Protokół to jedna z form pisemnych, którą stosuje się w charakterze oficjalnego pisma urzędowego. Może dotyczyć posiedzeń, zebrań, rad pedagogicznych, posiedzeń sądu, czy zebranie rady nadzorczej. Każdy z protokołów traktować może o innej rzeczy, jednak zarys ogólny i układ protokoły niezmienne są dla tego dokumentu. Dzisiaj przedstawimy, jakie elementy powinien zawierać każdy protokół, który należy sporządzić z należytym przygotowaniem i wiedzą o protokołowaniu.

Jakie elementy powinien zawierać każdy protokół?

Niezależnie od sprawy czy zebrania, jakiego dotyczy protokołowanie, elementy wymienione poniżej powinny znaleźć się w każdym protokole. Pominięcie ich zostanie uznane za brak umiejętności protokołowania, ale również brak powagi dla zaprotokołowanej sprawy.

Na protokół składają się elementy takie jak:

• nazwa protokołu,
• miejsce i data protokołowania,
• lista osób,
• podpisy,
• porządek spotkania,
• opis przebiegu sprawy,
• zakończenie,
• załączniki.

Opis przebiegu spotkania pisze się w dwóch wersjach dosłownej, czyli każde słowo po słowie odtworzone dokładnie, lub skróconej. Wersja skrócona dotyczy najważniejszych wypowiedzi. Należy jednak pamiętaj, że zabronione jest skracanie treści uchwał, wniosków, czy ustaw, jeśli ma to miejsce na spotkaniu. Treści te muszą być przedstawione w całości.

Wiesz już, jakie elementy powinien zawierać protokół, a to jak napisać protokół dowiesz się z innego wpisu, który poruszaliśmy już na łamach działu “wiedza”.

Jak napisać protokół – ręcznie, czy na komputerze?

Ręczne pisanie wymaga dużej wprawy i umiejętności wyzbycia się stosowania skrótów myślowych. Pismo powinno być czytelne i przejrzyste. Obecnie jednak najczęściej protokoły sporządza się przy użyciu laptopa lub komputera stacjonarnego. Rzadko sprawy protokołuje się już ręcznie. Pisanie ręczne jest mało wygodne, a także może stwarzać problemy w rozczytaniu protokołu. Pisanie na komputerze jest, a przynajmniej powinno być łatwiejsze. Ponadto przed sporządzeniem protokołu w prosty sposób można sporządzić sobie jego szablon i w ten sposób skupić się w pełni na przebiegu spotkania.

Na co zwrócić uwagę podczas protokołowania?

Najważniejsze jest przygotowanie do protokołowania. Czyli świadomość tego, o czym będzie spotkanie, a także o możliwie poruszanych tematach i zagadnieniach. Wiedza ta zdecydowanie ułatwia sporządzenie protokołu. Należy się zatem zapoznać z agendą spotkania, listą uczestników, czy prelegentów. Kolejna rzecz, o której już wspomnieliśmy to stosowanie odpowiednich sformułowań, ton wypowiedzi dostosowany do powagi dokumentu, a także typowo urzędowe zwroty. Należy również pisać rzeczowo i konkretnie bez stosowania skrótów myślowych.

Czy każdy może napisać protokół?

Przygotowaniem protokołu zajmuje się protokolant. Żeby pismo zostało uznane i oddawało powagę sprawy zaprotokołowanej, należy używać odpowiedniego słownictwa, formy oraz zwrotów. Podczas pisania protokołu nie można pozwolić sobie na wtrącenia, czy kolokwializmy inne formy używane codzienne. Należy mieć na uwadze również fakt, że sporządzony protokół jest oficjalnym pismem, dlatego należy trzymać się ustanowionych norm, a także słownictwa urzędowego.

Chcesz dowiedzieć się więcej?