Radzenie sobie ze stresem w pracy: Klucz do długoterminowego sukcesu

Stres w pracy jest zjawiskiem coraz częściej badanym przez psychologów i ekonomistów, którzy dostrzegają jego negatywny wpływ na wydajność organizacji. Najnowsze badania pokazują, że zarządzanie stresem i przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu to nie tylko sprawa zdrowia psychicznego, ale także ekonomicznego sukcesu organizacji. Jak pokazują najnowsze raporty, firmy, które skutecznie zarządzają stresem pracowników, mogą poprawić wyniki finansowe, zwiększyć retencję talentów i poprawić morale wśród pracowników.

Najnowsze badania nad stresem w pracy

Według raportu opublikowanego w 2022 roku przez World Health Organization (WHO), długotrwały stres w pracy jest jedną z głównych przyczyn problemów zdrowotnych, takich jak choroby serca, depresja i cukrzyca. Badania WHO wskazują, że miejsca pracy, które nie radzą sobie ze stresem swoich pracowników, mogą generować dodatkowe koszty zdrowotne sięgające 1 biliona dolarów rocznie w skali globalnej.

Z kolei badania Gallupa z 2021 roku wykazały, że 23% pracowników na całym świecie regularnie doświadcza wypalenia zawodowego, a 76% przynajmniej raz w życiu czuło się wypalonym w swojej pracy. Pracownicy, którzy doświadczają wypalenia, są o 63% bardziej skłonni do wzięcia urlopu chorobowego, a ich zaangażowanie w pracę spada o 41%.
Harvard Business Review w jednym z artykułów z 2022 roku przytacza badania przeprowadzone przez American Psychological Association, które pokazują, że przeciwdziałanie stresowi w pracy może przynieść wzrost produktywności o 31%, a kreatywności o 55%. Firmy, które inwestują w programy wspierające zdrowie psychiczne swoich pracowników, odnotowują nie tylko mniejszą absencję, ale także wyższe wskaźniki retencji talentów.

stres w pracy
zarządzanie stresem

Korzyści z zarządzania stresem

Najnowsze badania pokazują, że organizacje, które skutecznie wdrażają programy zarządzania stresem, mogą osiągnąć znaczące korzyści. Badania przeprowadzone przez Deloitte w 2022 roku wskazują, że inwestycje w programy zdrowia psychicznego generują zwrot z inwestycji na poziomie 4:1. Oznacza to, że każdy dolar zainwestowany w zdrowie psychiczne pracowników przynosi firmie oszczędności w wysokości 4 dolarów dzięki zmniejszeniu absencji, podniesieniu efektywności pracy i ograniczeniu kosztów związanych z rotacją pracowników.

Inne badania, przeprowadzone przez Stanford University, sugerują, że długotrwały stres w pracy może mieć podobny wpływ na zdrowie jak palenie tytoniu. W związku z tym przeciwdziałanie stresowi to nie tylko kwestia wydajności, ale także troska o długoterminowe zdrowie pracowników.

Podsumowanie

Najnowsze badania jednoznacznie pokazują, że stres w pracy ma daleko idące konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. Skuteczne zarządzanie stresem, inwestycje w zdrowie psychiczne oraz programy przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu mogą znacząco poprawić nie tylko samopoczucie pracowników, ale także wyniki finansowe firmy.

Jaki jest cel zarządzania wiedzą w organizacji biznesowej?

Głównym celem zarządzania wiedzą w organizacji biznesowej jest zwiększenie efektywności i wydajności poprzez wykorzystanie wiedzy i doświadczenia pracowników, klientów i innych interesariuszy.

Inne cele to:

  • Poprawa jakości decyzji biznesowych poprzez dostęp do pełnej i aktualnej wiedzy
  • Wzmocnienie kultury wiedzy poprzez umożliwienie pracownikom dzielenia się wiedzą i doświadczeniem
  • Ulepszenie komunikacji i współpracy między działami i pracownikami
  • Oszczędność czasu i zasobów poprzez unikanie powtarzania błędów i projektów
  • Zwiększenie innowacyjności i kreatywności poprzez umożliwienie pracownikom wykorzystywania i rozwijania swojej wiedzy
  • Wzmocnienie marki i reputacji poprzez budowanie relacji z klientami i partnerami biznesowymi na bazie wiedzy i doświadczenia.

Jakie KPI stosuje się w systemach zarządzania wiedzą?

W przypadku systemu zarządzania wiedzą, następujące KPI (wskaźniki wydajności) są powszechnie stosowane:

  • Liczba użytkowników: ilość osób korzystających z systemu zarządzania wiedzą.
  • Stopień udostępniania informacji: procent informacji udostępnionych w systemie zarządzania wiedzą.
  • Czas odpowiedzi na zapytanie: średni czas potrzebny na odpowiedź na zapytanie.
  • Satysfakcja użytkowników: stopień satysfakcji użytkowników z korzystania z systemu zarządzania wiedzą.
  • Wskaźnik odpowiedzialności: procent osób odpowiedzialnych za aktualizację i udostępnianie informacji.
  • Współczynnik zużycia: ilość informacji używanej w ciągu określonego czasu.
  • Wskaźnik jakości: stopień zgodności z informacjami zawartymi w systemie zarządzania wiedzą.
  • Wskaźnik wydajności: średnia ilość informacji uzyskanych przez jednego użytkownika w ciągu określonego czasu.

W jaki sposób zaangażować pracowników w system zarządzania wiedzą w firmie?

Aby zaangażować pracowników w system zarządzania wiedzą w firmie, należy podjąć następujące kroki:

  1. Przedstawić wizję: wyjaśnij pracownikom cel i korzyści z wdrożenia systemu zarządzania wiedzą.
  2. Zobrazować korzyści: pokazuj pracownikom jak system zarządzania wiedzą będzie ułatwiać ich codzienną pracę i poprawiać efektywność.
  3. Uczestnictwo: umożliwiaj pracownikom współtworzenie systemu zarządzania wiedzą i angażuj ich w procesy decyzyjne.
  4. Edukacja i szkolenia: zapewnij pracownikom odpowiednie szkolenia i instrukcje, aby umożliwić im skuteczne korzystanie z systemu zarządzania wiedzą.
  5. Włączenie do codziennej praktyki: zachęcaj pracowników do codziennego korzystania z systemu zarządzania wiedzą, np. poprzez uwzględnianie go w planach pracy.
  6. Nagradzanie: doceniaj i nagradzaj pracowników, którzy aktywnie korzystają z systemu zarządzania wiedzą i przyczyniają się do jego rozwoju.
  7. Kontrola i feedback: monitoruj i oceniaj skuteczność systemu zarządzania wiedzą i zbieraj opinie od pracowników, aby ulepszać go.

Pamiętaj, że zaangażowanie pracowników w system zarządzania wiedzą jest kluczowe dla jego sukcesu, dlatego warto zainwestować w odpowiednie działania, aby zachęcić ich do udziału.

Zarządzanie wiedzą a rotacja pracowników

Rotacja pracowników może być wyzwaniem dla systemu zarządzania wiedzą, ponieważ może powodować utratę cennych informacji i doświadczeń, które zostały zgromadzone przez odchodzącego pracownika. Aby uniknąć takiej sytuacji, należy wdrożyć następujące kroki:

  1. Proces transferu wiedzy: opracuj i wdróż proces transferu wiedzy, aby umożliwić odchodzącemu pracownikowi przekazanie swoich informacji i doświadczeń.
  2. Dokumentacja: zapewnij system dokumentacji, który umożliwi łatwy i szybki dostęp do informacji zgromadzonych przez pracowników.
  3. Zachęcanie do udostępniania informacji: zachęcaj pracowników do udostępniania i aktualizowania informacji w systemie zarządzania wiedzą, tak aby były one dostępne dla innych.
  4. Szkolenia: zapewnij szkolenia dla pracowników w zakresie zarządzania wiedzą, aby zwiększyć ich świadomość i zaangażowanie w ten proces.
  5. Przypomnienia i motywacja: regularnie przypominaj pracownikom o konieczności udostępniania informacji w systemie zarządzania wiedzą i motywuj ich do udziału.

Rotacja pracowników może stanowić wyzwanie dla systemu zarządzania wiedzą, ale dzięki odpowiednim działaniom i procesom można je skutecznie przeciwdziałać i zapewnić ciągły rozwój i aktualizację wiedzy w firmie.

Czy są jakieś sprawdzone systemy wspierające zarządzanie wiedzą w firmie?

Tak, istnieją sprawdzone systemy wspierające zarządzanie wiedzą w firmie, takie jak:

  1. Microsoft SharePoint: platforma umożliwiająca tworzenie i udostępnianie informacji, dokumentów i plików w jednym miejscu.
  2. Atlassian Confluence: narzędzie do zarządzania i udostępniania informacji wewnętrznych, które umożliwia tworzenie i współpracę przy dokumentach i projektach.
  3. IBM Watson Knowledge Studio: narzędzie do zarządzania wiedzą, które umożliwia automatyzację procesów związanych z zarządzaniem wiedzą i poprawę efektywności biznesowej.
  4. Google Drive: platforma umożliwiająca tworzenie i udostępnianie plików, dokumentów i informacji w jednym miejscu.
  5. Salesforce Knowledge: narzędzie do zarządzania wiedzą, które umożliwia udostępnianie i współpracę przy informacjach i dokumentach wewnętrznych.

Wybór odpowiedniego systemu zależy od potrzeb i wymagań firmy, więc ważne jest, aby dokładnie przeanalizować i porównać kilka opcji przed wyborem najodpowiedniejszego.

Asertywność – dlaczego nie potrafisz odmawiać i jak to zmienić?

Wbrew pozorom asertywność wcale nie jest łatwa. Może Ci się wydawać, że niektórzy urodzili się asertywni, jednak zapewniamy Cię, że jest to proces pracy nad sobą i umiejętnością odmawiania.

Asertywność jest ważna w każdym aspekcie życia, jednak szczególnie przydaje się na stanowisku kierowniczym. Jeśli nie nauczysz się odmawiać, to może skończyć się tym, że twoi pracownicy kolokwialnie mówiąc, wejdą ci na głowę.

Masz poczucie, że pomagasz wszystkim tylko nie sobie? Spędzasz długie godziny na pracy i nie masz czasu dla siebie? A może masz poczucie, że pomoc innym w każdym aspekcie jest obowiązkiem i nie możesz odmówić? Jedno jest pewne, musisz nauczyć się bycia asertywnym. Co powoduje, że nie potrafimy odmawiać i jak nauczyć się bycia asertywnym?

Dlaczego nie potrafisz odmawiać?

W większości przypadków brak asertywności, to wynik strachu i empatii, która w połączeniu sprawia, że boimy się kogoś obrazić. Druga rzecz to zależność i poczucie odwdzięczenie się komuś za pomoc. Nie mamy tutaj na myśli jednorazowej sytuacji, a taką kiedy ktoś pomógł Ci raz, a oczekuję od Ciebie pomocy codziennie lub kilka razy w tygodniu. Jako trzeci przykład braku asertywności możemy podać chęć poczucia się bohaterem. Oczywiście w cudzysłowie, bo mamy tutaj na myśli, że udzielanie pomocy sprawia przyjemność i wpływa na poczucie własnej wartości.

Aczkolwiek trzeba robić to rozważnie i nie porównywać tego w sposób taki, że jeśli odmówię, to od razu nie jestem pomocny i nie potrafię pomagać. Ponadto bardzo często osoby, które nie są asertywne – może Ty też do nich należysz i nawet nie zdajesz sobie z tego sprawy? Często padają ofiarami manipulacji. Co możemy również nazwać wykorzystywaniem. Jeśli jesteś na stanowisku kierowniczym, to absolutnie nie możesz dopuścić do takiej sytuacji, abyś wykonywał obowiązki za swoich pracowników. A wiemy z doświadczenia, że niestety i takie sytuacje mają miejsce.

Do czego prowadzi brak asertywności?

Brak asertywności jest jednym z głównych powodów utraty kontroli nad pracą, życiem i ciągłego przemęczenia. A także nagromadzenia się obowiązków. Często jeśli nawet wbrew temu co czujesz w środku, pomagasz innym, to zaczyna Ci brakować czasu na wykonanie swoich własnych obowiązków. Co z kolei prowadzi do frustracji i zdenerwowania. W późniejszym czasie może objawiać się nadmiernym stresem, który przy dużej ilości i długim czasie trwania może prowadzić nawet do nerwicy.

Musisz się nauczyć, że asertywność nie jest negatywna. Jest to umiejętność, która umożliwia wyznaczanie granic, profesjonalne zarządzanie zespołem. A także naukę dla innych, że większość zadań, w których proszą Cię o pomoc są w stanie wykonać samemu. Pamiętaj, że jeśli doprowadzisz do rozleniwienia pracownika poprzez wyręczanie go w jego obowiązkach, tracisz nie tylko czas, swój cenny czas, ale również pieniądze.

Jak i dlaczego warto nauczyć się asertywności?

Często osoby, które uczą się asertywności, błędnie kojarzą ją z egoizmem. Musisz jednak mieć na uwadze, że nie jest to egoizm a przejaw dojrzałości i znajomość własnej wartości. Nie ma nic złego w skupieniu się na sobie, realizacji swoich obowiązków zawodowych, czy zdobywaniu nowych umiejętności i doskonaleniu swoich obecnych kompetencji. Nie znajdziesz na to czasu, jeśli za każdym razem będziesz każdego wręczał w jego obowiązkach.

Przede wszystkim musisz nauczyć się tego, że asertywność to sprzeciw, który powinien być wyraźnie zaznaczony. Pamiętaj również, że duże znaczenie mają słowa, które używasz do wyrażenia swojego sprzeciwu. Jeśli twardo powiesz i użyjesz na przykład sformułowania: postanowiłem, że nie zrobię tego za Ciebie, ponieważ bardzo dobrze radzisz sobie z tym zadaniem. Brzmi stanowczo? Owszem. A teraz spójrz na to samo zdanie z innymi słowami: chciałbym Ci pomóc, ale wydaje mi się, że dasz radę sam. W tym momencie po pierwsze pokazujesz swojemu rozmówcy, że nie jesteś pewien swoje odmowy, a dwa dajesz mu pole do dyskutowania z tobą.

Asertywności można się nauczyć (np. na szkoleniach menedżerskich) i żeby tego dokonać, musisz zdać sobie sprawę z wagi swoich obowiązków, poczucia własnej wartości, a przede wszystkim musisz wyważyć, kiedy rzeczywiście powinieneś komuś pomóc. A kiedy powiedzieć stanowcze nie. Pamiętaj, że asertywność pomaga. Nie tylko Tobie, ale również twoim pracownikom, którzy powinni nauczyć się samodzielności i w miarę możliwości rozwiązywania problemów samodzielnie.

Zarządzanie pracownikami – czy dbasz o prawidłowy feedback?

Zarządzanie pracownikami, to nie tylko spotkania i rozdzielanie zadań. To również motywacja pracowników i umiejętne przekazywanie informacji. W tym prawidłowe udzielanie informacji zwrotnej. Czy Twój feedback jest dobry i pracownicy rozumieją, co masz im do przekazania? Czy właściwie udzielasz informacji zwrotnej niezależnie od tego, czy jest negatywna, czy pozytywna? Dzisiaj przyjrzymy się temu, jak powinien wyglądać prawidłowy feedback i dlaczego jest to ważny element zarządzania pracownikami.

Zarządzanie pracownikami przez budowanie zaufania feedbackiem?

Oczywiście! Jeśli zadbasz o jego prawidłowość to nie tylko zdobędziesz zaufanie pracowników, ale znajdziesz dzięki temu drogę do ich zmotywowania, rozwiązywania problemów, a także poznania ich własnej opinii. Czym zatem jest feedback? Niczym innym jak przekazaniem informacji odnośnie tego co zrobiła i jak zrobiła druga osoba. Dotyczy to również oceny pracy pracownika zatem nie zawsze informacja zwrotna będzie pozytywna. Grunt to umiejętność komunikowania takich wiadomości.

Od czego zacząć?

To zależy od tego, czy w Twojej firmie powszechne było udzielanie feedbacku, czy nie. Jeśli będzie to nowy proces w komunikacji z pracownikami, to warto zrobić zebranie i przedstawić na nim czym będzie feedback i w jakim celu wprowadzamy informację zwrotną. Ważne tutaj jest, aby pracownicy byli przygotowani na takie rozmowy i mieli świadomość, że będą się odbywać cyklicznie (zależnie od potrzeb).

Jeżeli w Twojej firmie nie było zwyczaju, by dawać informację zwrotną, nie rzucaj się od razu na głęboką wodę! Ważne, byś najpierw poinformował pracowników, o tym, że zaczną taką informację otrzymywać. Wyjaśnij też cel takiego działania i zadbaj o to, by każdy zrozumiał, po co to robisz. Kiedy już informacje zwrotne staną się faktem, to pamiętaj o kilku ważnych rzeczach.

  • Najpierw pozytywy, potem negatywy,
  • krytyka – tylko konstruktywna,
  • indywidualne podejście do każdego pracownika.

Zawsze powinno zaczynać się od tego, co pracownik wykonał dobrze i pochwalić jego działania, a następnie przejść do omawiania negatywnych wieści. Jeśli pracownik wie, że doceniasz jego pracę i zwracasz uwagę również na to, że wykonuje poszczególne czynności dobrze, to łatwiej przyjmuje uwagi. Dzięki temu nie przestanie się starać, nawet jeśli otrzyma negatywny feedback. Ponadto w takich informacjach zwrotnych powinieneś uwzględnić elementy, które pracownik musi poprawić, ale przede wszystkim również wskazówki jak ma to zrobić. Pamiętaj, że pracownik, który jest pozostawiony sam sobie, zawsze będzie miał niższą motywację do pracy, poprawy i rozwoju niż pracownik, który otrzymuje wsparcie. Nawet wtedy, kiedy coś mu nie wyjdzie i źle wykona swoje zadanie.

Zarządzanie pracownikami to również dawanie im przykładu!

Wcale nie chodzi nam tutaj o przykładną pracę i pokazywanie swojej efektywności i osiągnięć. Wręcz przeciwnie. Pozwól swoim pracownikom poczuć się jak Ty podczas udzielania feedbacku. Zorganizuj spotkanie, na którym pracownicy będą oceniać Twoją pracę. Myślisz, że nie jest to dobry pomysł? Dzięki temu sprawdzisz, czy pracownicy Ci ufają i jak działa komunikacja zespołowa.

Musisz wiedzieć, że pracownicy, którzy darzą zaufaniem przełożonego, nie będą mieli problemu z prawdziwą oceną jego pracy. Czyli nie będą się bali wytknąć błędów swojemu przełożonemu. Jeśli usłyszysz na swój temat same pochwały, to jest więcej niż pewne, że pracownicy Ci nie ufają, a dwa mogą się nawet Ciebie obawiać. Bardzo proste ćwiczenie, a potrafi wiele zdziałać w strukturze zarządzania pracownikami.

Jak prawidłowo udzielać informacji zwrotnych pracownikowi?

Chcąc zyskać w oczach pracowników i nie stracić ich zaufania, bądź dopiero je zdobyć pamiętaj, że udzielanie feedbacku to coś więcej niż pogadanka o pracy, a jego udzielanie powinno być oparte na kilku ważnych zasadach. Niestety w wielu przedsiębiorstwach zapomina się o nich, co sprawia, że komunikacja jest na niskim poziomie. A przełożony, zamiast cieszyć się uznaniem i zaufaniem wśród pracowników ma łatkę gbura i czepialskiego. Pamiętaj, aby feedback był:

  • krótki i rzetelny,
  • łatwy do zrozumienia i zapamiętania,
  • skoncentrowany na danej czynności, a nie całości zachowania,
  • wolny od oskarżania,
  • oparty na faktycznym zachowaniu,
  • udzielany na bieżąco,
  • udzielany w cztery oczy.

Wszystkie zasady są ważne, natomiast przede wszystkim zwróć uwagę na to, aby rozmowy były prowadzone w cztery oczy i nigdy nie zwracaj uwagi pracownikowi przy innych pracownikach, czy klientach! Takie zachowanie będzie świadczyło o Tobie i braku profesjonalizmu, a nie o pracowniku.

Zarządzanie pracownikami – czy jesteś skutecznym liderem?

Zarządzanie pracownikami to bardzo ważna umiejętność każdego lidera. Szczególnie to jak nimi zarządza, jakie stosuje metody i oczywiście to, jakie osiąga efekty. Skuteczny lider, to ważna osoba w każdej firmie. Od tego jak poprowadzi zespół, zależą wyniki firmy. A czy ty jesteś skutecznym liderem?

Zarządzanie pracownikami przez cele?

Działania lidera zawsze będą miały wpływ na zespół, a co za tym idzie na osiągane efekty i efektywność realizacji celów. Jeśli zespół jest prowadzony źle, to prędzej czy później odbije się to na działaniach, a w efekcie braku efektów w firmie, czy progresu przedsiębiorstwa. Żeby wszystko działało, jak wielka wspólna komórka, to naprawdę trzeba być skutecznym liderem i wiedzieć dokładnie, co dlaczego i kiedy się robi. Proste, prawda?

Jako lider musisz sprawować pieczę nad zespołem i tak go prowadzić, żeby działania zespołu były efektywne. Do tego możesz stosować różne techniki i narzędzia. Jedną z technik jest wyznaczanie celów za pomocą metody SMART. Przy czym musisz pamiętać, że cel powinien być przypisany do danego procesu, a nie do ogółu. Ponadto Twoim zadaniem jest sprawdzić, czy cel jest sprecyzowany na tyle, że jest zrozumiały dla wszystkich osób w zespole i każdy wie, jak dążyć do jego realizacji. Ważnym aspektem jest też fakt, że jeśli wyznaczasz cele personalnie w zespole, to powinny być one dopasowane do umiejętności pracownika. Tylko wtedy masz pewność, że będzie on realizowany prawidłowo.

Działania skutecznego lidera krok po kroku

Kiedy już przygotowałeś załogę i rozdzieliłeś zadania, czas na rozpoczęcie projektu. Jak przeprowadzić to dobrze? Czy wystarczy powiedzieć, tak dziś rozpoczynamy nasz projekt? Można tak zrobić, jednak nie będzie to działanie skutecznego lidera. Nie będzie to świadectwo działania osoby, która wie jak pracować z zespołem i jak osiągać zamierzone cele. I nie będzie to odpowiednie zarządzanie pracownikami.

Jest to bardzo ważne, aby już na etapie rozpoczęcia projektu współpracować z zespołem. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić to wizualizacja projektu. Czyli rozrysowanie i przedstawienie w graficzny sposób tego jak ma wyglądać projekt, jaki jest cel projektu, czas jego realizacji i kto, nad którą częścią spełnia funkcje. Ważnym, ale nie zawsze stosowanym punktem wizualizacji projektu jest możliwość wniesienia uwag przez osoby, które docelowo nie będą zajmować się projektem. Dlaczego to może Ci pomóc? Może być to dodatkowa droga do zyskania świetnych pomysłów i zwrócenia uwagi na aspekty, być może, których nie zauważyliście wspólnie z zespołem.

Praca zespołowa

Kolejny ważny krok, to zespołowa praca nad projektem przy wykorzystaniu różnych możliwości na przykład flipchart. Dzięki temu każdy komunikat, jaki chciałbyś przekazać, będzie dostępny dla wszystkich. Będzie bardziej zrozumiały, a przede wszystkim będziesz miał pewność, że nie pominąłeś żadnej ważnej kwestii. Obok flipchartu należy również wspomnieć o organizowaniu cyklicznej burzy mózgów. Takie spotkania umożliwią zaangażowanie całego zespołu. Dadzą możliwość wypowiedzenia się na dany temat, wniesienia uwag do projektu i jego realizacji, czy sposobów realizacji projektu. Ważne dla Ciebie jest to, abyś podczas burzy mózgów nie oceniał członków swojego zespołu, a umożliwił swobodną wypowiedź każdemu. Na weryfikację pomysłów przyjdzie czas później.

Motywacja i monitorowanie efektów

Następną ważną rzeczą, o której nie może zapomnieć dobry Lider przy zarządzaniu pracownikami, to motywacja zespołu. O technikach motywacji poczytasz w naszym dziale wiedzy, dlatego tutaj nie będziemy już o nich wspominać. Wiedz, że jest to bardzo ważny punkt podczas realizacji każdego projektu, czy nawet małego zadania. Zespół po pierwsze musi czuć się doceniony, a po drugie zmotywowany do pracy.

Nie zapomnij o monitorowaniu pracy swojego zespołu w taki sposób, aby nie czuli się oni nachalnie kontrolowani pod względem doszukiwanie się błędów w pracy. A w taki sposób, aby szybko i sprawnie rozwiązywać ewentualne powstałe trudności. Ostatnią rzeczą, jaką chcielibyśmy się dzisiaj z Tobą podzielić, to utrzymanie wypracowanego efektu po skończonym projekcie i wdrażanie podobnych rozwiązań do kolejnych projektów. Oczywiście, jeśli zespół osiągnął zamierzone cele, a obrany system pracy był efektywny i komfortowy dla całego zespołu.

A jak u Ciebie wygląda zarządzanie pracownikami? Jesteś dobrym i skutecznym liderem, czy masz problemy w zespole?

Komunikacja asertywna – czyli jaka?

Komunikacja asertywna to dobry sposób na strategię komunikacyjną w biznesie, ale również w życiu prywatnym. Pamiętajmy, że asertywność to nie tylko sztuka mówienia „NIE”, ale również komunikacja oparta na szczerości i wyrażaniu swoich poglądów.

Czym dokładnie jest komunikacja asertywna i jakich zasad się trzymać, aby miała ona sens?

komunikacja asertywna

Asertywna komunikacja to świetne narzędzie, umożliwia tworzenie procesu komunikacji w zespole, który będzie opierał się na szczerości i poszanowaniu drugiego rozmówcy. Jest to również alternatywa dla pozostałych modeli porozumiewania się, do których zaliczamy na przykład komunikację pasywną.

Komunikacja pasywna inaczej nazywana jest komunikacją uległą, która zakłada tłumienie i ograniczanie swoich emocji, a także ukrywanie swoich prawdziwych poglądów i spostrzeżeń podczas rozmowy. Zastosowanie asertywnej komunikacji pozwala również na uzdrowienie relacji w pracy, a także daje swobodę wypowiedzi każdemu uczestnikowi rozmowy. Nawiązując do modeli komunikacji, to możemy wyróżnić jeszcze sposób manipulacyjny, który nie dopuszcza rozmówcy do wyrażenia swojej opinii, a jest wręcz nacechowana agresywną postawą.

Komunikacji asertywnej należy się nauczyć, ponieważ dla wielu osób metoda ta może być czymś nowym. Asertywność w komunikacji to również umiejętność korzystania z kompromisu, odpowiednia postawa i mowa ciała, a także dopasowany ton głosu. Warto również pamiętać, że w tym rodzaju komunikacji istotne jest, by przekazywana wiadomość była jasna i spójna, w pełni zrozumiana przez odbiorcę. Niezwykle istotne jest także odpowiednie wyczucie czasu. Wyczucie czasu to nic innego jak określenie odpowiedniego momentu na daną rozmowę: rozmowa dyscyplinująca, rozmowa ogólna, czy rozmowa o sukcesach i rozwoju pracownika.

4 zasady komunikacji asertywnej

Wyrażaj swoje uczucia

Pamiętaj, że umiejętne wyrażanie swoich uczuć i opinii nie jest przekonywaniem drugiego rozmówcy do swoich racji. Powinny być wyrażone w taki sposób, aby odzwierciedlały Twój przekaz, ale nie na rzucały Twojej opinii drugiej osobie. Warto tutaj zaznaczyć, że osoby, które mają problem z wyrażaniem własnych emocji i opinii, od razu przyjmują wycofaną pozycję w rozmowie z obawy przed krytyką swojego rozmówcy.

Bądź stanowczy

Bycie stanowczym to umiejętność określenia swoich potrzeb, a także realizacji celów bez poddawania się presji otoczenia. W rozmowie bycie stanowczym jest swego rodzaju wyznaczeniem granicy, której rozmówca nie powinien przekraczać. Może dotyczyć ona zarówno aspektów biznesowych, jak i życia prywatnego.

Każdy ma prawo do własnej opinii

Nawiązując do poprzedniego punktu, nie należy jednak zapominać, że bycie stanowczym nie jest ograniczeniem swobody wypowiedzi rozmówcy, ani naruszeniem jego strefy komfortu. Jednocześnie jest to dla Ciebie znak, że będąc stanowczym, musisz wykazać się umiejętnością słuchania i empatią, aby umożliwić swojemu rozmówcy wyrażenie jego własnej opinii i tego co czuje. Oczywiście nie musisz się z nią zgadzać, jednak asertywna komunikacja zakłada wzajemny szacunek, który w takiej sytuacji objawia się umiejętnością słuchania. Ponadto powstrzymaj się od narzucania rozmówcy własnych poglądów. Próby namówienia kogoś swoich racji zawsze prowadzą do konfliktu.

Agresja to nie asertywność

To bardzo ważny punkt i przysłowiowo weź go sobie do serca. Sztuka mówienia „NIE”, czyli asertywność nie ma nic wspólnego z agresją. Dotyczy to dyskusji, w których rozmówca umyślnie bądź nie, próbuję przekonać Cię do swoich racji lub wyprowadzić swoim zachowaniem z równowagi. Musisz wykazać się spokojem i opanowaniem, a przede wszystkim nie wolno tracić Ci kontroli nad swoimi emocjami i zachowaniem. Jeśli stracisz nad sobą kontrolę, komunikacja asertywna zamieni się w komunikację agresywną.

Jak wykorzystać nowoczesne technologie w pracy zdalnej?

Do czasu pandemii praca zdalna dotyczyła tylko niektórych branż i nie była czymś oczywistym. Obecnie ze względu na panującą sytuację większość firm przeniosła się na system pracy zdalnej. Czy tego chciała, czy nie. Wygenerowało to sporo nowych rzeczy, z którymi przedsiębiorcy musieli się zmierzyć. Jak zarządzać personelem zdalnie, jak monitorować ich pracę, czy jak robić zebrania. To tylko niektóre aspekty, które trzeba było zrozumieć i wprowadzić w codzienne funkcjonowanie firmy.

Dzisiaj podpowiadamy, jak wykorzystać nową technologię w pracy zdalnej, aby ułatwić pracę sobie i pracownikom. Sytuacja z pandemią oczywiście może się zmienić i mamy nadzieję, że się zmieni. Jednak warto wiedzieć, z czego korzystać, aby w obecnym czasie firma funkcjonowała normalnie, a może nawet lepiej?

Organizacja pracy zdalnej to podstawa dobrego funkcjonowania tego modelu pracy

Kultura organizacyjna firmy to jeden z podstawowych warunków, które musi zaistnieć, aby praca zdalna funkcjonowała dobrze. Co należy rozumieć poprzez kulturę organizacji pracy? Komunikacja, która będzie dla wszystkich zrozumiała. Proste i zwięzłe komunikaty ułatwiają pracę i maksymalnie zmniejszają możliwość powstania nieporozumień. Oprócz tego ważna jest również przestrzeń i zasoby pracownika, jakimi dysponuje. Jeśli pracownik nie ma narzędzi, które umożliwiają mu pracę zdalną, to firma powinna mu takie narzędzia pracy zapewnić. Ponadto strukturę należy zorganizować tak, aby każdy z pracowników, kierowników, czy dyrektorów miał łatwy dostęp do wymiany informacji między pozostałymi członkami zespołu.

Nowa technologia w pracy zdalnej, czyli z czego korzystać, aby firma sprawnie funkcjonowała?

Przechodząc na model pracy zdalnej oprócz wspomnianej już kultury organizacyjnej w firmie niezbędne będą narzędzia umożliwiające między innymi:

  • Komunikację w zespole.
  • Monitorowanie czasu pracy pracowników.
  • Zebrania online i konferencje.
  • Planowanie zadań.
  • Dostęp do materiałów i dokumentów.

To tylko kilka najważniejszych aspektów, które powstają podczas organizacji pracy zdalnej. Z pewnością jeszcze wiele rzeczy może być trudnych do zrozumienia lub nie do końca łatwych do zorganizowania, czy wprowadzenia w strukturę firmy. Poniżej przedstawiamy narzędzi, które ułatwią pracę w każdej firmie i umożliwią przyzwyczajenie się do modelu pracy w trybie home office.

Najpopularniejsze narzędzia do komunikacji w zespole, prowadzenia konferencji i spotkań zdalnych

Skype – umożliwia prowadzenie rozmów grupowych, czy organizowania konferencji z możliwością pulpitu współdzielonego. Ponadto, jak w większości komunikatów można w nim wysyłać wiadomości i załączać pliki.

Google Hongouts – typowe narzędzie do komunikacji z wbudowanym czatem. Jednak z nietypową funkcją. Na Google Hangouts można nagrywać rozmowy, co przydaje się szczególnie podczas konferencji. Nie polecamy, jednak do tworzenia konferencji z dużą ilością uczestników. Jeśli GH jest przeciążony, może generować problemy z połączeniem, czy nagłym zakończeniem połączenia.

Oczywiście, jeśli Internet jest wolny, to takie zakłócenia mogą występować w większości komunikatorów internetowych.

Slack – to takie narzędzie 3w1, bo oprócz komunikacji umożliwia zarządzanie projektami, czy zespołem poszczególnych osób. Można w nim również utworzyć tzw. pokoje, czyli dla firmy utworzyć osobne działy, które będą mogły komunikować się między sobą i zarządzać projektami, w konkretnej grupie.

Do zarządzania projektami polecamy dwa bardzo popularne programy w środowisku pracy zdalnej.

Asana i Trello. Asanę polecamy szczególnie dla małych biznesów, jeśli ma być w wersji darmowej. Powyżej 15 osób w zespole będzie już trzeba zapłacić abonament. W Asanie stworzysz projekt dla poszczególnych grup pracowników, możesz śledzić postępy i komentować konkretne zadania. Trello to narzędzie do pracy zdalnej, które jest bardzo popularne w środowisku freelancerów, jednak sprawdzi się również w firmie. Głównie służy do planowania zadań i zbierania informacji. Jest łatwy w obsłudze i nie powinien sprawić problemów nawet laikowi.

Łatwy dostęp do dokumentów i bezproblemowa wymiana informacji

Najprostsze narzędzie, to oczywiście Dysk Google, w którym można tworzyć pliki, arkusze, dokumenty, foldery i nadawać im dostęp wg. maila, lub udostępnionego linku. Bardzo łatwo zarządzać dostępnością dokumentów, ponieważ wystarczy określić poziom dostępu do poszczególnych plików, czy folderów.

TeamViever to z kolei oprogramowanie, które można wykorzystać w strukturze małej firmy, dużej organizacji, czy nawet do celów prywatnych. Oprogramowanie działa na zasadzie zdalnego kontrolowania systemu operacyjnego przez internet. Czyli jeśli chcesz, aby pracownik w domu miał dostęp do komputera firmowego i zasobów, z którymi pracował w biurze to TeamViever będzie odpowiednim narzędziem. Warto jednak wspomnieć, że do celów biznesowych jest to płatne oprogramowanie. Korzystając z niego prywatnie, jest w wersji darmowej.

Program lojalnościowy dla pracowników

Program lojalnościowy tworzy się głównie z dwóch powodów — jest on świetnym motywatorem dla pracowników, ale także elementem, który traktują jako docenienie i osoby i tego, co robią dla firmy. Wpływa on zatem na efektywność pracowników, co niewątpliwie przekłada się na sukces całego przedsiębiorstwa. Jak jednak stworzyć program lojalnościowy dla pracowników, żeby rzeczywiście był skuteczny i przynosił zamierzone efekty?

Program lojalnościowy dopasowany do potrzeb

Każdemu menedżerowi i liderowi zależy na tym, aby budować zaangażowany zespół, który będzie zmotywowany do działania. Wprowadzenie programu lojalnościowego jest jednym z lepszych motywatorów.

Wbrew pozorom stworzenie takie programu nie należy do najłatwiejszy, bo kolokwialnie rzecz ujmując, trzeba znaleźć złoty środek, żeby dogodzić wszystkim. Czy jest to w ogóle możliwe? Nidy nie ma gwarancji na to, że każdy pracownik będzie w 100% zadowolony z programu. Można jednak poczynić pewne kroki, które maksymalizują dojście do konsensusu i dopasowanie programu do potrzeb ogółu.

W jakim celu tworzy się program lojalnościowy?

Głównym celem jest zwiększenie motywacji pracowników, która przekłada się efektywność ich pracy, co oczywiście procentuje w projektach firmowych. To zadaniem zarządu jest określenie, co będzie najlepszym motywatorem dla pracowników i co sprawi, że dzięki temu firma zacznie się rozwijać. Z kolei pracownicy sami najlepiej wiedzą, co motywuje ich do pracy i powinny takie potrzeby komunikować. Dlatego właśnie program lojalnościowy powinien być współtworzony z pracownikami.

O czym pamiętać tworząc program lojalnościowy?

Najważniejsza rzecz, o której musisz pamiętać to fakt, że program tworzony jest dla pracowników. Czyli mają oni czerpać z niego korzyści i być usatysfakcjonowani. Pamiętaj również, że dobry program lojalnościowy w firmie dba nie tylko o pracowników, ale również ich rodziny.

To w gestii zarządu jest zatem wysłuchanie potrzeb i sugestii pracowników, które przyczynią się do stworzenia planu odpowiadającego zainteresowaniom pracowników. To ich głos powinien się liczyć i być brany pod uwagę podczas przygotowywania programu. Pamiętaj również, że program lojalnościowy nie opiera się tylko i wyłącznie na premiach motywacyjnych. Jest bardzo dużo możliwości, które firma może dać pracownikowi, z których będzie on chętnie korzystał.

Najważniejsze rzeczy, które powinieneś zapamiętać

Jeśli firma dba o pracownika, to chętniej on angażuje się w pracę i życie firmy. Daje od siebie więcej, ponieważ więcej otrzymuje. Tutaj również wkracza budowanie lojalności pracownika w stosunku do firmy. Pamiętaj, jeśli ktoś lubi swoją pracę i angażuje się w nią całym sobą, zasługuje na uznanie. Jeśli ktoś przychodzi do pracy, bo musi to potrzebuje motywacji, aby zacząć się angażować. W obu tych wypadkach program lojalnościowy sprawdza się bardzo dobrze.

  • Budowanie lojalności.
  • Odpowiedź na potrzeby pracowników.
  • Program obejmujący również rodziny pracowników.
  • Motywacja, to nie tylko premie uznaniowe.
  • Dopasowany do potrzeb pracowników, ale zgodny z profilem firmy.
  • Ciekawy i otwarty na nowości.
  • Nieszablonowy.

To kilka aspektów, które powinieneś wziąć pod uwagę, zanim zaczniesz planować wdrożenie programu lojalnościowego dla swoich pracowników. Ciekawym rozwiązaniem są również szkolenia dla pracowników finansowane przez firmę lub dofinansowanie szkoleń, które umożliwią rozwój osobisty pracownika (co nie musi być ściśle powiązane z firmą).

Innowacje w pracy zdalnej, czy da się je stworzyć?

Innowacje w pracy zdalnej to kolejne wyzwanie, jakie niesie za sobą wdrożenie tego systemu pracy. Oczywiście dla tych, którzy przyzwyczajeni są do struktury pracy stacjonarnej. Zgrany zespół to podstawa udanych działań i realizacji celów. Pozostaje teraz przenieść to do świata wirtualnego, czyli dzisiaj o tym, jak tworzyć innowacje na odległość?

Praca zdalna nie ma wpływu na kompetencje pracownika, ale…

Kompetencje Twojego pracownika nie ulegną zmianie, jednak tutaj uwagę należy zwrócić na środowisko home office i to, czy pracownik ma warunki do pracy zdalnej. Rozpraszacze mogą negatywnie wpłynąć na każdego z pracowników. Szczególnie wtedy, kiedy jest to dla niego nowa sytuacja. To, co warunkuje efektywną pracę zdalną to 3 aspekty:

  • koncentracja,
  • różnorodność
  • kreatywność i postawa twórcza.

Łącząc ze sobą powyższe 3 elementy zbudujesz efektywny zespół pracujący online, który poradzi sobie z każdym zadaniem w pracy zdalnej.

Różnorodność to oczywiście zróżnicowanie personalne wg. doświadczenia, działu pracownika, czy wieku. Taki układ sprawia, że zespół będzie zaangażowany w projekt nawet w trybie zdalnym. Postawa twórcza z kolei, to nieszablonowe myślenie pracownika i umiejętność zgłaszania i rozwiązywania problemów, czy tworzenie pomysłów, które mogą być ulepszeniem pracy dla całego zespołu, a nawet firmy.

Energia i kreatywność zespołu w pracy zdalnej

Jak zamienić burze mózgów, cotygodniowe spotkania przy okrągłym stole na kreatywność i energię zespołu online? Panuje przekonanie, że najlepsze zespoły to te siedmioosobowe. Pracują efektywniej i szybciej niż zespoły z większą ilością osób. Dlatego najpierw powinieneś skupić się nad ustaleniem, ile osób ma pracować nad danym projektem. Dopiero wtedy, możesz przystąpić do wykrzesania kreatywności ze swoich zespołów.

Innowacje w pracy zdalnej to nie tylko narzędzia, którymi będziesz posługiwał się razem z zespołem, ale to również sposób przekazywania informacji, czy prowadzenia spotkań online. Zapomnij o tradycyjnych mailach z wytycznymi do projektu. Wykorzystaj do tego gotowe rozwiązania, które oprócz przekazania wytycznych umożliwią Ci jednoczesne zarządzanie zespołem i mierzenie efektywności postępów prac np. Slack, czy Asana.

Twórz spotkania online, czyli wideokonferencje i spotkania grupowe na dedykowanym czacie. Wykorzystuj nowe technologie i angażuj zespół nawet podczas spotkania – interaktywne tablice, czy możliwość edytowania wspólnie (zdalnie) jednego dokumentu w tym burze mózgów wizualne. Będą świetną alternatywą dla tradycyjnie przekazywanych wytycznych.

Tworząc innowacje w pracy zdalnej, pamiętaj o…

O kilku kluczowych zasadach, które powinieneś przenieść z pracy stacjonarnej do świata wirtualnego. Między innymi na Twojej liście powinny znaleźć się takie aspekty jak:

    • Odpowiednia pora spotkania – najlepiej rano lub do południa. Mimo że są osoby, które lubią pracować wieczorem, to dla dobra ogółu lepiej organizować wideokonferencje we wczesnych porach.
    • Daj możliwość wypowiedzenia się każdemu obecnemu na wideokonferencji.
    • Przypominaj, że obowiązują zasady, takie jak na tradycyjnym spotkaniu, czyli kultura wypowiedzi, ramy czasowe przebiegu spotkania, czy notowanie najważniejszych rzeczy.
    • Nagrywaj ważne spotkania i rzeczy, które przydadzą się pracownikowi, jeśli nie będzie mógł pojawić się na wideokonferencji.
    • Postaraj się, aby każdy miał dostęp do laptopa i dobrej jakości Internetu. Po prostu zweryfikuj, czy każdy ma możliwość uczestniczenia w spotkaniu online.

Tak naprawdę, to moglibyśmy wymienić tutaj wszystkie zasady obowiązujące na tradycyjnych spotkaniach, które możesz przenieść na spotkania wirtualne. Różni się ich forma i egzekwowanie skuteczności. I pamiętaj, innowacje w pracy zdalnej, to nie tylko gotowe narzędzia, ale przede wszystkim sposób zarządzania kompetencjami zespole zdalnym i angażowanie zespołu.

Analiza potrzeb kompetencyjnych – dlaczego jest Ci potrzebna?

Najcenniejszymi zasobami każdej firmy są kompetencje pracowników, liderów, menedżerów i osób szczebla najwyższego. Sposób ich wykorzystania wpływa na rozwój firmy i to, jak funkcjonuje. Dlatego sposób, w jaki wykorzystywane są kompetencje, jest bardzo kluczowy dla zrozumienia funkcjonowania firmy. Analiza kompetencji to nieocenione narzędzie, które umożliwia ocenę potencjału wykorzystania kompetencji, a także luki kompetencyjne. Jeśli kompetencje są źle wykorzystywane lub nie są określone luki kompetencyjne, to prawdopodobnie jest przyczyną braku rozwoju w firmie.

Czym jest analiza potrzeb kompetencyjnych?

Analiza składa się z dwóch kroków; identyfikacji potrzeb i potencjału oraz wniosków i sugerowanym rozwiązaniem. Analizę przeprowadza się zgodnie z profilem firmy i kompetencjami wymaganymi na danym stanowisku. Co innego będzie wymagać się od pracownika, a co innego od menedżera. Kluczowe w analizie jest odkrycie potencjału kompetencji, czyli ustalenie możliwości rozwoju danej jednostki, która będzie miała wpływ na funkcjonowanie organizacji. A pamiętajmy, że każdy pracownik mniej lub bardziej przyczynia się do działania firmy, tak samo, jak menedżer.

Analiza kompetencji umożliwia określenie luk kompetencyjnych, a także określenie sposobu ich wypełnienia, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty.

Analiza kompetencji w dwóch krokach

Pierwszym etapem każdej analizy potrzeb kompetencyjnych jest analiza przeprowadzona na ogóle. Czyli całej organizacji i systemu danej firmy. Następuje rozpoznanie jej know-how, a także sposobu wykorzystania i wdrażania kompetencji. W drugim kroku przeprowadzana jest analiza na poziomie zadaniowym, który identyfikuje działania jednostki lub grupy mają wpływ na funkcjonowanie firmy. Po tych dwóch krokach możliwe są do określenia luki kompetencyjne oraz obszary, które wymagają poprawy funkcjonowania.

Należy pamiętać, że każdy aspekt ma wpływ na funkcjonowanie firmy i to, w jaki sposób i jakie cele osiąga. Analiza kompetencji służy przede wszystkim do zwiększenia efektywności zespołu, a także możliwości podjęcia szkoleń i działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji pracowników, czy menedżerów, które umożliwią rozwój na poziomie firmowym i prywatnym.

Czy potrzebujesz analizy potrzeb kompetencyjnych?

Jeśli zauważasz, że firma nie funkcjonuje tak, jak powinna, a osiąganie zamierzonych celów przychodzi z trudem, warto skorzystać z takiej analizy. Zawsze są obszary, które można ulepszyć, a które mają wpływ na funkcjonowanie organizacji. Nawet jeśli pozornie wydaje nam się, że takiego wpływu nie mają. Ponadto wnioski z analizy skupiają się również na kompetencjach, które są już wypracowane i na tym, w jaki sposób można efektywnie wykorzystać je w firmie, czy danym dziale firmy.

Analiza potrzeb kompetencyjnych, to możliwości i klucz do poprawienia funkcjonowania firmy, zwiększenia efektywności zespołu, a także zorientowania na obszary wymagające uzupełnienia. Dzięki analizie łatwiej również będzie Ci dopasować szkolenia dla menedżerów, czy pracowników.