Zachowanie poufności, czyli umowa NDA

Umowa poufności, czyli inaczej NDA, to dokument stosowany w wielu przedsiębiorstwach. Co ma na celu stosowanie umowy poufności, kiedy się ją stosuje i jakie mogą być skutki nieprzestrzegania umowy poufności?

Umowa poufności – w jakich sytuacjach jest zawierana?

Umowę poufności (NDA) zazwyczaj zawiera się w każdej sytuacji, w której istnieje konieczność ochrony danych i cennych informacji firmy, czy kontrahenta. Jest to zabezpieczenie interesów i dokument umożliwiający wyciągnięcie ewentualnych konsekwencji w przyszłości za naruszenie umowy. Bez wątpienia umowę o zachowaniu poufności warto zawrzeć z:

  • kontrahentami, z którymi prowadzimy negocjacje,
  • potencjalnym inwestorem,
  • firmami, które świadczą usługi zewnętrzne,
  • pracownikami, zleceniobiorcami, osobami współpracującymi.

Co ma na celu zawarcie umowy NDA?

Przede wszystkim umowa poufności ma zabezpieczyć interesy firmy lub przedsiębiorstwa. Wynika to z tego, że są to cenne informacje, których ujawnienie mogłoby negatywnie wpłynąć na interes firmy, czy jej funkcjonowanie, bo np. zostałyby wykorzystane przez konkurencję (know-how). Dla każdej firmy statut poufności informacji może być inny. W jednych będzie to know-how i specyficzne metody pracy, a w drugich np. proces wytwarzania produkty, jego skład. W jeszcze innych może to być umowa poufności dotycząca danych kontrahentów, informacji finansowych przedsiębiorstwa w tym również wynagrodzenie pracownicze. Najważniejszym elementem umowy NDA jest precyzyjne określenie w jej treści i wskazanie, jakie informacje są poufne. Warto tutaj dodać, że konstruując umowę, można się również odnieść do art. 11 ust.2 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Zapamiętaj!

Zobowiązanie do zachowania poufności nie dotyczy informacji powszechnie znanych, dostępnych dla każdego, bądź uprzednio znanych osobie, z którą zawieramy umowę.

Ile trwa obowiązek zachowania poufności?

Czas trwania umowy, a także zachowania poufności po rozwiązaniu umowy określony jest przez obie strony umowy. W każdej umowie musisz znaleźć się dokładna informacja, w jakim czasie strona zobowiązana jest do zachowania poufności. Podczas trwania współpracy zachowanie poufności dotyczy całego okresu trwania współpracy, a po ustaniu współpracy okres zależny jest od danego przedsiębiorstwa i jego profilu. Zazwyczaj jednak zachowanie poufności po rozwiązaniu umowy określane jest na minimum rok, a najczęściej są to dwa lub 3 lata.

Skutki naruszenia zobowiązania do poufności

Każda umowa o zachowaniu poufności powinna zostać skonstruowana w sposób zrozumiały, a także precyzyjnie określający, czym będzie naruszenie zasad poufności, jakie działania będą rozumiane jako naruszenie umowy, a także jakie konsekwencje czekają osobę, która dopuścił się naruszenia zasad umowy.

Najczęściej działania te opisane są w odniesieniu do ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Między innymi działania niedozwolone to bezprawne ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji, które stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. Ponadto może być to również wykorzystywany know-how u przedsiębiorstwa na jego niekorzyść.

Najczęściej stosowanym skutkiem wynikającym z naruszenia umowy o poufności jest po prostu kara finansowa. Jest to tak zwana kara umowna, której treść musi zostać zawsze zawarta w każdej umowie. Ten sposób zabezpiecza przedsiębiorstwo na wypadek złamania warunków umowy. Ponadto jedną z konsekwencji jest również rozwiązanie umowy z takim kontrahentem w trybie natychmiastowym, bez konsekwencji dla przedsiębiorstwa, czyli bez konieczności okresu wypowiedzenia. Należy pamiętać, że taki zapis również musi się pojawić w każdej umowie.

Szkolenia biura zarządu – czym są i dla kogo są?

Szkolenia biura zarządu przygotowują do odpowiedzialnej funkcji. Wspierają rozwój kompetencji i umiejętności pracowników wysokiego szczebla. Istotą szkoleń biur zarządu jest implementacja wysokich standardów w zakresie obsługi biura zarządu, aranżowania działań i zarządzania biurem.

Czym zajmuje się biuro zarządu? Jakie tematy znajdują się na szkoleniach i jakie korzyści wynikają z uczestniczenia w szkoleniach?

 

Szkolenia biura zarządu – do kogo są kierowane i czym jest biuro zarządu?

Istotną rolę w przedsiębiorstwach mających osobowość prawną pełni biuro zarządu. Warto tutaj zaznaczyć, że funkcja biura zarządu jest porównywana do działania sekretariatu, co nie do końca jest zgodne z prawdą. Obowiązki, które spoczywają na członkach biura zarządu i samej funkcji biura zarządu są zgoła szersze, wymagają większej odpowiedzialności i znajomości z zagadnień prawniczych. Co już wyżej zostało napisane, funkcja zarządu zdecydowanie różni się od podstawowego prowadzenia sekretariatu. Biuro zarządu odpowiada za szereg elementów skupiająca się na zarządzaniu i raportowanie. Jest to o tyle odpowiedzialna funkcja, że każde decyzje i działania muszą być podejmowane w zgodzie z przepisami prawa. Biuro zarządu odpowiada za koordynację i organizację spotkań zarządu, ale również za tworzenie i sporządzanie raportów i sprawozdań z działalności, protokołów z zebrań, czy różnych innych dokumentacji.

Odpowiedzialność członków zarządu

Firmy o osobowości prawnej swoje funkcjonowanie opiera na Kodeksie spółek handlowych. Wszystko jest ściśle określone przez Kodeks i na tej podstawie działają członkowie zarządu. Ponadto ich funkcje również określone są przez Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z zapisem w Kodeksie zarząd i jego członkowie:

  1. Reprezentuje spółkę w sprawach zewnętrznych, czyli ma prawo dokonywać czynności prawnych w imieniu spółki.
  2. Odpowiada za sprawy związane ze spółką, czyli za podejmowanie działań i decyzji gospodarczych, spraw wewnętrznych i określania kierunków działania spółki.

Powyższe aspekty to dwa najważniejsze zadania, które spełnia funkcja zarządu spółki. Ponadto należy mieć na uwadze, że zazwyczaj to prezes firmy podejmuje zawsze decyzję ostateczną, a każde decyzje oparte są na głosowaniu całego zarządu. Sprawowanie funkcji członka zarządu jak widać, jest bardzo odpowiedzialnym stanowiskiem i należy mieć odpowiednie kwalifikacje do jego objęcia. Znajomość regulacji prawnych i aktualnych zmian KSH, połączone z umiejętnością aranżowania działań Biura Zarządu i Rady Nadzorczej stanowi gwarancję sprawnego procesu zarządzania spółką, jak i zabezpiecza jej interesy. Ponadto szkolenia biura zarządu powinny być wpisane w ścieżkę rozwoju każdej osoby obejmującej to stanowisko lub osoby, która została wytyczona do objęcia takiej funkcji.

Szkolenia biura zarządu są kluczowe do pełnienia funkcji w zarządzie, ponieważ…

Kandydat na członka zarządu jak i zarówno persona sprawująca już tę funkcję, dzięki szkoleniu zyskuje szereg możliwości jak i rozwój swoich umiejętności, a także podwyższenie swoich kwalifikacji. Między innymi poznaje kluczowe dla pracy biura zarządu ustawy i zagadnienia z KSH i KC. Ma rozeznanie w możliwych sankcjach, kiedy okaże się, że spółka nie funkcjonuje zgodnie z przepisami prawa, a także w momencie kiedy zostaje niedopełniony obowiązek archiwizacji dokumentów firmowych.

Ponadto szkolenie przygotowuje do funkcjonowania i organizowania posiedzeń zarządu, a także protokołów w formie elektronicznej. Kandydat zdobywa również niezbędną wiedzę z zakresu protokołowania, formalnych wymogów dotyczących protokołowania, a także metody zapobiegania konfliktom interesów. Kolejne aspekty, które są poruszane na szkoleniu biura zarządów to elementy organizacyjne wpływające na funkcjonowanie biura zarządu, czyli ważność mandatów członkowskich, czas pełnienia funkcji, kadencja zarządu, czy elementy zarządzania kompetencjami organów.

Jak doskonalić swoje umiejętności i rozwijać karierę w obszarze obsługi biura zarządu?

Doskonalenie umiejętności i rozwijanie kariery w obszarze obsługi biura zarządu można osiągnąć m.in. poprzez udział w wysokiej jakości szkoleniach. Langas, renomowana firma szkoleniowa, oferuje certyfikowane kursy, które są doskonałym wyborem dla asystentów oraz specjalistów ds. obsługi Zarządu i Rady Nadzorczej. Dostępne programy obejmują szkolenia prawne (przede wszystkim z obszaru KSH i KC) a także umiejętności miękkie jak m.in. zarządzanie czasem, komunikację biznesową, organizację spotkań oraz techniki efektywnego wspomagania zarządu. Certyfikowane szkolenia Langas zapewniają solidną wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności niezbędne w obszarze obsługi biura zarządu. To świetna okazja do zdobycia uznanych certyfikatów, które mogą podnieść wartość zawodową i przyczynić się do dalszego rozwoju kariery.

Jakie są najważniejsze nowelizacje dotyczące funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej w ostatnim czasie?

Najważniejsze nowelizacje dotyczące funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej w ostatnim czasie obejmują kilka istotnych zmian przede wszystkim w Kodeksie Spółek Handlowych, Kodeksie Postępowania Cywilnego oraz aktach niższego rzędu. Nowe przepisy wprowadzają bardziej precyzyjne wymogi dotyczące kompetencji i doświadczenia członków zarządu i rady nadzorczej, mając na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu profesjonalizmu i umiejętności. Ponadto, nowelizacje skupiają się na zwiększeniu przejrzystości działalności tych organów poprzez wzmocnienie obowiązków informacyjnych oraz relacji w grupach spółek. Wprowadzone zmiany mają na celu poprawę zarządzania firmami i zwiększenie odpowiedzialności organów zarządzających

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie zarządzania Biurem Zarządu i Rady Nadzorczej?

Najlepsze praktyki zarządzania Biurem Zarządu i Rady Nadzorczej obejmują kilka kluczowych elementów. W pierwszej kolejności ważne jest utworzenie skutecznego systemu zarządzania dokumentami i informacjami, aby zapewnić dostęp do istotnych materiałów w sposób uporządkowany i bezpieczny. Kolejnym istotnym aspektem jest dbanie o efektywną komunikację między członkami zarządu i radą nadzorczą, zarówno na spotkaniach, jak i poza nimi. Regularne planowanie i przygotowywanie agendy spotkań, a także zapewnienie odpowiedniego wsparcia administracyjnego, są również kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu i Rady Nadzorczej. Ostatecznie, należy skupić się na utrzymaniu wysokiego poziomu poufności i przestrzeganiu zasad etyki, aby zapewnić zaufanie i zachować integrowanie zarządu i rady nadzorczej. Implementowanie tych najlepszych praktyk przyczynia się do skutecznego zarządzania i osiągania celów organizacji.

Jakie są obowiązki i uprawnienia członków Zarządu i Rady Nadzorczej w kontekście nowelizacji KSH?

Nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych z 2021 roku wprowadziła istotne zmiany dotyczące obowiązków i uprawnień członków Zarządu i Rady Nadzorczej. Według nowych przepisów, członkowie Zarządu odpowiadają za właściwe zarządzanie spółką, podejmowanie decyzji zgodnie z interesem spółki oraz przestrzeganie przepisów prawa. Ponadto, nowelizacja wprowadza zwiększoną odpowiedzialność członków Zarządu za szkody wyrządzone spółce, w przypadku rażącego naruszenia obowiązków. Z kolei Rada Nadzorcza zyskuje większe uprawnienia w kontroli działalności Zarządu, m.in. w zakresie podejmowania decyzji strategicznych, powoływania i odwoływania członków Zarządu oraz nadzorowania finansów spółki. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości i skuteczności zarządzania spółkami handlowymi oraz zwiększenie ochrony interesów udziałowców i innych podmiotów.

Kim jest prokurent i kto go powołuje?

Kim jest prokurent i jak go wybrać? Jaki zakres czynności należy dla prokurenta? Czy stanowisko prokurenta jest regulowany prawnie i kto może prokurenta powołać? Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Kim jest prokurent?

Prokurent jest osobą, której udzielono prokury, czyli pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę z obowiązkiem wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o działalności gospodarczej lub do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru sądowego. Z określeniem prokurent może również być stosowane zamiennie określenie jako pełnomocnik handlowy. Zatem jeśli prokurent jest pełnomocnikiem przedsiębiorstwa, oznacza to, że wszelkie czynności prawne, jakich dokonuje, czyli czynności w granicach umocowania, pociągają za sobą skutki bezpośrednio na przedsiębiorcy, czyli w tym wypadku mocodawcy.

Kto może zostać prokurentem?

Samo określenie prokurent kojarzy się bardzo doniośle i ma wydźwięk stanowiący o wykształceniu wyższym i wiedzy w obrębie prawa. Jest to jednak mylne skojarzenie, które zostało wykreowane na podstawie dźwięczności samego słowa. Pierwszą rzeczą, którą należy wyjaśnić, jest to, że przepisy kodeksu cywilnego wskazują, że prokurentem może być każda osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i ma pełną zdolność do czynności prawnych. Co ważniejsze dla objęcia funkcji prokurenta nie ma wymogów związanych z poziomem wykształcenie. W tym miejscu warto jednak zaznaczyć, że prokurentem nie może być osoba, która jest członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce kapitałowej. Prokura, czyli pełnomocnictwo może zostać udzielone kilku osobom jednocześnie.

Zakres obowiązków prokurenta

Obowiązki pełnomocnika handlowego nie biorą się znikąd. To znaczy, nie są wymyślone na bieżąco przez przedsiębiorcę, a w pierwszej kolejności regulowane są przez Kodeks cywilny. Zatem prokurent ma jednocześnie prawo i obowiązek dokonywania czynności sądowych i pozasądowych, które wiążą się z przedsiębiorstwem mocodawcy. Między innymi w zakres czynności prokurenta wchodzi:

  • reprezentacja spółki przed kontrahentami, sądami oraz urzędami,
  • podpisywanie zamówień i zawieranie umów,
  • prowadzenie przedsiębiorstwa,
  • wytaczanie i cofanie powództw,
  • zawieranie ugód sądowych i uczestniczenie w rozprawach spółki,
  • zaciąganie kredytów,
  • podpisywanie weksli i czeków.

Bardzo ważne jest to, aby w tym miejscu zaznaczyć, że pełnomocnictwo nie może być ograniczone w stosunku do osób trzecich. Czyli jeśli czynności wykonane przez prokurenta zostały wyłączone z zakresu jego obowiązków, nie zmienia to skuteczności wykonania tej czynności.

Prokurent – jak i kto może go wybrać?

Zacznijmy od tego, że prokurenta może powołać karty przedsiębiorca, który podlega obowiązkowemu wpisowi do CEIDG lub KRS. Należy mieć również na uwadze fakt, że zgodnie z Kodeksem cywilnym pełnomocnictwo musi zostać udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. W przypadku spółki prokura powinna zostać udzielona jako zgodne oświadczenie woli obu stron. Zatem można zinterpretować to w sposób, który powołanie prokurenta będzie wiążące na mocy umowy o pracę. Zatem prokurenta może powołać:

  • osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
  • osobowa spółka handlowa,
  • kapitałowa spółka handlowa.

Ważne jest tutaj wskazanie, niż w przypadku spółek do ustanowienia pełnomocnika handlowego zależnie od typu spółki wymagane jest:

  • zgodna uchwała wszystkich wspólników ujawnionych w rejestrze do prowadzenia spraw spółki (spółka jawna),
  • uchwała wszystkich wspólników albo zarząd, jeżeli został ustanowiony (spółka partnerska),
  • uchwała komplementariuszy, przy czym prokurentem można ustanowić komandytariusza (spółka komandytowa),
  • uprawnienie do powołania prokurenta ma zarząd spółki (spółka kapitałowa).

Odpowiedzialność prokurenta i wygaśnięcie prokury

W poprzednim artykule zajmowaliśmy się stanowiskiem prokurenta, a także tym, kto może nim być i kto prokurenta może powołać. Dzisiaj natomiast zajmiemy się odpowiedzialnością prokurenta, czyli tym, czego nie może wykonywać samemu. A także tym, kiedy wygasa prokura i jak można zakończyć współpracę z pełnomocnikiem handlowym.

Odpowiedzialność prokurenta za zobowiązania spółki

W poprzednim artykule opisywaliśmy między innymi obowiązki prokurenta. Ku przypomnieniu były to następujące czynności:

  • reprezentacja spółki przed kontrahentami, sądami oraz urzędami,
  • podpisywanie zamówień i zawieranie umów,
  • prowadzenie przedsiębiorstwa,
  • wytaczanie i cofanie powództw,
  • zawieranie ugód sądowych i uczestniczenie w rozprawach spółki,
  • zaciąganie kredytów,
  • podpisywanie weksli i czeków.

Natomiast skupmy się na tym, czego prokurent wykonać nie może bez stosownego pozwolenia lub pełnomocnictwa szczególnego.

Odpowiedzialność prokurenta, czyli czego nie może i za co odpowiada karnie

Prokurent nie może natomiast żadnego z członków spółki, a ponadto:

  1. Zbyć przedsiębiorstwa – do tej czynności wymagane jest pełnomocnictwo szczególne poświadczone notarialnie na piśmie.
  2. Dokonywać czynności prawnych, w wyniku których oddałby przedsiębiorstwa do czasowego korzystania – do przeprowadzenia najmu lub dzierżawy również wymagane jest pełnomocnictwo szczególne.
  3. Zbyć lub obciążyć nieruchomości przedsiębiorcy – do przeprowadzenia takich czynności, prokurent również musi otrzymać pełnomocnictwo szczególne.

Należy zwrócić tutaj uwagę również na fakt, że jeżeli prokurent wykonuje czynności, które wychodzą poza zakres jego obowiązków, czyli znajdują się poza zakresem umocowania, to ich skuteczność występuje tylko wtedy, kiedy mocodawca potwierdzi wykonanie takiej czynności. Zatem jeśli przedsiębiorca nie potwierdzi wykonania takiej czynności, jej skuteczność jest nieważna, a odpowiedzialność prawna względem osoby trzeciej schodzi w tym momencie na prokurenta.

Odpowiedzialność prokurenta za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę nie jest obecnie regulowana Kodeksem cywilnym, a według kodeksu spółek handlowych odpowiedzialny za niewykonanie zobowiązań przez spółkę jest zarząd spółki, a nie prokurent. Zatem jeśli chodzi o odpowiedzialność na gruncie prawa to jedynym artykułem, z którego może ponieść konsekwencje prokurent, jest artykuł 415 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym każdy, kto z winy umyślnej wyrządził drugiemu szkodę, ma obowiązek jej naprawienia.

Bardzo ważna jest tutaj również fakt, że pełnomocnik handlowy nie ponosi również odpowiedzialności za zobowiązania spółki na gruncie prawa upadłościowego. Odpowiedzialność ta jest wyłączną odpowiedzialnością zarządu reprezentującego spółkę i stanowią o tym przepisy prawa upadłościowego.

Wygaśnięcie prokury

Współpraca prokurenta z przedsiębiorcą może zostać odwołana przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca (mocodawca) może odwołać prokurenta bez podawania przyczyn na mocy jednostronnej czynności prawnej.

Prokura wygasa następujących sytuacjach:

  • wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru,
  • przekształcenia przedsiębiorcy,
  • otwarcia likwidacji,
  • wszczęcia postępowania upadłościowego,
  • śmierci prokurenta,
  • zrzeczenia się prokury przez prokurenta,
  • utraty przez prokurenta zdolności do czynności prawnych.

Należy przy tym pamiętać, że tak samo jak ustanowienie prokury, tak jej wygaśnięcie musi zostać udokumentowane we właściwym rejestrze.

Jakie są skutki prawne posiadania prokury?

Prokurent jest osobą upoważnioną przez przedsiębiorstwo do reprezentowania go wobec osób trzecich. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, prokurent posiada szerokie kompetencje i może podejmować ważne decyzje biznesowe w imieniu spółki. Skutki prawne bycia prokurentem obejmują zarówno korzyści, jak i odpowiedzialność. Prokurent może zawierać umowy w imieniu spółki, podejmować działania prawne, a także reprezentować spółkę w sądzie. Jednakże, prokurent odpowiada za swoje działania wobec spółki, a w niektórych przypadkach także wobec osób trzecich. Może ponosić odpowiedzialność finansową za szkody spowodowane zaniedbaniami lub działaniami niezgodnymi z prawem. Ważne jest, aby prokurent działał zgodnie z upoważnieniem i w najlepszym interesie spółki, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych.

Jakie są uprawnienia osoby posiadającej prokurę?

Uprawnienia prokurenta wynikające z Kodeksu Cywilnego obejmują szeroki zakres działań. Prokurent ma prawo reprezentować firmę wobec osób trzecich, zawierać umowy w imieniu spółki oraz podejmować decyzje związane z bieżącym prowadzeniem jej działalności. Prokurent może również prowadzić sprawy sądowe i podejmować czynności związane z zarządzaniem majątkiem spółki. Ograniczenia w pełnieniu funkcji prokurenta mogą wynikać z umowy prokury lub zewnętrznych decyzji podjętych przez właścicieli spółki. Przykładowo, prokurent może być ograniczony w zakresie wartości umów, które może podpisać bez zgody zarządu.

Jakie są obowiązki osoby posiadającej prokurę?

Prokurent, zgodnie z Kodeksem Cywilnym, to osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę do reprezentowania go w sprawach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązki prokurenta obejmują podejmowanie czynności prawnych w imieniu przedsiębiorcy, takie jak zawieranie umów, składanie oświadczeń woli czy podejmowanie czynności procesowych. Prokurent jest uprawniony do prowadzenia bieżących spraw przedsiębiorcy, ale nie może dokonywać czynności, które wymagają zgody właściciela firmy, takich jak sprzedaż nieruchomości. Powinien działać zgodnie z zasadą staranności i dbać o interesy przedsiębiorcy, a także przestrzegać przepisów prawa. Prokurent może być powołany na określony czas lub na czas nieokreślony i może reprezentować przedsiębiorcę zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz spółki.

Jakie są konsekwencje nadużycia pełnomocnictwa lub prokury?

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, przekroczenie pełnomocnictwa lub prokury ma pewne konsekwencje prawne. W przypadku pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnik przekroczy swoje uprawnienia, może ponieść odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z takiego działania. W takim przypadku, mocodawca może dochodzić odszkodowania od pełnomocnika za poniesione straty. Natomiast w przypadku prokury, przekroczenie uprawnień prokurenta może prowadzić do utraty statusu prokury. W takiej sytuacji, przedsiębiorca reprezentowany przez prokurenta może zakończyć umowę prokury oraz dochodzić ewentualnych roszczeń odszkodowawczych. Przekroczenie pełnomocnictwa lub prokury jest zatem poważnym naruszeniem praw i może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej.

Jak napisać protokół? Poznaj 5 najważniejszych porad

Jak napisać protokół, który spełni wszystkie rygorystyczne wymogi przewidziane dla tej formy wypowiedzi? Czytaj dalej i poznaj 5 najważniejszych zasad prawidłowego protokołowania. Jeżeli chcesz, by uznano Twój protokół za prawidłowy, musisz przestrzegać właśnie tych zasad.

Czym jest protokół?

Protokół to jedno z najpopularniejszych urzędowych form pisemnych. Pismo ma charakter oficjalny i prezentuje przebieg różnego rodzaju posiedzeń, takich jak na przykład: rozprawa sądowa, czy zebranie. Jest to także dokument, który stanowi potwierdzenie wykonania danej czynności. Jeżeli chcesz nauczyć się, jak pisać protokół, musisz odpowiednio przygotować się do tego zadania. Przyda Ci się także trochę praktyki.

Etapy protokołowania

Jeżeli chcesz prawidłowo napisać protokół, warto podzielić ten proces na kilka etapów:

  1. Odpowiednie przygotowanie do pisania protokołu – pamiętaj o tym, że zawsze należy przygotować się do protokołowania. Dokładnie zapoznaj się z tematem spotkania oraz planem posiedzenia. W razie potrzeby możesz porozmawiać także z prelegentem, czyli osobą, która będzie prowadziła dane spotkanie. Dobre przygotowanie znacznie ułatwi i przyspieszy pisanie protokołu. Dzięki niemu zwiększysz także szansę na to, że nie pominiesz żadnych kluczowych kwestii. Ten etap może mieć kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ostateczny efekt sporządzanego dokumentu.
  2. Tworzenie komputerowej wersji protokołu – bezpośrednie pisanie protokołu na komputerze może znacznie skrócić czas jego przygotowania. Pamiętaj, że w większości firm i urzędów potrzebne są także elektroniczne wersje wszystkich dokumentów. Radzimy Ci zatem unikać przygotowywania odręcznych notatek. Późniejsze przenoszenie ich na komputer może przysporzyć Ci wiele problemów (np. trudności z rozczytaniem tekstu napisanego w pośpiechu). Co więcej, przygotowanie protokołu jest o wiele łatwiejsze, jeśli korzystamy z gotowego szablonu, który wcześniej sporządziliśmy. Dzięki temu nie będziesz zastanawiać się, jak napisać protokół i szybciej wypełnisz swoje zadanie.

 

Kluczowe zasady, których musisz przestrzegać, podczas pisania protokołu

Przedstawimy Ci teraz kilka zasad, o których warto pamiętać podczas pisania protokołu:

Trzymanie się przygotowanego wcześniej schematu

Tak jak wspomnieliśmy powyżej, najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie szablonu protokołu. W ten sposób unikniesz niepożądanych pomyłek i przyspieszysz swoją pracę. Pamiętaj, że protokół jest jedną z najbardziej formalnych form wypowiedzi, której struktura nie może ulec zmianom. Koniecznie musisz zawrzeć w niej informacje o:

  • dacie i miejscu posiedzenia
  • numerze protokołu
  • nazwie grupy, która organizuje spotkanie
  • liście osób, które biorą udział w spotkaniu
  • liście osób, które powinny brać udział w spotkaniu, a z jakiegoś powodu na nie nie dotarły
  • wszystkich sprawach, które poruszano podczas posiedzenia
  • jeżeli w trakcie posiedzenia odbywało się głosowanie, protokolant musi zamieścić jego wyniki w protokole. To samo tyczy się wszystkich uchwał i decyzji podjętych podczas spotkania.

Co więcej, aby dokument mógł być uznany za ważny, muszą się w nim znaleźć podpisy osoby, która pełniła funkcję przewodniczącego na spotkaniu oraz tej, która przygotowywała protokół.

Uważne słuchanie i obiektywizm

To bardzo istotne umiejętności podczas protokołowania. Protokolant powinien bardzo uważnie słuchać i umieć przez dłuższy czas skupić się na przebiegu spotkania. Przydatna jest także zdolność wychwytywania najważniejszych informacji, a także szybkiego – najlepiej bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Niedopuszczalne jest, aby w protokole znalazło się jakiekolwiek nacechowane emocjonalnie słownictwo lub uwagi, które mogłyby być uznane za obraźliwe, czy chociażby oceniające.

Jasny, oszczędny styl i wypowiedzi

Ta forma wypowiedzi podlega ścisłym regulacjom. Należy do formalnych form wypowiedzi pisemnej i w związku z tym, słownictwo, którego używa protokolant, powinno być zgodne ze wzorcową normą językową. Protokołowanie wymaga rezygnacji z kolokwializmów i regionalizmów. Protokół powinien być napisany w sposób zrozumiały i zwięzły. Preforowana jest forma bezosobowa czasowników oraz prawie całkowite wykluczenie oceniających części mowy, czyli przymiotników i przysłówków.

Teraz już wiesz, jak napisać protokół

Sporządzenie prawidłowego protokołu to wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które nie robią tego na co dzień. Przed przystąpieniem do sporządzania warto wyposażyć się w kompletną wiedzę, na temat tego, jak napisać protokół, aby ten mógł być uznany za prawidłowy.

Przygotowana powyżej lista etapów i zasad, z pewnością ułatwi Ci napisanie poprawnego protokołu. Jeśli chcesz mieć pewność, że posiadasz odpowiednie umiejętności w tym zakresie, możesz skorzystać z profesjonalnej pomocy Langas Group. Nasze szkolenia i warsztaty z protokołowania uzupełnią Twoją wiedzę i rozwiną umiejętności. Proponujemy Ci skorzystanie ze szkolenia dla biur zarządu “Protokołowanie z uwzględnieniem nowelizacji 2022”. Jest to szczególnie ważne, jeśli zadania związane z protokołowaniem mają dołączyć do Twojej regularnej listy wykonywanych obowiązków.