Agile Office to wyzwanie organizacji pracy i przestrzeni dla zwinnego zespołu. Agile to nie tylko narzędzia, metody i techniki pracy. To przede wszystkim określony mindset, wyznawane i praktykowane wartości, codzienne zachowania i postawy.

Przestrzeń, w której funkcjonują członkowie zwinnych organizacji, powinna ich wspierać w wykształcaniu i pielęgnowaniu tego podejścia każdego dnia.

Jak zrobić agile office?

Przyjrzyjmy się konkretnemu przypadkowi, w którym zapewnienie odpowiedniego miejsca pomogło wdrożyć albo konsekwentnie utrzymać Agilowy tryb pracy i czerpać z niego jak najwięcej.

Przypadek: zespół Scrumowy bardzo gadatliwy, z problemami ze skupieniem. W swoich wnioskach i opiniach opierający się na wrażeniach, nie na danych. Zawierający kilku członków mocno ekstrawertycznych, potrzebujących licznych interakcji, myślących poprzez mówienie, ale i zupełnie innych – takich, którzy potrzebują ciszy i kawałka swojej przestrzeni.

Pamiętajmy, że generalny profil zespołów zwinnych jest dość specyficzny, wymagający spełnienia konkretnych wymagań i potrzeb.

Co musimy zapewnić zespołowi?

Co jeszcze warto zrobić w przypadku naszego konkretnego zespołu?

Wprowadź radiatory informacji. Wizualizuj!

Jest kilka kluczowych elementów w pracy zwinnego zespołu, które warto umieścić w widocznym miejscu, w klarownej, bardzo przejrzystej formie. Mogą to być wizualizacje elektroniczne, ale doświadczenie pokazuje, że jednak tradycyjne, analogowe narzędzia sprawdzają się w takich okolicznościach znacznie lepiej. Przyciągają uwagę, odciągając jednocześnie od dystraktorów. Przypominają o tym, co najważniejsze.

Co możemy i co powinniśmy wizualizować, przez cały czas trzymając blisko członków zespołu?

Odmienne role w zespole = odmienne potrzeby

Zespół wymaga przestrzeni umieszczonej blisko innych części organizacji, innych zespołów. Zawierającej miejsca spokoju, zasłonięte częściowo tablicą z planami zespołu na Sprint (tablica na kółkach, którą w razie potrzeby można w dowolne miejsce przestawiać) i otoczone dużymi roślinami w masywnych doniczkach. Z miejscami do siedzenia ustawione przodem do reszty przestrzeni, tak, aby nikt nie chodził tym bardziej zamkniętym członkom zespołu za plecami.

Zespół zwinny to regularność i cykliczność, wyrażający się między innymi w konkretnych, powtarzalnych eventach i spotkaniach. Przestrzeń powinna dawać szansę na to, żeby zespół mógł spotykać się sam, zapraszać dodatkowych uczestników lub zmieniać miejsce, żeby nabrać dystansu.

W zespole Scrumowym mamy trzy role: Developer, Product Owner i Scrum Master – każda z tych ról ma swoją specyfikę pracy i swoje narzędzia.

Dodatkowo, Developer w zespole Scrumowym to pracownik o rozmaitych podstawowych umiejętnościach i obszarach kompetencyjnych: programista, QA, designer i wiele innych. Oni również mogą mieć odmienne potrzeby, których spełnienie przestrzeń powinna zapewnić.

Część potrzeb będzie się pokrywała: Developer, Scrum Master, Product Owner – wszyscy będą potrzebowali przestrzeni do tego, żeby się skoncentrować i ograniczyć dystraktory. Będą potrzebowali również miejsca, w którym będą mogli się komfortowo spotykać – i na szybkie, bieżące omówienia i na dłuższe, kreatywne sesje. Muszą mieć więc miejsce do siedzenia bez ograniczających ich barier, pozwalających na zachowanie wygody również przez dłuższy czas. Dobrze wyprofilowane krzesła i duży stół znacznie to ułatwiają. Niemal za każdym razem potrzebny będzie ekran – żeby dołączyć do spotkania kogoś, kto jest zdalnie lub pokazać narzędzie, na którym pracujemy. Duży telewizor i solidne głośniki często są niezbędne.

Niektóre potrzeby będą charakterystyczne dla konkretnej roli – Developer musi mieć miejsce do absolutnego skupienia i nieprzerwanego flow pracy. Scrum Master dobrze, jeśli ma sporo przestrzeni – na narzędzia, materiały edukacyjne. A Product Owner odizolowaną przestrzeń na rozmowy z biznesem i klientami.

Przestrzeń to oczywiście tylko początek drogi budowania efektywnych i dynamicznie rozwijających się zespołów, ale bez tego solidnego fundamentu ciężko pójść dalej – będziemy się potykać każdego dnia o kolejne drobne niedogodności, które skutecznie potrafią zepsuć nawet najlepsze plany.

Chcesz dowiedzieć się więcej?