Strategie just-in-time (JIT) i just-in-case (JIC) znajdują się na przeciwległych końcach spektrum filozofii zarządzania zapasami[i]: jedna ma na celu oszczędne operacje, druga kładzie nacisk na ​​gromadzenie zapasów tak, aby nie dopuścić do braków w dostawach.

Oba są powszechnie stosowane w produkcji i dystrybucji, ale każda firma dostarczająca towary, takie jak handel detaliczny lub żywność i napoje, plasuje się gdzieś na osi między JIT a JIC.

Bez względu na branżę, maksymalne wykorzystanie zapasów wymaga planowania i solidnego zrozumienia obecnego i przyszłego zapotrzebowania klientów. Trzeba zrozumieć kilka kwestii dotyczących zarządzania zapasami JIT i JIC, aby z powodzeniem wdrażać zarządzanie zapasami w jednym z tych stylów lub kombinację obu.

Wybór między dwiema strategiami zarządzania

Firmy stosujące JIT skupiają się na jak najszczuplejszym łańcuchu dostaw. To strategia reaktywna, w której decyzje dotyczące zakupu zapasów są oparte na aktualnych warunkach, w przeciwieństwie do proaktywnego podejścia „na wszelki wypadek” (JIC). Zakupy JIC są dokonywane w celu utrzymania zdrowych zapasów i uniknięcia wyczerpania surowców lub produkcji w toku oraz spowolnienia lub zatrzymania produkcji.

Przyjęło się, że model JIT jest czymś, do czego należy dążyć, ponieważ ma na celu zrównoważenie procesu zarządzania zapasami, z niezawodnymi dostawcami i stabilnym popytem. JIC jest odpowiedni w przypadkach, w których posiadanie odpowiednich zapasów nie podlega negocjacjom. Firmy działające zgodnie z JIC są często bardziej zwinne i zdolne do reagowania na nagłe wzrosty popytu lub przygotowane na problemy z łańcuchem dostaw.

Czym jest just-in-time (JIT)?

Zarządzanie zapasami „dokładnie na czas” oznacza, że ​​zapasy są dostarczane dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, nie wcześniej (i oczywiście nie później). Innym sposobem na określenie zarządzania zapasami JIT jest system „pull”. System „pull” (zaciągający) oznacza, że ​​zapasy są zastępowane w miarę zużywania towarów, a nie proaktywnie.

Zarządzanie zapasami na czas składa się z dwóch podstawowych zasad:

• materiały muszą nadejść, gdy przewiduje się rozpoczęcie produkcji;
• materiały nie powinny dotrzeć przed rozpoczęciem produkcji.

Celem strategii inwentaryzacji JIT jest zrównoważenie wielkości produkcji z poziomami zapasów i zapewnienie, że firma „ma pod ręką” zapasy tylko w takich ilościach, które są niezbędne do pracy w najbliższym czasie. Jest to skuteczna metoda osiągania wysokich poziomów produkcji przy minimalnych kosztach przechowywania i dostaw. Oczywiście optymalizacja tego systemu polegać musi na praktycznym poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie co oznaczają pojęcia „w najbliższym czasie” oraz „ilości, które są niezbędne”.

Strategia JIT działa najlepiej, gdy firma współpracuje z niezawodnymi dostawcami, którzy zapewniają stałą jakość, nie mają problemów z wysyłką i długoterminowymi umowami, które minimalizują wahania cen (lub mówiąc prościej przekładają ryzyko cenowe na dostawcę).

Jedną z największych wad systemów JIT jest to, że nieoczekiwane przerwy w łańcuchu dostaw w dowolnym obszarze mogą wykoleić cały proces. Na przykład nagły niedobór surowców lub zła pogoda spowalniająca dostawy mogą mieć dramatyczny wpływ na produkcję. Nie wspominając już o pandemii…

Co to jest just-in-sequence (JIS) a JIT (JIT)?

Zarządzanie zapasami just-in-sequence (JIS) to odmiana JIT. Głównym wyróżnikiem między JIT i just-in-sequence (JIS) jest to, że JIS zapewnia, że ​​zapasy docierają w takiej kolejności, w jakiej są używane w produkcji. JIS jest kojarzony z liniami montażowymi, takimi jak produkcja samochodów lub dużych urządzeń, gdzie elementy docierają na linię w momencie, w którym są potrzebne.

Co to jest na wszelki wypadek (JIC)?

Strategie magazynowe na wszelki wypadek opierają się na oczekiwanej sprzedaży i wymagają od firm proaktywnego zakupu materiałów eksploatacyjnych w celu zaspokojenia dowolnego poziomu popytu, w określonych parametrach. Firmy korzystające z JIC mogą uniknąć skutków typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami, takich jak opóźnienia dostawców, nieoczekiwany wzrost popytu lub skoki kosztów materiału lub komponentu.

Strategia JIC przedkłada gotowość nad konsekwencje związane z kosztami i przepływami pieniężnymi związanymi z utrzymywaniem zapasów w rezerwie. Chroni też firmy przed opóźnieniem w produkcji lub utratą przychodów, ponieważ nie były w stanie zaspokoić popytu.

Ta strategia zarządzania zapasami opłaca się, gdy popyt jest trudny do przewidzenia lub gdy surowiec lub komponent podlega nagłym wzrostom cen lub wyczerpuje się. Jest to również pomocne w środowiskach, w których dostawcy nie są wiarygodni lub łańcuchy dostaw niepewne.

Istotna słabość metody JIC polega na tym, że systemy te mogą być marnotrawstwem, jeśli popyt spada, a zapasy są w stagnacji. Wiążą również gotówkę.

Just-In-Time vs. Just-in-Case: Pull vs. Push

Firmy wykorzystują JIT, aby zmniejszyć nadwyżkę podaży i stworzyć oszczędny proces produkcyjny, podczas gdy JIC służą do uniknięcia wyczerpania zapasów z powodu nagłego wzrostu popytu. Obie strategie zapewniają firmom korzyści, ale są też wady.

JIT

Zarządzanie zapasami na czas optymalizuje łańcuch dostaw, ale pod pewnymi warunkami:

Zalety

JIT jest korzystne dla firm o wydajnych procesach operacyjnych i dobrze wpływa na zyskowność. Ta strategia zapobiega również nadprodukcji i minimalizuje koszty transportu. Inne korzyści z zastosowania JIT to:

• Wydajne wykorzystanie zasobów: JIT zmniejsza ryzyko przetowarowania i zalegania dostaw. Dzięki temu firma może przekierować zasoby „uwięzione” w z tych zapasach (np. koszty towaru czy magazynowania) do innych obszarów biznesowych.
• Mniej odpadów, ponieważ firmy przechowują tylko zapasy potrzebne do produkcji. Jest to szczególnie przydatne dla firm uzależnionych od łatwo psujących się dostaw.
• Obniżone koszty: wyeliminowanie nadmiernego kupowania bezpośrednio zmniejsza koszty dostaw, ponieważ firmy kupują tylko to, czego używają natychmiast. Eliminacja stagnacji zapasów zmniejsza również koszty magazynowania, w tym robocizny i administracji.
• Zwiększona elastyczność: korzystanie z JIT skraca czas potrzebny na zmianę zapasów w przypadku wystąpienia wahań popytu lub zmiany produktów.

Wady

Zarządzanie zapasami „na czas” może zwiększyć problemy w niektórych kluczowych obszarach. Na przykład, korzystając z JIT, firmy zamawiają minimalne pozycje na podstawie prognoz. Jeśli jednak nastąpi nagły, nieoczekiwany wzrost popytu lub problem z dostawami spowodowany siłą wyższą (np. wojną czy covidem), może być za mało produktów lub materiałów pod ręką. Inne wady:

• Potrzebna stabilność dostawców: powodzenie strategii JIT zależy od terminowości i „jakości” dostawców. Jednak firmy mają zazwyczaj niewielką kontrolę nad operacjami dostawców i nawet w zasadzie wiarygodni partnerzy mogą doświadczać zakłóceń, które ostatecznie powodują opóźnienia po stronie odbiorcy. Dziś szczególnie mocno to odczuwamy.
• Niezdolność do zaspokojenia nieoczekiwanego popytu: JIT również wymaga co najwyżej niewielkich wahań popytu. Niektóre zmiany są przewidywalne i planowane, takie jak trendy sezonowe, ale nieoczekiwane skoki lub spadki popytu utrudniają oszacowanie niezbędnej stabilności zasobów w określonym czasie.
• Ryzyko cenowe: strategia JIT może być droższa niż JIC, jeśli materiały kosztują mniej w niektórych częściach roku, co oznacza, że ​​rozsądnie byłoby gromadzić zapasy. Firmy mogą również stracić na oszczędnościach, ponieważ nie korzystają z rabatów przy zakupach hurtowych.

Strategia „na wszelki wypadek” (JIC)

Firmy, które stosują strategię „na wszelki wypadek”, czerpią wiele korzyści, ale także ta strategia nie jest pozbawiona wad.

Zalety

Zarządzanie zapasami na wszelki wypadek może ułatwić wzrost i rentowność na kilka sposobów.

• Zwiększona konkurencyjność: firmy mogą nadążyć za większością każdego poziomu popytu, zwiększając swoją przewagę konkurencyjną, a nawet zwiększając udział w rynku, jeśli są w stanie zaspokoić popyt, gdy konkurencja nie jest w stanie dostarczyć pożądanego produktu.
• Mniej utraconej sprzedaży: dzięki JIC firmy zmniejszają ryzyko utraty sprzedaży z powodu braku zapasów. Zapasy JIC umożliwiają firmom kontynuowanie produkcji w oczekiwaniu na uzupełnienie zapasów.
• Większe pole manewru w prognozowaniu popytu: jest mniejszy nacisk na precyzyjne prognozowanie popytu, ponieważ poziomy zapasów są wystarczająco wysokie, aby osiągnąć elastyczność w tym zakresie.
• Oszczędności: Firmy mogą korzystać z rabatów hurtowych lub dokonywać dużych zakupów, gdy ceny są najniższe, co zmniejsza bezpośrednie koszty zakupu.

Wady

JIC nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów z zapasami i tworzy kilka własnych:

• Dodatkowe koszty magazynowania: firmy ponoszą większe koszty utrzymania, aby utrzymać nadmiar zapasów. Koszty te mogą być wysokie, sięgając od 20% do 30% całkowitej wartości zapasów.
• Zwiększone koszty alternatywne: kapitał jest związany w towarze. To odbiera elastyczność innym aspektom działalności i zwiększa koszty alternatywne.
• Zmarnowane zapasy: istnieje zwiększone ryzyko zepsucia zapasów lub ich przeterminowania (na przykład technologicznego), jeśli przedmioty nie zostaną sprzedane lub wykorzystane. Ryzyko to jest szczególnie istotne w przypadku towarów nietrwałych, sezonowych, będących częścią popularnego trendu lub związanych wyłącznie z konkretną technologią.

Wybór odpowiedniej strategii we właściwym czasie: model hybrydowy

Jest więcej wad niż zalet ortodoksyjnego stosowania strategii zarządzania zapasami JIC lub JIT. W prawdziwym świecie najlepiej działają one w połączeniu. Firmy, które opracowują hybrydowy model zarządzania zapasami łączący bufor zapasów „na wszelki wypadek” z konserwatywnym wykorzystaniem kapitału „dokładnie na czas”, mogą mieć to, co najlepsze z obu światów.

Standardową metodą zastosowania hybrydowego systemu zarządzania zapasami typu push-pull jest to, aby niektóre etapy łańcucha dostaw działały jako systemy pull (JIT), podczas gdy inne działały w modelu push (JIC). Ta strategia wymaga dokładniejszej prognozy popytu niż system JIC, ale nie ma na celu utrzymywania stałych zapasów na poziomie zerowym, jak w systemach JIT.

Głównym celem jest zaspokojenie długo- i krótkoterminowych potrzeb w zakresie produkcji i sprzedaży poprzez utrzymywanie wystarczająco niskich poziomów zapasów, aby były one opłacalne, ale wystarczająco wysokich, aby wytrzymać opóźnienia dostawców lub produkcji lub zaspokoić zwiększony popyt.

Pierwszym krokiem tej metody jest analiza rotacji zapasów, podczas której klasyfikujesz przedmioty jako na przykład kluczowe, niezbędne lub pożądane, a następnie zastanawiasz się, jak rzadki jest dany przedmiot i jak łatwo możesz go zdobyć, a także prawdopodobieństwo zepsucia się lub „przestarzałości”.

Firmy mogą wykorzystywać zapasy JIC do ważnych, szybko rotujących artykułów, zapewniając, że zapasy są zawsze dostępne, ale stale zużywane. JIC może być również pomocny w przypadku rzadkich produktów, które są dostępne tylko od nierzetelnych dostawców lub których często brakuje w magazynie lub mają długi czas realizacji. Teoretycznie oczywiście możesz również poszukać bardziej niezawodnego lub zapasowego dostawcy, przesuwając tym samym towar z kategorii JIC do JIT.

Firmy używają zapasów JIT do mniej popularnych przedmiotów lub tych, które sprzedają w małych partiach, ale jednocześnie stosunkowo łatwo dostępnych. Na przykład, etap dostosowywania spersonalizowanego zamówienia na t-shirt skorzystałby na podejściu JIT, ponieważ nie ma potrzeby utrzymywania zapasów produktów wykonanych na zamówienie. Jednak podejście JIC powinno zarządzać zapasami zwykłych koszulek oczekujących na drukowane projekty.

Ekonomiczna wielkość zamówienia

Wiedza o tym, ile zapasów należy zakupić, jest niezbędna do skutecznego stosowania systemu inwentaryzacji typu push-pull. Formuła ekonomicznej wielkości zamówienia (EOQ) pomaga tej hybrydowej metodzie zarządzania zapasami określić optymalną ilość zapasów do zakupu.

Formuła ta jest zapisana jako: EOQ = √KM/H

„K” reprezentuje koszty zamówień magazynowych, „M” reprezentuje ilość zapasów używanych w danym okresie, a „H” reprezentuje łączne wydatki magazynowe — w tym koszty magazynowania, amortyzacji i alternatywne — w tym samym okresie.

Wynikowa liczba to ilość zapasów, które firma powinna zamówić.

Zarządzaj swoją strategią za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami

Firmy odnoszące sukcesy integrują metody inwentaryzacji just-in-time i just-in-case, aby osiągnąć wydajne, sprawne operacje w łańcuchu dostaw. Strategia ta tworzy bufor pozwalający na odpowiednią reakcję na nieoczekiwany popyt lub problemy z dostawcami przy zachowaniu minimalnej ilości zapasów i utrzymaniu kosztów na niskim poziomie.

Jednak zapewnienie, że prognozy popytu są dokładne, a optymalizacja łańcucha dostaw w celu zapewnienia niezawodnych operacji ma kluczowe znaczenie dla obu podejść.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) obsługuje zarówno inwentaryzację JIT, jak i JIC, aby uwzględnić zarówno wypychanie, jak i ściąganie. Zapewnia zarówno szczegółowy jak i ogólny widok bieżących poziomów zapasów, zapasów w przygotowaniu i przyszłego zapotrzebowania. Poszukaj systemu, który może również gromadzić i analizować dane dotyczące dostawców, obrotów zapasów i popytu, aby generować bardziej wiarygodne prognozy. Między innymi o takich systemach będziemy rozmawiać podczas VI Forum Działów Zakupów 2022.

Sprawność, oszczędność kosztów i zdolność do zaspokojenia popytu to trzy filary efektywnego zarządzania zapasami. Uzyskanie właściwej równowagi między JIT i JIC może przezwyciężyć wiele wyzwań, od zmiany popytu przez klientów, przez ograniczoną widoczność, po złe planowanie produkcji.

[i] Zarówno w przypadku JIT, jak i JIC termin „zapasy” odnosi się do surowców i materiałów eksploatacyjnych używanych w produkcji, niedokończonych elementów na różnych etapach procesu produkcyjnego oraz produktów końcowych (np. płyty główne z zainstalowanymi procesorami, które są gotowe do podłączenia modułów pamięci w kolejnym etapie budowy laptopa).