Zarządzanie pracownikami – czy jesteś skutecznym liderem?

Zarządzanie pracownikami to bardzo ważna umiejętność każdego lidera. Szczególnie to jak nimi zarządza, jakie stosuje metody i oczywiście to, jakie osiąga efekty. Skuteczny lider, to ważna osoba w każdej firmie. Od tego jak poprowadzi zespół, zależą wyniki firmy. A czy ty jesteś skutecznym liderem?

Zarządzanie pracownikami przez cele?

Działania lidera zawsze będą miały wpływ na zespół, a co za tym idzie na osiągane efekty i efektywność realizacji celów. Jeśli zespół jest prowadzony źle, to prędzej czy później odbije się to na działaniach, a w efekcie braku efektów w firmie, czy progresu przedsiębiorstwa. Żeby wszystko działało, jak wielka wspólna komórka, to naprawdę trzeba być skutecznym liderem i wiedzieć dokładnie, co dlaczego i kiedy się robi. Proste, prawda?

Jako lider musisz sprawować pieczę nad zespołem i tak go prowadzić, żeby działania zespołu były efektywne. Do tego możesz stosować różne techniki i narzędzia. Jedną z technik jest wyznaczanie celów za pomocą metody SMART. Przy czym musisz pamiętać, że cel powinien być przypisany do danego procesu, a nie do ogółu. Ponadto Twoim zadaniem jest sprawdzić, czy cel jest sprecyzowany na tyle, że jest zrozumiały dla wszystkich osób w zespole i każdy wie, jak dążyć do jego realizacji. Ważnym aspektem jest też fakt, że jeśli wyznaczasz cele personalnie w zespole, to powinny być one dopasowane do umiejętności pracownika. Tylko wtedy masz pewność, że będzie on realizowany prawidłowo.

Działania skutecznego lidera krok po kroku

Kiedy już przygotowałeś załogę i rozdzieliłeś zadania, czas na rozpoczęcie projektu. Jak przeprowadzić to dobrze? Czy wystarczy powiedzieć, tak dziś rozpoczynamy nasz projekt? Można tak zrobić, jednak nie będzie to działanie skutecznego lidera. Nie będzie to świadectwo działania osoby, która wie jak pracować z zespołem i jak osiągać zamierzone cele. I nie będzie to odpowiednie zarządzanie pracownikami.

Jest to bardzo ważne, aby już na etapie rozpoczęcia projektu współpracować z zespołem. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić to wizualizacja projektu. Czyli rozrysowanie i przedstawienie w graficzny sposób tego jak ma wyglądać projekt, jaki jest cel projektu, czas jego realizacji i kto, nad którą częścią spełnia funkcje. Ważnym, ale nie zawsze stosowanym punktem wizualizacji projektu jest możliwość wniesienia uwag przez osoby, które docelowo nie będą zajmować się projektem. Dlaczego to może Ci pomóc? Może być to dodatkowa droga do zyskania świetnych pomysłów i zwrócenia uwagi na aspekty, być może, których nie zauważyliście wspólnie z zespołem.

Praca zespołowa

Kolejny ważny krok, to zespołowa praca nad projektem przy wykorzystaniu różnych możliwości na przykład flipchart. Dzięki temu każdy komunikat, jaki chciałbyś przekazać, będzie dostępny dla wszystkich. Będzie bardziej zrozumiały, a przede wszystkim będziesz miał pewność, że nie pominąłeś żadnej ważnej kwestii. Obok flipchartu należy również wspomnieć o organizowaniu cyklicznej burzy mózgów. Takie spotkania umożliwią zaangażowanie całego zespołu. Dadzą możliwość wypowiedzenia się na dany temat, wniesienia uwag do projektu i jego realizacji, czy sposobów realizacji projektu. Ważne dla Ciebie jest to, abyś podczas burzy mózgów nie oceniał członków swojego zespołu, a umożliwił swobodną wypowiedź każdemu. Na weryfikację pomysłów przyjdzie czas później.

Motywacja i monitorowanie efektów

Następną ważną rzeczą, o której nie może zapomnieć dobry Lider przy zarządzaniu pracownikami, to motywacja zespołu. O technikach motywacji poczytasz w naszym dziale wiedzy, dlatego tutaj nie będziemy już o nich wspominać. Wiedz, że jest to bardzo ważny punkt podczas realizacji każdego projektu, czy nawet małego zadania. Zespół po pierwsze musi czuć się doceniony, a po drugie zmotywowany do pracy.

Nie zapomnij o monitorowaniu pracy swojego zespołu w taki sposób, aby nie czuli się oni nachalnie kontrolowani pod względem doszukiwanie się błędów w pracy. A w taki sposób, aby szybko i sprawnie rozwiązywać ewentualne powstałe trudności. Ostatnią rzeczą, jaką chcielibyśmy się dzisiaj z Tobą podzielić, to utrzymanie wypracowanego efektu po skończonym projekcie i wdrażanie podobnych rozwiązań do kolejnych projektów. Oczywiście, jeśli zespół osiągnął zamierzone cele, a obrany system pracy był efektywny i komfortowy dla całego zespołu.

A jak u Ciebie wygląda zarządzanie pracownikami? Jesteś dobrym i skutecznym liderem, czy masz problemy w zespole?

Szkolenia menedżerskie – osiągaj więcej i pracuj lepiej

Jesteś menedżerem z doświadczeniem, a może dopiero awansowałeś? Wiesz, jaką chcesz podążać ścieżką, a z drugiej strony czujesz, że coś Cię blokuje? Dzisiaj przedstawiamy Ci, dlaczego warto wybrać się na szkolenie menedżerskie i na co zwrócić uwagę przy wyborze szkolenia.

Szkolenia menedżerskie dla kogo?

Dużo osób myśli, że szkolenia menedżerskie są dobre dla osób początkujących. Nie do końca jest to prawdą, bo przy wyborze szkolenia trzeba wziąć pod uwagę jego program i dopasować go do swoich kompetencji. Szkolenie menedżerów może odbywać się na różnym stopniu. Menedżer, który dopiero awansował na to stanowisko, potrzebuje wprowadzenia i pokierowania swoją ścieżką. Natomiast menedżer z doświadczeniem powinien brać udział w szkoleniach, aby pogłębiać swoje kompetencje i uzupełniać wiedzę z zakresu, w którym sam czuje, że ma braki. Brak umiejętności nie jest powodem do wstydu, czy do wykluczenia z funkcji, a impulsem do zdobywania nowych doświadczeń i kwalifikacji.

Jesteś menedżerem? Zastanów się, w jakim obszarze masz największe problemy, co sprawia, że nie jesteś zadowolony z efektów swoich działań. Dokumentacje, sprawozdania, a może brak umiejętności budowy odpowiedniej relacji z pracownikami? Komunikacja w zespole jest średnia? Może sposób, w jaki ją przeprowadzasz, czy przekazujesz informacje pracownikom jest nieadekwatny do uwarunkowań w grupie? Właśnie takie drobne, mniejsze lub większe elementy sprawiają, że powinieneś zainteresować się szkoleniem menedżerskim.

Przygotuj się do roli menedżera i określ swoje kompetencje

Awansowałeś na stanowisko menedżerskie? Szkolenie menedżerskie to dla Ciebie szansa na określenie ścieżki, którą chcesz podążać. Możliwość poznania kluczowych kompetencji i poszerzenia swojej wiedzy. Poznanie podstaw pracy menedżera, a także narzędzia usprawniające pracę w zespole i umożliwiające efektywne zarządzanie.

Czego spodziewać się na szkoleniu menedżerskim?

Jak już wspominaliśmy wcześniej, zależne jest to od doświadczenia na tym stanowisku. Przyjmując jednak, że jesteś świeżo po awansie przybliżymy Ci ogół zagadnień, jakie powinny znaleźć się na szkoleniu dla menedżerów.

Kluczowe aspekty szkolenia menedżerskiego

  • Omówienie zagadnień związanych z rolą menedżera.
  • Realizacja i wyznaczanie celów i zadań.
  • Komunikacja dla menedżera.
  • Egzekwowanie i poprawne delegowanie zadań.
  • Informacja zwrotna w relacji menedżer-pracownik i rozwój pracownika.
  • Angażowanie i motywowanie zespołu.

Każdy z tych aspektów odnosi się do bardziej szczegółowych zagadnień, które poruszane są na szkoleniach. Przykładowo dla zagadnienia informacja zwrotna i rozwój, możesz spodziewać się poruszenia takich kwestii jak;

  • Po pierwsze doceniaj! Jak to robić?
  • Feedforward zamiast feedbacku – jak udzielać informacji zwrotnej, która działa?
  • Linia interwencji i sankcje – czyli co robić, gdy coś nie działa?
  • Ocena okresowa – dobre praktyki.
  • Rozwój z sensem – jak rozwijać pracownika efektywnie i z pożytkiem dla wszystkich?

Zaprezentowany przykład zagadnień pochodzi z naszego szkolenia Zostałeś liderem zespołu i co dalej?. Jest to jedno ze szkoleń kierowanych do początkujących liderów, a także dla kandydatów na stanowisko menedżerskie. Sprawdź, jakie jeszcze poruszamy zagadnienia i zapisz się na szkolenie.

Nauka pracy pod presją czasu – niezawodne techniki

Stres może być pozytywny w sensie motywatora do pracy. Niestety nie zawsze i nie każdy jest w stanie przeobrazić go na pozytywny aspekt dający energię do działania. Dzieje się wręcz odwrotnie. Nadmierna ilość stresu może powodować nawet wypalenie zawodowe, którego każdy z nas chciałby uniknąć. Dzisiaj przedstawiamy proste metody na to, jak radzić sobie w pracy pod presją czasu. Mają uniwersalne zastosowanie i nie mają różnić w stanowiskach. Metody przydadzą się każdemu, kto narażony jest na pracę pod presją czasu.

Jak radzić sobie w pracy pod presją czasu?

Jeśli nie jesteś typem osoby, która ma nerwy ze stali, a stres nie jest czynnikiem motywującym, to poniższe porady są dla Ciebie. Presja potrafi przeobrazić ulubioną pracę, w zło konieczne, działa demotywująco, prowadzi do wypalenia zawodowego, a czasem nawet wpływa na poczucie własnej wartości. Dlatego warto wiedzieć, jak sobie z nią radzić. Szczególnie, że jeśli nie jesteśmy odporni na stres, to nasz stan będzie wpływał również na współpracowników, rodzinę i bliskie otoczenie.

W relacjach biznesowych natomiast jest szalenie ważne, aby trzymać nerwy na wodzy i nie dać upustu emocjom w najmniej oczekiwanym momencie. Zachowanie w środowisku biznesowym określa nasz profesjonalizm i podejście do pracy, a także reputację firmy, którą reprezentujemy.

10 rzeczy, które pomogą Ci okiełznać stres

  1. Pozbądź się przymusu pamiętania o wszystkim. Korzystaj z dóbr technologii i zapisuj ważne rzeczy w wirtualnym notatniku, czy kalendarzu. Jeśli jesteś zwolennikiem tradycji, to na rynku jest bardzo dużo dostępnych kalendarzy i plannerów, które możesz wykorzystać. Pozbycie się uporczywej myśli o zapamiętywaniu każdej rzeczy poprawi twoją efektywność i niweluje stres przed pominięciem ważnych wydarzeń, czy spotkań.
  2. Priorytety i zadania. Zaplanuj sobie konkretne zadania na każdy dzień. Przy czym, pamiętaj o podziale na pilne i ważne, ważne ale niepilne, nieważne. Dzięki temu skupisz się na tym, co naprawdę powinno być zrobione w konkretnym dniu. Błądząc wśród zadaniach ustalanych w głowie, łatwo jest zgubić priorytety i zająć się rzeczami, które powinny być zrobione w pierwszej kolejności.
  3. Zadbaj o właściwą regenerację po pracy i w pracy. Jeśli masz pracę siedzącą, to wskazane jest aby co godzinę robić sobie krótkie przerwy. Odpocznie Twój wzrok i kręgosłup. Natomiast po pracy zadbaj o regularny i dobry sen. To właśnie podczas snu nasze ciało i umysł poddają się regeneracji. Zachęcamy również do aktywności fizycznej. Może być to spacer, czy ćwiczenia w domu.
  4. Wspomagaj się dietą. To jak się odżywiamy również ma wpływ na nasze samopoczucie. Zrezygnuj z nadmiernej ilości kawy lub zastąp ją zieloną herbatą lub popularną Yerba mate.
  5. Nie podejmuj ważnych decyzji pod wpływem emocji. Jak i również nie przeprowadzaj rozmów z personelem, czy współpracownikami w momencie kiedy jesteś wzburzony. Daj sobie chwilę i pozwól, aby emocje osiągnęły neutralny poziom. Daj sobie chwile na wyciszenie.
  6. Napięty grafik to również setki telefonów i maili. Jeśli masz taką możliwość, to oddeleguj część zadań z tym związanych komuś innemu. Jeśli nie, to wyrób w sobie nawyk, że wiadomości bez priorytetów mogą poczekać. Nie są na tyle istotne, że będą miały wpływ na Twoje działanie w danej chwili. Jeśli prowadzisz dyskusje z kimś przez telefon, to pamiętaj, aby nie wykonywać następnego telefonu, jeśli poprzedni rozmówca czymś Cię wzburzył.
  7. Staraj się nie przenosić problemów z domu do pracy i odwrotnie. Taka spirala negatywnie wpływa na osoby z Twojego otoczenia. Poza tym łatwiej Ci będzie skupić się na pracy i nie odkładać niczego na później.
  8. Nie rób wszystkiego sam. Naucz się delegować zadania.
  9. Bądź asertywny, sztuka mówienia “NIE” naprawdę pomaga.
  10. Naucz się radzić sobie z krytyką. Niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmujesz i co robisz, to jesteś narażony na krytykę. Umiejętność radzenia sobie z nią, umożliwi Ci efektywną pracę bez rozmyślania o tym, co ktoś powiedział. Ważne jest również to, aby nauczyć się odróżniać konstruktywną krytykę od takiej, która nic nie wniesie do Twojego sposobu pracy, czy efektów jakich chcesz osiągnąć.

 

Spróbuj zastosować, chociaż kilka z tych 10 kroków, a zobaczysz, że pracy pod presją czasu można się nauczyć, a przede wszystkim można robić tak, aby tej presji unikać.

Umiejętności przywódcze – co cechuje dobrego lidera?

Umiejętności przywódcze to pożądane cechy na wielu stanowiskach kierowniczych, ale również dla pretendentów na stanowiska wyższe. Czy umiejętności przywódcze ma każdy? Czy można się ich nauczyć? A w końcu kim dokładnie jest i co cechuje dobrego przywódcę?

Umiejętności przywódcze – co to oznacza?

Sformułowanie bardzo dobrze znane, jednak czym są umiejętności przywódcze i jak wygląda sylwetka przywódcy?

Dobry przywódca to osoba, która świetnie radzi sobie w sytuacjach stresowych potrafi rozwiązywać konflikty i nie ma żadnych blokad w kontaktach z innymi ludźmi. To również persona, która porażkę potrafi przekuć w narzędzie do osiągnięcia sukcesu, cechuje się zmotywowaniem i zorientowaniem na cele, które potrafi przyłożyć na zespół, jakim zarządza. Dobry przywódca to również mentor i osoba, która nastawiona jest na pomoc. To oczywiście ogólny zarys sylwetki przywódcy i tego, jaką osobą powinien być.

Natomiast przechodząc do samych umiejętności przywódczych, to istnieją na ten temat dwa rozbieżne przekonania. Część menadżerów twierdzi, że umiejętności przywódczych można się nauczyć. Druga zaś cześć, że są to wrodzone cechy charakteru. Moim zdaniem jest to mniej więcej wypośrodkowane, ponieważ rzeczywiście niektórych rzeczy można się nauczyć poprzez naukę i doskonalenie, czyli udział w szkoleniach i samorozwój. Jednak rzeczy, które wynikają bezpośrednio z charakteru danej osoby, może być bardzo ciężko zmienić. Oczywiście jeśli taka zmiana byłaby konieczna. A ty jak uważasz, przywództwo to wrodzony talent czy umiejętność, której można się nauczyć?

3 umiejętności, które cechują dobrego lidera

Cech moglibyśmy wymienić znacznie więcej, jednak dzisiaj przybliżamy te najbardziej pożądane, a nawet dość oczywiste w rozumieniu zarządzania innymi ludźmi.

Komunikacja

Komunikacja to podstawa w każdym aspekcie. Umiejętność dawania jasnych komunikatów, czy przeprowadzania rozmów z pracownikami to aspekty, które mają wpływ na efektywność i realizację celów w zespole. Ponadto nienaganna komunikacja musi występować również na płaszczyźnie przyjemnej typu, kontakt telefoniczny, redakcja e-maila, czy Kontakt bezpośredni. Komunikacja zaliczana do kluczowych umiejętności przywódczych nie znajduje się tutaj bez powodu. To właśnie od niej zależy przepływ informacji między liderem, pracownikami a innymi działami w firmie. Używa się je również jako narzędzia do rozwiązywania konfliktów. Właśnie dlatego przywódca musi się cechować umiejętnością słuchania, odporności na stres i przede wszystkim umiejętnością radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych.

Motywacja

Motywacja pracowników to również bardzo ważny element obejmujący strategię zarządzania zespołem. Umiejętność motywacji polega na zrozumieniu swojego zespołu, indywidualnym podejściu do każdego pracownika i zrozumienia tego, co motywuje go do działania i co sprawia, że jego praca będzie efektywniejsza. Motywacja to również inspiracja swojego zespołu do samorozwoju i rozwoju na płaszczyźnie biznesowej. Jeśli zespół nie będzie zmotywowany, to najzwyczajniej nie będzie odnosił sukcesów, ani realizował stawianych mu celów.

Delegowanie

Delegowanie zadań to częsty problem wśród przywódców młodych stażem. Boją się oni, iż delegowanie zadań oznacza, że nie są w stanie sobie z czymś poradzić. A jak dobrze wiemy działa to zupełnie odwrotnie, ponieważ umiejętność delegowania zadań to cecha dobrego lidera. Dzięki delegowaniu zadań każdy może wykonywać obowiązki, które identyfikują się z posiadanymi umiejętnościami. Zadaniem lidera oprócz delegowania jest tutaj również znajomość pracownika oraz jego mocnych i słabych stron.

Umiejętności przywódcze to decydujący aspekt podczas rekrutacji na stanowiska kierownicze i wakaty związane z zarządzaniem. Należy brać pod uwagę fakt, że lider w firmie ma za zadanie tak prowadzić swój zespół, aby zwiększać zyski w firmie, nie tracąc przy tym efektywności. Czy tego chcemy, czy też nie definicja przywództwa powiązana jest z generowaniem zysków i osiąganiem najlepszych rezultatów.

Szkolenia dla kierowników – na co zwracać uwagę i jakie wybrać?

Co wyróżnia dobrego managera? Pewność siebie, zdolność organizacji pracy własnej i zespołowej, odpowiedzialność, umiejętność pracy pod presją czasu, komunikatywność, czy zorientowanie na cele i ich realizacja. Niezależnie od branży kierownik musi być osobą zaufaną. Potrafiącą zmotywować zespół i dającą zespołowi dobry przykład. Dlatego też, szkolenia dla kierowników mogą mieć formę uzupełniającą lub przygotowującą pretendenta do roli kierownika.

Dzisiaj przeczytasz, na jakie aspekty i szkoleń dla kierowników należy zwracać uwagę i dlaczego warto brać udział w takich szkoleniach. A jeśli to ty jesteś osobą decyzyjną, to dowiesz się, dlaczego powinieneś zadbać o wysyłanie na takie szkolenia swoich kierowników.

Szkolenia dla kierowników – jaką dają wartość?

Profesjonalizm, efektywność, obsługa klienta na najwyższym poziomie, i efektywna realizacja wyznaczonych celów. To bardzo pożądane rzeczy w każdej firmie, niezależnie od branży i ilości pracowników. Należy pamiętać, że za każdego pracownika na niższym szczeblu odpowiada kierownik. Osoba, która została powołana na to stanowisko, aby wyżej wymienione elementy połączyć w jedną całość i godnie reprezentować firmę. Zatem każde szkolenia dla kierowników wnoszą wartość, chociażby w uzupełnieniu luk kompetencyjnych.

Rozwój kompetencji pracowników jest istotnym elementem, który wpływa na zwiększanie wydajności oraz efektywności pracy, a także rozwijanie poszczególnych umiejętności zawodowych. Szkolenia menedżerskie, mogą mieć kluczowe znaczenie zarówno dla rozwoju, jak i sukcesu organizacji, ponieważ w dużej mierze zależy to od tego, jak jest prowadzony zespół, a także kto i z jakimi kompetencjami nim zarządza. Ponadto przemyślane, dobrze wybrane i fachowo przeprowadzone szkolenie może pomóc w rozwijaniu wiedzy, a także ścieżki zawodowej pracownika z niższego szczebla, jeśli ma ambicje i pragnie związać się z firmą na dłużej.

Wysoka efektywność i skuteczność szkoleń to klucz do osiągnięcia celu, jakim jest rozwój kompetencji kandydata na kierownika lub osoby, która już obejmuje to stanowisko. Przed wyborem szkolenia zawsze należy sprawdzić jego program i to, jakie kwalifikacje zostaną dzięki szkoleniu dla kierownika podniesione. Jeśli zamierzasz wysłać swoich pracowników na takie szkolenia, to bezwzględnie pamiętaj o przeprowadzaniu analizy luk kompetencyjnych, która umożliwi Ci dobranie szkolenia idealnie dopasowanego do oddelegowanej przez Ciebie osoby.

Jakie szkolenia warto wybrać?

Oczywiście takie, które odpowiadają na potrzeby danej branży, a także rozwojowi kompetencyjnemu pracownika. Warto zwracać uwagę na tematykę i zagadnienia, jakie są poruszane na szkoleniach dla kierowników. Warto również pochylić się nad typem szkoleń i zastanowić się, czy lepsze będą szkolenia stacjonarne, czy online? Poniżej mini lista zagadnień, które powinny znaleźć się na dobrych szkoleniach dla kierowników.

  • O byciu liderem – czyli sylwetka dobrego lidera.
  • Planowanie strategii, wyznaczanie celów i ich realizacja.
  • Delegowanie zadań i umiejętność ich egzekwowania.
  • Komunikacja w zespole.
  • Umiejętność efektywnego motywowania pracowników.
  • Zarządzanie zespołem i techniki zarządzania.
  • Rozwój zawodowy pracownika, zespołu i ścieżki kariery.
  • Umiejętność pracy pod presją czasu i asertywność.

Ponadto w obecnych czasach przydadzą się szkolenia dla kierowników, które pomogą zrozumieć i wdrożyć system pracy zdalnej, komunikację i zarządzanie zespołem rozproszonym. W systemie pracy zdalnej nie bez znaczenia są umiejętności zarządzania, komunikacji i egzekwowania zadań. Do tego dochodzą jeszcze nowinki technologiczne i możliwości kontrolowania pracy zdalnej zespołu i mierzenia efektywności. Nie można zapominać, że dla wielu firm system pracy zdalnej to zupełnie nowa organizacja struktury pracy w firmie i nowe wyzwania, którym muszą podołać.

Zarządzanie stresem – jak poradzić sobie ze stresem w pracy?

Stres w pracy, chociaż nie jest pożądanym zjawiskiem, to występuje niezależnie od obejmowanego stanowiska, czy profilu firmy. Nauka zarządzania stresem umożliwia radzenie sobie z nim i odczuwanie ulgi na myśl o pracy, a nie poczucia ciężkiego i męczącego obowiązku. Dzisiaj poruszamy temat zarządzania stresem i tego, jak z nim sobie poradzić samemu.

Zarządzanie stresem – można się go nauczyć

Stres towarzyszy nam każdego dnia i jest to normalny element naszego funkcjonowania. Jednak są sytuacje, w których czynniki stresogenne są tak silne, że w skrajnych przypadkach może dochodzić nawet do ataku paniki. Szczególnie jeśli mamy jakieś wewnętrzne problemy natury psychicznej. Co oczywiście nie jest czymś nadzwyczajnym, ponieważ co trzecia osoba w Polsce boryka się z problemami. Jednak fobie i lęki, w których pojawiają się ataki paniki, zasługują na osobny wpis ze względu na podłoże psychologiczne i szerokie spektrum rozumienia problemu. Standardowo w życiu każdego dnia przychodzi moment, w którym stwierdzamy, że lepiej bądź gorzej radzimy sobie ze stresem w pracy i wtedy pojawia się pytanie, czy zarządzanie stresem wymaga od nas podjęcia jakichś konsultacji, czy jesteśmy w stanie sami sobie z tym problemem poradzić i w końcu, jak zarządzać stresem. Poniżej opiszemy zaledwie dwie najczęściej występujące stresogenne sytuacje w pracy, które w długiej ciągłości trwania, mogą doprowadzić nawet do depresji i wypalenia zawodowego.

Niezależnie jednak od sytuacji najważniejszą rzeczą jest reakcja i nauka zarządzania stresem. Jeśli nie czujemy się na siłach, aby samemu sobie z tym poradzić, to dobrym pomysłem jest skorzystanie z pomocy innych. Nie koniecznie musi być to psycholog, może być mentor biznesowy, coach, który ma wiedzę i doświadczenie w tym zakresie. Taka osoba przedstawi nam możliwe rozwiązania problemu, a przede wszystkim pokaże, jak zarządzać stresem, aby zmniejszyć jego poziom, aż w końcu, aby dojść do całkowitego wygaszenia wysokiego poziomu stresu podczas pracy. Jest to możliwe, ale wymaga ćwiczeń i dużo samozaparcia.

Zarządzanie stresem w różnych sytuacjach w pracy

Możemy wymienić dwie najbardziej powszechne sytuacje, które są wysokim czynnikiem stresogennym. Pierwszą dość powszechną sytuacją, którą możemy wyróżnić w środowisku pracy, jest rywalizacja między pracownikami. Nie ma nic nieodpowiedniego w zdrowej rywalizacji, która motywuje do działania i zwiększa efektywność pracowników. Jednak w momencie, kiedy przechodzi ona w rywalizację niezdrową, potocznie zwaną wyścigiem szczurów może doprowadzić nie tylko do wypalenia zawodowego, czy zmęczenia. W długofalowej perspektywie może pojawić się także depresja, a nawet choroba wieńcowa, czy zawał.

Potoczny wyścig szczurów

Ciągła rywalizacja prowadzi do wyczerpania emocjonalnego. Wystarczy jedno potknięcie i osoba, z którą rywalizujesz, cieszy się z wygranej. Do tego dochodzą jeszcze nieczyste zagrania, aby zwyciężyć. Czyli przysłowiowe dążenie po trupach do celu. Jeśli w pracy wymagają od nas, abyśmy byli ciągle lepsi, doskonali, bez skazy i prześcigali się z innymi o pozycję to mamy do czynienia z wysokimi wymaganiami emocjonalnymi. Zaczyna się zawalanie nocy, aby tylko sprostać oczekiwaniom innych i wygrać rywalizację. Jedynie, co można zrobić w takiej sytuacji to albo zmiana pracy, a jeśli to jest niemożliwe to próba odcięcia się od niezdrowej rywalizacji i praca własnym tempem. Tutaj pomocne jest poznanie swoich możliwości i poczucie własnej wartości. Przy tak intensywnej pracy powinniśmy zdecydować się na zajęcia relaksacyjne. Mogą to być ćwiczenia oddechowe, a nawet joga. Wszystko to, co pozwoli rozładować napięcie, (np. sport) też jest bardzo dobrym pomysłem. Jeśli mamy poczucie, że nie jesteśmy w stanie sami sobie z tym poradzić, to pora wybrać się na szkolenia z zarządzania stresem.

Nadgodziny w pracy i bezsenność

Nadgodziny w pracy, które nie są wynagradzane. Niestety takie sytuacje również są zbyt często spotykane. Należy również rozróżnić dwa aspekty takich sytuacji, chwilowe nadgodziny związane z aktualną sytuacją firmy i wymuszanie dodatkowych nadgodzin w trybie ciągłym niezależnym od sytuacji firmy. Podejście zależy również od tego, czy czas pracy jest doceniony (premia, dodatkowa wypłata). Jeśli otrzymujemy wynagrodzenie i jesteśmy docenienie, a nadgodziny są stanem przejściowym, to nie będzie dla nas to czynnik tak wysoce stresogenny, jak w przypadku stanu ciągłego i braku płatności za czas poświęcony na pracę po godzinach.

Jak sobie z tym poradzić? Na początek warto spróbować rozmowy z szefem i omówienie warunków umowy, a także tego jak ta sytuacja na nas wpływa. W dłuższej perspektywie nadgodziny doprowadzają do zmęczenia i zmniejszenia efektywności w pracy, co tak naprawdę wiąże się z obniżeniem osiąganych wyników. Drugim sposobem jest pójście z szefem na układ, w którym nadgodziny nie są stanem permanentnym i będziemy mogli przepracowany czas odebrać w postaci dodatkowego dnia wolnego, czy w nagłej sytuacji opuścić miejsce pracy bez konsekwencji. Oczywiście powiadamiając o tym szefa. Jeśli takie rozmowy nie przynoszą skutku, a nadgodziny stają się już normą, to jedynym rozsądnym rozwiązaniem wydaje się zmiana pracy.

Office Manager – predyspozycje i zakres obowiązków

Office Manager inaczej po prostu kierownik biura. To osoba, która jest potrzebna w każdej firmie. Zajmuje się organizacją, koordynacją i zarządzaniem pracy firmy. Jakie predyspozycje wymagane są na stanowisko Office managera? Jaki jest typowy zakres jego obowiązków? Czy Office Manager musi mieć ukończone studia kierunkowe z zarządzania lub administracji? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule. Jest on przeznaczony szczególnie dla tych, którzy chcieliby zacząć pracę jako Office Manager. Oczywiście, jeśli zastanawiasz się nad tym, jak wybrać Office Managera dla swojego przedsiębiorstwa, to również znajdziesz w tym artykule potrzebne informacje.

Office Manager – czym powinien się charakteryzować i jakie mieć kompetencje?

Czy żeby zostać Office Managerem musisz mieć ukończone studia z zarządzania lub administracji? Nie jest to regułą, jednak rzeczywiście najczęściej wymaganymi kierunkami wykształcenia wyższego jest administracja, zarządzanie lub ekonomia. Jeśli ukończyłeś inny kierunek, to nie dyskwalifikuje Cię to jednak z możliwości o ubieganie się na stanowisko kierownika biura. Wśród kierunków królują również kierunki humanistyczne takie jak polonistyka, filologia, czy kulturoznawstwo. Mimo wszystko Twoim atutem jako kandydata będzie znajomość zagadnień ekonomii i administracji. Poza wykształceniem od Office Managera wymaga się przede wszystkim dobrej organizacji pracy i odporności na pracę pod presją czasu, a także pracy w stresie.

Jeśli chodzi o zarządzanie i umiejętność organizacji pracy, to jedną z ważniejszych umiejętności jest analityka i znajomość programów komputerowych na przykład pakietu office, czyli Excela i innych programów z tego popularnego zestawienia. Z pewnością potrzebna jest także umiejętność bezproblemowej obsługi komputera, urządzeń biurowych oraz dedykowanych programów firmowych. Jeśli chodzi o kompetencje miękkie natomiast, to jako kierownik biura powinieneś odznaczać się umiejętnością ustalania priorytetów, planowania zadań, perfekcyjną komunikacją w tym również znajomością języka angielskiego lub innego języka obcego zależnego od firmy, do której aplikujesz, a także asertywnością.

Przedstawiona charakterystyka to obraz wymagań, które powinien spełniać Office Manager. Musisz wziąć jednak pod uwagę, że zależnie od specyfiki firmy wymagania te mogą się różnić lub mogą być wymagane inne dodatkowe umiejętności, czy znajomość konkretnych programów biurowych.

Office Manager – zakres obowiązków i zarobki

Do obowiązków kierownika biura należą najczęściej poniższe czynności. Jednak miej na uwadze, że zależnie od profilu i wymagań firmy obowiązki mogą być różne. Czyli cześć z nich, które widzisz poniżej, może nie wystąpić lub do tych, co wymieniliśmy, mogą dojść dodatkowe obowiązki. W obowiązkach Office Managera znajduje się:

  • nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
  • nadzorowanie i archiwizacja dokumentów przedsiębiorstwa,
  • planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura,
  • sporządzanie zamówień
  • zarządzanie dostawami,
  • serwisowanie sprzętu,
  • kontakty z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych,
  • koordynacja korespondencji,
  • dystrybucja poczty,
  • rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
  • uaktualnianie bazy wewnętrznych numerów telefonów.

Ile zarabia kierownik biura?

Wysokość zarobków jest bardzo zróżnicowana i zależna od kilku czynników. Przede wszystkim doświadczenia zawodowego kandydata, miejscowości, struktury firmy i jej wielkości. Według informacji z portalu pracuj pl. średnie wynagrodzenie na stanowisku Office Manager, wynosi 8 000 zł brutto z kolei według portalu wynagrodzenia pl. mediana to 5580 zł brutto. Najniższą zanotowaną stawką jest 4430 zł brutto.

Trzeba mieć również na względzie fakt, że kwota zależna jest od rodzaju umowy. Przykładowo dla umowy o pracę wynagrodzenie netto na rękę wynosi 5730 zł, a przy umowie B2B 6 634 zł netto. Największy zarobek jest przy umowie o dzieło, bo 6 912 zł na rękę, jednak jest to chyba najgorszy możliwy typ umowy, który zwyczajnie mimo atrakcyjnego zarobku nic więcej nie daje.

Chcesz zostać Office Managerem?

Mamy nadzieję, że teraz już wiesz, jakie obowiązki czekają Cię na stanowisku Office Managera. Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu stwierdzasz, że jest to praca dla Ciebie, to nie pozostaje nam nic innego, jak życzyć Ci powodzenia. Pamiętaj, że rekruterzy będą zwracali uwagę na umiejętność obsługi różnych programów, ale także na Twoje kompetencje miękkie. Każdego, kto planuje lepiej przygotować się do tej roli, zapraszamy na szkolenie Office Manager Nowej Dekady. Dowiesz się na nim, jak radzić sobie z typowymi problemami na tym stanowisku i na jakie elementy szczególnie musisz zwracać swoją uwagę w swojej codziennej pracy.

Kluczowe zasady perswazji – sprawdź, czy je stosujesz

Stosowanie elementów perswazji w sprzedaży umożliwia pokonywanie obiekcji klienta, a także przyczynia się do sukcesu sprzedażowego. Dzisiaj przedstawiamy sześć kluczowych elementów perswazji, bez których nie ma możliwości przeprowadzenia prawidłowej sprzedaży perswazyjnej.

Czym jest perswazja?

Perswazja to wywieranie wpływu na ludzi, w sposób dla nich nieodczuwalny. Celem oczywiście jest dostosowanie słuchacza, czy klienta do naszych potrzeb. Założeniem jest nakłonienie drugiej osoby do wykonania pożądanej przez nas czynności. Stosowanie perswazji zawsze powinno stosowane zgodnie z gruntem etycznym. Wiemy jednak, że nie zawsze perswazja stosowana jest w dobrym celu. Zdarzają się sytuacje, kiedy jej stosowanie nie przynosi zamierzonych efektów, albo – co gorsza – efekty te są niezgodne z prawem. Wierzymy jednak, że na gruncie biznesowym nie ma takich sytuacji.

Kluczowe elementy perswazji, które pomogą Ci w sprzedaży

Sześć elementów, które sprawią, że Twoja sprzedaż zmieni się na zawsze, jeśli tylko dobrze je zastosujesz.

  1. Zasada wzajemności
  2. Zobowiązanie i konsekwencja
  3. Dowód społeczny
  4. Sympatia
  5. Autorytet
  6. Niedobór

Zasada wzajemności

Zasada wzajemności stosowna jest w sprzedaży, ale również w na samym początku drogi sprzedażowej klienta – jeśli mówimy o Internecie, to są to wszelkiego rodzaju tak zwane lead magnety. W zamian za darmowy produkt, webinar, e-book – klient podaje swoje dane. Z reguły jest to imię, adres e-mail i czasem numer telefonu.

Jednak takie samo zastosowanie tej zasady ma doniesienie w sprzedaży bezpośredniej, gdzie na przykład możemy obiecywać klientowi wydłużoną gwarancję, zniżkę na następne produkty, czy darmowy test produktu w określonym czasie. Najlepiej jednak sprawdza się darmowy produkt, który klient będzie mógł zatrzymać na zawsze. Przykładowo, jeśli chcemy sprzedać pióro wieczne zdobione złotem i wykończone diamentami, to prezentem może być dożywotnia usługa czyszczenia go i konserwacji lub zapas atramentu na określoną ilość czasu.

Stosowanie tej zasady perswazji jest proste. Oddziałuje ona na odczucie zobowiązania osoby obdarowanej względem obdarowującego.

Zobowiązanie i konsekwencja

Kluczowa technika, jeśli zależy nam na konwersji. Jak to wygląda w praktyce? Jest to związane z poczuciem i potrzebą ludzkiej konsekwencji. Małe wstępne zobowiązania, definiują te większe. Ważne jest, aby te większe były powiązane z pierwszym małym zobowiązaniem.

Jak to przełożyć na sprzedaż? Trzeba z klientem tak poprowadzić rozmowę, aby pierwsza padła odpowiedź twierdząca, do której przypiszemy odzwierciedlenie problemu klienta, a następnie zaproponujemy mu optymalne rozwiązanie. Dzięki temu klient jest bardziej skłonny do dokonania zakupu poprzez mniejsze zobowiązanie, które zostało potwierdzone twierdzącą odpowiedzią.

W Internecie to zadanie jest nieco trudniejszej, jednak wykonalne. Wystarczy klienta prowadzić krok po kroku przez proces zakupowy – tu niezbędna jest znajomość zachowania konsumentów względem określonego produktu.

Dowód społeczny

Najpotężniejsze narzędzie perswazji w Twoich rękach, o którym uczą na szkoleniach sprzedażowych i szkoleniach marketingowych. Przydatne szczególnie w sprzedaży internetowej. Dowód społeczny podnosi szanse na sprzedaż. Klienci utożsamiają się z ofertą poprzez pryzmat innych klientów np. tyle osób skorzystało już z oferty x. Musi być skuteczna, też spróbuję. Liczby są magiczne, pamiętaj o tym. Zwiększają również twoją wiarygodność.

Sympatia i autentyczność

Jeśli wzbudzi sympatię w kliencie, masz bardzo duże prawdopodobieństwo, że właśnie dokonałeś sprzedaży. Bycie autentycznym to klucz do zaskarbienia zaufania klienta. Ludzie lubią autentyczność i szczerość, która jest powiązana z sympatią. Chętniej kupują od miłych i uśmiechniętych osób, a także polegają na ich rekomendacjach.

Jak przenieść to do Internetu? Tutaj należy skorzystać z dobrodziejstw marketingu, copywriterów i przygotować personę, a także ścieżkę zakupową dla “idealnego| klienta, która będzie miała odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Autorytet

Ludzie chętniej słuchają osób, które wzbudzają społeczny szacunek. Takich, które imponują osiągnięciami, czy sukcesem. Reguła autorytetu to bardzo dobry punkt perswazji do budowania swojego wizerunku, jako eksperta. Jeśli chcesz, żeby ludzie Cię słuchali i kupowali od Ciebie, pokaż im, że jesteś tego wart. Pokaż osiągnięcia firmy, czy zaprezentuj doświadczenie specjalistów, z którymi pracujesz.

Autorytet w tradycyjnej sprzedaży można przyodziać, przytaczając klientowi historię zakupu danej rzeczy przez kogoś cieszącego się szacunkiem w społeczeństwie. Czy przedstawić własną historię, z którą klient będzie mógł się utożsamić.

Niedobór

Zasada ta opiera się na ograniczeniu i wyjątkowości danej oferty. Im coś jest mniej dostępne, tym chętniej po to sięgamy. Przykładowo; jedyna taka okazja, limitowana seria x w cenie 30 zł. Limit 50 sztuk. Spiesz się, zanim inni wykupią.

Jeśli jeszcze nie miałeś do czynienia z perswazją, to mamy nadzieję, że przybliżyliśmy Ci jej kluczowe elementy. Narzekasz na sprzedaż w swojej firmie? Zapraszamy na szkolenia sprzedażowe, które pomogą Ci rozwiązać problem sprzedaży, a Twoje zyski pójdą w górę.

Zarządzanie stresem. Jak radzić sobie ze stresem?

Stres może być bardzo motywującym czynnikiem. W środowisku naturalnym jest zwyczajną reakcją na bodźce, która ma na celu zmobilizować nas do działania. W takim też kontekście stres jest czymś pozytywnym. Gdy jednak bodźców stresujących pojawia się nazbyt wiele, przestajemy sobie z tym radzić. Wtedy stres zamiast nas mobilizować do działania, działa na nas destrukcyjnie. Obniża naszą koncentrację, pojawia się mnóstwo skutków ubocznych a w dalszej perspektywie może doprowadzić nawet do nerwicy. Dlatego tak ważne jest, aby nauczyć się panować nad stresem i naszymi reakcjami w nawet najbardziej niesprzyjających sytuacjach. Zarządzanie stresem może być łatwiejsze dzięki temu poradnikowi, czy też szkoleniu dla menedżerów aby ci mogli skutecznie pomoc pracownikom w takich sytuacjach.

Sposoby na walkę ze stresem

W walce ze stresem, pierwszym co należałoby zrobić, jest próba wyeliminowania czynników, które stresują nas najbardziej, a tym samym dokładne przeanalizowanie tego co wywołuje w nas tę reakcję. Jednak w życiu zawodowym może nie być to proste. W tym wypadku, najlepiej jest po prostu zaakceptować ten stres, którego nie mamy możliwości wyeliminować. Z tym przyswojonym łatwiej sobie poradzić, niż z takim z którym walczymy. Już samo uświadomienie i powiedzenie sobie na głos, że dana kwestia nas stresuje, zmniejsza reakcję naszego organizmu o połowę! Dlatego też, gdy wiemy że czeka nas coś stresującego, warto powiedzieć do siebie, np. „rozmowa z szefem wywołuje u mnie stres”, odczujemy natychmiastową ulgę! Wiedzę tę powinni wykorzystać w firmach menedżerowie.

Szkolenie dla menedżerów – dobry sposób na zarządzanie stresem?

Wiele mówią na ten temat dobre szkolenia menedżerskie. Warszawa, a także inne większe miasta, w których poziom stresu jest bardzo wysoki (jednak jeśli chodzi o poziom stresu i zapotrzebowanie na tego typu szkolenia Warszawa zdecydowanie przoduje), stawiają duży nacisk na odpowiednie techniki radzenia sobie ze stresem. A odpowiednich technik radzenia sobie z nim jest więcej. Jedną z nich jest.. uśmiech. Nawet sztuczny wywołuje w organizmie pewne reakcje fizjologiczne, które powodują, że naprawdę się uśmiechamy i czujemy lepiej. Dlatego warto uśmiechać się jak najwięcej i znajdować nowe sposoby na to by ten uśmiech – a nawet śmiech wywoływać. Pomożemy w ten sposób zarówno sobie jak i osobom z otoczenia. Dobra atmosfera otoczenia znacznie pomoże w łagodzeniu stresu. Do tego nie jest konieczne szkolenie dla menedżerów (a raczej trening, który czyni mistrza), ale z pewnością tego typu szkolenia pozwolą zapoznać się z odpowiednimi technikami.

Szkolenia menedżerskie – Warszawa z najlepszymi technikami walki ze stresem

Bardzo cenionymi sposobami na stres są wszelkie formy relaksu. Od medytacji, rozrywkę, po sport i techniki psychologiczne. Warto wybrać odpowiedni dla siebie. Gdy zmniejszymy ekspozycję na stres do minimum a resztę czasu przeznaczymy na rzeczy przyjemne, to nawet w takich sytuacjach lepiej sobie z nimi poradzimy. Warto także pamiętać, że w odpowiedniej ilości jest on dla nas bardzo dobry i motywujący. Powinni o tym pamiętać menedżerowie firm i odpowiednio podchodzić do tego zarządzając kadrą w swojej firmie. Pomóc w tym mogą odpowiednie szkolenia menedżerskie – Warszawa, jak już wspomnieliśmy, jest jednym z tych miast, w którym poziom stresu jest szczególnie wysoki, a to za sprawą presji jaka spoczywa na pracownikach każdego szczebla. W tym wypadku najlepszym rozwiązaniem będą szkolenia. Warszawa może się pochwalić nowatorskimi metodami, z najnowszych doniesień psychologii. Warto z tego skorzystać, dlatego że odpowiednio pokierowana kadra jest bardziej produktywna, natomiast spirala stresu nakręcająca się miedzy pracownikami wpływa znacznie na wydajność pracy i skuteczność działań. Także troska o zdrowie naszych pracowników powinna mieć tu kluczowe znaczenie. Jeśli więc zauważasz, że w Twojej firmie nie dzieje się dobrze i nie wszyscy sobie radzą ze stresem, warto wziąć pod uwagę szkolenie dla menedżerów. Te dobre uczą naturalnego panowania nad nerwami, zmniejszaniem ekspozycji na stres, sposobami na uświadomienie sobie co i dlaczego wywołuje określone reakcje i przede wszystkim – jak zarządzać kadrą by takie sytuacje eliminować.

Lider na odległość w sytuacji stanu epidemii

Koronawirus postawił przed nami wszystkimi konieczność zredefiniowania kim jest lider. Ze „stacjonarnego” stał się nagle „wirtualnym” przywódcą.

Jak efektywnie dokonać takiej zmiany? Jak budować zespoły rozproszone? Jak utrzymywać efektywność współpracy w warunkach „home office”, jak przeprowadzać ludzi przez chaos i niepewność? Oto tylko niektóre z pytań, które wymagają od nas – liderów – natychmiastowej odpowiedzi i wdrożenia zmian. Bowiem w kryzysie i panice lider, który potrafi zarządzić sytuacją, jest na wagę złota.

 

Zespoły rozproszone 

Badania pokazują, że przeciętny zespół rozproszony pracuje 30% mniej efektywnie niż zespół skolokowany, czyli przebywający w jednej przestrzeni. Dlaczego? Bo ludzie w zespołach zdalnych mniej ze sobą rozmawiają, mniej współpracują, trudniej jest im zsynchronizować pracę, wymieniać się informacjami, czy nawet ustalić spotkanie (szczególnie, gdy członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych). Do tego dochodzi „home office”, a więc – rozpraszacze typu dzieci, pranie, gotowanie, naprawianie, brak wydzielonej przestrzeni do pracy, brak bezpośredniego nadzoru i czynników monitorujących postępy i efektywność, itd.

Dobry zespół jest jak organizm. Natomiast w zespole wirtualnym każda część zespołowego „ciała” znajduje się w innej przestrzeni geograficznej. Zadaniem wirtualnego lidera jest więc cały czas spajać zespół, wspomagać współpracę i ją koordynować, uruchamiać i usprawniać komunikację, wprowadzać normy, które będą powodować, że nasz zespołowy „Frankenstein” stanie się super bohaterem.

Budowanie organizmu zespołowego krok po kroku rozpoczyna się od mózgu. Mózgiem zespołu wirtualnego jest wizja, cele i role. O ile w każdym zespole jasność celów jest ważna, o tyle w zespole rozproszonym bycie „na tej samej stronie” jest KLUCZOWE.

Każdy członek zespołu potrzebuje „w nocy o północy” potrafić odpowiedzieć na następujące pytania:

  1. (wizja) po co robimy w zespole to, co robimy
  2. (cele) jaki efekt chcemy osiągnąć
  3. jakie zadania przed nami
  4. kto, co i kiedy ma do zrobienia.

Kolejnym elementem budowania zespołu rozproszonego jest serce – czyli relacje i zaufanie w zespole. Ponieważ w zespole wirtualnym ludzie nie wpadają na siebie na stołówce, czy w kuchni, budowanie relacji trzeba wspomagać. Świat zwinnych metodologii dostarcza przywódcom niezliczonych do tego narzędzi. Wystarczy sięgnąć po narzędzia stosowane podczas tzw. spotkań Retro (Retrospective Meetings – spotkania coachingowe w metodologii zwinnej SCRUM). Budowanie relacji i zaufania to nie kwestia HR-owych wymysłów. To się opłaca – nie bez kozery ekspert efektywności Steven Covey napisał książkę pt. „Szybkość zaufania” – im lepsze relacje zbudujemy w wirtualnym zespole, tym łatwiej będzie nam pokonywać komunikacyjne bariery, a współpraca będzie szybsza i efektywniejsza.

Szkieletem zespołu wirtualnego są normy. Sztuczny organizm, którym jest rozproszony zespół potrzebuje ustalenia wartości i codziennych norm zachowania (kiedy się spotykamy, jak informujemy o problemach, jak egzekwujemy pracę, czego nie tolerujemy, itd.). W zespołach stacjonarnych normy tworzą się same – niejako przy okazji wzajemnych interakcji. W przypadku, gdy od współpracowników dzieli nas wiele kilometrów, trudniej jest ustalić / stosować zasady. Zadaniem lidera jest zapewnić, że normy powstaną i zostaną wdrożone.

Mięśnie zespołu wirtualnego to rytuały. Nasz „Frankenstein” do dobrego funkcjonowania potrzebuje porządku, powtarzalności i prostych rytuałów, które będą go spajać. Mam na myśli takie sprawy, jak codzienne stand-upy (czyli krótkie spotkania planistyczne rodem ze SCRUMa), regularna dystrybucja i rozliczanie zadań, sesje feedbackowe, wspólna wirtualna kawa/lunch, wspólne uczenie się (tzw. „pigułki wiedzy”, itd.).

Na koniec układ krwionośny – czyli komunikacja i zarządzanie przepływem pracy. Do tego potrzebujemy narzędzi zarządzania pracą zdalną. Moje ulubione to MS Teams, Trello, Clickup, Monday.com, Asana. Zespoły zwinne korzystają często z oprogramowania JIRA.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania pracą i komunikacją?:

  • Po pierwsze dopasuj system do zespołu, a nie odwrotnie. Nie stosujcie programu JIRA tylko dlatego, że to modne i fajnie się na mieście pochwalić, że pracujemy na tej platformie. Jeśli w Waszej specyfice sprawdza się What’s up albo Zoom – to super.
  • Kamera, kamera i jeszcze raz kamera. Zgodnie z powiedzeniem: „czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal” – komunikacja zespołowa bez kamer jest bez sensu i NIE DZIAŁA. Dlaczego? Bo tracimy mnóstwo niewerbalnych sygnałów, bo nie mamy wspólnej „wizji”,  bo się nie skupiamy na zespole, bo w czasie telekonferencji bez kamer ludzie piszą maile, gotują obiad, prasują, malują paznokcie, grają w gry, itd. – kreatywność ludzka w tym względzie nie zna granic.
  • Prostota. Nasz Frankenstein potrzebuje prostych i jasnych komunikatów: co ma zrobić, jak kiedy, co robią inni, co działa, co nie działa. Im prościej tym lepiej.
  • Kanban. To tablica, której koncepcja pochodzi z systemów leanowych, stosowanych powszechnie na produkcji, która de facto sprowadza się do prostej tabeli pokazującej przepływ pracy, zadania, odpowiedzialności, wyniki, itd. Kanban pozwala zespołowi wirtualnemu widzieć całość przepływu pracy. Wszystko jest transparentne – co jest do zrobienia, na kiedy, jak nam idzie praca, kto się obija, a kto jest przygnieciony ilością pracy, jakie mamy problemy,  wyzwania, itd. To ogromnie ułatwia liderom pracę i zwiększa samodzielność, świadomość i i odpowiedzialność zespołów. Trello to proste oprogramowanie do zarządzania wirtualnym zespołem, które zostało oparte właśnie o koncepcję tablic Kanban.

 

Morale, czyli pozytywność ponad produktywnością 

Przywództwo odbywa się w dwu zasadniczych wymiarach: produktywności i pozytywności. Produktywność to stworzenie przez lidera warunków do efektywności. Na produktywność składa się jakość stawianych celów, jasny podział ról, odpowiednie procesy, zarządzanie zasobami, itd. Pozytywność natomiast to morale, nastawienie ludzi, kultura organizacji. Na pozytywność składają się takie czynniki jak zaufanie, optymizm, współpraca. Przywództwo wymaga ciągłej pracy nad tymi dwoma wskaźnikami. I jednocześnie w czasach, gdy procesy przestają działać, cele muszą zmieniać się z dnia na dzień, a zasoby są rzadkie i niepewne, uwaga przywódców powinna być skupiona na pozytywności. Czyli na pewnej energii. Lucia Adams, specjalistka od start-upów w google twierdzi, że 90% sukcesu zależy od nastawienia ludzi. Jeżeli ludzie, którym przewodzisz nie mają energii, są przełączeni na tryb działania awaryjnego, ich mózgi uruchomiły tryb przetrwania: walcz, uciekaj lub udawaj trupa, szkoda pary na inwestowanie w produktywność. Najpierw trzeba zadbać o paliwo, czyli o morale.

Przywódca w czasach kryzysu musi być swoistym „Energy directorem” – wnosić do zespoły pozytywność i zarządzać nastrojami ludzi, czyli ich energią. Bez tego ani rusz. Daniel Goleman twierdzi, że praca nad pozytywnością jest jedynym kluczowym zadaniem dobrego lidera, nie tylko w czasach kryzysu.

Pamiętajmy, że kiedy pod wpływem stresu w ludzkim mózgu uruchamia się tryb przetrwania, odcina to umiejętności kreatywnego, konstruktywnego myślenia, zaufania i współpracy. A to są przecież kluczowe kompetencje w czasach kryzysu. Podstawowym obowiązkiem lidera w stanie epidemii jest wdrożenie narzędzi zarządzania pozytywnością. Czy potrafisz zarządzić stresem, emocjami, paniką? Czy wiesz jak uruchomić konstruktywną współprace?

Jeżeli w Twojej organizacji sytuacja już wymknęła się spod emocjonalnej kontroli, pamiętaj, że pierwsza zasada zarządzania ludźmi w panice brzmi:

  1. Wentyluj – pytaj ludzi o to jak się czują, badaj nastroje. Stwórz przestrzeń, by ludzie się wygadali, podzielili swoimi obawami
  2. Normalizuj – epidemia koronowirusa to nie jest coś, co zdarza się na codzień; ludzie często są zagubieni i nie radzą sobie, a wręcz wstydzą się swoich reakcji, myśli, emocji. Twoim zadaniem jest rozumieć w stopniu podstawowym procesy zachodzące w psychice człowieka przechodzącego przez kryzys, nazywać pojawiające się mechanizmy i tłumaczyć, że są normalne. Pomóż ludziom przejść przez ten czas z godnością i zachować twarz.
  3. Nie naprawiaj – jeśli pozytywność twojego zespołu/organizacji leży, pod żadnym pozorem nie stosuj propagandy, nie opowiadaj barwnych historii sukcesu, nie przechodź od razu do doradztwa czy działania. To tylko zwiększy frustrację. Wprawdzie w kryzysie czas jest na wagę złota, ale pochopne rzucenie się do działania bez zbudowanej pozytywności będzie falstartem.

 

Liderze – zarządź sobą

Prawda stara jak świat mówi, że najważniejszym narzędziem lidera jest… lider. Dlatego, drogi liderze, zadbaj najpierw o siebie. W samolotach procedury awaryjne mówią, by najpierw sobie nałożyć maskę tlenową zanim pomożesz innym. Sprawdź w jakim jesteś stanie emocjonalnym. Może Ty także działasz w trybie paniki, walcząc, broniąc status quo lub udając trupa? Na ile masz w sobie pozytywną, konstruktywną energię i czy Twoje baterie są na tyle naładowane, byś mógł poprowadzić swoich ludzi i swoją organizację przez burzliwe morze kryzysu?

Warto poznać narzędzia zarządzania własną odpornością, stresem i emocjami lidera. Ja polecam narzędzi i technologię budowania „antykruchości” opracowane przez naukowców z HeartMath Institute. Wykorzystują one 25 lat badań dotyczących koherencji serce-mózg, czyli budowania odporności w oparciu o potęgę współpracy serca i mózgu. Na początek jednak warto zrobić małą auto-diagnozę. Weź kartkę papieru i spisz wszystkie myśli, które masz w głowie odnośnie swojego zespołu, organizacji, sytuacji gospodarczej. Następnie przeprowadź ich audyt – na ile są to myśli pozytywne, budujące Twoją pozytywność, na ile będą one przekładały się na Twoją charyzmę, a na ile są to myśli pesymistyczne, chaotyczne, którym towarzyszą nieuporządkowane emocje.  Samoświadomość własnego stanu lidera jest podstawą do efektywności w kryzysie.

 

Zmiana transformacyjna 

Epidemia niesie nieuchronne zmiany – wielowymiarowe, nieprzewidywalne, transformacyjne. Dlatego skuteczne przywództwo oznacza, że musisz mieć zarządzanie ludźmi w zmianach w małym palcu. I to nie jakiekolwiek zarządzanie zmianą, ale zwinne zarządzanie zmianą. Zmianą, która odbywa się w środowisku VUCA (Volatility – zmienność, Uncertainty – niepewność, Complexity – złożoność, Ambiguity – niejednoznaczność). Lider w czasach kryzysu musi uwzględniać remedia na problemy czasu VUCA. Odpowiedzią na chaos kryzysu jest nowe, inne VUCA:

  • Vision – wizja
  • Understanding – zrozumienie
  • Clarity – jasność
  • Agility – zwinność.

Vision – buduj wizje, które będą angażowały. Przywódca zespołu wirtualnego potrzebuje charyzmy na miarę Martina Lutera Kinga. Spokojnie – charyzmy można się nauczyć. Niemniej jednak konieczna jest umiejętność takiego tworzenia i komunikowania wizji, by ludzie chcieli sami za tą wizją podążyć. Lider wirtualny nie może bowiem stać nad głową każdego pracownika i ciągle go motywować. Wirtualny lider musi umieć stworzyć tzw. „dependency net”, czyli w taki sposób zarażać wizją, by uruchomić ruch społeczny – to samo robił Martin Luter King, by owego dnia, gdy wygłosił swoje słynne przemówienie zgromadzić o umówionym czasie tysiące osób, a przecież do promowania swojej wizji nie mógł wykorzystać social mediów, ani nawet telefonu komórkowego. Potrzeba, aby wizje tworzone przez przywódców wirtualnych były tak jasne i namacalne, by dawały się łatwo operacjonalizować przez zdalne zespoły. Chcemy unikać mętnego języka – tzw. „języka dyrektorskiego” i sprawiać, by wizja była jak nawigacja GPS, czyli by jasno pokazywała:

  1. gdzie jesteśmy jako zespół czy organizacja
  2. gdzie jedziemy
  3. jaką drogą chcemy tam zmierzać.

Wirtualny lider potrzebuje uczyć się angażować ludzi na odległość, używając li tylko komunikacji. Wiele powstało na świecie modeli komunikacji angażującej. Niektóre bardzo dobre. Jednak w przypadku zespołów rozproszonych, często międzynarodowych, trzeba wdrażać te modele z wielką ostrożnością. Przykładowo, większość z angażujących modeli komunikacyjnych stworzonych na rynek anglosaski nie sprawdza się w Europie Środkowo Wschodniej z uwagi na specyficzną mentalność ludzi i dystans do władzy. Ale spokojnie – są na to sprawdzone rozwiązania.

Jasność i zrozumienie to krytyczne elementy sukcesu wirtualnego przywództwa. By to osiągnąć lider potrzebuje jasnego systemu komunikacji (wspieranego odpowiednimi aplikacjami i narzędziami i systemem spotkań), wdrożoną kulturą ciągłej informacji zwrotnej, testowania i usprawniania działań oraz systemem transparentnego monitoringu i egzekwowania efektywności.

Zwinność, czyli agile, to już nie jest moda – to jest konieczność. Zwinne podejście do pracy zakładające transparentność, ciągłą inspekcję zarówno efektów jak i procesów oraz ciągłą adaptację to sposób na przetrwanie w kryzysie. Metody takie jak lean, lean start-up, design thinking, spotify house, scrum i wiele innych oferują narzędzia, które mogą a nawet powinny zostać wdrożone przez wirtualnych liderów od zaraz, niezależnie od branży (dawno temu agile przestał być domeną tylko firm IT) i poziomu zarządzania w organizacji.

 

Lęki, niepewność, emocje, relacje

Jeśli sądzisz, że jako wirtualny lider unikniesz „użerania się” z ludzką stroną zarządzania – z lękami, obawami, niedopowiedzeniami, emocjami, konfliktami, relacjami, to mam dla Ciebie złą wiadomość. To znaczy, w świecie wirtualnym możesz rzeczywiście łatwo uniknąć tych tematów. Ale w ten sposób nie zaangażujesz ludzi, nie zbudujesz zespołu, możesz liczyć na wysoką rotację, nie wykrzeszesz z ludzi kreatywności. Zdalna praca z człowiekiem jest dużo trudniejsza niż w realnym świecie. Ale warto w nią zainwestować. O czym mówię? O rozmowach telefonicznych 1:1, o tym, żeby pytać ludzi o emocje, żeby ciągle mieć wyczulony liderski radar sprawdzający nastroje, wyłapujący obawy i lęki. Pamiętaj też, że poza ekstremalną sytuacją kwarantanny, zespół wirtualny potrzebuje od czasu do czasu spotkań w realu, nawet jeśli oznacza to konieczność przemierzenia tysięcy kilometrów. Make time for face time! Integracja, która dzieje się w realnym świecie będzie procentować na tygodnie, miesiące i lata wirtualnej pracy.

 

Kultura „Lider 2 Lider”

Członkowie zespołów wirtualnych z natury rzeczy potrzebują dużo więcej samodzielności, niż zespoły stacjonarne, ponieważ jego członkowie na co dzień działają sami. Stąd potrzebne jest tworzenie takiej kultury, w której członek zespołu wirtualnego jest de facto swego rodzaju przedsiębiorcą – wie jaki ma cel, jakie zasoby, potrafi podejmować decyzje. By osiągnąć tego typu kulturę w zespole, potrzebne jest wprowadzenie nawyków i rutyn, o których pisze David Marquet swojej książce „Zmień kurs”. Nawyków, które spowodują, że ludzie zaczną myśleć, że z biernych uczestników kultury typu: leader to follower” staną się liderami. Wtedy zamiast grupy ludzi, którzy czekają na Twoje instrukcje (żeby potem móc powiedzieć: „wiedziałem, że to nie zadziała”), nagle w wirtulanym zespole masz samych liderów, a Twoja rola ogranicza się do wyznaczenia biznesowego azymutu i koordynowania pracy. Jeśli udało się to komandorowi Marquetowi na nuklearnej łodzi podwodnej, to można to zrobić w każdym zespole. Wystarczy z uporem maniaka stosować komunikację, która wymusza branie odpowiedzialności. Proste, ale nie łatwe.

 

Jeden z moich coachee to człowiek, z którym zaczynałam pracować, gdy dostał do poprowadzenia swój pierwszy ogromny projekt inwestycyjny. Po kilku latach, gdy go spotkałam ponownie, miał pod sobą ponad 30.000 osób i wirtualny zespół bezpośrednio raportujących do niego dyrektorów. Gdy zapytałam go o to, jak idzie mu budowanie zespołu, powiedział: „Jest dobrze. Organizm zespołowy jest już samosterujący się, także spotykam się z moimi dyrektorami tylko po to, by wypić kawę i porozmawiać o wizji przyszłości.”.  Takich wirtualnych zespołów sobie i Państwu życzę.