Zarządzanie produkcją oprócz analiz i sprawowania pieczy nad halą produkcyjną i procesami produkcyjnymi to również elementy organizacyjne. Jednym z elementów zarządzanie produkcją jest organizowanie cyklicznych spotkań produkcyjnych. Jak powinna wyglądać struktura takich spotkań i czym jest karta priorytetów produkcji?

Sprawne zarządzanie produkcją poprzez spotkania produkcyjne – organizacja

Organizacja spotkań produkcyjnych zawsze odbywa się na różnych szczeblach hierarchii. Oznacza to, że w takim spotkaniu biorą udział zarówno dyrektorzy, kierownicy, managerowie, jak i pracownicy produkcyjni. Natomiast zadaniem każdego dyrektora, kierownika produkcji lub menedżera jest organizacja cykliczna spotkań produkcyjnych, które będą zawierały w sobie najważniejsze czynniki i kryteria opisane dla spotkań produkcyjnych. Z reguły struktura spotkań powinna opierać się o poniższe elementy określające:

• czas trwania spotkań,
• częstotliwość,
• dobór uczestników,
• opracowanie śledzonych wskaźników,
• formę przepływu informacji.

Na takich spotkaniach zawsze jakość, sprzedaż i logistyka, a także utrzymanie ruchu powinny być wsparciem dla zorganizowanej struktury produkcyjnej. Bardzo ważne jest również to, by zadbać o interdyscyplinarny zespół na takich spotkaniach. Dlaczego jest to takie ważne? Spotkania te będą miały sens tylko wtedy, kiedy uczestnicy będą zróżnicowani wiekowo, płcią, doświadczeniem, a także obejmowanym stanowiskiem. Gwarantuje to różny pogląd na sytuację i więcej możliwości rozwiązania problemów, czy ulepszenia systemów produkcyjnych. Na pewno wśród uczestników musi znaleźć się dyrektor, szef produkcji, manager i przedstawiciele poszczególnych działów w przedsiębiorstwie. Na niektórych spotkaniach, zależnie od poruszanej tematyki powinny znaleźć się również osoby, które obejmują stanowisko pracownika szeregowego na produkcji.

Karta priorytetów

Karta priorytetów jest jednym z narzędzi Lean Management i jej zadaniem jest pomoc w organizacji spotkań produkcyjnych, a także ułatwienie i standaryzacja przepływu informacji pomiędzy uczestnikami spotkania. Korzyści wypływające z zastosowania karty priorytetów są następujące:

• spotkania skrócone do minimum,
• ustrukturyzowany przepływ informacji (brak chaosu informacyjnego),
• przekazywanie tylko istotnych kwestii,
• możliwość wsparcia innych pracowników, gdy pojawiają się problemy,
• organizator spotkania ma pełny, codzienny obraz sytuacji w przedsiębiorstwie.

Zastosowanie Karty Priorytetów

Karta priorytetów powinna być przypisana dla każdego działu w przedsiębiorstwie i reprezentowana na rozpoczęciu spotkania. Sama karta składa się z dwóch pól, które wypełnione są na bieżąco przez menedżera lub kierownika danego działu. Dla ułatwienia identyfikacji podejmowanych działań stosuje się metodę kolorystyczną. Czyli kolor zielony i czerwony. W poszczególnych przedsiębiorstwach metodyka stosowania karty priorytetów może się nieznacznie różnić. Czyli mogą być stosowane inne kolory niż wymienione w tekście lub brak jakiegokolwiek oznaczenia kolorystycznego. Natomiast oznaczenia kolorystyczne z pewnością bardzo ułatwiają odczytywanie informacji i poruszanie się po karcie projektu. Przykładowo kolor zielony oznacza wszelkie działania podejmowane danego dnia, a także zaplanowane na dni kolejne, które nie wymagają pomocy od innych działów. Natomiast czerwony kolor określa wszystkie działania i problemy, które muszą zostać rozwiązane i wymagają wsparcia ze strony innego działu.

Wszystkie informacje znajdujące się na stronie z kolorem czerwonym powinny zostać omówione na spotkaniu produkcyjnym. Powinno ustalić się zakres i metody współpracy między poszczególnymi komórkami przedsiębiorstwa, aby podejmowane działania były efektywne, a problemy rozwiązane w możliwie najszybszym czasie.

Chcesz dowiedzieć się więcej?