Tag: zespół rozproszony

Szkolenie zarządzanie zespołem – wypracuj odpowiednie techniki i czerp korzyści z efektu synergii

Szkolenie zarządzanie zespołem to jedno z najchętniej wybieranych rozwiązań wybieranych przez HRy w wielu sytuacjach:

• przy powstaniu nowego zespołu – jako rodzaj team building (czyli po prostu budowanie zespołu lub wzmacniania jego integralności);
• przy wymianie części zespołu (np. przykład, gdy do zespołu dochodzą naraz kilka nowych osób)
• przy wprowadzaniu nowego menadżera do zespołu;
• przy awansie pracownika na stanowisko menadżerskie, budując jego kwalifikacje nie koniecznie pod kątem konkretnego zespołu, ale jako uniwersalną umiejętność kierowniczą.

Zgrany, umiejętnie zbudowany zespół oraz odpowiednie zarządzanie tym zespołem to dla niemal każdej firmy klucz do sukcesu. Zbudowanie zespołu i zarządzanie nim to jednak niełatwe zadanie – to nie tylko zebranie grupy ludzi o różnych celach i motywacjach indywidulanych oraz przekazanie im wspólnego, „firmowego” celu, ale także integrowanie, motywowanie, organizowanie pracy, wyznaczanie kierunków działań, kontrolowanie oraz rozwiązywanie konfliktów. Jednocześnie zarządzając zespołem nie możemy tracić z pola widzenia jednostek – każdy członek zespołu będzie miał wciąż własne ambicje, stresy, motywacje, każdy członek zespołu będzie też miał swój indywidualny profil kompetencyjny, którego „indywidualność” nie zniknie poprzez pracę zespołową, a często wręcz się uwypukli.

Ta wieloetapowa i ciągła praca może przysporzyć wiele wątpliwości czy problemów, dlatego warto zgłębić ten niezwykle rozległy temat, jakim jest profesjonalne zarządzanie zespołem. Szkolenie Langas Group w tym zakresie pomoże wyznaczyć najważniejsze cele i zasady przewodzenia zespołem, na każdym jego etapie.

Obecnie szczególnie dużym zainteresowaniem cieszy się szkolenie zarządzanie zespołem rozporoszonym lub zarządzanie zespołem on-line. Jest to obecnie wyjątkowo poszukiwana umiejętność, nie tylko ze względu na przymusowy dla wielu firm model pracy „home office”, ale przede wszystkim ze względu na rozwój technologii oraz zmianę pożądanego przez pracowników poziomu równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Zmiana modelu pracy na rozporoszony oraz oparty na komunikacji elektronicznej tworzy zupełnie nowe wyzwania zarówno dla samych pracowników, jak i dla menadżerów.

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM ROZPROSZONYM – JAK TO POWINNO WYGLĄDAĆ?

Zarządzanie każdym zespołem polega na: organizowaniu, planowaniu, kontrolowaniu oraz motywowaniu pracowników do osiągania zamierzonych celów organizacji. W przypadku zespołów rozproszonych właściwie jedyną dodatkową zmienną jest fakt braku bezpośredniego, naturalnego przepływu informacji, zarówno poziomego jak pionowego, prawda? Otóż nie zupełnie.

Przede wszystkim różnica między „tradycyjnym” zespołem a rozporoszonym jest pochodną zmiany cywilizacyjnej i technologicznej w już kilku pokoleniach, które są od kilku lat obecne na rynku pracy. Tej przemianie pokoleniowej towarzyszy i wzmacnia ją globalizacja, dzięki której łatwiej czasem znaleźć nam specjalistów, którzy pochodzą z innego miasta bądź kraju. A przecież praca zdalna (pod warunkiem, że nie są to zadanie fizyczne), przy obecnym rozwoju techniki nie stanowi żadnego problemu. Z raportu ILO za rok 2018 wynika, że ponad 82% specjalistów międzynarodowych firm pracuje zdalnie ponad połowę całkowitego czasu pracy, zaś ponad 60% pracuje zdalnie niemal przez 90% swojego czasu pracy. Są po prostu zbyt cenni, aby „obsługiwać” wyłącznie swoje bezpośrednie otoczenie, pracują na taką skalę na jaką działa ich firma.

Praca zdalna ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony przynosi wiele oszczędności i podnosi spójność dużej organizacji, z drugiej zaś znacznie utrudnia zarządzanie zespołem. Z indywidulanego punktu widzenia pracownika wymaga od niego znacznie większej umiejętności zarządzania własnym czasem oraz znacznie większej samodyscypliny, a z drugiej strony – dzięki możliwości pracy przy znacznie bardziej zróżnicowanych projektach i w zróżnicowanych zespołach – pozwala pracownikowi w krótkim czasie zdobyć takie doświadczenie, jakie w przeszłości budowałby wiele lat.

CZY WARTO SIĘ PRZYGOTOWAĆ NA TRWAŁĄ ZMIANĘ?

Zmianę potrzeb zespołu można zaobserwować stosując model dysfunkcji pracy zespołowej Patricka Leonciniego. Zastanów się:

• Czy członkowie twojego zespołu otwarcie i chętnie wyrażają swoje opinie?
• Czy wasze wspólne spotkania są produktywne i wciągające?
• Czy proces podejmowania decyzji w twoim zespole przebiega szybko i sprawnie?
• Czy członkowie grupy bez problemu rozmawiają ze sobą o popełnianych błędach i niedociągnięciach?
• Czy są oni w stanie poświęcić swoje własne sprawy na rzecz dobra zespołu?

Jeżeli na chociaż jedno z tych pytań odpowiedź brzmi „nie” to warto zastanowić się nad przyczynami takiego stanu rzeczy.

Podstawowe dysfunkcje pracy zespołowej wyglądają następująco.

Te dysfunkcje często wynikają z takich błędów jak:

• Wątpliwości co do celów i priorytetów
• Skupienie się na zakresach obowiązków (sen zimowy)
• Niepewność zasad – kiedy dajemy feedback?
• Eskalacja zamiast informacji zwrotnej
• Oczekiwanie na powrót do „tego co było”
• Ograniczenie działania „tkanki społecznej”
• Wyrażanie zdania „za późno”
• Nieporozumienia wynikające z braku informacji
• Zamiatanie pod dywan „nie teraz”
• Większa wrażliwość emocjonalna
• Brak precyzji w komunikacji pisemnej
• Komunikacja ad hoc
• Komunikacja tylko o zadaniach

Inne trudności, jakie niesie ze sobą zarządzanie zespołem rozproszonym to:

• Wzmocnienie komunikacji poziomej, naturalne tworzenie się „podgrup”, tworzenie się plotek oraz mniejsza integracja całego zespołu pracowników;
• Mniejsze poczucie przynależności do firmy, wynikając z pracy poza siedzibą organizacji;
• Utrudniony podział i przepływ zadań, szczególnie tych niestandardowych;
• Niezrozumienie, błędy w odbiorze, częsty brak wglądu w emocję drugiej osoby – wynikające z pracy zdalnej;
• Trudności w adekwatnej ocenie pracy, menedżer nie ma możliwości obserwowania pracowników „na co dzień” w standardowych warunkach pracy.

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM ROZPROSZONYM – SKUTECZNE PORADY

1. ODPOWIEDNIE NARZĘDZIA

Jednym z największych wyzwań w zespole rozproszonym jest identyfikowanie i realizacja zadań. Na szczęście liczne programy, czerpiąc przede wszystkim ze świata zarządzania projektami, ułatwiają nie tylko komunikację w zespole, ale przede wszystkim zarządzanie zadaniami, łącząc metody Kaizen (np. tablicę kanban) z modelami pracy zdalnej. Szczególnie warto przyjrzeć się takim aplikacjom jak Wunderlist, Trello czy Redmine. Chodzi szczególnie o to, żeby ograniczyć poczucie niepewności (patrz dysfunkcje Leonciniego) wynikające z braku informacji kto co robi i co będę / będziemy robić jutro, a co pojutrze.

2. JASNA DEFINICJA CELÓW

Podstawą sukcesu każdego zespołu, a szczególnie działającego w rozproszeniu, jest jasność co do celów, którą bez wyjątku powinien mieć każdy członek zespołu. Mimo odległości członkowie zespołu muszą wiedzieć czym, jak i dlaczego mają się zajmować oraz na jakie ogólne cele organizacji powinni pracować. Źle sformułowane cele mogą prowadzić do błędnie wykonanej pracy, a także obustronnego rozczarowania czy frustracji.

Ustalając cele zespołowe pamiętaj o:

• przedstawieniu wizji pracy (wytłumaczeniu, do czego się dąży, a nie tylko zadań do wykonania);
• określeniu ról członków zespołu oraz o przypisaniu osób do poszczególnych zadań (możesz w tym celu wykorzystać macierz RAM, na przykład RACI);
• ustaleniu „kamieni milowych” i rozbiciu projektu na mniejsze zadania;
• określeniu czasu wykonania zadań i celów (czyli: co, do kiedy i przez kogo ma być zrobione?);
• wskazaniu rezultatów, jakie powinny być osiągnięte na danym etapie działania;
• rozliczeniu i monitorowaniu bieżących zdań.

3. INTEGRACJA ZESPOŁU

W miarę możliwości warto, choć raz doprowadzić do realnego spotkania się pracowników. Dowiedziono, że znacznie poprawia to dalszą komunikację. Najlepiej byłoby organizować cykliczne spotkania np. raz do roku. W sytuacji, kiedy jest to niemożliwe, należy dbać o regularne, wirtualnie spotkania całego zespołu.

O czym warto pamiętać przy spotkaniach on-line?

• Zaplanuj czas na problemy techniczne (10 min)
• Tylko właściwe osoby na spotkaniu (bez kibiców), im mniej tym lepiej
• Zaangażowanie większej liczby osób w rozmowę
  • Podziel uczestników na grupy
  • Tablice whiteboard
  • Pytania, testy, quizy
• Utrzymanie uwagi
  • Do 60 min
  • Kolejność wypowiedzi (każdy ma swoje 5 minut)

4. CODZIENNA KOMUNIKACJA

Warto wyrobić nawyk codziennej komunikacji w zespole rozproszonym. Czasem wystarczy krótka 5-10 minutowa rozmowa na początku pracy, tzw. status. Najlepiej na samym początku jasno określić wszelkie formy i kanały komunikacji, a także obowiązujące pod tym kątem zasady. Przykładowo, można wytyczyć zakresy tematów, omawianych telefonicznie czy mailowo, a także godziny stałych kontaktów.

5. TELEKONFERENCJE I VIDEOKONFERENCJE ORAZ SZKOLENIA ONLINE

Czasami zdarzają się tematy, przy których powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy danego zespołu. Jeżeli mamy coś do przekazania szerszej grupie osób, warto zorganizować dla nich tele- lub wideokonferencje. To także podnosi integrację zespołu.

Możliwość zobaczenia lub usłyszenia danej osoby, zwiększa zaangażowanie i zaufanie. Podobną rolę pełnią szkolenia on-line.

6. ZBUDOWANIE I UTRZYMANIE LOJALNOŚCI PRACOWNIKÓW

Niezwykle istotne jest, aby pracownicy wykonujący pracę na odległość byli lojalni wobec firmy lub projektu. Nie jesteśmy, bowiem w stanie na bieżąco kontrolować ich zachowań. Przejście na pracę zdalną zmieniło też rozłożenie nacisku w elementach zarządzania: zdecydowanie zmniejsza się nacisk na kontrolę, a zwiększa na zaufanie. A do tego potrzebna jest lojalność.

Pracownicy staną się w stosunku do nas bardziej lojalni, jeśli i my obdarzymy ich na początku kredytem zaufania oraz będziemy sprawiedliwie zarządzać i wywiązywać się z danych założeń bądź obietnic.

Główne zmiany w zarządzaniu zespołem tradycyjnym vs. online

ODPOWIEDNIA WIEDZA I PODEJŚCIE

Manager zespołu rozproszonego musi mieć kompetencje w budowaniu relacji, komunikacji interpersonalnej, znajomość procesów grupowych, a także znajomość narzędzi pracy wykorzystywanych do pracy w warunkach zespołu rozproszonego.

Menadżer zespołu rozproszonego musi przy tum być elastyczny, otwarty, delegujący zadania i odpowiedzialność, nastawiony na relację oraz wspierającą rozwój pracowników. Musi też obserwować przepływ informacji i procesy w grupie (co w przypadku pracy rozproszonej jest szczególnie trudne).

Te kompetencje można zbudować np. poprzez odpowiednie szkolenie menadżerskie.

Szkolenie budowanie zespołu pozwala zdobyć praktyczne informacje o tym, jak zarządzać teamem, począwszy od audytu organizacyjnego i budowania strategii, przez sesje doradcze dla zarządców i właścicieli, aż po outplacement. Korzystając z oferty Langas Group możesz zawsze liczyć na pełne, profesjonalne wsparcie i know-how, które pomogą Twojej firmie zrealizować strategię i zbudować przewagę nad konkurencją. Szkolenie budowanie zespołu pomoże wypracować silną pozycję i efektywność całej firmy, poprzez czerpanie korzyści z efektu synergii, który będzie możliwy do pozyskania tylko, gdy będziemy potrafili w odpowiedni sposób zarządzać naszym zespołem.

Zarządzanie zespołem – szkolenie Langas Group, które wskaże kierunek działania

Szkolenie budowanie zespołu to szkolenie wewnętrzne Langas Group, w obrębie którego gwarantujemy rozwiązania dopasowane „na miarę” do potrzeb i specyfiki Twojej firmy. To najskuteczniejsza forma wsparcia przedsiębiorstwa i możliwość pozyskania informacji oraz porad, które będą najlepiej nadawały się do wdrożenia ich od zaraz w Twojej organizacji. Zarządzanie zespołem to szkolenie, które wskaże podstawowe zasady organizacji pracy zespołu, komunikacji wewnętrznej i sposobu działania, aby zmaksymalizować jego efekty. Zdobędziesz wskazówki w oparciu o wieloletnie doświadczenie eksperta, w jaki sposób podejść do roli menedżera zespołu i w jakim kierunku kształtować swoje stanowisko. Poznasz skuteczne metody pracy z zespołem, planowania, rozliczania i osiągania wyznaczonych celów.

Sprawdź, jakie szkolenia dotyczące zarządzania zespołem są dostępne obecnie w dziale szkolenia menedżerskie. Wyposażenie osób pracujących w zespole w kompetencje, profesjonalną pewność działania i ukierunkowanie myślenia na realizację celów zespołu i strategię firmy to główne cele, jakie spełnia oferowane przez nas szkolenie zarządzanie zespołem.