Dr Robert Klinski – uczestnik wyjątkowego spotkania Dialog Liderów 2022 w Sopocie – wskazuje, że patenty przeznaczone na rynek we właściwym momencie cyklu technologicznego są wysoce wydajną ale zaskakująco często pomijaną inwestycją.

Gdy szukasz okazji do inwestycji w technologie wysokiego wzrostu, konwencjonalną odpowiedzią jest wybranie obiecującego start-upu i zainwestowanie w jego kapitał własny.

Jest to jednak droga pełna przeszkód. Nawet najmądrzejsi inwestorzy spodziewają się znaczącego zysku tylko w przypadku 10% inwestycji. Kolejne 20% doinwestowanych start-upów może wyjść na zero. Reszta po prostu “przepali” kapitał.

Czy jednak można ograniczyć ryzyko utraty kapitału, zachowując jednocześnie możliwość zysku? Innymi słowy, zamiast inwestować w „twarde aktywa”, takie jak akcje, czy możesz użyć „miękkich aktywów”, takich jak instrumenty pochodne, aby wykorzystać swoją pozycję? 

W przypadku akcji, opcje dają prawo kupna lub sprzedaży aktywów bazowych (lub po prostu samej opcji) w określonym terminie lub wcześniej przy stałym ryzyku finansowym (premia). W przypadku technologii patenty mogą być bardzo skutecznym ekwiwalentem opcji.

Innymi słowy, zamiast inwestować w technologie lub start-upy, dlaczego nie zainwestować we własność intelektualną jako analogię do opcji?

Jako inwestor, możesz zyskać w takim wypadku do 31 miesięcy, składając wniosek patentowy w ramach Układu o Współpracy Patentowej i to przy stałym ryzyku kapitałowym i ustalając datę pierwszeństwa, aby określić, czy warto dążyć do uzyskania patentu w przyszłości. Przy takim rozwiązaniu kapitał zagrożony stanowi około 1% zaangażowania w start-up.

Dla wielu inwestorów, zwłaszcza z Chin, patenty zaczynają stanowić bardziej efektywny sposób zwrotu z technologii. Zamiast ryzykować 10 milionów euro na start-up, wykorzystują patenty, aby wyłapać technologię we właściwym momencie, nie za wcześnie, nie za późno, ale w idealnym momencie, kiedy przestaje się pojawiać i zaczyna się rozwijać.

Rachunek ekonomiczny jest w tym wypadku przekonujący. Jeśli zbudujesz portfel patentów wysokiej jakości z dziesięcioma patentami na technologię w pięciu głównych krajach na świecie, narażasz na ryzyko około 1 milion euro, przy średnim koszcie 20 000 euro na patent w każdym kraju. Można by więc zbudować dziesięć takich portfeli zamiast inwestycji w jeden start-up.

Jako inwestor, możesz zyskać w takim wypadku do 31 miesięcy, składając wniosek patentowy w ramach Układu o Współpracy Patentowej i to przy stałym ryzyku kapitałowym i ustalając datę pierwszeństwa, aby określić, czy warto dążyć do uzyskania patentu w przyszłości. Przy takim rozwiązaniu kapitał zagrożony stanowi około 1% zaangażowania w start-up.

Powyżej przytaczamy tylko niektóre tezy, które rozwiniemy i gruntownie przedyskutujemy podczas wyjątkowego spotkania Dialog Liderów 2022 w Sopocie już 25 i 26 sierpnia 2022.

Ludzie rozwiązują problemy na dwa różne sposoby: albo logicznie pracują nad dowodami, albo rozwiązanie pojawia się w ich umyśle wraz z poczuciem, że odpowiedź jest właściwa.

Nazywamy to inspiracją, iluminacją, lub chwilą „o!”, a ostatnio coraz popularniejsze jest słowo insight. Praca z insightami może zaoszczędzić wiele pracy, a nawet zwiększyć produktywność, kreatywność i efektywność, ale umiejętność świadomego generowania inspiracji rzadko jest uwzględniany w opisie pracy lub sprawdzany podczas oceny managerów.

Do czego potrzebujemy insightów?

Większość problemów biznesowych jest złożona i ma więcej zmiennych, niż nasza pamięć robocza może jednorazowo pomieścić.

Na przykład: myśląc o tym, jak poprawić zaangażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów, musisz wziąć pod uwagę niektóre lub wszystkie z poniższych:

• jakość i umiejętności Twojego zespołu
• strategię firmy
• aktualnie „gorące tematy” w firmie oraz preferencje CEO i wielu innych interesariuszy
• wyniki badań i analiz, zarówno wewnętrznych jak zewnętrznych
• korelację ze wszystkimi innymi inicjatywami, które prowadzisz zarówno ty, jak cała firma
• posiadane zasoby.

Sam z pewnością możesz dodać co najmniej trzy dodatkowe czynniki do swojej wersji tej listy. Jednak wiesz, że wzmocnienie zaangażowania pracowniczego (np. poprzez „koła kaizen” czy programy inicjatyw pracowniczych) nie jest liniowym, racjonalnym problemem: nie ma jednej „właściwej” odpowiedzi.

Oznacza to, że nasze świadome zasoby rozwiązywania problemów nie są zbyt pomocne, gdy zajmujemy się tego rodzaju problemami.

Jak więc inaczej możemy rozwiązać te problemy?

Kiedy ludzie mają inspirację, mają również zastrzyk energii i nagrodę w postaci wyrzutu dopaminy w mózgu.

Znany konsultant biznesowy David Rock^[1] przez lata zapytał kilka tysięcy osób, w jaki sposób rozwiązują złożone problemy w swojej pracy. W rezultacie stwierdził, że do rozwiązania nie dochodzi poprzez analizę; odpowiedź zawsze pojawia się nagle, zwykle wtedy, gdy problem jest poza świadomością, kiedy zasypiamy lub budzimy się, podczas ćwiczeń, pod prysznicem lub w innych sytuacjach, gdy mózg nie jest zajęty.

Jednak rozwiązania przychodzą znacznie szybciej (i są skuteczniejsze), jeżeli nasz mózg „w stanie spoczynku” przypomina sobie o inspiracjach – bodźcach, które gdzieś zarejestrował, zaobserwował, przeczytał… Dlatego dla insightu tak ważna bywa właśnie inspiracja – po prostu skraca czas.

Czym jest ten insight?

Insight pojawia się w momencie przebłysku, oświecenia, gdy pojawia się innowacyjne rozwiązanie lub powstaje skojarzenie między nowymi danymi a istniejącą wcześniej wiedzą. I instynktownie wiesz, że to rozwiązanie jest poprawne.

Dzieje się tak, gdy mózg łączy niepołączone dotąd neurony. (Zwykle dzieje się tak, gdy jest cicho lub zastanawiasz się nad czymś zupełnie innym niż aktualny problem). Kiedy mamy insight (moment oświecenia), otrzymujemy zastrzyk energii i nagrodę w postaci dopaminy w mózgu, a proces ten trwale zmienia również mózg na poziomie fizjologicznym, tworząc trwałe nowe połączenia nerwowe.

Nie mówimy tutaj o ogólnej kreatywności – to proces, sposób myślenia i postrzegania. Insight różni się również od intuicji, która jest raczej wskazówką dotyczącą kierunku, w którym należy podążać, a nie całością rozwiązania.

Jak działają insighty?

Mark Beeman ^[2] jest prawdopodobnie najbardziej znanym i najbardziej szanowanym neurobiologiem pracującym nad teorią i praktyką insightu. Jego zdaniem proces generowanie insightu postępuje następująco:

• Następuje nieświadome przetwarzanie – różne rozwiązania same „przychodzą” do ludzi, gdy myślą oni o problemie inaczej, niż wcześniej (na przykład, gdy ktoś zadaje naprawdę mocne pytanie, „wywraca stolik” lub otrzymujemy mocną inspirację);
• Gdy umysł jest zrelaksowany – kiedy jesteś spokojny i w dobrym nastroju (pamiętaj o dopaminie stymulującej budowanie połączeń synaptycznych!)
• Pojawia się nagła odpowiedź – wtedy przychodzi rozwiązanie, z zaskoczenia, ale jesteś go pewna lub pewny; po prostu wiesz, że to zadziała.

Oto trochę więcej szczegółów na temat tych elementów oraz informacji o tym jak powstaje insight i jak można stworzyć dla niego optymalne warunki.

Nieświadome przetwarzanie

Badania dr. Beemana wskazują, że insight obejmuje połączenia między stosunkowo niewielką liczbą neuronów.

Insight jest często dawno zapomnianym wspomnieniem lub kombinacją wspomnień połączonych w nowy sposób. Wspomnienia te nie mają wielu neuronów łączących je ze sobą, dlatego potrzebujemy spokojnego umysłu, aby zauważyć nowe połączenia i insight, jakiego nam one dostarczają.

Mózg wie, jak rozwiąże problem na osiem sekund przed pojawieniem się świadomej odpowiedzi.

Bardzo zajęty umysł, który ma mało czasu na „przestoje”, swobodne błądzenie, ma tendencję do pomijania insightów.

Introspekcja

Beeman odkrył również, że insighty powstają, gdy patrzymy „poza szablon” (tzw. myślenie „out of the box”).

Nasza uwaga może być skupiona na zewnątrz (czytanie tego rozdziału) lub wewnętrznie (obraz został wygenerowany w twoim umyśle przez słowo na stronie).

Cały czas przechodzimy między tymi dwoma stanami. Kiedy ludzie generują insighty, ich myśli często „błądzą”, zamiast skupiać się na problemie.

Mark Beeman zarejestrował aktywność fal alfa w korze wzrokowej i słuchowej tuż przed momentem oświecenia (insightu), co wskazuje, że ludzie odcinają się wówczas od bodźców zewnętrznych, aby zaoszczędzić zasoby mózgu po to, by zauważyć insight.

Zrelaksowany, pozytywny umysł

Można przewidzieć której metody ktoś użyje do rozwiązania problemu, logiki czy insightu, na podstawie rodzaju aktywności w mózgu bezpośrednio przed przedstawieniem mu problemu. Mówi, że nasz stan psychiczny determinuje nasze podejście, a także nasze osobiste preferencje.

W podobnym badaniu Joydeep Bhattacharya z Goldsmiths i Bhavin Sheth z University of Houston ustalili, że mózg wie, jak rozwiązać problem na osiem sekund przed pojawieniem się świadomej odpowiedzi.

92-94% rozwiązań biznsowych generowanych na podstawie insightu było poprawnych w porównaniu z około 80% odpowiedzi uzyskanymi na podstawie analizy logicznej.

Sheth sugeruje, że może być może mózg wychwytuje zmianę sposobu myślenia, rozwiązanie (moment „o!”), zanim zdamy sobie z tego sprawę.

Niespodziewane rozwiązania

A zatem oto nieco sprzeczna ze „zdrowym rozsądkiem” (nieintuicyjna) sugestia nauki: jeśli chcesz mieć pomysł (insight), przestań próbować rozwiązać problem.

Charakterystyczną cechą problemów jest to, że w nich utykamy. Krążymy wokół danych i problemów i nie widzimy rozwiązania. Dzieje się tak, ponieważ mamy tendencję do fiksacji na małym zestawie rozwiązań.

Im dłużej myślimy o tym samym złym rozwiązaniu, tym bardziej fiksujemy nasz mózg na tym rozwiązaniu i tym trudniej jest nam wymyślać nowe pomysły. Insighty mają tendencję do pojawiania się, gdy ludzie się poddają, przynajmniej chwilowo.

Teoria hamowania Stellana Ohlssona wskazuje, że musimy świadomie zdusić myślenie o niewłaściwych rozwiązaniach, aby to te właściwe zwróciły naszą uwagę. Ponadto świadomy wysiłek mózgu wiąże się z dużą aktywnością neuronalną, co może zmniejszyć prawdopodobieństwo zauważenia cichych sygnałów insighu.

Dr Beeman odkrył również, że właśnie te niespodziewane rozwiązania (olśnienia) wydają się być najbardziej efektywne: 92-94% odpowiedzi opartych na insightach było poprawnych, w porównaniu z około 80% odpowiedzi uzyskanych w wyniku analizy logicznej.

Jak generować więcej insightów?

W oparciu o badania Beemana stworzyliśmy skrócony model, który pomoże Ci zapamiętać kroki w celu zwiększenia liczby i jakości insightów.

Pamiętaj jednak, że najpierw ważne jest, aby wprowadzić swój mózg w stan, który zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia wglądu: zrelaksuj się i wpraw się w dobry nastrój, oglądając zabawny film lub np. idąc na spacer (o ile to lubisz).

Przewodnik do generowania insightów

Konsekwencje praktyczne

Insight w organizacji

Jak to się wszystko ma do naszej pracy?

Kiedy rozwiązujemy problemy we współpracy z innymi osobami w pracy, zwykle robimy coś przeciwnego do tego, co nauka wskazuje, że będzie najskuteczniejsze.

Generujemy stresory: wyznaczamy sobie terminy, zbieramy więcej danych, przeprowadzamy burzę mózgów jako grupa… wszystko to wymaga dużo pracy w mózgu i utrudnia uzyskanie insightu.

Mamy również tendencję do zmieszania liczby proponowanych rozwiązań, gdy grupa dostosowuje się do konsensusu, zbiorowego myślenia. Dochodzi tu jeszcze problem hierarchii w grupie – z reguły zgadzamy się z tokiem myślenia lidera grupy (formalnego lub nieformalnego), nawet niewypowiedzianym.

Lepszym podejściem jest zdefiniowanie pytania w grupie, a następnie indywidualne umożliwienie mózgowi przetworzenia i rozwiązania problemu. Następnie grupa zbiera się, aby przejrzeć i uzgodnić rozwiązania.

Insight w praktyce

Insighty są przydatne w wielu obszarach pracy, zwłaszcza w procesie zmian i uczenia się (np. często są wykorzystywane w procesie generowania pomysłów na nowe produkty w oparciu o feedback od klientów).

By było to skuteczne, pamiętaj że:

• Wprowadzanie nowych pomysłów musi następować w odpowiednim kontekście dla danej osoby. Na przykład można powiązać budowanie kompetencji ze strategią lub osobistymi celami.
• Ważne jest zrozumienie aktualnego sposobu myślenia osoby i odpowiednie pozycjonowanie dostarczanych jej treści. W praktyce wszyscy ludzie będą mieli różne punkty wyjścia do procesu rozwiązywania problemu, dlatego ważne jest projektowanie dostarczanych im treści tak, aby były dopasowane do tych osób. Np. kompleksowe, mocna inspiracje przeznaczone dla bardziej doświadczonych menadżerów mogą być wręcz paraliżujące dla mniej doświadczonych pracowników, którzy odrzucą je jako „księżycowe”. Ważne jest także umożliwienie wykorzystania insightów pojawiających się w różnym czasie – musimy stworzyć przestrzeń do tego, aby nowe pomysły nie musiały być generowane „na akord”, bo to się po prostu nie zdarzy. Wymaga to na przykład facylitatorów, którzy rozumieją ogólne cele i potrafią myśleć samodzielnie, monitorować procesy kreatywne poszczególnych osób osoby, a następnie powiązać indywidualne pomysły. Facylitator procesu kreatywnego (np. moderator design thinking) musi także wiedzieć, kiedy pomysł już jest dojrzały do dalszego wykorzystania, a kiedy jeszcze pozostawić go do refleksji.
• Używanie „mocnych” pytań i inspiracji w celu uzyskania insightu, na przykład poprzez przedstawianie nowych i zróżnicowanych perspektyw, takich jak historie, osobiste anegdoty i przykłady z zupełnie innej branży.
• Niezbędne jest danie ludziom czasu na refleksję i pokazanie im narzędzi do aktywnej refleksji, zwłaszcza gdy interesariusze projektu lub organizacji uważają, że „ludzie muszą być zajęci”. Możemy korzystać z takich technik jak np. coaching w ruchu, który zapewnia wszystkie korzyści płynące z coachingu podczas chodzenia. Ruch wydaje się redukować zahamowania i uwalniać przestrzeń do myślenia.
• Projektowanie szkoleń czy warsztatów strategicznych obejmujących nocleg, na przykład od obiadu do obiadu następnego dnia. Zapewnia to uczestnikom naturalny czas na sen, o którym wiadomo, że usprawnia nawiązywanie nowych połączeń synaptycznych.

Insighty są ulotne, więc ważne jest uchwycenie ich gdy powstają i zakotwiczenie ich w mózgu. Spróbuj je wzmocnić, omawiając je, ustalając cele ich zastosowania, dostosowując je do bieżącej sytuacji lub do siebie lub wykorzystując metodyki insightowe poprzez włączenie ich do osobistych rytuałów lub elementów spotkań z zespołem.

[1] David Rock jest konsultantem i trenerem przywództwa, który doradza korporacjom na całym świecie. Autor książek Coaching with the Brain in Mind, Quiet Leadership i Personal Best, jest prezesem Results Coaching Systems, wiodącej globalnej organizacji konsultingowej i coachingowej. Jest członkiem rady doradczej międzynarodowej szkoły biznesu CIMBA oraz współzałożycielem NeuroLeadership Institute and Summit. Mieszka w Sydney, Australii i Nowym Jorku.

[2] dr Mark Beeman jest psychologiem zajmującym się neuronauką poznawczą insightu i twórczego poznania. Zajmuje się neuronalnymi podstawami przetwarzania semantycznego i naturalnego rozumienie języka, asymetriami mózgowymi i poznawczymi. Pracuje na Northwestern University w Illinois, USA.

Strategia L&D może umożliwić analizę i dostarczanie narzędzi do rozwoju zawodowego kompetencji pracowników, ale czy to ma wpływ na wyniki biznesowe? Badania pokazują, że regularne uczenie się i samo-rozwój umożliwia pracownikom tworzenie wysoko wykwalifikowanych zespołów, które następnie zwiększają przychody firm i przyczyniają się do realizacji jej strategii. No tak, tylko to wymagałoby poosiadania przez firmę strategii rozwoju, a z tym – jak wiadomo – jest różnie.

W procesie rekrutacji to kandydaci muszą przedstawić swoje umiejętności, które będą przydatne w wykonywaniu zadań przypisanych do danego stanowiska. Jednak w celu zapewnienia pracownikom regularnego rozwoju i podnoszenia ich kwalifikacji (obecnie coraz częściej kandydaci i pracownicy zwracają na to uwagę), pracodawcy oferują (a przynajmniej obiecują) szkolenia (zarówno stanowiskowe, stacjonarne jak i online), a także dostęp do innych narzędzi, które pomagają danym pracownikom stać się ekspertem w swojej dziedzinie. Organizacja programów szkoleniowych w firmie i budowanie kompetencji pracowników w zespołach nie tylko prowadzi do nabywania i rozwoju umiejętności pracowników jako jednostek, ale także poprawia efektywność zespołu jako całości. W konsekwencji przychody firmy rosną.

Składając wszystkie materiały szkoleniowe i narzędzia w jedną strategię, będziesz mógł zorganizować procesy L&D w Twojej firmie, osiągając poprawę kwalifikacji zawodowych jak i umiejętności miękkich pracowników. Są im one niezbędne do odnalezienia drogi w strukturze firmy w zwinny i wygodny sposób.

Jak strategia L&D może wpływać na Twoją firmę?

Właściwe przypisanie ról i wybór kursów i ich wpływ na finanse firmy

Wyniki finansowe każdej firmy silnie zależą od sposobu, w jaki poszczególne role i obowiązki są dystrybuowane wśród pracowników i jak jest ustalany ich zakresu. Przedmiot i częstotliwość szkoleń są również kluczowe w tym zakresie.

Nawet najlepsze pomysły biznesowe muszą opierać się na funkcjonującej strukturze organizacyjnej, w której wykwalifikowani pracownicy, mający odpowiednie dla poszczególnych stanowisk i zadań kwalifikacje, mogą zrealizować swój pełny potencjał. Dobrze poukładana organizacja i regularny dostęp do możliwości rozwoju mogą stworzyć firmę o potężnej strategii rozwoju.

Dzięki odpowiednio dostosowanym szkoleniom pracodawcy mogą lepiej definiować mocne strony i słabości członków swoich zespołów. W ten sposób rozwijają najlepszy dla nich model współpracy, umożliwiając wszystkim zaangażowanie, aby w pełni wykorzystać ich umiejętności. Pomaga to zespołom osiągnąć lepsze wyniki, a tym samym zwiększać przychody firmy. Naukowcy Gallupa już to udowodnili: firmy z dobrze zorganizowanymi zespołami i zaangażowani pracownicy generują o 21% więcej przychodów niż te składające się z źle zarządzanych członków.

Poprawa wyników finansowych Firmy

Działania organizowane w ramach zoptymalizowanego L&D mają istotny wpływ na poprawę wyników finansowych firmy. Pozycja finansowa Twojej firmy jest bezpośrednio związana z poziomem wydajności pracowników, więc naprawdę warto zainwestować czas i energię w rozwój ich kompetencji. Powinieneś traktować to jako inwestycję, która ostatecznie zwiększy zarobki Twojej firmy. Mierzalne dane w tym zakresie są dostarczane w sprawozdaniu Gallupa od 2013 r. Według tego badania, niewłączenie pracowników w procesy rozwojowe i brak szkoleń kosztowały amerykańskie firmy od 450 mld USD do 550 mld USD w utraconej wydajności rocznie (dane w badaniu pochodzą z 2021 roku).

L&D a zwiększenie zaangażowania pracowników

Kolejny raport Gallupa wykazuje, że do 85% pracowników nie zaangażuje się w pracę. Większość pracowników nie czuje żadnej więzi z firmą, dla której pracują. Pandemia, a w szczególności praca zdalna, pogłębiły jeszcze te tendencje.

Wyniki tego mogą być katastrofalne dla firmy. Pracownicy, którzy nie czują się dobrze w pracy, wykonują jedynie niezbędne minimum: nie będą pokazać inicjatywy ani aktywnie uczestniczyć w pracy zespołowej, co z kolei może znacznie zmniejszyć przychody firmy. Niezaangażowani pracownicy są bardziej otwarci na nowe możliwości zatrudnienia, co może przynieść jeszcze bardziej negatywne wyniki.

Pytanie brzmi: jak angażować pracowników? Jak aktywnie je zaangażować w rozwój Twojej firmy? Pracownicy powinni otrzymywać w pracy możliwości rozwoju i powinni być za ten rozwój doceniani (a nie tylko za wyniki efektywności procesów wytwórczych!). Musisz pokazać (współ)pracownikom, że mają znaczenie w firmie.

Dzięki spójnemu korzystaniu z narzędzi L&D można zwiększyć poziom zaangażowania organizacyjnego pracowników, które zachęci ich do pozostania w firmie i zaangażowania w ich pracę. W związku z tym zwiększy również wydajność zespołu wraz z przychodami firmy.

Zmniejszenie kosztów szkoleniowych bez redukcji jakości

Zatrudnienie nowego pracownika zajmuje średnio ok 42 dni, zaś średni koszt szkolenia nowego pracownika to ok. 8 000 tys. PLN (włączając w to wszystkie szkolenia – od BHP po specjalistyczne, stanowiskowe i procesowe). Jeśli firma regularnie traci pracowników, te liczby na pewno wpłyną na jej sytuację finansową. Dlatego zwykle jest bardziej opłacalne zachowanie pracownika, który został już przeszkolony i zna swoje zadania w zespole.

Inne ciekawe badanie z 2019 roku pokazuje, że dla 33% profesjonalistów nuda była najlepszym powodem, dla którego zmienili swoje miejsce pracy. Nuda faktycznie oznacza

• brak poczucia misji,
• brak zaangażowania w pracy zespołowej
• brak uznania ze strony pracodawcy.

Osoby, które widzą, że mają możliwości rozwoju w swojej obecnej pozycji, rzadziej są skłonne szukać nowych ofert zatrudnienia.

Dlatego dobrym pomysłem jest inwestowanie w narzędzia L&D dla obecnych pracowników, zamiast generowania znacznie większych środków i energii na szkolenia nowych pracowników. Co więcej, dzięki rozwojowi nowoczesnych metod e-learningowych i hybrydowych, koszty szkolenia pracowniczego mogą być znacznie zmniejszone bez straty jakości. Poprzez wdrażanie tych zdalnych procesów, L&D koncentruje się na optymalizacji kosztów, włączając się w ogólną politykę firmy.

Zmniejszenie ryzyka utraty talentów

„Talenty” są tymi pracownikami, którzy nie ograniczają się do automatycznego wykonywania swoich zawodowych obowiązków (nawet jeśli zostały wykonane z należytą starannością): są zaangażowani w długoterminowy rozwój firmy. Takich pracowników jednak łatwo stracić, jeśli możliwości zaangażowania, które oferuje firma, nie są dla nich wystarczające. W 1997 r. Dobrze zarządzana firma nie może pozwolić sobie na stratę ludzi, którzy zwiększają przychody firmy swoją wiedzą i kwalifikacjami. Jak powiedział Karie Willyerd: „Wysoko wydajny wykonawca może dostarczyć o 400% więcej efektu, niż przeciętny wykonawca”.

Szkolenie nowych pracowników do takiego poziomu, jakie osiągnęli odchodzących z firmy specjaliści może być długie i kosztowne. Pracownicy, którzy dbają o rozwój i wzrost firmy będą zainteresowani nie tylko korzyściami społecznymi, ale także możliwościami rozwoju swoich kwalifikacji. Kiedy koncentrujesz się na optymalizacji procesów L&D, weź pod uwagę potrzeby „talentów”: jeśli są w stanie odczuwać solidarność z firmą, która dba o ich rozwój osobisty, będą lojalni i zorientowani na cel.

Wypełnianie luk kwalifikacyjnych

Uczenie się przez całe życie, szczególnie pod względem rozwoju zawodowego, zapewnia lepsze przygotowanie do pracy. A jednak badania pokazują, że nawet 80% pracowników przyznaje, że występuje w ich firmie luka kompetencyjna, zaś 35% twierdzi, że dotyczy to ich osobiście. Ponadto, prawie 60% pracodawców ma otwarte wakaty, które pozostają wolne od 12 tygodni lub dłużej, co generuje duże straty dla firm.

Zestawienie tych danych sugeruje, że istnieje istotny niedobór wykwalifikowanych pracowników na rynku pracy. Jest to również widoczne w dużych zespołach. Poszczególni pracownicy mają luki kompetencyjne, które często powodują spadek poziomów wydajności całych zespołów. Luki zwykle są wynikiem natury danej firmy i stanowiska (na przykład rozwoju technologii). Ponadto istotna luka została wytworzona przez potrzebę zmiany trybu pracy na zdalną.

Narzędzia L&D mogą zauważalnie zmniejszyć luki kompetencyjne poszczególnych pracowników. Mogą również pomóc w budowaniu zespołu, w którym każdy członek wykonuje zadania, które najlepiej pasują do jego kwalifikacji. Jest to niezbędne, jeśli chodzi o odpowiedzialne zarządzanie zespołem.

Zwiększenie liczby przeszkolonych pracowników

Odpowiednio skomponowany zespół powinien obejmować osoby, które są najlepiej przygotowane do swoich funkcji. Szkolenia, szczególnie te dotyczące kompetencji interpersonalnych oraz rozwojowe, pozwalają pracownikom dowiedzieć się w jaki sposób najlepiej wykorzystać swoje możliwości, ale także rozwijać swoje kompetencje i zdobyć nowe umiejętności. Krótko mówiąc, wykwalifikowany personel jest bardziej wydajny i opłacalny dla każdej firmy.

Zgodnie z podsumowaniem raportu Saratoga 2015 „każda dolar wydany na rozwój pracowników generuje 160 dolarów zysku dla firmy”. Daje to jasny obraz zysku, który firma może uzyskać poprzez poprawę kwalifikacji swoich pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że każde szkolenie powinno być starannie zaplanowane, przygotowane i dostosowane do celów firmy, w przeciwnym razie może nie przynieść pożądanych rezultatów.

Digitalizacja procesu uczenia się 

Nowoczesne technologie oferują duże możliwości związane z różnorodnością sposobów, w których można zorganizować kursy. Narzędzia takie jak aplikacje mobilne, sztuczna inteligencja lub rozszerzona rzeczywistość są nadal niedoceniane, jeśli chodzi o metody poprawy kwalifikacji. Z drugiej strony, zgodnie z ADP Research Institute „82% pracowników ma pozytywne uczucia dotyczące przyszłości, gdzie będą korzystać z nowoczesnych technologii, aby nauczyć się i rozszerzyć swoją wiedzę w dowolnym miejscu”. Nowoczesne metody uczenia się zapewniają pracownikom szybkie i skuteczne sposoby zdobycia kwalifikacji w przyjaznej formie. Pozytywny stosunek pracowników do tych metod uczenia się może przyczynić się do skuteczności kształcenia. Niewątpliwie technologie cyfrowe są przyszłością L&D: powinieneś wziąć je pod uwagę podczas planowania programu rozwoju pracowników.

Teoria nauki społecznej realizowana w strategiach L&D

Teoria nauki społecznej opiera się na założeniu, że ludzie uczą się nie tylko poprzez konkretne działania, ale także obserwując i naśladując innych. Teoria ta może okazać się niezwykle skuteczna w pracy, gdzie poszczególni członkowie zespołu wykonują swoje zadania w stałym kontakcie ze sobą. Badanie wykonane przez Brandon Hall Group ujawnia, że ​​naukę społeczną (uczenie się pracowników od siebie nawzajem oraz wyciąganie wniosków z obserwacji zachowań innych) realizuje się w organizacjach przez cały czas, nawet jeśli pracodawcy nie są świadomie zaangażowani w ten proces. Jednak proces musi być odpowiednio skonstruowany, aby pracownicy mogli dzielić wiedzę wśród siebie w najlepszym sposobie. Pozwoli to pracodawcy mieć wpływ na wpływ, w jaki sposób rozwijają się ścieżki kariery pracowników.

Skuteczne reguły uczenia się – jak ich przestrzegać?

Specjaliści L&D wyliczają różne zasady skutecznego uczenia się. Między innymi taka (moim zdaniem dość kontrowersyjna), że powinieneś wykonać swoją pracę poprawnie przez 85% czasu, a następnie możesz pozwolić sobie na popełnienie błędów na pozostałe 15% czasu, ponieważ jest to najlepszy sposób na rozwój.

W trakcie pracy mogą wystąpić niektóre czynniki ryzyka, które sprawiają, że ludzie łamią zasady skuteczności. Ciągłe rozpraszacze („zasada piły”) lub robienie kilku rzeczy jednocześnie są tylko niektórymi z tych czynników. Skuteczne uczenie się opiera się na wykorzystaniu schematów, które zachęcają do zdobywania wiedzy i pomagają zapamiętywać i korzystać z nowych informacji.

Może to być trudne, jeśli chodzi o organizację kursu dla pracowników. W rezultacie cierpi skuteczność i przydatność kursu. Z drugiej strony dobrze skonstruowany proces L&D pomaga pracownikom skutecznie zdobyć nowe informacje. Uczy ich również jak skoncentrować się na swojej pracy i skutecznie nauczyć się nowych umiejętności.

Inwestowanie w zasoby ludzkie na najwyższym poziomie pomaga osiągnąć cele biznesowe

Procesy uczenia się i rozwoju są obecnie integralnym elementem działań menedżerów i liderów HR mającym na celu zwiększenie wydajności pracowników i zwiększenie przychodów firmy.

Odpowiednio przygotowana i konsekwentnie realizowana strategia L&D pomaga zorganizować procesy rozwojowe (w tym szkoleniowe) w skuteczny sposób, a zatem pomaga wypełnić luki kompetencyjne wśród pracowników i poprawić ich zaangażowanie. Ostatecznie przekłada się na ich gotowość do wartości współtworzenia firmy. Kompetentni i dumni pracownicy są kluczem do wzrostu zysku dla każdej firmy.

W dobie wzmożonej aktywności służb skarbowych, ale także policji i prokuratury w zakresie ścigania przestępstw białych kołnierzyków, każdy z menadżerów i członków zarządu musi się liczyć z tym, że prędzej czy później służby pojawią się także jego firmie. Na takie działają służb warto być przygotowanym i warto wiedzieć jak w tego typu sytuacji się zachować.

Katalog służb, które są uprawnione do tego, żeby przyjść do firmy i dokonać przeszukania stale rośnie. Stosunkowo niedawno te uprawnienia zostały przyznane Prezesowi UOKIK, który także może zarządzić przeszukanie (co prawda pod kontrolą sądu, ale ma takie uprawnienie). Co prawda w tym roku skorzystał z tego tylko 2 razy, ale te dwie firmy były poddane procedurze, podczas której funkcjonariusze UOKIK w towarzystwie policji przyszli dokonali przeszukania.

Dlatego warto wiedzieć i warto być przygotowanym na tego typu działania ze strony służb.

Przede wszystkim warto mieć dobry podział obowiązków w zarządzie, by były jasno określone kompetencje i było wiadomo kto ewentualnie za działania w tego typu sytuacji w spółce odpowiada. W przypadku utrudnia działań związanych z przeszukaniem w firmie istnieje możliwość nałożenia kar indywidualnych za utrudnianie przeszukania (nie tyle na spółkę, choć w przypadku UOKiK to także na spółkę i to aż do 50 000 000 zł, a w stosunku do menadżerów do 50 krotności średniego wynagrodzenia). W normalnym postępowaniu karnym to jest do 3000 zł albo do 30 dni aresztu.

Dlatego warto wiedzieć jak się zachować w taki sposób, żeby z jednej strony zachować bezpieczeństwo firmy i tajemnice przedsiębiorstwa, a z drugiej strony ażeby wykazać się współpracą w takim zakresie, w jakim jest ona niezbędna dla potrzeb postępowania karnego.

Warto mieć to w należyty sposób w firmie uregulowane, zwłaszcza, że organy ścigania sięgają coraz częściej po inwazyjne sposoby docierania do danych, które sprowadzają się do tego, że nie tylko korzystają z artykuł 15 k.p.k., który pozwala na żądanie informacji, w tym także od spółek i osób zarządzających spółkami, ale także pozyskują je w drodze przeszukania, żądania wydania rzeczy, zatrzymania rzeczy czy nawet zatrzymania osób.

Coraz częściej niestety zdarza się, że nawet uczciwe firmy bywają zaplątane (nieco przez przypadek) czy to w karuzelę VAT, czy to w proceder wystawiania nierzetelnych faktur. Przesłanką do tego, że firmę odwiedzają służby, mogą być też donosy dotyczące działania na szkodę spółki, czy nawet zwykły wypadek przy pracy.

Przeszukanie nie jest ograniczone żadnym katalogiem przestępstw. Wystarczy tylko podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz podejrzenie, że w firmie mogą znajdować się przedmioty, które mogą stanowić dowód w postępowaniu lub mogą podlegać zajęciu na poczet ewentualnych kar lub zabezpieczenia majątkowego, albo osoby, które mogą znaleźć się w kręgu podejrzeń i już można spodziewać się przeszukania w firmie. Na takie okoliczności warto być przygotowanym.

Warto też wiedzieć, że chociaż kodeksowe uregulowanie mówi, że podstawową formą żądania wydania rzeczy, czy też przeszukania w firmie, jest postanowienie o przeszukaniu wydawane przez prokuratora (bądź na etapie postępowania sądowego przez sąd), a tylko wyjątkiem od tej zasady jest możliwość dokonania przeszukania „na legitymację”, czyli przeszukania przez funkcjonariuszy służb mundurowych w przypadkach niecierpiących zwłoki, kiedy uprzednie wydanie postanowienia o przeszukaniu było niemożliwe, to jednak – chociaż w zamyśle ustawodawcy miał to być wyjątek – to w praktyce takie przeszukania są częstsze, niż przeszukania w oparciu o postanowienia prokuratora.

Służb przychodząc do firmy mają prawo żądać od firmy dokumentacji, w tym w formie papierowej, ale trzeba pamiętać także, że mają ustawową możliwość żądania dostępu do nośników elektronicznych. I tu pojawią się kwestie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa:

• Czy trzeba, a jeżeli tak to komu i w jakich okolicznościach, udzielać kodu dostępu do plików elektronicznych.
• Czy nasza firmowa poczta jest bezpieczna jeżeli na przykład jest ona utrwalana na okres powyżej roku?
• Czy służby mogą sięgnąć do takich danych jak komunikaty a naszej komunikacji elektronicznej sprzed roku?

O tym wszystkim będę rozmawiać z Państwem podczas XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej.

Przyjęte niedawno przez Rząd, a znajdujące się obecnie na etapie prac parlamentarnych, największe jak do tej pory zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych – opierają się na trzech filarach.

Podczas XII Forum Biura Zarządu, 26 i 27 października 2021, będziemy rozmawiać szczegółowo między innymi o tych zmianach z ekspertami współtworzącymi nowy KSH w ramach prac Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego przy Ministerstwie Aktywów Państwowych. Jednym z nich będzie dr Radosław L. Kwaśnicki, partner w kancelarii RKKW Kwaśnicki, Wróbel i Partnerzy.

Najbardziej doniosła, największa systemowo oraz liczbą przepisów zmiana, to wprowadzenie do polskiego systemu prawnego prawa grup spółek, zwanego dotychczas – często potocznie takie określenie dalej występuje – prawem holdingowym. Najbardziej ogólnie, przepisy te wprowadzają legalną możliwość, zapisaną w ustawie możliwość działania grupy spółek w oparciu o interes całej grupy.

To tak naprawdę oznacza, że spółki zależne – córki, wnuczki, prawnuczki, przyjmując tę retorykę rodzinną, mogą legalnie działając w interesie całej grupy podejmować działania, które z ich punktu widzenia (partykularnego punktu widzenia takich odrębnych księstewek) nie muszą być dla nich korzystne.

To ma bardzo duże znaczenie jeśli chodzi legalność takich działań, a zarazem o odpowiedzialność menedżerów spółek zależnych – członków zarządu i rady nadzorczej –  jeżeli w sposób legalny, określony przepisami, będą działać w interesie całej grupy spółek w sytuacji, kiedy nie będzie to korzystne dla spółki, którą zarządzają bądź nadzorują. A więc prawo grup spółek pierwszy filar tej nowelizacji.

Drugim filarem nowelizacji jest nowe podejście do instytucji nadzoru w spółce kapitałowej.

Skąd konieczność zmian? Retoryczne to pytanie, mając na względzie trudne sytuacje czy wręcz afery w ostatnich latach, zarówno w Polsce jak i też te mające miejsce za granicą. Choćby niemiecka sprawa Wirecard, gdzie zarówno akcjonariusze mniejszościowi, jak też obligatariusze straci pieniądze wskutek nieetycznych, nielegalnych działań menadżerów.

Pojawia się wtedy pytanie: gdzie była rada nadzorcza? No właśnie, osoby pełniące funkcję w takich sytuacjach niekiedy odpowiadają

– No przecież my o niczym nie wiedzieliśmy.

– Dlaczego nie wiedzieliście?

– No bo nie mieliśmy dostępu do informacji, nie wiedzieliśmy o co pytać.

Dlatego uznaliśmy, że rada nadzorcza powinna realnie na bieżąco nadzorować spółkę, a nie tylko być kontrolerem zarządu, to znaczy organem, który post factum bada, czy dana czynność jest dla spółki korzystna czy nie.

Dlatego wprowadzamy instrumenty powodujące, że ten nadzór, taka współpraca staje się bardziej partnerska a mniej kontrolująca na przykład możliwość a właściwie obowiązek zarządu bieżącego informowania rady nadzorczej o najważniejszych okolicznościach dotyczących spółki.

Trzecim istotnym filarem zmian to dookreślenie, można powiedzieć „uszczelnianie”, unowocześnienie pewnych regulacji technicznych dotyczących działań organów spółki, ale przede wszystkim wprowadzenie zasady business judgement rule do polskiego systemu prawnego.

W sposób najbardziej ogólny można powiedzieć, że wprowadzenie tej normy prawnej przyniesie możliwość powołania się, w przypadku jakichś zarzutów, w związku z sytuacją która dla spółki na koniec dnia okazała się niekorzystna, wystarczy wówczas wskazać, że działało się wówczas w najlepszej wierze, w oparciu dostępną wiedzę i tam, gdzie było to potrzebne: o opinie i analizy, a cóż – błąd może popełnić każdy.

Określona czynność czy umowa wcale nie musi na koniec dnia być dla spółki korzystna. Ważne, że była starannie przygotowana, z odpowiednim rozeznaniem ekonomicznych, prawnym, w zakresie wiedzy, która była do tego potrzebna.

To tak bardzo ogólnie o tym projekcie zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych. Myślę, że mając na względzie okres wakacyjny, który się już kończy, i rozpoczęcie prac parlamentarnych warto na bieżąco je śledzić, także właśnie w kontekście tej dużej zmiany na gruncie prawa spółek, prawa grup spółek, holdingów i innych regulacji dotyczących organów spółek można założyć, że te przepisy niedługo – w tej lub zbliżonej formie – mogą wejść do polskiego porządku prawnego.

Dlatego warto je śledzić. Warto również wziąć udział w wydarzeniu, jakim jest konferencja KSH, na którą serdecznie Państwa zapraszam.

Działy zajmujące się szkoleniami nagle znalazły się na szczycie agendy biznesowej: musieliśmy znaleźć sposoby na szybkie nauczenie pracowników zupełnie nowych kwalifikacji związanych z pracą zdalną. Musieliśmy też przeprojektować cały plan szkoleń, dostosowując go do zmienionych warunków i organizacji pracy.

To był co najmniej rok rewolucyjny, a dla wielu liderów edukacyjnych była to prawdziwa „jazda bez trzymanki”: wiele firm szkoleniowych znikło z rynku, inne się przekształciły w kierunku szkoleń online i blended learning, wystrzelił też rynek freelancerów, ale skurczył się rynek “mówców”.

Zwinność projektów szkoleniowych

Gwałtowne przejście wielu zawodów i branż na pracę zdalną (przynajmniej okresowo) wymagało natychmiastowego zbudowania nowych kwalifikacji (choćby technicznych) oraz zmiany dotychczasowych umiejętności całych zespołów pracowniczych, często rozproszonych i wielojęzycznych.

Jeszcze w 2019 roku plany szkoleń były oparte na zdiagnozowanej (mniej lub bardziej) luce kompetencyjnej i  powstawały z rocznym, lub nawet dwuletnim wyprzedzeniem. Pandemia pozbawiła nas luksusu czasu, a nowa wiedza powstaje szybciej, niż kiedykolwiek. Wydaje się, że wielomiesięczne planowanie doświadczeń szkoleniowych przeszło kompletnie do historii. Hasłem dnia jest znów zwinność, która zdominowała rozmowy o szkoleniach w 2021 r.

Zwinne metodologie uczenia się, które koncentrują się na prędkości, elastyczności i współpracy w kohorcie, są przyszłością L&D.

Podnoszenie kwalifikacji staje codzienną czynnością

Uczenie się w takcie pracy („training on the job” lub „in the flow of work”) staje się coraz wyraźniejszym trendem, szczególnie w szkoleniach produkcyjnych lub stanowiskowych, ponieważ coraz więcej menadżerów zaczyna sobie zdawać sprawę ze znaczenia integracji nauczania z pracą jako sposobu na rozwój przydatnych kwalifikacji. To jest, naszym zdaniem, zmierzch tradycyjnych szkoleń typu „usiądź i słuchaj”.

L&D staje się codzienną aktywnością, w której ludzie aktywnie angażują się w poszukiwanie wiarygodnych odpowiedzi na swoje pytania, a także w poszukiwanie wiedzy niezbędnej do zaspokojenia zarówno swojej ciekawości, jak i lepszego wykonywania swojej pracy.

Zamiast tego odpowiedzią na wyzwania post-covidowego świata szkoleń biznesowych jest znalezienie właściwe balansu między „wirtualną klasą”, szkoleniem stacjonarnym oraz doświadczeniami cyfrowymi (np. wykorzystującymi różne aplikacje wspierające rozwój), a także działaniami komunikacyjnymi, około-szkoleniowymi. Poszukiwanie optymalnego „miksu” dla każdej organizacji czy nawet oddzielnie dla każdej kwalifikacji będzie wysoko na liście celów każdej organizacji uczącej się w najbliższych latach.

Jednak chodzi o coś więcej, niż tylko osiągnięcie optymalnej mieszanki: obecnie każdy miks, nie tylko obejmujący kompetencje miękkie, musi też wspierać podwyższone zapotrzebowanie uczestników na interakcję społeczną, stąd tak wielka popularność nauczania kohortowego, opartego na interakcji między członkami grupy, na pracy zespołowej i wymianie doświadczeń.

Szkolenia oparte na danych

Być może najważniejszym i najdalej idącym trendem w szkoleniach na 2022 rok i kolejne lata będzie umieszczenie analizy danych o zmieniających się kwalifikacjach uczestników w głównym nurcie projektowania szkoleń biznesowych.

Główną korzyścią dla biznesu jest możliwość otrzymywania odpowiedzi na pytania o potrzeby kompetencyjne pracowników w takim czasie, aby dać działom L&D możliwość zrozumienia co ma aktualnie największe znaczenie dla biznesu i w związku z tym zaprojektowania optymalnego rozwiązania zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji.

To są, naszym zdaniem, najistotniejsze trendy postpandemicznego rynku szkoleń profesjonalnych. Trendy, które dopiero nabierają znaczenia, ale z pewnością zmienią branżę L&D w najbliższych latach.

Podziel się z nami swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami na ten temat:

W (większej) grupie zawsze lepiej, dlatego właśnie do Państwa – naszych stałych Klientów – kierujemy tę specjalną, limitowaną propozycję dotyczącą wybranych projektów wirtualnych:

• tylko do 28 lutego;
• tylko 500 zł za szkolenie na osobę, przy zgłoszeniu co najmniej 8 osób z jednej firmy;
• każda osoba może uczestniczyć w innym szkoleniu.

Od wielu miesięcy wszyscy przenieśliśmy się na on-line, więc nasze szkolenia „miękkie” też zyskały nowy, cyfrowy wymiar. Nasi eksperci w pełni wykorzystują nowe możliwości, narzędzia i metody, które dały nam platformy komunikacji. Pojawiły się też nowe tematy wśród sygnalizowanych przez Państwa potrzeb.

Szkolenia objęte tą promocją to przede wszystkim szkolenia kompetencyjne, podnoszące umiejętności zarządcze i wspierające postawy przywódcze:

• Zostałeś liderem i co dalej?
  Doskonały warsztat doskonalący kompetencje przywódcze i pozwalający wypracować najskuteczniejsze nawyki liderskie.
• Efektywne techniki pracy ze stresem
  Umiejętne zarządzanie stresem jest kluczem do stabilnej efektywności, który wyzwala energię i motywację do wykowywanych zadań.
• E-Power Manager
  Weź udział w energetycznym spotkaniu z pozytywną psychologią kierowania zespołem w warunkach COVID. Całość składa się z dwóch, dwugodzinnych webinariów pełniących rolę mentalnej anody i katody.
• Zostań angażującym liderem (i wciągnij ludzi na szczyt)?
  Wyjątkowy warsztat, który zainspiruje Cię i zmotywuje do wkroczenia na drogę angażującego przywództwa.

Aby zgłosić aż osiem osób na te szkolenia w wyjątkowej cenie 500 zł netto za osobę wypełnij specjalnie przygotowany >> formularz do promocji zimowej

Na każdym szkoleniu liczba miejsc jest ograniczona do 20, dlatego prosimy o szybkie decyzje!

Szkolenia biura zarządu przygotowują do odpowiedzialnej funkcji. Wspierają rozwój kompetencji i umiejętności pracowników wysokiego szczebla. Istotą szkoleń biur zarządu jest implementacja wysokich standardów w zakresie obsługi biura zarządu, aranżowania działań i zarządzania biurem.

Czym zajmuje się biuro zarządu? Jakie tematy znajdują się na szkoleniach i jakie korzyści wynikają z uczestniczenia w szkoleniach?

Szkolenia biura zarządu – do kogo są kierowane i czym jest biuro zarządu?

Istotną rolę w przedsiębiorstwach mających osobowość prawną pełni biuro zarządu. Warto tutaj zaznaczyć, że funkcja biura zarządu jest porównywana do działania sekretariatu, co nie do końca jest zgodne z prawdą. Obowiązki, które spoczywają na członkach biura zarządu i samej funkcji biura zarządu są zgoła szersze, wymagają większej odpowiedzialności i znajomości z zagadnień prawniczych. Co już wyżej zostało napisane, funkcja zarządu zdecydowanie różni się od podstawowego prowadzenia sekretariatu. Biuro zarządu odpowiada za szereg elementów skupiająca się na zarządzaniu i raportowanie. Jest to o tyle odpowiedzialna funkcja, że każde decyzje i działania muszą być podejmowane w zgodzie z przepisami prawa. Biuro zarządu odpowiada za koordynację i organizację spotkań zarządu, ale również za tworzenie i sporządzanie raportów i sprawozdań z działalności, protokołów z zebrań, czy różnych innych dokumentacji.

Odpowiedzialność członków zarządu

Firmy o osobowości prawnej swoje funkcjonowanie opiera na Kodeksie spółek handlowych. Wszystko jest ściśle określone przez Kodeks i na tej podstawie działają członkowie zarządu. Ponadto ich funkcje również określone są przez Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z zapisem w Kodeksie zarząd i jego członkowie:

1. Reprezentuje spółkę w sprawach zewnętrznych, czyli ma prawo dokonywać czynności prawnych w imieniu spółki.
2. Odpowiada za sprawy związane ze spółką, czyli za podejmowanie działań i decyzji gospodarczych, spraw wewnętrznych i określania kierunków działania spółki.

Powyższe aspekty to dwa najważniejsze zadania, które spełnia funkcja zarządu spółki. Ponadto należy mieć na uwadze, że zazwyczaj to prezes firmy podejmuje zawsze decyzję ostateczną, a każde decyzje oparte są na głosowaniu całego zarządu. Sprawowanie funkcji członka zarządu jak widać, jest bardzo odpowiedzialnym stanowiskiem i należy mieć odpowiednie kwalifikacje do jego objęcia. Znajomość regulacji prawnych i aktualnych zmian KSH, połączone z umiejętnością aranżowania działań Biura Zarządu i Rady Nadzorczej stanowi gwarancję sprawnego procesu zarządzania spółką, jak i zabezpiecza jej interesy. Ponadto szkolenia biura zarządu powinny być wpisane w ścieżkę rozwoju każdej osoby obejmującej to stanowisko lub osoby, która została wytyczona do objęcia takiej funkcji.

Szkolenia biura zarządu są kluczowe do pełnienia funkcji w zarządzie, ponieważ…

Kandydat na członka zarządu jak i zarówno persona sprawująca już tę funkcję, dzięki szkoleniu zyskuje szereg możliwości jak i rozwój swoich umiejętności, a także podwyższenie swoich kwalifikacji. Między innymi poznaje kluczowe dla pracy biura zarządu ustawy i zagadnienia z KSH i KC. Ma rozeznanie w możliwych sankcjach, kiedy okaże się, że spółka nie funkcjonuje zgodnie z przepisami prawa, a także w momencie kiedy zostaje niedopełniony obowiązek archiwizacji dokumentów firmowych.

Ponadto szkolenie przygotowuje do funkcjonowania i organizowania posiedzeń zarządu, a także protokołów w formie elektronicznej. Kandydat zdobywa również niezbędną wiedzę z zakresu protokołowania, formalnych wymogów dotyczących protokołowania, a także metody zapobiegania konfliktom interesów. Kolejne aspekty, które są poruszane na szkoleniu biura zarządów to elementy organizacyjne wpływające na funkcjonowanie biura zarządu, czyli ważność mandatów członkowskich, czas pełnienia funkcji, kadencja zarządu, czy elementy zarządzania kompetencjami organów.

Jak doskonalić swoje umiejętności i rozwijać karierę w obszarze obsługi biura zarządu?

Doskonalenie umiejętności i rozwijanie kariery w obszarze obsługi biura zarządu można osiągnąć m.in. poprzez udział w wysokiej jakości szkoleniach. Langas, renomowana firma szkoleniowa, oferuje certyfikowane kursy, które są doskonałym wyborem dla asystentów oraz specjalistów ds. obsługi Zarządu i Rady Nadzorczej. Dostępne programy obejmują szkolenia prawne (przede wszystkim z obszaru KSH i KC) a także umiejętności miękkie jak m.in. zarządzanie czasem, komunikację biznesową, organizację spotkań oraz techniki efektywnego wspomagania zarządu. Certyfikowane szkolenia Langas zapewniają solidną wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności niezbędne w obszarze obsługi biura zarządu. To świetna okazja do zdobycia uznanych certyfikatów, które mogą podnieść wartość zawodową i przyczynić się do dalszego rozwoju kariery.

Jakie są najważniejsze nowelizacje dotyczące funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej w ostatnim czasie?

Najważniejsze nowelizacje dotyczące funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej w ostatnim czasie obejmują kilka istotnych zmian przede wszystkim w Kodeksie Spółek Handlowych, Kodeksie Postępowania Cywilnego oraz aktach niższego rzędu. Nowe przepisy wprowadzają bardziej precyzyjne wymogi dotyczące kompetencji i doświadczenia członków zarządu i rady nadzorczej, mając na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu profesjonalizmu i umiejętności. Ponadto, nowelizacje skupiają się na zwiększeniu przejrzystości działalności tych organów poprzez wzmocnienie obowiązków informacyjnych oraz relacji w grupach spółek. Wprowadzone zmiany mają na celu poprawę zarządzania firmami i zwiększenie odpowiedzialności organów zarządzających

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie zarządzania Biurem Zarządu i Rady Nadzorczej?

Najlepsze praktyki zarządzania Biurem Zarządu i Rady Nadzorczej obejmują kilka kluczowych elementów. W pierwszej kolejności ważne jest utworzenie skutecznego systemu zarządzania dokumentami i informacjami, aby zapewnić dostęp do istotnych materiałów w sposób uporządkowany i bezpieczny. Kolejnym istotnym aspektem jest dbanie o efektywną komunikację między członkami zarządu i radą nadzorczą, zarówno na spotkaniach, jak i poza nimi. Regularne planowanie i przygotowywanie agendy spotkań, a także zapewnienie odpowiedniego wsparcia administracyjnego, są również kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej. Ostatecznie, należy skupić się na utrzymaniu wysokiego poziomu poufności i przestrzeganiu zasad etyki, aby zapewnić zaufanie i zachować integrowanie zarządu i rady nadzorczej. Implementowanie tych najlepszych praktyk przyczynia się do skutecznego zarządzania i osiągania celów organizacji.

Jakie są obowiązki i uprawnienia członków Zarządu i Rady Nadzorczej w kontekście nowelizacji KSH?

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych z 2021 roku wprowadziła istotne zmiany dotyczące obowiązków i uprawnień członków Zarządu i Rady Nadzorczej. Według nowych przepisów, członkowie Zarządu odpowiadają za właściwe zarządzanie spółką, podejmowanie decyzji zgodnie z interesem spółki oraz przestrzeganie przepisów prawa. Ponadto, nowelizacja wprowadza zwiększoną odpowiedzialność członków Zarządu za szkody wyrządzone spółce, w przypadku rażącego naruszenia obowiązków. Z kolei Rada Nadzorcza zyskuje większe uprawnienia w kontroli działalności Zarządu, m.in. w zakresie podejmowania decyzji strategicznych, powoływania i odwoływania członków Zarządu oraz nadzorowania finansów spółki. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości i skuteczności zarządzania spółkami handlowymi oraz zwiększenie ochrony interesów udziałowców i innych podmiotów.

Office Manager inaczej po prostu kierownik biura. To osoba, która jest potrzebna w każdej firmie. Zajmuje się organizacją, koordynacją i zarządzaniem pracy firmy. Jakie predyspozycje wymagane są na stanowisko Office managera? Jaki jest typowy zakres jego obowiązków? Czy Office Manager musi mieć ukończone studia kierunkowe z zarządzania lub administracji? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule. Jest on przeznaczony szczególnie dla tych, którzy chcieliby zacząć pracę jako Office Manager. Oczywiście, jeśli zastanawiasz się nad tym, jak wybrać Office Managera dla swojego przedsiębiorstwa, to również znajdziesz w tym artykule potrzebne informacje.

Office Manager – czym powinien się charakteryzować i jakie mieć kompetencje?

Czy żeby zostać Office Managerem musisz mieć ukończone studia z zarządzania lub administracji? Nie jest to regułą, jednak rzeczywiście najczęściej wymaganymi kierunkami wykształcenia wyższego jest administracja, zarządzanie lub ekonomia. Jeśli ukończyłeś inny kierunek, to nie dyskwalifikuje Cię to jednak z możliwości o ubieganie się na stanowisko kierownika biura. Wśród kierunków królują również kierunki humanistyczne takie jak polonistyka, filologia, czy kulturoznawstwo. Mimo wszystko Twoim atutem jako kandydata będzie znajomość zagadnień ekonomii i administracji. Poza wykształceniem od Office Managera wymaga się przede wszystkim dobrej organizacji pracy i odporności na pracę pod presją czasu, a także pracy w stresie.

Jeśli chodzi o zarządzanie i umiejętność organizacji pracy, to jedną z ważniejszych umiejętności jest analityka i znajomość programów komputerowych na przykład pakietu office, czyli Excela i innych programów z tego popularnego zestawienia. Z pewnością potrzebna jest także umiejętność bezproblemowej obsługi komputera, urządzeń biurowych oraz dedykowanych programów firmowych. Jeśli chodzi o kompetencje miękkie natomiast, to jako kierownik biura powinieneś odznaczać się umiejętnością ustalania priorytetów, planowania zadań, perfekcyjną komunikacją w tym również znajomością języka angielskiego lub innego języka obcego zależnego od firmy, do której aplikujesz, a także asertywnością.

Przedstawiona charakterystyka to obraz wymagań, które powinien spełniać Office Manager. Musisz wziąć jednak pod uwagę, że zależnie od specyfiki firmy wymagania te mogą się różnić lub mogą być wymagane inne dodatkowe umiejętności, czy znajomość konkretnych programów biurowych.

Office Manager – zakres obowiązków i zarobki

Do obowiązków kierownika biura należą najczęściej poniższe czynności. Jednak miej na uwadze, że zależnie od profilu i wymagań firmy obowiązki mogą być różne. Czyli cześć z nich, które widzisz poniżej, może nie wystąpić lub do tych, co wymieniliśmy, mogą dojść dodatkowe obowiązki. W obowiązkach Office Managera znajduje się:

• nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
• nadzorowanie i archiwizacja dokumentów przedsiębiorstwa,
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura,
• sporządzanie zamówień
• zarządzanie dostawami,
• serwisowanie sprzętu,
• kontakty z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych,
• koordynacja korespondencji,
• dystrybucja poczty,
• rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
• uaktualnianie bazy wewnętrznych numerów telefonów.

Ile zarabia kierownik biura?

Wysokość zarobków jest bardzo zróżnicowana i zależna od kilku czynników. Przede wszystkim doświadczenia zawodowego kandydata, miejscowości, struktury firmy i jej wielkości. Według informacji z portalu pracuj pl. średnie wynagrodzenie na stanowisku Office Manager, wynosi 8 000 zł brutto z kolei według portalu wynagrodzenia pl. mediana to 5580 zł brutto. Najniższą zanotowaną stawką jest 4430 zł brutto.

Trzeba mieć również na względzie fakt, że kwota zależna jest od rodzaju umowy. Przykładowo dla umowy o pracę wynagrodzenie netto na rękę wynosi 5730 zł, a przy umowie B2B 6 634 zł netto. Największy zarobek jest przy umowie o dzieło, bo 6 912 zł na rękę, jednak jest to chyba najgorszy możliwy typ umowy, który zwyczajnie mimo atrakcyjnego zarobku nic więcej nie daje.

Chcesz zostać Office Managerem?

Mamy nadzieję, że teraz już wiesz, jakie obowiązki czekają Cię na stanowisku Office Managera. Jeżeli po przeczytaniu tego artykułu stwierdzasz, że jest to praca dla Ciebie, to nie pozostaje nam nic innego, jak życzyć Ci powodzenia. Pamiętaj, że rekruterzy będą zwracali uwagę na umiejętność obsługi różnych programów, ale także na Twoje kompetencje miękkie. Każdego, kto planuje lepiej przygotować się do tej roli, zapraszamy na szkolenie Office Manager Nowej Dekady. Dowiesz się na nim, jak radzić sobie z typowymi problemami na tym stanowisku i na jakie elementy szczególnie musisz zwracać swoją uwagę w swojej codziennej pracy.

A oto przykłady konkretnych umiejętności, które Office Manager musi mieć:

Jak skutecznie zarządzać kalendarzem i planować spotkania dla zarządu?

Skuteczne zarządzanie kalendarzem i planowanie spotkań dla zarządu są kluczowymi elementami efektywnego funkcjonowania organizacji. Istnieje wiele strategii i narzędzi, które mogą pomóc w osiągnięciu tych celów. Ważne jest utrzymanie aktualnego i dostępnego kalendarza, który zawiera wszystkie istotne terminy i wydarzenia a także przestrzeganie terminów wymaganych przez statut spółki oraz kodeks spółek handlowych, ustawę o KRS i inne przepisy prawa. Można zastosować technologie takie jak aplikacje do zarządzania czasem i planowaniem spotkań, które ułatwiają harmonogramowanie, wysyłanie zaproszeń i śledzenie uczestników. Istotne jest również ustalanie celów i priorytetów spotkań, aby zapewnić skupienie na najważniejszych zagadnieniach. Planując spotkania, trzeba uwzględnić dostępność członków zarządu, zapewniając odpowiedni czas na przygotowanie i przeprowadzenie dyskusji. Dodatkowo, efektywne zarządzanie kalendarzem wymaga elastyczności, aby uwzględnić nagłe zmiany i priorytety. Wdrażając te praktyki, zarząd może skutecznie organizować swoje spotkania i osiągać zamierzone cele.

Jak przygotować profesjonalną korespondencję i dokumentację dla biura zarządu?

Przygotowanie profesjonalnej korespondencji i dokumentacji dla biura zarządu wymaga uwzględnienia kilku istotnych czynników. Pierwszym krokiem jest dbałość o estetyczny wygląd dokumentów, takich jak listy, raporty czy prezentacje. Należy używać klarownej czcionki i zachować odpowiednie odstępy między akapitami. Ważne jest również stosowanie formalnego języka, unikanie skrótów i slangowych wyrażeń. Kolejnym aspektem jest staranność w redagowaniu treści. Dokumenty powinny być logiczne, zwięzłe i precyzyjne. Należy unikać nadmiernych szczegółów i skupić się na istotnych informacjach. Warto także podkreślić znaczenie odpowiedniego formatowania. Używanie punktów i numerów ułatwia czytelnikowi przyswojenie informacji. Dodatkowo, niezależnie od rodzaju dokumentu, warto zachować profesjonalny ton oraz zwracać uwagę na poprawność gramatyczną i interpunkcyjną. Regularna aktualizacja dokumentacji jest równie istotna, aby zapewnić aktualność informacji. Dodatkowo należy pamiętać o wytycznych dotyczących archiwizacji dokumentacji.

Jak dbać o archiwizację dokumentów i utrzymanie porządku w biurze zarządu?

Realizacja obowiązków dotyczących archiwizacji dokumentów spółki i zarządzania dokumentacją jest istotna dla skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wymagane jest przestrzeganie odpowiednich przepisów, takich jak Kodeks spółek handlowych i przepisy dotyczące przechowywania dokumentów. Archiwizacja dokumentów powinna być przeprowadzana systematycznie i zgodnie z określonymi wytycznymi. Istotne dokumenty powinny być odpowiednio oznaczone, przechowywane w bezpiecznym miejscu i zabezpieczone przed zniszczeniem. Zarządzanie dokumentacją spółki wymaga również utworzenia odpowiednich procedur i polityk, które określają sposób gromadzenia, przechowywania, udostępniania i usuwania dokumentów. Ważne jest również regularne przeglądanie i aktualizacja dokumentacji w celu utrzymania jej aktualności i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Jak przygotować prezentacje i raporty dla zarządu?

Przygotowanie skutecznej prezentacji lub raportu dla zarządu wymaga starannego planowania i uwzględnienia istotnych czynników. Istnieje wiele skutecznych strategii, które można zastosować, aby przekazać informacje klarownie i przekonująco. Oto kilka podstawowych kroków:

1. Określ cel prezentacji lub raportu, uwzględniając oczekiwania zarządu. Wyróżnij najważniejsze punkty i cele, które należy uwzględnić.
2. Zbierz i zorganizuj niezbędne dane i informacje. Skup się na kluczowych wskaźnikach i wynikach, które mają znaczenie dla zarządu. Staraj się dostarczyć konkretne liczby i dowody popierające twoje stwierdzenia.
3. Stwórz logiczną strukturę prezentacji lub raportu. Wprowadź czytelny wstęp, przedstawiając kontekst i cel. Następnie przedstaw informacje w sposób uporządkowany, korzystając z odpowiednich nagłówków i podziałów.
4. Wykorzystaj grafiki i wykresy, aby zilustrować dane i tendencje. Dobre wizualizacje mogą pomóc w lepszym zrozumieniu informacji przez zarząd. Upewnij się, że są czytelne i łatwe do interpretacji.
5. Przygotuj się do możliwych pytań i wątpliwości. Antycypuj potencjalne pytania, które mogą się pojawić, i przygotuj odpowiedzi, które są dobrze poparte danymi i argumentami.
6. Skoncentruj się na najważniejszych punktach. Zarząd często ma ograniczoną ilość czasu, więc koncentruj się na najistotniejszych informacjach i unikaj zbytniego zagłębiania się w szczegóły.
7. Zakończ prezentację lub raport podsumowaniem i konkretnymi wnioskami. Sformułuj jasne zalecenia lub propozycje dla zarządu, które wynikają z przedstawionych danych i informacji.

Pamiętaj, że kluczem do udanej prezentacji lub raportu dla zarządu jest precyzja, klarowność i umiejętność dostosowania treści do oczekiwań i potrzeb odbiorcy.

Jak radzić sobie z nadmiarem obowiązków i zarządzać czasem pracy w biurze zarządu?

Radzenie sobie z nadmiarem obowiązków i zarządzanie czasem pracy w biurze zarządu może być wyzwaniem. Istnieje kilka skutecznych strategii, które mogą pomóc w tej sytuacji. W pierwszej kolejności, ważne jest ustalenie priorytetów i tworzenie harmonogramu, który uwzględnia najważniejsze zadania. Następnie warto eliminować lub delegować mniej istotne zadania, aby skoncentrować się na najważniejszych. Organizacja pracy za pomocą listy zadań i kalendarza może ułatwić śledzenie postępów i terminów. Warto również stosować techniki zarządzania czasem, takie jak technika Pomodoro, która polega na podziale pracy na interwały czasowe i krótkie przerwy. Istotne jest również zachowanie równowagi między pracą a odpoczynkiem, aby uniknąć wypalenia zawodowego. Wreszcie, warto być elastycznym i umieć odmawiać, jeśli obowiązki przekraczają nasze możliwości. Zadbanie o efektywne zarządzanie czasem pracy może przyczynić się do zwiększenia produktywności i zmniejszenia stresu w biurze zarządu.

Jak skutecznie koordynować projekty i zadania dla zarządu?

Skuteczna koordynacja projektów i zadań dla zarządu jest kluczowa dla efektywnego funkcjonowania organizacji. Istnieje wiele strategii, które można zastosować w celu osiągnięcia tego celu.
Po pierwsze, ważne jest określenie celów i zakresu projektu, aby zapewnić jasne wytyczne dla wszystkich zaangażowanych stron. Następnie należy wyznaczyć odpowiednie zespoły i liderów projektów, którzy będą monitorować postęp i skoordynować działania.
Komunikacja odgrywa kluczową rolę w koordynowaniu projektów. Regularne spotkania, zarówno indywidualne, jak i grupowe, pozwalają na aktualizację postępu, identyfikację ewentualnych wyzwań i dostosowanie strategii w razie potrzeby. Warto również korzystać z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak harmonogramy, tablice kanban czy systemy śledzenia zadań, które ułatwiają monitorowanie postępu i przypisywanie odpowiedzialności.
Również współpraca i koordynacja pomiędzy różnymi działami w organizacji są niezwykle istotne. Wymiana informacji i wspólna praca nad kluczowymi aspektami projektu zapewnia skuteczne wykorzystanie zasobów i minimalizuje ryzyko wystąpienia niezgodności.
Podsumowując, skuteczna koordynacja projektów i zadań dla zarządu wymaga jasnych celów, wyznaczenia liderów projektów, regularnej komunikacji, wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami oraz współpracy między różnymi działami organizacji. Dzięki temu można osiągnąć wysoką efektywność i powodzenie realizowanych projektów.

Jakie są kluczowe umiejętności interpersonalne niezbędne do pracy w biurze zarządu?

Kluczowe umiejętności interpersonalne niezbędne do pracy w biurze zarządu obejmują efektywną komunikację, umiejętność budowania relacji, zdolność do współpracy i negocjacji oraz umiejętność zarządzania konfliktami a także asertywność. Pracownicy biura zarządu powinni być w stanie skutecznie przekazywać informacje zarówno werbalnie, jak i pisemnie, aby zapewnić jasność i zrozumienie. Umiejętność współpracy jest nieodzowna dla skutecznego działania w zespole, wymaga otwartości, elastyczności i umiejętności słuchania. Negocjacje są częstym elementem pracy w biurze zarządu, więc umiejętność prowadzenia konstruktywnych rozmów i dochodzenia do porozumienia jest niezbędna. Ponadto, zdolność do zarządzania konfliktami jest ważna, ponieważ konflikty mogą powstać zarówno wewnątrz zespołu, jak i z członkami obsługiwanych organów korporacyjnych lub innymi interesariuszami.

Jak radzić sobie z sytuacjami stresowymi i napiętymi deadlinami w pracy dla zarządu?

Asystent zarządu powinien radzić sobie z sytuacjami stresowymi i napiętymi deadlinami w pracy poprzez skuteczne strategie zarządzania stresem oraz strategie zarządzania czasem. Ważne jest, aby asystent utrzymywał spokój i wykazywał elastyczność w obliczu napiętych terminów. Powinien także umiejętnie priorytetyzować zadania, delegować odpowiedzialności oraz skupiać się na istotnych kwestiach, stosując takie techniki jak np. macierz Eisenhowera. Również dbanie o swoje zdrowie i samopoczucie jest kluczowe, dlatego warto korzystać z technik relaksacyjnych, takich jak medytacja czy regularna aktywność fizyczna.
60. Jak budować pozytywne relacje z członkami zarządu i innymi współpracownikami?
Budowanie pozytywnych relacji z członkami zarządu oraz innymi współpracownikami jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Istnieje kilka istotnych zasad, które warto przestrzegać w tym procesie. Po pierwsze, ważne jest nawiązywanie otwartej komunikacji, słuchanie i wyrażanie zainteresowania zdaniem innych osób. Po drugie, trzeba okazywać szacunek i doceniać osiągnięcia współpracowników. Po trzecie, warto współpracować z innymi, dzielić się wiedzą i doświadczeniem. Po czwarte, budowanie zaufania poprzez uczciwość i konsekwentne działanie jest niezbędne. Po piąte, warto inwestować w rozwój relacji poprzez uczestnictwo w spotkaniach i wydarzeniach społecznych, działaniach CSR czy inicjatywach sieci pracowniczych. Pamiętaj, że pozytywne relacje ze współpracownikami przyczyniają się do efektywnej pracy zespołowej i wzrostu całej organizacji, więc nie chodzi tylko o to „żeby było miło”.

Jakie są najlepsze strategie organizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną?

Najlepsze strategie organizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną obejmują kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, ważne jest określenie jasnych polityk i procedur dotyczących tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Kolejnym krokiem jest skorzystanie z systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną (EDMS), który umożliwia scentralizowane przechowywanie i indeksowanie dokumentów. Warto także wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia, takie jak kontrole dostępu i szyfrowanie danych, aby chronić poufność i integralność dokumentów. Ponadto, automatyzacja procesów, takich jak przepływ dokumentów i archiwizacja, może przyspieszyć pracę i zwiększyć efektywność. Ważne jest również regularne przeglądanie i aktualizowanie dokumentów, aby utrzymać porządek i zapewnić zgodność z przepisami. Ostatecznie, szkolenie pracowników w zakresie korzystania z systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia strategii organizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną.

Jakie są najlepsze praktyki w organizacji podróży służbowych dla zarządu?

Najlepsze praktyki w organizacji podróży służbowych dla zarządu obejmują kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, ważne jest, aby zastosować scentralizowany system rezerwacji lotów i hoteli, który umożliwia łatwe śledzenie kosztów i terminów podróży. Następnie, należy uwzględnić preferencje i harmonogramy członków zarządu, aby zapewnić efektywność i wygodę podczas podróży.

Ponadto, trzeba zadbać o odpowiednie ubezpieczenie podróżne dla członków zarządu w celu minimalizacji ryzyka. Ważne jest również przygotowanie dokładnych i zwięzłych dokumentów podróży, takich jak itineraria, informacje o hotelach i szczegóły dotyczące spotkań biznesowych. Wreszcie, należy przewidzieć alternatywne plany podróży, takie jak rezerwacje na inne loty w przypadku opóźnień lub odwołań. Wprowadzenie tych najlepszych praktyk zapewni sprawną organizację podróży służbowych dla zarządu, oszczędność czasu i minimalizację problemów logistycznych.

Jak efektywnie zarządzać rezerwacjami sal konferencyjnych i zaplecza technicznego?

Efektywne zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych i zapleczem technicznym jest kluczowe w pracy office managera. Istotne jest ustalenie harmonogramu wydarzeń i rezerwacja sal z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając preferencje klientów. Konieczne jest również monitorowanie dostępności i zasobów technicznych, takich jak projektor, system dźwiękowy czy sprzęt multimedialny.

Ważne jest też ciągłe zapewnienie dostępności personelu obsługującego te urządzenia. Integracja narzędzi zarządzania rezerwacjami może pomóc w efektywnym monitorowaniu dostępności sal i zasobów technicznych, a także umożliwić automatyczne powiadomienia. Wprowadzenie cyfrowych rozwiązań, takich jak systemy rezerwacji online, ułatwia proces zarządzania. Odpowiednia organizacja i skuteczne zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych i zapleczem technicznym przyczyniają się do efektywnego wykorzystania zasobów biurowych i zwiększenia zadowolenia klientów wewnętrznych i zewnętrznych.