Współczesne organizacje wykorzystują kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) do oceny swojej skuteczności w różnych obszarach działalności. KPI są miarami, które pozwalają monitorować i mierzyć stopień realizacji celów organizacji oraz ocenić jej postępy. W obszarze compliance również istnieje wiele sprawdzonych metod opracowywania tych wskaźników i zasad skutecznego zarządzania przez cele.

Kluczowe wskaźniki efektywności, są istotne dla oceny organizacji, ponieważ umożliwiają jasne rozstrzygnięcie, czy cele są osiągane i na jakim etapie się znajdują. W przypadku compliance, KPI pozwalają śledzić skuteczność działań związanych z przestrzeganiem przepisów i minimalizować ryzyko naruszeń.

Zarządzanie przez cele jest kluczowym podejściem, które wiąże się z wyznaczaniem celów strategicznych i operacyjnych, a następnie monitorowaniem ich realizacji za pomocą odpowiednio dobranych KPI. Działania podejmowane w obszarze compliance, takie jak szkolenia czy audyty, wymagają innych nakładów środków i zasobów niż cele długoterminowe. Skuteczne zarządzanie przez cele i wykorzystanie odpowiednich KPI pozwala na monitorowanie postępów w realizacji celów compliance oraz identyfikację czynników ryzyka.

Kluczowe wskaźniki efektywności w obszarze compliance obejmują między innymi liczbę otwartych przypadków naruszeń, średni czas odkrycia i rozwiązania problemów, całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji, koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek, średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji, liczba nierozwiązanych problemów po audycie, kompozytowy wskaźnik ryzyka, różnica w powadze ryzyka oraz retencję pracowników.

Przyjrzyjmy się tym wskaźnikom.

#1 Liczba otwartych przypadków naruszeń compliance

Liczba otwartych przypadków naruszeń compliance oznacza po prostu całkowitą liczbę przypadków, w których organizacja naruszyła wymogi regulacyjne lub nie przestrzegała odpowiednich praw, polityk lub standardów. Te naruszenia mogą różnić się pod względem wielkości i nasilenia, dlatego ważne jest śledzenie tej liczby wraz z kosztami compliance i postępowań sądowych, aby uzyskać pełne zrozumienie swoich problemów związanych z przestrzeganiem przepisów.

Jak śledzić liczbę otwartych przypadków naruszeń compliance?

Aby śledzić to KPI, wystarczy zidentyfikować wszystkie przypadki naruszeń przez określony okres (rok daje pełniejszy obraz) i zsumować je. Jest to kolejny wskaźnik, który warto monitorować przed i po wdrożeniu szkoleń compliance lub podjęciu większej inicjatywy związanej z compliance.

#2 Średni czas odkrycia przypadków naruszeń

Średni czas odkrycia przypadków naruszeń, znany również jako średni czas wykrycia (MTTD), oznacza po prostu czas, jaki upływa od wystąpienia problemu lub zdarzenia do jego odkrycia. Krótszy średni czas odkrycia oznacza, że problemy są wykrywane szybciej (co jest korzystne), a dłuższy średni czas odkrycia oznacza, że problemy są wykrywane wolniej (co jest niekorzystne). Średni czas odkrycia może dotyczyć różnych potencjalnych problemów, takich jak:

• Błędy oprogramowania
• Naruszenia w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa
• Problemy związane z urządzeniami
• Ograniczenia obsługi klienta
• Wąskie gardła w przechowywaniu informacji

Jak śledzić średni czas odkrycia przypadków naruszeń?

To bardzo łatwy KPI do śledzenia, wystarczy skorzystać z prostego obliczenia: średni czas odkrycia przypadku = ogólny czas między pojawieniem się problemu a jego wykryciem dla wszystkich przypadków / liczba wystąpień problemów. Pozwoli to uzyskać średni czas, jaki organizacja potrzebuje na wykrycie problemów, co jest pierwszym krokiem do ich naprawienia.

#3 Średni czas rozwiązania przypadków naruszeń

Średni czas rozwiązania przypadków naruszeń często jest używany razem z średnim czasem odkrycia. Średni czas rozwiązania przypadków oblicza się jako średni czas między zgłoszeniem problemu a całkowitym jego rozwiązaniem. Podobnie jak w przypadku średniego czasu odkrycia, krótszy średni czas rozwiązania jest korzystny, a dłuższy – niekorzystny.

Jak śledzić średni czas rozwiązania przypadków naruszeń?

Podobne obliczenie można zastosować do średniego czasu rozwiązania przypadków naruszeń: średni czas rozwiązania przypadku = ogólny czas między pierwszym zgłoszeniem problemu a całkowitym jego rozwiązaniem dla wszystkich przypadków / liczba przypadków. Ważne jest, aby zauważyć, że “całkowite rozwiązanie” oznacza, że problem już nie występuje w żadnej formie, a nie tylko to, że opracowano i testujemy rozwiązanie.

#4 Całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji

Całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji (znane również jako koszty przestrzegania regulacji) obejmują wszystkie koszty, jakie firma lub organizacja ponosi, aby utrzymać zgodność z przepisami. Obejmuje to wynagrodzenia pracowników pracujących w dziale compliance, koszty oprogramowania, koszty raportowania, koszty audytów oraz koszt szkoleń z zakresu compliance, które są wymagane dla uzyskania statusu zgodności. Średnie całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji różnią się w zależności od branży. Im bardziej regulowana jest branża, tym wyższe są przewidywane koszty przestrzegania regulacji przez organizację.

Jak śledzić całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji?

Aby śledzić całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji, ważne jest, aby przeprowadzić szeroko zakrojony audyt wydatków, nie zapominając o wynagrodzeniach i abonamentach na oprogramowanie. Warto skorzystać z pomocy zespołu finansowego w celu kompleksowej analizy wydatków. Całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji oblicza się jako suma wszystkich kosztów związanych z przestrzeganiem przepisów.

#5 Koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek

Koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek to wskaźnik mierzący efektywność budżetu na przestrzeganie przepisów. Można obliczyć koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek na poziomie organizacji jako całości, jak również dla różnych podsekcji szkoleń z zakresu compliance, na przykład:

• Koszt przestrzegania regulacji związanych z RODO na jeden przypadek
• Koszt przestrzegania regulacji związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy na jeden przypadek
• Koszt przestrzegania regulacji związanych z cyberbezpieczeństwem na jeden przypadek

W ten sposób można śledzić, jakie naruszenia compliance kosztują najwięcej i gdzie może być konieczne większe inwestowanie w rozwiązania.

Jak śledzić koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek?

Koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek można śledzić za pomocą poniższego wzoru: koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek = budżet na compliance / liczba przypadków, na które ten budżet jest przeznaczony. Jak wspomniano wcześniej, można to obliczyć dla organizacji jako całości lub dla mniejszych podsekcji szkoleń z zakresu compliance, aby uzyskać bardziej szczegółowy obraz.

#6 Średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji

Średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji to metryka mierząca średnią wartość kosztów postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji. Pozwala to śledzić zmiany w tej metryce po wdrożeniu szkoleń z zakresu compliance. Jeśli średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji maleje po inwestycji w szkolenia z zakresu compliance, można przypuszczać, że podjęto odpowiednie działania.

Jak śledzić średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji?

Średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji można obliczyć za pomocą poniższego wzoru: średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji = ogólne koszty prawne związane z problemami compliance / liczba postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji. Ten wskaźnik najlepiej śledzić w dłuższym okresie, ponieważ istotne jest zmniejszanie go z roku na rok.

#7 Liczba nierozwiązanych problemów po audycie

Liczba nierozwiązanych problemów po audycie oznacza procent problemów, które nie zostały rozwiązane podczas audytu, co podkreśla skuteczność audytów związanych z compliance. Im niższy procent nierozwiązanych problemów po audycie, tym lepiej, co świadczy o tym, że audyty są skuteczne w wykrywaniu problemów związanych z przestrzeganiem przepisów.

Jak śledzić liczbę nierozwiązanych problemów po audycie?

Liczba nierozwiązanych problemów po audycie można śledzić za pomocą poniższego wzoru: liczba nierozwiązanych problemów po audycie = (liczba nierozwiązanych problemów po zakończeniu audytu / ogólna liczba zidentyfikowanych problemów) * 100. Ten wskaźnik wyraża się jako procent i doskonale nadaje się do śledzenia wyników wielu audytów w celu poprawy efektywności.

#8 Ważony wskaźnik ryzyka

Ważony wskaźnik ryzyka jest liczbową metodą oceny stopnia ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Daje to organizacji listę priorytetów dotyczących ryzyka, na które należy się przygotować.

Jak śledzić ważony wskaźnik ryzyka?

Zacznij od spisania wszystkich potencjalnych ryzyk związanych z przestrzeganiem przepisów, z którymi organizacja może się zmierzyć w nadchodzącym roku. Następnie przypisz każdemu ryzyku wynik od 1 do 5 dla prawdopodobieństwa wystąpienia i wynik od 1 do 5 dla powagi dla firmy, jeśli ryzyko wystąpiło. To pozwoli zmapować wszystkie ryzyka compliance na siatce, z jedną osią skupiającą się na wadze, a drugą na prawdopodobieństwie. Ryzyko o wysokiej wadze i wysokim prawdopodobieństwie wymaga większej uwagi i większego budżetu niż ryzyko niskie na ważonym wskaźniku ryzyka z niskim prawdopodobieństwem i powagą.

#9 Różnica w powadze ryzyka

Różnica w powadze ryzyka to jeden z bardziej zaawansowanych wskaźników KPI na tej liście, ale jest stosunkowo prosty do zrozumienia, jeśli wyjaśni się go w prostych słowach. Różnica w powadze ryzyka odnosi się do różnicy między przewidywanym narażeniem na ryzyko a faktycznym narażeniem na ryzyko, co oznacza, że jest to doskonały wskaźnik do mierzenia, czy jesteś zbyt ostrożny czy też potencjalnie niewystarczająco ostrożny.

Jak śledzić różnicę w powadze ryzyka?

Ten wskaźnik wymaga pewnego planowania i przemyślenia. Najpierw musisz przeprowadzić tzw. analizę ryzyka compliance, aby ocenić przyszłe ryzyka biznesowe związane z przestrzeganiem przepisów, na przykład prawodawstwo dotyczące firmy w przypadku niewłaściwego przestrzegania przepisów. Następnie ryzyka te będą oceniane pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, zazwyczaj w skali od 1 do 5. Możesz wtedy zobaczyć obraz potencjalnych ryzyk na dany rok. Po zakończeniu roku można ocenić różnicę w powadze ryzyka, analizując najnowszą Analizę Ryzyka Compliance i sprawdzić, gdzie przeszacowano lub niedoszacowano ryzyko na dany rok, co umożliwia przekierowanie zasobów i budżetu.

#10 Retencja pracowników

Retencja pracowników odnosi się do tego, ile pracowników pozostaje w firmie przez okres roku. Wyższa retencja pracowników oznacza, że pracownicy zostają w firmie dłużej i zazwyczaj jest to oznaka satysfakcji z ich stanowiska i silnej kultury organizacyjnej. Retencja pracowników jest również wpływana przez compliance, ponieważ pracownicy, którzy czują się bezpieczni, docenieni i nie martwią się o problemy z przestrzeganiem przepisów, są bardziej skłonni pozostać na tym samym stanowisku przez dłuższy czas. Oznacza to również, że organizacja ma niższe koszty regulacyjne, co oznacza większy budżet na inicjatywy pracownicze i podwyżki płac, co z kolei zwiększa retencję pracowników.

Jak śledzić wskaźnik retencji pracowników?

Wskaźnik retencji pracowników można śledzić za pomocą poniższego wzoru: wskaźnik retencji pracowników = 100 – wskaźnik rotacji. Wskaźnik rotacji można śledzić za pomocą poniższego wzoru: wskaźnik rotacji = liczba zwolnień pracowników / całkowita liczba pracowników * 100.

Poprzez wykorzystanie tych kluczowych wskaźników efektywności, organizacje mogą ocenić skuteczność swoich działań compliance, identyfikować obszary wymagające poprawy i dostosowywać swoje strategie w celu minimalizacji ryzyka naruszeń przepisów. Efektywne wykorzystanie KPI wpływa również na kulturę organizacyjną, zwiększa jasność oczekiwań wobec pracowników i umożliwia podejmowanie szybkich decyzji na podstawie istotnych informacji.

W obszarze compliance istnieje wiele kluczowych wskaźników, które mogą pomóc w monitorowaniu i ocenie skuteczności procesów przestrzegania przepisów. Przytoczone powyżej przykłady to jedynie kilka z najczęściej występujących: liczba otwartych przypadków naruszeń, średni czas odkrycia i rozwiązania problemów, całkowite wydatki związane z przestrzeganiem regulacji, koszt przestrzegania regulacji na jeden przypadek, średni koszt postępowań prawnych związanych z przestrzeganiem regulacji, liczba nierozwiązanych problemów po audycie, złożony wskaźnik ryzyka, różnica w powadze ryzyka, retencja pracowników – to wszystko są wskaźniki, które warto monitorować i analizować w celu doskonalenia procesów compliance i minimalizowania ryzyka. Świadomość tych wskaźników i skuteczne ich wykorzystanie mogą przyczynić się do budowania silnej kultury przestrzegania przepisów i osiągnięcia sukcesu organizacyjnego.

Wiedza na temat kluczowych wskaźników efektywności w obszarze compliance jest istotna dla specjalistów ds. compliance, compliance officerów oraz AMLRO (odpowiedzialnych za przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Pozwala to na skuteczne monitorowanie procesów przestrzegania przepisów, minimalizację ryzyka i zapewnienie, że organizacja działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.