Kompetencje kupca przyszłości

Podczas swojego wystąpienia na VI Forum Działów Zakupów będę mówiła o Kompetencjach przyszłego kupca.

Od ponad 15 lat zawodowo oceniam kompetencje rekrutując kandydatów do działów zakupów dla globalnych organizacji. Od wielu lat mam przyjemność obserwować jak ewoluują organizacje zakupowe a wraz z nimi poszukiwane kompetencje.

Śmiało można powiedzieć, że kompetencje pracowników działów zakupów mocno różnią się od siebie i najprawdopodobniej w przyszłości to się nie zmieni. Na różnicę w kompetencjach mają wpływ m. in takie elementy jak: typ kategorii zakupowej  i to w jaki sposób jest zorganizowana dana funkcja zakupowa.

Podczas VI Forum Zakupów będę mówiła między innymi o rozwoju funkcji zakupowej i związanej z nim kompetencjami.

  • Opowiem o najczęściej spotykanych rolach zakupowych oraz jakie kompetencje są istotne dla tych ról.
  • Zasygnalizuję temat najczęściej rozwijanych kompetencji w zakupach oraz przedstawię które z kompetencji mogą być uznane za kompetencje przyszłości w zakupach.
  • Zachęcę również Państwa do zapoznania się ze spisem kompetencji zakupowych Big Fish, który opracowaliśmy rok temu. W spisie tym znajduje się 15 kompetencji zawodowych, 20 kompetencji społecznych oraz 22 kompetencje menedżerskie. Spis jest też częścią książki „Zarządzanie karierą i zawodowa zmiana w zakupach”, mojego autorstwa.

Mówiąc o kompetencjach przyszłości nie sposób pominąć faktu, że kompetencje pracowników zakupów muszą odpowiadać na główne i przyszłe wyzwania. Jak wiadomo wczorajsze metody i umiejętności nie rozwiążą jutrzejszych wyzwań.

Z moich obserwacji oraz z różnego rodzaju opracowań i raportów wynika, że są to przede wszystkim takie obszary jak:

  • transformacja cyfrowa zakupów i pozostałych obszarów organizacji
  • zarządzanie ryzykiem w łańcuchu dostaw i zapewnienie ciągłości dostaw
  • zarządzanie satysfakcją klientów wewnętrznych – zakupy w roli strategicznego doradcy biznesu
  • wpieranie zakupów w zrównoważonym rozwoju organizacji (tzw. sustainability Procurement)
  • wspieranie zwinności organizacyjnej

Zatem lista priorytetów nowoczesnych działów zakupów rośnie. Jeszcze kilka lat temu największy akcent położony był na zarządzanie kosztami (oszczędności/ cost avoidence, poprawa przepływu gotówki etc.), terminowość dostaw (w przypadku zakupów produkcyjnych) oraz jakość w zależności od modelu biznesowego organizacji. Obecnie organizacje mają dodatkowe wyzwania, do zmierzenia się z którymi poszukują nowych kompetencji. 

Pandemia Covid 19 zmieniła nieco akcenty związane z poszukiwanymi kompetencjami – coraz większy nacisk kładzie się na kompetencje miękkie czyli społeczne w zakupach (m. innymi: budowanie relacji w organizacji i poza nią/ nastawienie na współpracę – przyjęcie roli strategicznego doradcy dla biznesu, zarządzanie zmianą, zarządzanie czasem, priorytetami i własną energią co mocno związane jest z umiejętnością pracy z domu).

Jak zazwyczaj bywa w przypadku różnego rodzaju kryzysów jedną z najbardziej krytycznych umiejętności zawodowych jest zarządzanie ryzykiem oraz tzw. kompetencje cyfrowe.

Forum Działów Zakupów – o czym w tym roku będziemy rozmawiać?

Jacek Jarmuszczak, członek Rady Programowej VI Forum Działów Zakupów podsumował cztery główne obszary tematyczne Forum: kadry, zerwane łańcuchy dostaw, technologie zakupowe i strategie zakupowe.

Jak zwykle w punkt, ja zwykle bardzo bezpośrednio i interesująco.

Problem, który nas wszystkich nas dotyczy czyli brak pracowników. Skąd mam wziąć pracowników do pracy?

Moje pokolenie i starsze osoby – wszyscy trafiliśmy do działu zakupów w ten sam sposób: przez przypadek. Ale to nie musi być kwestia przy wszystkich nowych pracownikach. Absolwenci szkół wyższych mogą chcieć pracować zakupach, jeśli tylko będziemy potrafili do nich dotrzeć.

Technologia zakupowa na Forum Działów Zakupów

I nie mam tutaj na myśli oczywiście tylko systemów informatycznych tylko w ogóle rozwój procesów, rozwój tego jak pracujemy.

Jakbym wziął człowieka z 1921 roku i powiedział mu, że “Wsadzę cię do puszki metalowej w Warszawie i wysiądziesz sobie po kilku godzinach w Nowym Jorku” to stwierdziłby, że jestem nienormalny. W 2021 roku latamy samolotami i to jest ok, natomiast trochę nie dziwię się osobie z 1921 Jak widział samolot braci Wright, że nie chciał w tym lecieć do Nowego Jorku.

I mam podobne odczucia patrząc na systemy informatyczne, jak i te które były 15 lat temu, i wówczas wydawało mi się, że za chwilę wszyscy będą korzystali już z aukcji elektronicznej i e-sourcingu. Natomiast potem okazało się, że że ta technologia zakupowa wyewoluowała w trochę innym kierunku.

Problem który dotyczy nas wszystkich 2020-2021: pozrywane łańcuchy dostaw, zarządzanie ryzykiem zarządzanie bazą dostawców… podczas Forum Działów Zakupów

Słyszę stwierdzenie “Chciałbym tak negocjować z moimi dostawcami monopolistycznym lub z takimi, których absolutnie nie mogę zmienić (a miejsce przy stole się zmieniło: teraz to supply, to dostawcy decydują o tym komu sprzedadzą i w jakich cenach, cena często nie jest tematem tylko w ogóle dostępność towaru) chciałbym tak negocjować swoimi dostawcami, żeby oni w dalszym ciągu robili to, co chcę. Innymi słowy, chciałbym się nauczyć negocjować z monopolistą”.

Problem, który dotyczy nas wszystkich, czyli brak dostępności. Zaczęło się od na dwa – trzy tygodnie zamkniętej kopalni, przez te dwa-trzy tygodnie odbiorca kopalni, czyli na przykład huta, mogła jeszcze gdzieś tam pracować, bo miała częściowo zapasy, na których działała, natomiast te zapasy się skończyły i akurat w tym czasie doszedł Covid do huty. W tym czasie odbiorca huty (odkuwek, blach) też nie może pracować bo nie ma dostaw od swojego dostawcy, po czym sam się zamknął na dwa trzy tygodnie i nie może dostarczać swoim odbiorcom.

Jak do tego dołożymy sobie jeszcze zatamowany na jakiś czas Kanał Sueski z wielkim statkiem Evergreenem, no to zatory w portach przecież też, które miały miejsce nie tylko przez Evergreen, ale również przez to, że towary w portach nie były odbierane i przez lockdowny, to to wszystko spowodowało, że nagromadziła się ogromna luka podażowa. Nie ma nie ma dostaw, popyt w dalszym ciągu jest wysoki, no i mamy problemy właśnie z dostępnością.

Nie będziemy chcieli stworzyć klubu wzajemnej adoracji, żeby siebie klepać się po ramieniu i mówić “O jejku, ale ty też miałaś przerąbane, współczuję tobie szczerze”, tylko raczej będziemy przedstawiać kilka case’ów przez osoby, które w jaki sposób sobie z tym radziły (i będą to raczej krótsze case’y), natomiast później będziemy się integrować, będziemy pracowali w grupach warsztatowo ze sobą, żeby: trochę zaczerpnąć inspiracji od innych, trochę jakiś ciekawych rozwiązań, no i też wspomóc nasz networking zakupowy. Także trzeci obszar tematyczny: supply chain – pozrywane łańcuchy dostaw, jak sobie z tym radzić.

Strategia dla działu zakupów – przygotuj ją podczas Forum Działów Zakupów

Bardzo często słyszę “Ja moją strategię mam w głowie”, “Ja mam plan działania w głowie”. Więc jeśli mówisz, że masz swoją strategię dla działu zakupów w głowie, to tak naprawdę wiem, że masz ją w …..

Nie ma tak z czegoś takiego jak strategia, która nie jest zapisana na kartce, albo nie jest napisana w powerpoincie (może bardziej w PowerPoint niż na kartce), w Excelu… Jeżeli nie jest przemyślane jaką potrzebę ma moja firma, jakie ma oczekiwania w stosunku do działu zakupów, jaką wartość dział zakupów ma dostarczać mojej firmie, jaką wartość moja kategoria (bo przecież strategia może być również dla kategorii napisana) jaką wartość moja kategoria dowozi dla firmy…

W związku z czym ten czwarty obszar tematyczny dotyczyć będzie pomysłu na dział zakupów i wizji na dział zakupów również za 10 lat, z perspektywy CPO, z perspektywy dyrektora, ale również i z perspektywy konkretnej kategorii czy też category managera. Będą dwa osobne wątki w tym zakresie dotyczące tego, w jaki sposób wykuć sobie w głowie pomysł na dział zakupów, a później zapisać go w formie strategii, żebym nie miał go w ….

Czy zakupy mają strategię marketingową?

Scotty Pippen, Dennis Rodman, Michael Jordan: to nazwiska, które do dziś rozgrzewają do czerwoności serca kibiców. W latach ‘91-‘98 zespół Chicago Bulls zdobył aż sześć mistrzowskich tytułów MBA.

Stało się tak głównie dzięki świetnie opracowanej strategii, zarówno tej krótkoterminowej, jak i tej długofalowej.

Łukasz Jędraszkiewicz

Zakupy również opracowują strategie: zarządzania dostawcami, negocjacyjne, zarządzania kategorią zakupową… Ale czy zakupy mają strategię marketingową? Jak przekonać zarząd, żeby postrzegał zakupy na równi ze sprzedażą, z produkcją, jako dział kluczowy? Mało tego, jak przekonać młodego człowieka, który właśnie kończy studia, żeby pomyślał „Ha! Ja chcę pracować zakupach, to jest fajny obszar!” Czy zakupy są obecne w mediach społecznościowych, na Linkedinie, Facebooku, na Toktoku?

Czy nie tylko organizacja, ale także ludzie poza naszą organizacją wiedzą czym my się zajmujemy? Czy sukcesy zakupów są ogłaszane?

Właśnie: czy wyobrażacie sobie, że zespół Chicago Bulls wygrywa kolejne mistrzostwa bez obecności kibiców, kamer, błysku fleszy? Że nikt o tym sukcesie nie wie, że zawodnicy świętują ten sukces w szatni albo na korytarzu?

A to w latach dziewięćdziesiątych wielu młodych ludzi, w tym ja, zostało przez tych zawodników, przez marketing tej dyscypliny, zachęconych to gry w koszykówkę. Dlaczego zakupy nie chcą się chwalić swoim osiągnieciami? Dlaczego zakupy nie są postrzegane jako dział kluczowy w organizacji? Zastanówmy się nad tym opracowując kolejną strategię.

Najważniejsze zgrupowanie w tym roku, przed kolejnym sezonem 2022 jest 23 i 24 listopada w Warszawie. To jest VI Forum Działu Zakupów.

Przygotujmy się dobrze na następny sezon! Nie może Cię tam zabraknąć!

Rodzaje customer experience i budowanie pozytywnych doświadczeń

Mapowanie doświadczeń klienta umożliwia poznanie jego ścieżki zakupowej, a także tego czy jego doświadczenia z daną firmą i produktem są pozytywne, lub negatywne. Ponadto umożliwia ulepszenie procesów i zmianę doświadczeń klienta, w taki sposób, aby były dla niego korzystne. Z jakimi rodzajami doświadczeń spotykamy się na ścieżce zakupowej klienta, a także jak możemy budować pozytywne doświadczenia w firmie, czy konkretnym produkcie lub usłudze?

Rodzaje customer experience

Na doświadczenia klienta ma wpływ bardzo dużo czynników. Nie tylko oferta firmy, czy produktu, ale także to, w jaki sposób zostanie obsłużony. Tyczy się to zarówno sklepu stacjonarnego, jak i sklepu internetowego. A także to, jakie podejście jest do klienta i o w jaki sposób firma radzi sobie z rozwiązywaniem drobnych problemów. Wszystko to i jeszcze więcej wpływa na to jak klient postrzega Twoją firmę. Według publikacji A. Kacprzak możemy wymienić pięć aspektów na poziomie doświadczenia klienta.

Wymiary aspektów, jakie możemy wymienić następująco:

  • wymiar sensoryczny,
  • wymiar werbalny,
  • wymiar poznawczy,
  • wymiar behawioralny,
  • wymiar funkcjonalny.

Każdy z wymienionych aspektów dotyczy innego etapu ścieżki zakupowej klienta. Wymiar sensoryczny to przede wszystkim bodźce niewerbalne i komunikaty, jakie wysyłane są do klienta. Na przykład marketing sensoryczny, który opiera się na zapachu lub odpowiednio dobranej muzyce w sklepie. Wymiar relacyjny dotyczy kontaktu werbalnego klienta z innymi konsumentami i pracownikami obsługującymi w sklepie. Wymiar poznawczy odnosi się do łatwości lub trudności pozyskania informacji dotyczącej oferty firmy, usług, produktu, czy promocji. A także znajomości firmy i jej oferty przez samego jej pracownika. Możemy stosować to nie tylko do sklepów stacjonarnych, ale także sklepów internetowych, w których klient ma możliwość video czatu, czy kontaktu telefonicznego z pracownikiem.

Natomiast wymiar behawioralny odnosi się do aspektu psychologicznego i składa się na odczucia klienta i tego, w jaki sposób pracownik miał wpływ na jego zachowanie i przekonanie go do podjęcia decyzji o zakupie. O wymiarze behawioralnym możemy mówić również wtedy, kiedy do zakupu skłonił klienta telefon od przedstawiciela handlowego. Ostatni z wymiarów, czyli wymiar funkcjonalny odnosi się wyobrażeń klienta odnośnie danego produktu, firmy czy usługi. Do wymiaru funkcjonalnego zaliczymy na przykład darmową dostawę, łatwy zwroty towaru, czy ofertę indywidualnie dostosowaną do potrzeb klienta.

Budowanie pozytywnych doświadczeń klientów

Dzięki mapie doświadczeń wiesz również jakie aspekty na ścieżce zakupowej klienta możesz udoskonalić i sprawić, że jego doświadczenia będą lepsze, przyjemniejsze i pozytywne w pełnym wymiarze. Jakie są sposoby na budowanie pozytywnych doświadczeń i jak nie zostać w tyle w 2021 roku, kiedy coraz częściej do głosu dochodzi sztuczna inteligencja? To proste wykorzystaj ją!

Na początek standardowe możliwości, do których zaliczamy:

  • zwiększanie wartości produktu,
  • zwiększanie wartości transakcji,
  • wartość finansową (bonusy, rabaty),
  • proaktywna komunikacja,
  • budowanie emocjonalnych relacji i zaangażowania w mediach społecznościowych.

Wraz z rozwojem technologii musimy mieć na względzie również rozwój sztucznej inteligencji i to, jak można ją wykorzystać w budowaniu pozytywnych doświadczeń klientów.

Chatboty

Dzięki możliwościom, jakie dają chatboty, można obniżyć koszty operacyjne i usprawnić procesy obsługi klienta. Warto mieć na względzie, że chatbot jest uzupełnieniem procesu obsługi, a nie jej wyłącznym elementy. Chatboty mogą wykonywać zadania takie jak:

Odpowiadanie na proste zapytania klientów całą dobę, dzięki temu możemy również zwiększyć zaangażowanie klientów i konwersje. Ponadto chatbot dzięki automatyzacji, umożliwia zmniejszenie wywieranej presji na pracownikach obsługi klienta. Chociażby dzięki takiej czynności jak wymienione już odpowiadanie na zapytania klientów. Rozbudowane chatboty potrafią nawet rozwiązywać proste problemy, czy znaleźć produkt dopasowany do klienta. Pod warunkiem, że zostanie a dobrze zaprogramowany i będzie zawierał w algorytmie najczęstsze konfiguracje tworzone przez klientów.

Wirtualni asystenci

Wirtualny asystent to taki ulepszony chatbot, ponieważ można się z nim komunikować i wchodzić w interakcje za pomocą konwersacji. Przykładowo bardzo popularna Alexa czy asystent Google. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zmienić, realizowaną liczbę zamkniętych zgłoszeń pracowników BOK, ułatwić automatyzację z obsługą klienta, a nawet wykorzystać na aplikacjach i stronach internetowych.

Customer experience i mapowanie doświadczeń

Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, jak wygląda Customer Experience w Twojej firmie? Czy wiesz, jak klienci kojarzą twoją firmę? Czy często wracają, a może coś sprawia, że owszem przybywa Ci klientów ale żaden z nich nie jest stałym klientem? Dzisiaj dowiesz się, dlaczego warto mapować doświadczenia klienta i co możesz zrobić, aby zwiększyć atrakcyjność firmy, produktu, czy obsługi w jego oczach.

Czym jest Customer Experience?

Z definicji Customer Experience (CX) jest to po prostu wszystko to, czego doświadcza klient styczności z twoją firmą, produktem lub usługa. Zaliczamy do tego wszelkie emocje i odczucia klienta pozytywne, jak i negatywne. A także to jaki obraz firmy kreuje się w jego głowie poprzez styczność z produktem czy usługą. Warto również tutaj zaznaczyć, że doświadczenia klienta możemy rozpatrywać nie tylko przez pryzmat klienta, czyli Customer Experience, ale także, co szczególne znaczenie ma w projektowaniu stron internetowych, sklepów online, czy aplikacji mobilnych – User Experience (UX). Doświadczenia możemy również przepisać do pracownika firmy i wtedy będziemy mówić o Employee Experience (EX).

Co to jest Customer Journey Map?

Mapa podróży klienta lub inaczej nazywana Customer Journey Map, Customer Experience Map, czy User Journey Map jest narzędziem, które wykorzystuje się do zobrazowania ścieżki klienta. Jego interakcji z firmą od pierwszego do ostatniego kroku. Dotyczy to działań klienta na stronie internetowej i w sklepie stacjonarnym. Mapa doświadczeń zazwyczaj przedstawiona jest w postaci osi czasu I zawiera wszystkie interakcje klienta w ramach czasowych. Dlaczego tworzy się takie mapy? Customer Journey Map tworzy się, aby móc spojrzeć na firmę, produkt lub usługę właśnie oczami klienta. Mapy tworzy się po to, aby wyobrazić sobie, jak klient widzi Twoją firmę i jakie ma z nią doświadczenia, tworzy się po to, abyś Ty jako właściciel lub osoba odpowiedzialna za sprzedaż w firmie poczuła się właśnie jak klient.

Jak przygotować mapę klienta?

Nie ma określonego wzoru, na to jak należy przygotowywać mapę z doświadczeniami klienta. Powinna ona być przejrzysta, czytelna i zawierać najważniejsze informacje osadzone w czasie. Mapa służy przede wszystkim, po to, aby zobrazować proces zakupowy klienta. Informacje zamieszczone na mapie powinny zostać umieszczone w taki sposób, aby każdy był w stanie zrozumieć istotę tych informacji. Najlepiej wypróbować kilka sposobów na tworzenie User Journey Map i wybrać najlepszy sposób odpowiadający specyfice firmy.

Dobrą praktyką stosowaną przez wiele firm w tworzeniu mapy doświadczeń jest zasada jednej kartki. Czyli stworzona mapa powinna zmieścić się na jednej kartce. Dzięki czemu jesteś w stanie w łatwy sposób segregować i przechowywać takie mapy. A także umieszczać na specjalnych tablicach informacyjnych przeznaczonych dla wszystkich członków zespołu. Sposób ten gwarantuje również, że nie pogubimy żadnej z części map, a dokumentacja będzie zachowana w sposób przejrzysty i łatwy do późniejszego odnalezienia.

Dlaczego warto tworzyć Customer Experience Map?

Powodów jest kilka. Ważniejszy z nich, a w sumie jeden z najważniejszych to fakt, że dzięki mapowaniu jesteśmy w stanie zdefiniować wartość, jaką klient otrzymuje od firmy podczas korzystania z jej usług, czy produktów. Dzięki temu możemy stworzyć wartość dodatnią, która będzie naszą przewagą nad konkurencją. Druga rzecz to możliwość zdefiniowania doświadczeń klienta dla danego typu firmy, czy konkretnego produktu i usługi. Dzięki temu możemy ulepszyć proces, wpłynąć na doświadczenia klienta i zmienić je na jeszcze lepsze. Trzecia rzecz, która powinna skłonić Cię do spróbowania tworzenia map doświadczeń, jest fakt, że dzięki nim możesz dowiedzieć się, czy klient ma pozytywne, czy negatywne skojarzenia z Twoją marką. A to z kolei umożliwia Ci udoskonalenie lub konkretną zmianę procesów w firmie.

Jak ustalić strategię zakupową przy pomocy macierzy Kraljica?

Procesy zakupowe, optymalizacja kosztów, odpowiedni podział produktów lub usług i analizy finansowe i produktowe, to wszystko i jeszcze więcej to elementy składowe strategii zakupowej. Jak zatem ustalić strategię zakupową, żeby przynosiła efekty? Dzisiaj omówimy grupowanie według macierzy Kraljica.

Etapy tworzenia strategii zakupowej

Pierwsza rzecz, która jest podstawą w tworzeniu strategii zakupowych to ustalenie finansów firmy (wydatki i przychody), a także specyfiki firmy. Kolejne kroki w tworzeniu strategii to:

  • drzewo kategorii zakupowych,
  • analiza wydatków wg. kategorii,
  • wyznaczenie osób odpowiedzialnych za daną kategorię,
  • analiza wg. macierzy Kraljica,
  • opracowanie strategii zarządzania dla każdej utworzonej kategorii.

Analiza według macierzy Kraljica umożliwi Ci pogrupowanie produktów i usług w kategorie i analizę ich pod względem wpływu na finanse firmy, a także ryzyka związanego z dostawcami.

Macierz Kraljica i 4 kategorie produktów lub usług

Macierz Kraljica pozwala nie tylko ocenić wpływ na finanse firmy i ryzyka dostawczego, ale również w doborze odpowiedniej strategii sourcingowej dla każdej z grup produktów.

Tak, jak przedstawiliśmy na załączonym obrazku. Jest to podział na cztery grupy. Każda z nich powinna mieć przygotowaną strategię sourcingową, a także wyznaczoną osobę odpowiedzialną za realizację i nadzór tej strategii.

  • Grupa standardowa
    W grupie standardowej powinieneś umieć produkty lub usługi, które mają mały wpływ na finanse firmy. To również grupa, która niesie małe ryzyko związane z dostawami. Warto zwrócić uwagę, że finanse firmy powinny być brane pod uwagę na poziomie rocznym. W grupie produktów standardowych nie powinieneś skupiać się na minimalizacji ceny, a na optymalnej organizacji procesu zamawiania i jego realizacji.
  • Wąskie gardła
    Kategoria tych produktów różni się od grupy standardowej występowaniem wysokiego ryzyka związanego z dostawami. Dla finansów ryzyko również jest niewielkie. Tutaj należy zwracać uwagę na krytyczność produktów. Wydatki mogą nie być wysokie, ale jeden element może zaważyć na całym procesie. Naturalnie, produkty krytyczne uzależnione są od profilu działalności firmy.
  • Dźwignie
    Tutaj mamy analogiczną sytuację do grupy produktów wąskich gardeł, z tym że w kategorii dźwigni występuje wysokie ryzyko finansowe, a niewielkie związane z dostawami.
    Jednocześnie wysoki poziom wydatków równoważy się z możliwością standaryzacji i agregacji produktów lub usług.
  • Produkty lub usługi strategiczne
    To ta grupa, która decyduje o Twojej przewadze. O konkurencyjności produktów lub usług i wyróżniku na tle konkurencji. Mają one wysoki wpływ na finanse w firmie, a jednocześnie średnie ryzyko związane z dostawami. W tej grupie podstawą są długofalowe relacje i współprace z partnerami i działami różnych firm.

 

Przedstawiona macierz Kraljica pomoże Ci w ustaleniu strategii zakupowej.
A my mamy nadzieję, że wpis pomógł Ci zrozumieć podział grup i ich cel.

Najlepsze praktyki zakupowe w firmie

Jakie praktyki zakupowe w firmie przynoszą efekty? Najlepsze, czyli przemyślane i dopasowane do profilu firmy, a także produktów czy usług, jakie oferuje. Dzisiaj przedstawiamy Ci wybrane praktyki zakupowe, które po prawidłowym wdrożenie przyniosą Ci zamierzone efekty i ułatwią realizację celów zakupowych.

Jak praktyki zakupowe to tylko takie, które działają

Żeby być najlepszym, trzeba się ciągle rozwijać. A żeby to zrobić, należy działać według dobrego planu. Planu, którego realizacja będzie konsekwentna i przemyślana. Jakie zatem są najlepsze praktyki zakupowe?

Dobra strategia zakupowa, to połowa sukcesu

Opracowanie strategii zakupowej to jedna z kluczowych praktyk zakupowych. Skup się na tym, co firma ma osiągnąć, jakie wskaźniki są kluczowe i na tym, jak je osiągnąć. Optymalizacja kosztów, realizacja zadań, osoba odpowiedzialna za ich prawidłowe wykonanie. Wszystko to powinno znaleźć się w Twojej strategii zakupowej.

Narysuj sobie drzewo

Oczywiście nie z piękną koroną i owocami, a drzewo kategorii zakupowej. To podstawa, która umożliwia usystematyzowanie zakupów, dywersyfikację dostawców, czy budowanie relacji zakupowych. Drzewo kategorii zakupowej będzie czymś, na czym będziesz opierał swoje późniejsze strategie przygotowane dla każdej z gałęzi zakupów.

Bądź dobrym analitykiem i zbieraczem

Dane i ich gromadzenie to Twój nieodłączny przyjaciel w praktykach zakupowych. Na nich opiera się strategia zakupowa i działania z nią związane. Pamiętaj, że analiza nie dotyczy tylko finansów i optymalizacji kosztów, to jeden z czynników poddawanych analizie. Analizować powinieneś również efektywność działań, dostawców, a nawet samej strategii. Dzięki analizie jesteś w stanie podejmować dobre decyzje poparte danymi, a nie pomysłami z “powietrza”.

Oszczędzanie i optymalizacja kosztów

Zorientowanie na generowanie popytu jest jednym z podstawowych działań w kategorii finansów. Tak samo, jak stosowanie dźwigni oszczędności. Na całość tych działań powinny się składać również ukierunkowane procesy na generowanie tych oszczędności. Kolejny ważny aspekt w optymalizacji kosztów to umiejętność szybkiego reagowania i elastyczność w działaniu. Musisz brać pod uwagę różne możliwości i sytuacje, a także czas realizacji i reakcji na nie. Kolokwialnie, powinieneś być gotowy na wszystko.

Dlaczego warto zwracać uwagę na dobre praktyki zakupowe?

Praktyki zakupowe to ważny element działań, jakie będziesz podejmował. Jeśli będą przemyślane, to będziesz w stanie generować oszczędności i jednocześnie prowadzić świetną strategię zakupową. Działania, w których będziesz pokładał swój czas i finanse powinny być zawsze przemyślane, a ich realizacja powinna przebiegać zgodnie z zakładaną strategią.

Menedżer sprzedaży – jaka jest jego rola w procesie sprzedażowym?

Menedżer sprzedaży kluczowa osoba odpowiedzialna na procesy sprzedażowe i zarządzanie zespołem sprzedaży. Jaka jest jego rola i co musi kontrolować menedżer sprzedaży? Czym powinien się zajmować? Przybliżamy Ci dzisiaj obowiązki, jakie spoczywają na menedżerze sprzedaży.

Menedżer sprzedaży i jego rola, czyli co musi mieć pod kontrolą?

Czy menedżer sprzedaży ma wpływ na wszystkie czynniki, jakie wynikają z kontroli procesu sprzedaży? Czy jest w stanie zarządzać danymi liczbowymi i tworzyć klarowne plany działań? Większość z nas odpowiedziałaby; tak, menedżer sprzedaży odpowiedzialny jest za każdy proces i etap procesu sprzedaży. Jednak, czy to prawda?

Dane, analizy i raporty

Nie ma najmniejszych wątpliwości co do tego, że menedżer sprzedaży pracuje z danymi liczbowymi i część jego pracy polega na przygotowywaniu analiz i raportów. Służą mu one przede wszystkim do mierzenia efektywności zespołu sprzedażowego, a także umożliwiają wyciąganie wniosków i poprawę osiąganych rezultatów. Należy mieć jednak na uwadze, że menedżer sprzedaży zarządza zespołem i jego zasobami, a nie liczbami, które znajdują się na raporcie. Na tym etapie od menedżera należy wymagać umiejętności kontroli i zarządzania działaniami zespołu, jak i własnymi.

Czynniki złożone, którymi nie zarządza

Proces sprzedaży, to również analiza biznesu pod względem zysku, strat, czy udziału procentowego w danym rynku. Czynnikami zazwyczaj jest ogół działań w firmie, które nie odnosi się jedynie do sektora sprzedaży, a znacznie szerzej. Produkcja, obsługa klienta, konkurencyjność, świadomość marki wśród konsumentów itp. Lider sprzedaży w tym aspekcie nie ma bezpośredniej kontroli, a jedynie pośrednią. Oczywiście nad czynnikami, które dotyczą jego sektora.

Zarządzanie zespołem to również ważny etap w roli menedżera

To jak menedżer zarządza zespołem, jak wyznacza cele sprzedażowe i jak kontroluje ich realizację ma wpływ na wyniki. Żeby osiągać optymalne rezultaty, menedżer sprzedaży powinien być przygotowany do pomocy w rozwoju ścieżki zawodowej i kompetencji handlowca, a także cechować się ponadprzeciętną umiejętnością organizacji pracy własnej i podległego mu zespołu sprzedawców. Ponadto powinien rozumieć zależności między komunikatami a działaniami podejmowanymi przez handlowców, których skutkiem są osiągane lub nie, cele sprzedażowe. Tutaj również wyłania nam się kolejny aspekt, jakim jest planowanie i wytyczanie celów sprzedażowych zespołowi sprzedawców. To właśnie od menedżera zależy jak komunikat zostanie przekazany, czy jest zrozumiały i czy wyznaczone cele zostały dopasowane do profilu konkretnego sprzedawcy.

Umiejętność zarządzania zespołem to również wiara w zespół i planowanie rozwoju zespołu. Przykładem może być odpowiedni plan na wdrożenie nowego handlowca w strukturę działań, wysłanie go na szkolenia sprzedażowe, jak i również podejmowanie działań względem obecnego zespołu. Rozumienie tych aspektów znacznie ułatwia wyznaczanie celów sprzedażowych ich realizację, a w końcu osiągnięcie zamierzonych wyników. Menedżer, który żyje w przeświadczeniu, że jego rolą jest tylko zarządzanie, to nigdy nie będzie dobrym menedżerem sprzedaży.

Controlling sprzedaży – czym jest i kiedy warto go stosować?

Chcesz rozwijać swoją firmę, lepiej zarządzać wydatkami i zyskiem? Poznaj controlling sprzedaży, który jest rewelacyjnym narzędziem umożliwiającym ulepszenie Twojej firmy. Sam controlling możesz wprowadzić również w strukturę zarządzania, aby osiągać lepsze efekty.

Controlling sprzedaży na czym to polega?

Myślisz, że Twoja firma radzi sobie bardzo dobrze? Efektywność działań osiągniesz poprzez ciągłe doskonalenie, zatem nawet jeśli odnosisz sukcesy, to nie poprzestawaj w działaniach. Planowanie, prognozowanie, raporty zapobiegną nieoczekiwanym zwrotom akcji i zabezpieczą Twój interes. Dzięki temu świadomie będziesz zarządzać sprzedażą, nawet jeśli w tej chwili jesteś pewien, że idzie Ci świetnie! Pamiętaj, że nie zawsze tak musi być.

Controlling sprzedaży uchroni Cię przed bilansem ujemnym firmy i umożliwi ocenę rentowności firmy, zyski i ewentualne straty, jakie możesz ponieść.
Controllingu sprzedaży, to system, który obejmuje ceny jednostkowe towarów oraz wartość ich sprzedaży. Dzięki niemu możesz śledzić zyski firmy po uwzględnieniu działań marketingowych, takich jak rabaty, zniżki i promocje dla klientów. Ponadto w raportach znajdziesz również takie informacje jak koszty własne sprzedanych produktów i towarów, marże brutto na sprzedaży, a także koszty sprzedaży, logistyki i dystrybucji. Ponadto wszystkie poniesione koszty z dokładnością co do jednego klienta.

W prosty sposób możemy jeszcze zdefiniować trzy główne zadania, jakie wynikają z controllingu sprzedaży.

  1. Koordynowanie działań związanych ze sprzedażą produktów.
  2. Optymalizowanie korzyści dotyczących sprzedawanych produktów.
  3. Planowanie ilościowe i wartościowe przychodów ze sprzedaży produktów, kosztów
    dystrybucji oraz kosztów działu sprzedaży.

Dzięki controllingowi sprzedaży zyskują również Twoi menedżerowie sprzedaży. Dzięki raportom i zestawieniom są w stanie przeprowadzić prognozy zysków i strat. W efekcie, jeśli będą jakieś nieprawidłowości i odstępstwa od zakładanych planów, to menedżer sprzedaży może przygotować plan zmian i polepszyć sytuację finansową firmy.

Jakie aspekty można zastosować w odniesieniu do controllingu sprzedaży?

Aspekty, fachowo nazywane instrumentami controllingu definiują zakres działań w przedsiębiorstwie. Ponadto należy zwrócić uwagę na fakt, że controlling sprzedaży jest ściśle powiązany z controllingiem marketingowym. Można nawet stwierdzić, że tworzą jedną podstawę do tworzenia wszelkich działań (analiz, badań i raportów) na tle rentowności, sprzedaży i produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo.

Wyróżniamy zatem instrumenty controllingu następująco:

  • analizę luki strategicznej,
  • analizę scenariuszową,
  • metody portfelowe,
  • analizę krzywej doświadczeń.

Analiza luki strategicznej służy do weryfikacji rozbieżności między oczekiwaniami
rynku a rozwojem przedsiębiorstwa. Analiza scenariuszowa obejmuje planowanie działalności, uwzględniając wpływ zmian o charakterze nieciągłym na rozwój przedsiębiorstwa. Analiza portfelowa skupia się na kształtowaniu optymalnego portfela produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo. Wszelkie działania związane z controllingiem można, a nawet dobrze by było wspierać o automatyzację i korzystać z gotowych programów np. CRM i wszelkich programów dedykowanych do controllingu sprzedaży.

Szkolenia dla działu zakupów- co powinny zawierać?

Firma, która ma zyski i jednocześnie generuje oszczędności to dobrze zarządzana firma. Za efektywność, jakość i wysokość oszczędności jest odpowiedzialny dział zakupów. Dlatego każdy, kto znajdzie lub znajduje się w zespole takiego działu, powinien pójść na szkolenia dla działu zakupów.

To właśnie na szkoleniach osoby odpowiedzialne za oszczędności w firmie i efektywne zarządzanie zdobywają wiedzę o tym, w jaki sposób negocjować z dostawcami, jak generować oszczędności i jak zarządzać firmowymi zapasami. Co powinny zawierać dobre szkolenia dla działu zakupów i jakie dają możliwości?

Na jakie szkolenia dla działu zakupów warto wysłać pracowników?

Podejście w tym temacie powinno być indywidualne i zorientowane na dotychczasowe umiejętności danej osoby. Wykorzystując analizę potrzeb kompetencyjnych, można zorientować się, jakie braki kompetencyjne ma dany pracownik i co pomoże mu pracować efektywniej. Dział zakupów to bardzo ważna jednostka w firmie i zawsze należy dbać o to, aby zespół był odpowiednio przeszkolony.

Skuteczne negocjacje biznesowe i zakupowe

Przygotowanie do negocjacji i poszerzanie umiejętności negocjacyjnych przygotowują do profesjonalnego przeprowadzania negocjacji. Szkolenia dla działu zakupów powinny skupiać w sobie zagadnienia takie jak:

  • różne style negocjacji i budowanie relacji,
  • stres w negocjacjach,
  • zachowanie w trudnych sytuacjach negocjacyjnych,
  • strategie radzenia sobie z zarzutami cenowymi,
  • umiejętności perswazyjne i negocjacyjne.

Kolejne szkolenie dla działu zakupów, na które warto wysłać pracownika to szkolenie ze
strategii generowania oszczędności w zakupach biznesowych.

Strategia generowania oszczędności w zakupach biznesowych

Dział zakupów powinien zarządzać kosztami w sposób umożliwiający ich skalowanie. Co jest równoznaczne z umiejętnością zaplanowania i wdrożenia strategii.
Tematyka poruszana na szkoleniu powinna odpowiadać zagadnieniom takim jak:

  • gdzie szukać oszczędności,
  • rozliczanie oszczędności w firmie,
  • sytuacje kryzysowe i rola działu zakupów,
  • ryzyko braku dostaw i ocena kosztów.

Oczywiście każde zagadnienie porusza kilka lub kilkanaście tematów, z którymi przyjdzie się zmierzyć osobom pracującym w dziale zakupów. Trzeba również pamiętać, że nazwy szkoleń i zagadnień mogą się różnić i przyjmować różną formę. Jednak elementy wiedzy pozostają niezmienne.

Szkolenia dla działu zakupów – metody oceny dostawców

Kolejne z bardzo ważnych szkoleń dla działu zakupów. Uczestnicy dzięki szkoleniu poznają strukturalne i metodyczne narzędzia oceny dostawców, które umożliwią szybki i precyzyjny dobór partnerów handlowych. Ponadto zdobędą wiedzę z zakresu budowania przewagi i wykorzystania potencjału rozwoju zgodnie ze strategią firmy.
Trzy główne zagadnienia to podejście do oceny dostawców:

  • w ujęciu strategicznym,
  • w ujęciu taktycznym,
  • na poziomie operacyjnym.

Ocena dostawców w ujęciu strategicznym, to umiejętność planowania rozwoju bazy dostawców. W ujęciu taktycznym natomiast jest to ocena potencjału i stabilności finansowej kontrahentów, z którymi firma rozpoczyna współpracę. Z kolei ocena na poziomie operacyjnym, traktuje o kompleksowym narzędziu do oceny współpracy z dostawcą. Każdy z aspektów porusza szereg ważnych z punktu widzenia działu zakupów tematów.

Oczywiście zaprezentowane przez nas przykłady nie wyczerpują możliwości szkoleń dla działu zakupów. Wymienione szkolenia to popularna i podstawowa trójka, która powinna dotyczyć każdego pracownika działu zakupów. Wśród innych szkoleń możemy wymienić jeszcze tematyki takie jak; zarządzanie zapasami, zarządzanie projektem zakupowym, dokumenty w zakupach biznesowych, czy prawo dla działu zakupów.