Istnieje wiele obszarów, w których można zastosować systemy uczenia maszynowego (ML) oraz sztucznej inteligencji (AI) w celu ułatwienia i usprawnienia zarządzania biurem.

Będziemy je analizować podczas 8. Forum Office Managera. A na razie przedstawiam kilka nieoczywistych obszarów zastosowania sztucznej inteligencji w biurze a także przykłady stosowania tych technologii.

Obsługa klienta i zarządzanie recepcją:

• Wirtualni asystenci, którzy automatycznie odpowiadają na zapytania klientów oraz asystują w rezerwacji spotkań.
• Studium przypadku: UPC proponuje wirtualnego asystenta głosowego, który jest w stanie odbierać telefony, udzielać odpowiedzi na podstawowe pytania klientów, takie jak godziny pracy, informacje kontaktowe itp. Asystent przekierowuje bardziej skomplikowane pytania do odpowiedniego pracownika, oszczędzając czas i zasoby ludzkie.
  Więcej na Voicebot – czym jest wirtualny asystent głosowy? | UPC

Zarządzanie dokumentami i archiwizacja:

• Automatyczne przetwarzanie dokumentów, optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) oraz kategoryzacja i indeksowanie dokumentów
• Studium przypadku: Firma wykorzystuje system ML do automatycznego skanowania i analizy dokumentów. System rozpoznaje typ dokumentu, wyodrębnia istotne informacje i przypisuje odpowiednie tagi. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo wyszukiwać i odzyskiwać potrzebne dokumenty, przyspieszając procesy biurowe.
  Więcej na iDoc – automatyczna kategoryzacja dokumentów (globema.pl)

Zarządzanie zasobami i zapasami:

• Prognozowanie zapotrzebowania na materiały biurowe oraz optymalizacja zarządzania zapasami
• Studium przypadku: W firmie zaimplementowano system AI, który analizuje dane historyczne dotyczące zużycia materiałów biurowych, takich jak papier, długopisy itp. Na podstawie tych danych system przewiduje przyszłe zapotrzebowanie i automatycznie generuje zamówienia, minimalizując ryzyko braku niezbędnych zapasów.

Harmonogramowanie spotkań i zarządzanie czasem:

• Automatyczne planowanie spotkań, zarządzanie kalendarzem oraz optymalizacja harmonogramów
• Studium przypadku: Firma korzysta z systemu ML, który analizuje harmonogramy pracowników, preferencje spotkań oraz dostępność sal konferencyjnych. System automatycznie proponuje optymalne terminy spotkań, minimalizując konflikty i ułatwiając proces planowania.
  Więcej na Reservio | Free Online Appointment Scheduling Software

Zarządzanie bezpieczeństwem:

• Monitorowanie w czasie rzeczywistym, wykrywanie incydentów i zapobieganie zagrożeniom bezpieczeństwa.
• Studium przypadku: Wdrożenie system AI do monitorowania i analizy danych z systemów bezpieczeństwa, takich jak kamery monitoringu, systemy alarmowe itp. System jest w stanie wykryć podejrzane działania, takie jak nieuprawnione wejścia czy niezwykłe ruchy, i automatycznie powiadamia odpowiednie służby.
  Więcej na Dozór wizyjny — analityka wideo i rozwiązania technologiczne AI | Bosch Security and Safety Systems I Poland / Ukraine

W każdym z tych obszarów, zastosowanie systemów ML i AI pomaga usprawnić procesy biurowe, zwiększa efektywność, redukuje błędy oraz zwiększa satysfakcję klientów i pracowników.

O tych i innych zastosowaniach AI będziemy rozmawiać podczas Forum Office Managera! Zapraszamy!