Tag: zarządzanie projektami

Do czasu pandemii praca zdalna dotyczyła tylko niektórych branż i nie była czymś oczywistym. Obecnie ze względu na panującą sytuację większość firm przeniosła się na system pracy zdalnej. Czy tego chciała, czy nie. Wygenerowało to sporo nowych rzeczy, z którymi przedsiębiorcy musieli się zmierzyć. Jak zarządzać personelem zdalnie, jak monitorować ich pracę, czy jak robić zebrania. To tylko niektóre aspekty, które trzeba było zrozumieć i wprowadzić w codzienne funkcjonowanie firmy.

Dzisiaj podpowiadamy, jak wykorzystać nową technologię w pracy zdalnej, aby ułatwić pracę sobie i pracownikom. Sytuacja z pandemią oczywiście może się zmienić i mamy nadzieję, że się zmieni. Jednak warto wiedzieć, z czego korzystać, aby w obecnym czasie firma funkcjonowała normalnie, a może nawet lepiej?

Organizacja pracy zdalnej to podstawa dobrego funkcjonowania tego modelu pracy

Kultura organizacyjna firmy to jeden z podstawowych warunków, które musi zaistnieć, aby praca zdalna funkcjonowała dobrze. Co należy rozumieć poprzez kulturę organizacji pracy? Komunikacja, która będzie dla wszystkich zrozumiała. Proste i zwięzłe komunikaty ułatwiają pracę i maksymalnie zmniejszają możliwość powstania nieporozumień. Oprócz tego ważna jest również przestrzeń i zasoby pracownika, jakimi dysponuje. Jeśli pracownik nie ma narzędzi, które umożliwiają mu pracę zdalną, to firma powinna mu takie narzędzia pracy zapewnić. Ponadto strukturę należy zorganizować tak, aby każdy z pracowników, kierowników, czy dyrektorów miał łatwy dostęp do wymiany informacji między pozostałymi członkami zespołu.

Nowa technologia w pracy zdalnej, czyli z czego korzystać, aby firma sprawnie funkcjonowała?

Przechodząc na model pracy zdalnej oprócz wspomnianej już kultury organizacyjnej w firmie niezbędne będą narzędzia umożliwiające między innymi:

• Komunikację w zespole.
• Monitorowanie czasu pracy pracowników.
• Zebrania online i konferencje.
• Planowanie zadań.
• Dostęp do materiałów i dokumentów.

To tylko kilka najważniejszych aspektów, które powstają podczas organizacji pracy zdalnej. Z pewnością jeszcze wiele rzeczy może być trudnych do zrozumienia lub nie do końca łatwych do zorganizowania, czy wprowadzenia w strukturę firmy. Poniżej przedstawiamy narzędzi, które ułatwią pracę w każdej firmie i umożliwią przyzwyczajenie się do modelu pracy w trybie home office.

Najpopularniejsze narzędzia do komunikacji w zespole, prowadzenia konferencji i spotkań zdalnych

Skype – umożliwia prowadzenie rozmów grupowych, czy organizowania konferencji z możliwością pulpitu współdzielonego. Ponadto, jak w większości komunikatów można w nim wysyłać wiadomości i załączać pliki.

Google Hongouts – typowe narzędzie do komunikacji z wbudowanym czatem. Jednak z nietypową funkcją. Na Google Hangouts można nagrywać rozmowy, co przydaje się szczególnie podczas konferencji. Nie polecamy, jednak do tworzenia konferencji z dużą ilością uczestników. Jeśli GH jest przeciążony, może generować problemy z połączeniem, czy nagłym zakończeniem połączenia.

Oczywiście, jeśli Internet jest wolny, to takie zakłócenia mogą występować w większości komunikatorów internetowych.

Slack – to takie narzędzie 3w1, bo oprócz komunikacji umożliwia zarządzanie projektami, czy zespołem poszczególnych osób. Można w nim również utworzyć tzw. pokoje, czyli dla firmy utworzyć osobne działy, które będą mogły komunikować się między sobą i zarządzać projektami, w konkretnej grupie.

Do zarządzania projektami polecamy dwa bardzo popularne programy w środowisku pracy zdalnej.

Asana i Trello. Asanę polecamy szczególnie dla małych biznesów, jeśli ma być w wersji darmowej. Powyżej 15 osób w zespole będzie już trzeba zapłacić abonament. W Asanie stworzysz projekt dla poszczególnych grup pracowników, możesz śledzić postępy i komentować konkretne zadania. Trello to narzędzie do pracy zdalnej, które jest bardzo popularne w środowisku freelancerów, jednak sprawdzi się również w firmie. Głównie służy do planowania zadań i zbierania informacji. Jest łatwy w obsłudze i nie powinien sprawić problemów nawet laikowi.

Łatwy dostęp do dokumentów i bezproblemowa wymiana informacji

Najprostsze narzędzie, to oczywiście Dysk Google, w którym można tworzyć pliki, arkusze, dokumenty, foldery i nadawać im dostęp wg. maila, lub udostępnionego linku. Bardzo łatwo zarządzać dostępnością dokumentów, ponieważ wystarczy określić poziom dostępu do poszczególnych plików, czy folderów.

TeamViever to z kolei oprogramowanie, które można wykorzystać w strukturze małej firmy, dużej organizacji, czy nawet do celów prywatnych. Oprogramowanie działa na zasadzie zdalnego kontrolowania systemu operacyjnego przez internet. Czyli jeśli chcesz, aby pracownik w domu miał dostęp do komputera firmowego i zasobów, z którymi pracował w biurze to TeamViever będzie odpowiednim narzędziem. Warto jednak wspomnieć, że do celów biznesowych jest to płatne oprogramowanie. Korzystając z niego prywatnie, jest w wersji darmowej.

Innowacje w pracy zdalnej to kolejne wyzwanie, jakie niesie za sobą wdrożenie tego systemu pracy. Oczywiście dla tych, którzy przyzwyczajeni są do struktury pracy stacjonarnej. Zgrany zespół to podstawa udanych działań i realizacji celów. Pozostaje teraz przenieść to do świata wirtualnego, czyli dzisiaj o tym, jak tworzyć innowacje na odległość?

Praca zdalna nie ma wpływu na kompetencje pracownika, ale…

Kompetencje Twojego pracownika nie ulegną zmianie, jednak tutaj uwagę należy zwrócić na środowisko home office i to, czy pracownik ma warunki do pracy zdalnej. Rozpraszacze mogą negatywnie wpłynąć na każdego z pracowników. Szczególnie wtedy, kiedy jest to dla niego nowa sytuacja. To, co warunkuje efektywną pracę zdalną to 3 aspekty:

• koncentracja,
• różnorodność
• kreatywność i postawa twórcza.

Łącząc ze sobą powyższe 3 elementy zbudujesz efektywny zespół pracujący online, który poradzi sobie z każdym zadaniem w pracy zdalnej.

Różnorodność to oczywiście zróżnicowanie personalne wg. doświadczenia, działu pracownika, czy wieku. Taki układ sprawia, że zespół będzie zaangażowany w projekt nawet w trybie zdalnym. Postawa twórcza z kolei, to nieszablonowe myślenie pracownika i umiejętność zgłaszania i rozwiązywania problemów, czy tworzenie pomysłów, które mogą być ulepszeniem pracy dla całego zespołu, a nawet firmy.

Energia i kreatywność zespołu w pracy zdalnej

Jak zamienić burze mózgów, cotygodniowe spotkania przy okrągłym stole na kreatywność i energię zespołu online? Panuje przekonanie, że najlepsze zespoły to te siedmioosobowe. Pracują efektywniej i szybciej niż zespoły z większą ilością osób. Dlatego najpierw powinieneś skupić się nad ustaleniem, ile osób ma pracować nad danym projektem. Dopiero wtedy, możesz przystąpić do wykrzesania kreatywności ze swoich zespołów.

Innowacje w pracy zdalnej to nie tylko narzędzia, którymi będziesz posługiwał się razem z zespołem, ale to również sposób przekazywania informacji, czy prowadzenia spotkań online. Zapomnij o tradycyjnych mailach z wytycznymi do projektu. Wykorzystaj do tego gotowe rozwiązania, które oprócz przekazania wytycznych umożliwią Ci jednoczesne zarządzanie zespołem i mierzenie efektywności postępów prac np. Slack, czy Asana.

Twórz spotkania online, czyli wideokonferencje i spotkania grupowe na dedykowanym czacie. Wykorzystuj nowe technologie i angażuj zespół nawet podczas spotkania – interaktywne tablice, czy możliwość edytowania wspólnie (zdalnie) jednego dokumentu w tym burze mózgów wizualne. Będą świetną alternatywą dla tradycyjnie przekazywanych wytycznych.

Tworząc innowacje w pracy zdalnej, pamiętaj o…

O kilku kluczowych zasadach, które powinieneś przenieść z pracy stacjonarnej do świata wirtualnego. Między innymi na Twojej liście powinny znaleźć się takie aspekty jak:

• • Odpowiednia pora spotkania – najlepiej rano lub do południa. Mimo że są osoby, które lubią pracować wieczorem, to dla dobra ogółu lepiej organizować wideokonferencje we wczesnych porach.
  • Daj możliwość wypowiedzenia się każdemu obecnemu na wideokonferencji.
  • Przypominaj, że obowiązują zasady, takie jak na tradycyjnym spotkaniu, czyli kultura wypowiedzi, ramy czasowe przebiegu spotkania, czy notowanie najważniejszych rzeczy.
  • Nagrywaj ważne spotkania i rzeczy, które przydadzą się pracownikowi, jeśli nie będzie mógł pojawić się na wideokonferencji.
  • Postaraj się, aby każdy miał dostęp do laptopa i dobrej jakości Internetu. Po prostu zweryfikuj, czy każdy ma możliwość uczestniczenia w spotkaniu online.

Tak naprawdę, to moglibyśmy wymienić tutaj wszystkie zasady obowiązujące na tradycyjnych spotkaniach, które możesz przenieść na spotkania wirtualne. Różni się ich forma i egzekwowanie skuteczności. I pamiętaj, innowacje w pracy zdalnej, to nie tylko gotowe narzędzia, ale przede wszystkim sposób zarządzania kompetencjami zespole zdalnym i angażowanie zespołu.

Zarządzanie projektami ma na celu zwiększenie efektywności, ale przede wszystkim zysków firmy. Od tego jak zarządza się projektami biznesowymi, zależy w zasadzie sytuacja finansowa przedsiębiorstwa. Jeśli w projektach są błędy lub są źle zarządzane, to pojawiają się problemy, straty, czy luki budżetowe. Chociaż z pozoru nie kojarzy się stricte z biznesem, to burza mózgów jest rewelacyjnym narzędziem. Narzędziem, które pomoże w zarządzaniu projektami, a przede wszystkim sprawi, że można będzie spojrzeć na założenia z szerszej perspektywy.

Czym jest burza mózgów i jak może usprawnić zarządzanie projektami?

Definicja burzy mózgów, jak i sama metoda ma początki w latach 50. XX wieku. Określona wtedy przez Alexa Osborna, jako narzędzie do generowania wielu kreatywnych pomysłów. Pozwala ona na swobodne wyrażenie myśli, pomysłów, a także perspektyw z innej strony (tylu ilu uczestników, tyle perspektyw). Zastanawiasz się, jak burza mózgów może Ci pomóc w zarządzaniu projektami? To proste! Jeśli jakieś projekty nie idą zgodnie z planem, a wyniki nie są satysfakcjonujące, to czas wypróbować burzę mózgów. Osborn wyróżnił cztery zasady, których należy się trzymać, aby wszystko miało sens i doprowadziło do zadziwiających wniosków, które mogą dać świetne rezultaty.

4 zasady burzy mózgów wg Osborna

• Skup się na ilości.
• Powstrzymaj krytykę.
• Nie rezygnuj z dziwnych i szalonych pomysłów.
• Łącz i ulepsz pomysły.

Burzę mózgów możesz wykorzystać praktycznie w każdym aspekcie i na każdej płaszczyźnie w firmie. Przykładowo, jako narzędzie do zmniejszania marnotrawstwa pieniędzy i niwelowania luk budżetowych. Do zwiększenia sprzedaży i zmiany sposobu zdobywania klientów, a nawet do zwiększenia efektywności pracy zespołu.

Jak przeprowadzić burzę mózgów?

Burza mózgów jest narzędziem w Twoich i zespołu rękach. Na samym początku musisz wiedzieć co i dlaczego chcesz zmienić. Organizacja burzy mózgów musi być zatem poprzedzona analizami projektów. Zarządzanie projektami z pozoru wydaje się by bez zarzutów, ale nie widać tego w wynikach sprzedaży? Przeanalizuj wszystkie raporty, a następnie stwórz pytanie, które będziesz opracowywać razem z zespołem. Może to być np. co możemy zmienić, żeby uzyskać założone wyniki sprzedażowe? Na podstawie tak postawionego pytania można zacząć burzę mózgów. Pamiętaj, tutaj nie ma złych pomysłów, każdy jest dobry. Ocena i pomysłów, a także możliwość ich realizacji powinna odbyć się dopiero po burzy mózgów.

Jaki masz problem? Zadaj pytanie

Kto uczestniczy w burzy mózgów?

W burzy mózgów powinien uczestniczyć cały zespół, łącznie z kierownikami i osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie projektami. Sens burzy mózgów jest wtedy, kiedy łączymy ze sobą różne poglądy, możliwości i rozwiązania. Dlatego jeśli organizujesz burze mózgów zadbaj o to, aby grupa była mieszana pod każdym względem; wieku, płci, doświadczenia i obejmowanego stanowiska.

Szkolenia z zarządzania projektami są podstawą do umiejętnego zarządzania biznesem i ludźmi. Umiejętność zarządzania na etapie projektu, definiuje również umiejętne zarządzanie podległym zespołem, wyznaczanie i realizację celów, a tak pomaga w zarządzaniu funkcjonowaniem firmy. Czym z definicji jest zarządzanie i dlaczego udział w szkoleniach z zarządzania projektami jest ważnym elementem zdobywania umiejętności w karierze zawodowej?

Zarządzanie projektami – czym jest?

Samo zarządzanie funkcjonuje w biznesie już od lat i odnosi się praktycznie do każdego aspektu na poziomie funkcjonowania firmy, realizacje projektów, czy pracowników i kadry zarządzającej. Zarządzanie to podstawowy element, który wpływa nie tylko na funkcjonowanie organizacji, ale również wizerunek zewnętrzny.

Zarządzanie projektami można określić, jako grupę wykonywanych czynności, których założeniem jest osiągnięcie zaplanowanych celów. Prościej mówiąc, oznacza to, że każda praca, czy zestawy wykonywanych czynności prowadzą do realizacji celu. Czy warto zatem brać udział w szkoleniach z zarządzania projektami? Chociaż w dużej mierze szkolenia dotyczą samych projektów, to taka wiedza Przyda się również w przypadku wyznaczania i realizacji celów zespołowych, a także do zarządzania zasobami ludzkimi kropka wiedza zdobyta na szkolenia umożliwi sprawne zarządzanie efektywną realizację celów, a także umiejętne planowanie ich delegowanie poszczególnych etapów projektor.

Jakie są etapy zarządzania projektem?

Zarządzanie projektem dzieli się na poszczególne etapy, aby osiągnąć maksymalną efektywność. Podział zaczynamy od zdefiniowania zakresu projektu i tego, co dokładnie trzeba wykonać, aby zrealizować cel. Jeśli zadanie będzie przekazane zespołowi, to także podczas definiowania należy rozdzielić poszczególne zadania pracownikom. Jeśli już zdefiniowaliśmy podstawy, to kolejny etap dotyczy planowania harmonogramów prac, narzędzi do ich wykonania, a także określenia terminu poszczególnych etapów, a także terminu dla końca projektu.

Etap poboczny w zarządzaniu projektami to ich kontrola. Nie tyle samych projektów, co etapów ich realizacji. Trzeba kontrolować jakość wykonania poszczególnych etapów, terminów, a także kontrola budżetu. Z tego też powodu dobrą praktyką jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektami i opiekę nad zespołem.

Dla kogo szkolenie z zarządzania projektami?

Zanim przejdziemy dla kogo jest takie szkolenie, to zacznijmy od tego, jakie korzyści wynikają z udziału w szkoleniach z zarządzania.

1. Samodzielność w prowadzeniu projektów.
2. Poprawa umiejętnej kontroli nad realizowanych zadań projektowych.
3. Krótszy czas i zmniejszenie kosztów realizowanych projektów.
4. Znajomość narzędzi zarządzania projektami.
5. Nowe umiejętności i wiedza nt. procesu zarządzania projektami dostosowana do poziomu zdobytych już umiejętności.
6. Poprawione umiejętności planowania projektów i pracy własnej.
7. Znajomość narzędzi planowania i kontrolowania projektu.
8. Umiejętność organizacji pracy nad wieloma projektami.

Szkolenia z zarządzania projektami kierowane są praktycznie do każdego przedsiębiorcy, niezależnie od prowadzonej działalności i specyfiki branży. Każdy, kto myśli o doskonaleniu swojej firmy i rozwijaniu jej powinien wziąć udział w takich szkoleniach. Ponadto to również punkt na ścieżce kariery pracownika i kandydata na stanowisko menedżera projektów, czy kierownika zespołu. Jeśli w przedsiębiorstwie jest zatrudniona osoba, która ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zarządzaniu projektami, tym lepiej. Dzięki udziale w szkoleniu z zarządzania będzie mogła zoptymalizować obecne procesy w firmie, a także przyspieszyć realizację poszczególnych projektów nie tracąc przy tym jakości i efektywności działań.