Do czasu pandemii praca zdalna dotyczyła tylko niektórych branż i nie była czymś oczywistym. Obecnie ze względu na panującą sytuację większość firm przeniosła się na system pracy zdalnej. Czy tego chciała, czy nie. Wygenerowało to sporo nowych rzeczy, z którymi przedsiębiorcy musieli się zmierzyć. Jak zarządzać personelem zdalnie, jak monitorować ich pracę, czy jak robić zebrania. To tylko niektóre aspekty, które trzeba było zrozumieć i wprowadzić w codzienne funkcjonowanie firmy.

Dzisiaj podpowiadamy, jak wykorzystać nową technologię w pracy zdalnej, aby ułatwić pracę sobie i pracownikom. Sytuacja z pandemią oczywiście może się zmienić i mamy nadzieję, że się zmieni. Jednak warto wiedzieć, z czego korzystać, aby w obecnym czasie firma funkcjonowała normalnie, a może nawet lepiej?

Organizacja pracy zdalnej to podstawa dobrego funkcjonowania tego modelu pracy

Kultura organizacyjna firmy to jeden z podstawowych warunków, które musi zaistnieć, aby praca zdalna funkcjonowała dobrze. Co należy rozumieć poprzez kulturę organizacji pracy? Komunikacja, która będzie dla wszystkich zrozumiała. Proste i zwięzłe komunikaty ułatwiają pracę i maksymalnie zmniejszają możliwość powstania nieporozumień. Oprócz tego ważna jest również przestrzeń i zasoby pracownika, jakimi dysponuje. Jeśli pracownik nie ma narzędzi, które umożliwiają mu pracę zdalną, to firma powinna mu takie narzędzia pracy zapewnić. Ponadto strukturę należy zorganizować tak, aby każdy z pracowników, kierowników, czy dyrektorów miał łatwy dostęp do wymiany informacji między pozostałymi członkami zespołu.

Nowa technologia w pracy zdalnej, czyli z czego korzystać, aby firma sprawnie funkcjonowała?

Przechodząc na model pracy zdalnej oprócz wspomnianej już kultury organizacyjnej w firmie niezbędne będą narzędzia umożliwiające między innymi:

• Komunikację w zespole.
• Monitorowanie czasu pracy pracowników.
• Zebrania online i konferencje.
• Planowanie zadań.
• Dostęp do materiałów i dokumentów.

To tylko kilka najważniejszych aspektów, które powstają podczas organizacji pracy zdalnej. Z pewnością jeszcze wiele rzeczy może być trudnych do zrozumienia lub nie do końca łatwych do zorganizowania, czy wprowadzenia w strukturę firmy. Poniżej przedstawiamy narzędzi, które ułatwią pracę w każdej firmie i umożliwią przyzwyczajenie się do modelu pracy w trybie home office.

Najpopularniejsze narzędzia do komunikacji w zespole, prowadzenia konferencji i spotkań zdalnych

Skype – umożliwia prowadzenie rozmów grupowych, czy organizowania konferencji z możliwością pulpitu współdzielonego. Ponadto, jak w większości komunikatów można w nim wysyłać wiadomości i załączać pliki.

Google Hongouts – typowe narzędzie do komunikacji z wbudowanym czatem. Jednak z nietypową funkcją. Na Google Hangouts można nagrywać rozmowy, co przydaje się szczególnie podczas konferencji. Nie polecamy, jednak do tworzenia konferencji z dużą ilością uczestników. Jeśli GH jest przeciążony, może generować problemy z połączeniem, czy nagłym zakończeniem połączenia.

Oczywiście, jeśli Internet jest wolny, to takie zakłócenia mogą występować w większości komunikatorów internetowych.

Slack – to takie narzędzie 3w1, bo oprócz komunikacji umożliwia zarządzanie projektami, czy zespołem poszczególnych osób. Można w nim również utworzyć tzw. pokoje, czyli dla firmy utworzyć osobne działy, które będą mogły komunikować się między sobą i zarządzać projektami, w konkretnej grupie.

Do zarządzania projektami polecamy dwa bardzo popularne programy w środowisku pracy zdalnej.

Asana i Trello. Asanę polecamy szczególnie dla małych biznesów, jeśli ma być w wersji darmowej. Powyżej 15 osób w zespole będzie już trzeba zapłacić abonament. W Asanie stworzysz projekt dla poszczególnych grup pracowników, możesz śledzić postępy i komentować konkretne zadania. Trello to narzędzie do pracy zdalnej, które jest bardzo popularne w środowisku freelancerów, jednak sprawdzi się również w firmie. Głównie służy do planowania zadań i zbierania informacji. Jest łatwy w obsłudze i nie powinien sprawić problemów nawet laikowi.

Łatwy dostęp do dokumentów i bezproblemowa wymiana informacji

Najprostsze narzędzie, to oczywiście Dysk Google, w którym można tworzyć pliki, arkusze, dokumenty, foldery i nadawać im dostęp wg. maila, lub udostępnionego linku. Bardzo łatwo zarządzać dostępnością dokumentów, ponieważ wystarczy określić poziom dostępu do poszczególnych plików, czy folderów.

TeamViever to z kolei oprogramowanie, które można wykorzystać w strukturze małej firmy, dużej organizacji, czy nawet do celów prywatnych. Oprogramowanie działa na zasadzie zdalnego kontrolowania systemu operacyjnego przez internet. Czyli jeśli chcesz, aby pracownik w domu miał dostęp do komputera firmowego i zasobów, z którymi pracował w biurze to TeamViever będzie odpowiednim narzędziem. Warto jednak wspomnieć, że do celów biznesowych jest to płatne oprogramowanie. Korzystając z niego prywatnie, jest w wersji darmowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej?