online i nie ma możliwości wskazania miejsca odbycia posiedzenia. Tymczasem, w zaproszeniu na posiedzenie Rady Nadzorczej pojawia się wyraźne doprecyzowanie, że przyjęto koncepcję taką, jak obowiązuje w przypadku Zgromadzenia Wspólników / Walnego Zgromadzenia, zgodnie z którą zawsze istnieje wyznaczone miejsce posiedzenia. A skoro mamy wyznaczone miejsce posiedzenia, to wszyscy „funkcyjni” członkowie rady nadzorczej też powinni być w miejscu posiedzenia, a jedynie niektórzy mogą uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W tym kontekście trzeba jeszcze dodać, że jeżeli także inne osoby, niż przewodniczący Rady, mogą realizować pewne uprawnienie w zakresie organizacji sposobu funkcjonowanie Rady Nadzorczej, to pojawia się problem dokumentu, w którym realizacja tych uprawnień powinna być uregulowana. Nowe KSH mówi, że „umowa spółki może określać sposób oraz minimalny termin na dokonanie zaproszenia na posiedzenie rady nadzorczej”. Dlaczego umowa, a nie regulamin? Obecnie w większości regulaminów widzimy właśnie takie postanowienia, które pozwalają nam określić sposób zaproszenia (czy poprzez maile, poprzez sms, czy też mamy stałą godzinę posiedzeń), oraz minimalny termin takiego zaproszenia (5,6 czy 7 dni). Dalej idącą konsekwencją zmiany są skutki ewentualnego złamania takich „organizacyjnych” ustaleń: jeżeli w dotychczasowym regulaminie była informacja o terminie zapraszania na posiedzenie Rady Nadzorczej, to przyjmowano, że ponieważ regulamin Rady Nadzorczej jest dokumentem niższego rzędu, to złamanie tego regulaminu pozostaje bez wpływu na skuteczność podjęcia uchwały ze względu na to, że nie było związku przyczynowo skutkowego pomiędzy złamaniem regulaminu a treścią uchwały bądź wynikiem głosowania. Sytuacja zmienia się z perspektywy prawnej, jeżeli termin na przesłanie zaproszenia znajduje się w umowie czy statucie spółki. Dochodzi bowiem wówczas do złamania najwyższego dokumentu korporacyjnego w spółce, a to stanowi podstawę do zaskarżenia uchwały. Nie jest to zatem tylko zmiana systemowa, ale może ona pociągnąć za sobą bardzo wiele dodatkowych konsekwencji prawnych.

Zgodnie z nową regulacją zmiana zakresu pracy Rady Nadzorczej na danym posiedzeniu nie wymaga obecności na posiedzeniu Rady wszystkich jej członków. Druga część zdania wskazuje na to, że jeżeli żaden z członków biorących udział w posiedzeniu temu się nie sprzeciwi, zakres posiedzenia można zmieniać w dowolnym momencie. Przepis wskazuje na możliwość zmiany porządku obrad w sytuacji, kiedy nie mamy 100% obecnych członków Rady Nadzorczej na posiedzeniu. To powoduje niebezpieczeństwo nadużywania prawa: zwołuje się posiedzenie, proponując w zaproszeniu dość „błahy” program, niebudzący zainteresowania części członków Rady, a następnie, w ramach posiedzenia, zmieniamy istotnie program i dodajemy nowe uchwały.

W tej części dochodzi też do doprecyzowania pewnych informacji: między innymi tego, że zarówno członek zarządu jak i sam zarząd może żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej i, jeżeli nie zostanie ono zwołane, to w takim wypadku ów członek zarządu bądź zarząd może wystąpić samodzielnie.

Rada Nadzorcza może też odbywać posiedzenia bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy jej członkowie wyrażą na to zgodę oraz nikt nie wyrazi sprzeciwu w odniesieniu do proponowanego porządku obrad. Jest to tak naprawdę usankcjonowanie istniejącej praktyki, ponieważ już obecnie bardzo często rada nadzorcza, jeżeli jest obecna w całości, decyduje o przeprowadzeniu posiedzenia i trudno w takim wypadku zaskarżyć uchwałę, która została podjęta przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków Rady.

Jak często Rada Nadzorcza powinna się spotykać?

W kolejnym przepisie dochodzi też do doprecyzowania liczby spotkań Rady Nadzorczej. Obecnie, w odniesieniu do spółki z o.o., nie mamy w KSH informacji jak często Rada Nadzorcza powinna się spotykać, ale de facto moglibyśmy to pośrednio stwierdzić za pomocą innych przepisów. Zatem obecnie spotkanie Rady Nadzorczej w spółce z o.o. powinno odbywać się co najmniej raz w roku, ponieważ Rada musi zaopiniować sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz przygotować raport z działania samej Rady Nadzorczej. W przypadku spółki akcyjnej mamy doprecyzowanie, że rada nadzorcza powinna odbywać posiedzenia minimum 3 razy w roku. Po nowelizacji w obu spółkach Rada Nadzorcza powinna odbywać posiedzenia nie rzadziej niż 4 razy w roku: raz w każdym kwartale w roku obrotowym.

O ile w spółce akcyjnej zrozumiała jest na mnie ta tendencja do zaostrzania pewnych wymogów, o tyle w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mam pewne wątpliwości czy ten model się sprawdzi, czy rzeczywiście – w szczególności w tych mniejszych spółkach, gdzieś niekiedy rada nadzorcza została powołana wręcz bez świadomości działania wspólników – będzie się te posiedzenia odbywać, to będzie to czysta formalność, a nawet fikcja.

Zmiany wprowadzone do funkcjonowania Rady Nadzorczej w ramach tak zwanej „Tarczy 1”

O ile przepisy dotyczące Tarczy w większości mają charakter czasowy, ponieważ mają one mają zapobiegać skutkom pandemii, to jednak zmiana KSH ma mieć charakter trwały. Dochodzi w tej nowelizacji do doprecyzowanie pewnego sposobu rozumienia przepisów, które zostały wprowadzone w Tarczy.

Obecnie, na podstawie przepisów „Tarczy 1”, zarówno w spółce z o.o. jak i akcyjnej w posiedzeniach Rady Nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość, chyba że umowa spółki / statut spółki stanowi inaczej. W sytuacji, kiedy te przepisy weszły w życie, pojawiło się kilka opinii prawnych i komentarzy w odniesieniu do sposobu rozumienia tych przepisów. W niektórych opiniach prawnych był bardzo mocno forsowany pogląd, że nie chodziło w tych przepisach o to, aby gdzieś w ogóle było miejsce posiedzenia. Na to też wskazuje moment wprowadzenia tych przepisów, czyli 31 marca 2020 roku, kiedy celem nie było to, że gdzieś organ korporacyjny się faktycznie spotyka fizycznie i jedynie niektórzy uczestniczą on-line; celem było w pełni wirtualne posiedzenie. Jednak w kontekście wprowadzenia instytucji zaproszenia na posiedzenie Rady Nadzorczej należy uznać, że zdążamy w kierunku aby Rada Nadzorcza miała swoje fizyczne miejsce posiedzenia.