Dział zakupów to ważna komórka organizacji, która odpowiada nie tylko za kontakt z dostawcami. To również odpowiedzialność za optymalizację kosztów, czy pracy różnych działów.

Dlaczego dział zakupów musi mieć specjalistę?

Specjalista do spraw zakupów inaczej zwany kupiec, to trzon działu zakupów. Odpowiedzialny jest nie tylko za organizację zakupów w przedsiębiorstwie, ale również z działanie całego działu zakupów. Mogłoby się wydawać, że bycie specjalistą to bardzo łatwe zadanie. Robi się zakupy na potrzeby przedsiębiorstwa, a później je rozlicza.

Mało kto jednak rozumie, że w rzeczywistości rola specjalisty do spraw zakupów ma realny wpływ no różne udziały funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Możesz tego nie wiedzieć, ale jeśli wciąż zastanawiasz się, co robi twój dział zakupów z kupcem, to bądź pewny, że kupowanie to tylko 20% czasu ich pracy. Pozostałe 80% to dbanie o najmniejsze szczegóły i procesy zakupowe, optymalizacja tych procesów, także kontrola jakości finansów i zasobów.

Najważniejsze zadania specjalisty do spraw zakupów

Pierwszym z ważniejszych zadań każdego kupca jest optymalizacja dostaw i portfolio dostawców. Większość przedsiębiorców myśli, że im więcej mają dostawców to, tym większy wybór produktów. Kolejna ważna kwestia, to jakość produktów ich dostaw.

Właśnie to jest celem kupca. Weryfikacja jakości dostaw, produktów, a także optymalizacja ich ilość w taki sposób, aby odpowiadała potrzebom przedsiębiorstwa.

Oczywiście nie ma reguły na optymalną wielkość portfolio dostawców. W jednej branży znacznie bardziej opłacalne będzie zmniejszenie ich ilości, a w drugiej zaś powiększenie bazy dostawców i rozszerzenie bazy produktów. Dlatego trzeba mieć na uwadze również takie aspekty jak realne zapotrzebowanie na produkt i branżę, w jakiej firma funkcjonuje.

Kolejne zadanie w rękach specjalisty do spraw zakupów, to optymalizacja procesów zakupowych. Zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

Usprawnienie procesu zakupowego nie tylko przynosi korzyści finansowe firmie, ale także prowadzi do wyeliminowania dostawców, którzy nie są w stanie zapewnić konkurencyjnej oferty, ani sprostać oczekiwaniom przedsiębiorstwa. Optymalizacja procesu, to także weryfikacja faktur i umów. Co prowadzi do zabezpieczenia interesów organizacji, a także prawidłowego przebiegu zakupów.

Zabezpieczenie przed ryzykiem, to kolejne ważne zadanie, które musi wykonać kupiec.

Ryzyko związane z eksploatacją zakupionych produktów pojawi się wtedy, kiedy koszty użytkowania sprzętu zostaną źle oszacowane, a warunki umowy niedoprecyzowane. Za to właśnie odpowiada kupiec. Jego rola, aby zabezpieczyć przedsiębiorstwo i wyeliminować wystąpienie ryzyka.

Przed podpisaniem umowy i zakupami musi zatem oszacować koszty utrzymania sprzętu, amortyzacji, serwisu, a także opłacalność takiego zakupu.

Ostatnia rzecz, której musi sprostać kupiec, to przestrzeganie procedur.
Przez przestrzeganie procedur rozumie się działanie według ściśle ustalonych procedur wewnętrznych. Działu zakupów, jak i całego przedsiębiorstwa. W skład procedur wchodzą:

• kompetencje poszczególnych osób,
• kompetencje poszczególnych działów,
• ścieżki postępowania,
• zakres obowiązków,
• procesy decyzyjne,
• zasady współpracy z klientami zewnętrznymi.

To specjalista do spraw zakupów obowiązany jest do zapewnienia zgodności procedur. Również tych i przede wszystkim dotyczących operowania budżetem firmowym i wydatkami.

Chcesz dowiedzieć się więcej?