Business judgment rule a protokół z posiedzenia zarządu wg. nowego KSH

Zmiana KSH, przyjęta przez Sejm w lutym 2022, wprowadziła wiele zmian, zarówno na poziomie organizacji i zasad działania spółek i ich grup, jak i na poziomie funkcjonowania organów korporacyjnych oraz zasad odpowiedzialności ich członków.

Jedną ze zmian wprowadzanych przez KSH jest wprowadzenie business judgment rule jako klauzuli ograniczającej odpowiedzialność członków zarządu za ewentualne błędne skutki decyzji biznesowych. Te i inne zmiany mają oczywiście swoje odbicie w przepisach „technicznych” KSH, dotyczących m.in. protokołowania posiedzeń zarządu.

Na czym polega zmiana w zasadach protokołowania?

Zgodnie z dotychczas obowiązującym brzmieniem art. 376 k.s.h.

„Uchwały zarządu są protokołowane. Protokoły powinny zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokoły podpisują obecni członkowie zarządu.”

Zmiana Kodeksu spółek handlowych (wchodząca w życie już październiku 2022) nadaje temu przepisowi nowe brzmienie:

„Art. 376. Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska członków zarządu uczestniczących w głosowaniu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że statut spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.”

Anna Adamczyk

Wymóg zaznaczenia zdań odrębnych wraz z ich ewentualnym uzasadnieniem wynika m.in. z chęci ustawodawcy zarejestrowania okoliczności mogących być w przyszłości podstawą do stwierdzenia, że zarząd podjął decyzję rozważając różne głosy, zatem albo cały zarząd albo przynajmniej jego członek będzie mógł próbować uwolnić się od odpowiedzialności za decyzje biznesowe, które z perspektywy czasu okazałyby się nietrafione, na zasadzie business judgement rule.

Instytucja business judgement rule czyli osądu biznesowego jest znana w anglosaskich systemach prawnych, ale obowiązuje też w wielu innych państwach, m.in.: Austrii, Niemczech, Czechach, Chorwacji, Hiszpanii, Portugalii, Słowacji czy Rumunii. O tej konstrukcji pisaliśmy już wcześniej w artykule mec. Karola Szymańskiego.

U podstaw przyjęcia zasady biznesowej oceny sytuacji leży wniosek, że za każdą biznesową decyzją stoi pewne ryzyko niepowodzenia. Z tego powodu osoby odpowiedzialne w spółce za zarządzanie biznesem – m.in. członkowie organów korporacyjnych – powinni móc uwolnić się od odpowiedzialności za niekorzystny rezultat swojej decyzji, jeżeli dochowali należytej staranności w procesie podejmowania tej decyzji i są w stanie wykazać, że proces ten został przeprowadzony prawidłowo.

Prawne zapisanie tej zasady w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej miało miejsce już w nowelizacji KSH z lipca 2021, kiedy to wprowadzono przepisy o prostej spółce akcyjnej ujednolicając wzorzec odpowiedzialności w spółkach kapitałowych:

Art.  300125  [Odpowiedzialność członków organów za wyrządzoną szkodę]

  • 1. Członek organu odpowiada wobec spółki za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków, w tym z niedołożenia należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru jego działalności lub niedochowania lojalności wobec spółki, chyba że nie ponosi winy.
  • 2. Członek organu nie narusza obowiązku dołożenia należytej staranności, jeżeli, postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Udowodnij w praktyce działanie w ramach business judgement rule

W praktyce jednoznaczne stwierdzenie, czy dane działanie członka organu korporacyjnego zostało podjęte zgodnie z zasadą business judgement rule będzie bardzo trudne.

Ocena poprawności ich działań jest dokonywana na etapie podejmowania decyzji w oparciu o takie czynniki jak:

  • zgodność z procedurami podejmowania decyzji i ładem korporacyjnym obowiązującymi w spółce (compliance),
  • dochowanie należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności członków organów korporacyjnych,
  • zgodność działań z obowiązkiem dochowania lojalności wobec spółki.

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, co bardziej skomplikowane procesy decyzyjne powinny zostać poprzedzone zasięgnięciem opinii ekspertów przygotowanych na podstawie pełnych i aktualnych danych. Dopiero po uzyskaniu takiej opinii członek zarządu czy rady nadzorczej powinien podjąć racjonalną (czyli uzasadnioną biznesowo) decyzję.

Ze względu na ustny przebieg posiedzeń organów korporacyjnych, w zasadzie jedynym dokumentem poświadczającym spełnienie, a przynajmniej rozważenie elementów merytorycznych decyzji (czyli w szczególności drugiego z tych czynników wpływających na stosowanie business judgement rule) jest protokół z posiedzenia, a w szczególności umotywowania podejmowanych decyzji. Warto przy tym zwrócić uwagę, że przepis nakazuje protokołowanie wyłącznie motywacji do zgłaszanych zdań odrębnych (czyli tworzenia zapisów zwalniających z odpowiedzialności członków zarządu nie zgadzających się z decyzjami większości) jednak nie oznacza to zakazu protokołowania także opinii i rozważań leżących u podstaw ostatecznie podejmowanych decyzji. Zapis taki będzie mógł być potraktowany jako przyszła podstawa do zastosowania swoistej klauzuli ekskulpacyjnej, jaką jest business judgment rule.

Jakie elementy powinien zawierać każdy protokół?

Protokół to jedna z form pisemnych, którą stosuje się w charakterze oficjalnego pisma urzędowego. Może dotyczyć posiedzeń, zebrań, rad pedagogicznych, posiedzeń sądu, czy zebranie rady nadzorczej. Każdy z protokołów traktować może o innej rzeczy, jednak zarys ogólny i układ protokoły niezmienne są dla tego dokumentu. Dzisiaj przedstawimy, jakie elementy powinien zawierać każdy protokół, który należy sporządzić z należytym przygotowaniem i wiedzą o protokołowaniu.

Jakie elementy powinien zawierać każdy protokół?

Niezależnie od sprawy czy zebrania, jakiego dotyczy protokołowanie, elementy wymienione poniżej powinny znaleźć się w każdym protokole. Pominięcie ich zostanie uznane za brak umiejętności protokołowania, ale również brak powagi dla zaprotokołowanej sprawy.

Na protokół składają się elementy takie jak:

  • nazwa protokołu,
  • miejsce i data protokołowania,
  • lista osób,
  • podpisy,
  • porządek spotkania,
  • opis przebiegu sprawy,
  • zakończenie,
  • załączniki.

Opis przebiegu spotkania pisze się w dwóch wersjach dosłownej, czyli każde słowo po słowie odtworzone dokładnie, lub skróconej. Wersja skrócona dotyczy najważniejszych wypowiedzi. Należy jednak pamiętaj, że zabronione jest skracanie treści uchwał, wniosków, czy ustaw, jeśli ma to miejsce na spotkaniu. Treści te muszą być przedstawione w całości.

Wiesz już, jakie elementy powinien zawierać protokół, a to jak napisać protokół dowiesz się z innego wpisu, który poruszaliśmy już na łamach działu “wiedza”.

Jak napisać protokół – ręcznie, czy na komputerze?

Ręczne pisanie wymaga dużej wprawy i umiejętności wyzbycia się stosowania skrótów myślowych. Pismo powinno być czytelne i przejrzyste. Obecnie jednak najczęściej protokoły sporządza się przy użyciu laptopa lub komputera stacjonarnego. Rzadko sprawy protokołuje się już ręcznie. Pisanie ręczne jest mało wygodne, a także może stwarzać problemy w rozczytaniu protokołu. Pisanie na komputerze jest, a przynajmniej powinno być łatwiejsze. Ponadto przed sporządzeniem protokołu w prosty sposób można sporządzić sobie jego szablon i w ten sposób skupić się w pełni na przebiegu spotkania.

Na co zwrócić uwagę podczas protokołowania?

Najważniejsze jest przygotowanie do protokołowania. Czyli świadomość tego, o czym będzie spotkanie, a także o możliwie poruszanych tematach i zagadnieniach. Wiedza ta zdecydowanie ułatwia sporządzenie protokołu. Należy się zatem zapoznać z agendą spotkania, listą uczestników, czy prelegentów. Kolejna rzecz, o której już wspomnieliśmy to stosowanie odpowiednich sformułowań, ton wypowiedzi dostosowany do powagi dokumentu, a także typowo urzędowe zwroty. Należy również pisać rzeczowo i konkretnie bez stosowania skrótów myślowych.

Czy każdy może napisać protokół?

Przygotowaniem protokołu zajmuje się protokolant. Żeby pismo zostało uznane i oddawało powagę sprawy zaprotokołowanej, należy używać odpowiedniego słownictwa, formy oraz zwrotów. Podczas pisania protokołu nie można pozwolić sobie na wtrącenia, czy kolokwializmy inne formy używane codzienne. Należy mieć na uwadze również fakt, że sporządzony protokół jest oficjalnym pismem, dlatego należy trzymać się ustanowionych norm, a także słownictwa urzędowego.

 

5 praktycznych porad jak napisać protokół

Protokół to jedno z najpopularniejszych urzędowych form pisemnych. Pismo ma charakter oficjalny i prezentuje przebieg różnego rodzaju posiedzeń, takich jak na przykład: rozprawa sądowa czy  zebranie. Jest to także dokument, który stanowi potwierdzenie wykonania czynności. Protokołowanie to umiejętność, która wymaga odpowiedniego przygotowania i praktyki.

Jak napisać protokół, który spełni wszystkie rygorystyczne wymogi przewidziane dla tej formy wypowiedzi? Poniżej 5  zasad protokołowania, których koniecznie trzeba przestrzegać, by dokument można było uznać za właściwie przygotowany. 

 

Etapy i zasady protokołowania

  1. Przygotowanie do protokołowania. Ten etap może mieć kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ostateczny efekt sporządzanego dokumentu. Dobre przygotowanie sprawi, że sam proces tworzenia będzie dużo łatwiejszy i szybszy. Istotne jest wcześniejsze zapoznanie się z tematem spotkania. Jeżeli dostępny jest plan posiedzenia, warto się z nim zapoznać, jeśli nie, można spróbować zapytać osobę, która będzie prowadziła spotkanie bądź jego uczestników.  
  2. Tworzenie komputerowej wersji dokumentu. Pisanie bezpośrednio na komputerze zaoszczędzi czas (zwłaszcza że w większości firm i urzędów potrzebne są wersje elektroniczne wszystkich dokumentów). Sporządzanie odręcznych notatek może przysporzyć problemów przy późniejszym przenoszeniu (pośpiech może wpływać na niewyraźne pismo, które potem trudno jest odczytać i zrozumieć). Dodatkowo przestrzeganie zasad protokołowania jest łatwiejsze, jeśli piszemy w dokumencie, który jest już do tego przygotowany (możemy skorzystać z gotowego szablonu, dzięki czemu łatwiej będzie nam się trzymać zasad protokołowania oraz zaoszczędzimy czas).
  3. Trzymanie się schematu. Protokół to jedna z najbardziej formalnych form wypowiedzi i jako taka ma bardzo wyraźną strukturę, od której nie można odbiec. W każdym protokole obowiązkowo musi znaleźć się informacja o dacie i miejscu posiedzenia. Osoba przygotowująca powinna zadbać o, to by znalazł się tam jego numer (to bardzo ważne zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których sporządza się je dość często). Kolejnym koniecznym elementem protokołu jest nazwa grupy, która organizuje spotkanie, a także dokładna lista osób, które są na nim obecne. Protokolant musi wykazać także osoby nieobecne na spotkaniu, które powinny jednak na nim być. W niektórych przypadkach ta informacja może mieć bardzo duże znaczenie. W protokole powinny się znaleźć zreferowane wszystkie sprawy, poruszane podczas posiedzenia. Jeśli w trakcie posiedzenia odbywały się głosowanie – wyniki muszą być szczegółowo przedstawione w protokole. Oczywiście wszystkie uchwały i decyzje, które zostają podjęte podczas spotkania, muszą obowiązkowo znaleźć w protokole. Aby dokument mógł być uznany za ważny, muszą się w nim znaleźć podpisy osoby, która pełniła funkcję przewodniczącego na spotkaniu oraz tej która przygotowywała protokół.
  4. Uważne słuchanie i obiektywizm. To bardzo istotne umiejętności podczas protokołowania. Protokolant powinien bardzo uważnie słuchać i umieć przez dłuższy czas skupić się na przebiegu spotkania. Przydatna jest także zdolność wychwytywania najważniejszych informacji, a także szybkiego – najlepiej bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Niedopuszczalne jest, aby w protokole znalazło się jakiekolwiek nacechowane emocjonalnie słownictwo, lub uwagi, które mogłyby być uznane za obraźliwe lub chociażby oceniające. 
  5. Jasny, oszczędny styl i wypowiedzi. Ta forma wypowiedzi podlega ścisłym regulacjom. Należy do formalnych form wypowiedzi pisemnej i w związku z tym, słownictwo, którego używa protokolant, powinno być zgodne ze wzorcową normą językową. Protokołowanie wymaga rezygnacji z kolokwializmów i regionalizmów. Powinno także być napisane w sposób zrozumiały i zwięzły. Preforowana jest forma bezosobowa czasowników oraz prawie całkowite wykluczenie oceniających części mowy (przymiotników i przysłówków)

 

Jak napisać protokół?

Sporządzenie prawidłowego protokołu to wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które nie robią tego na co dzień. Przed przystąpienie do sporządzania warto wyposażyć się w kompletną wiedzę, na temat tego, jak napisać protokół, aby ten mógł być uznany za prawidłowy.  Przygotowana powyżej lista, z pewnością ułatwi nam poprawnie wykonać to zadanie. Jeśli chcemy mieć pewność, że posiadamy odpowiednie umiejętności w tym zakresie, możemy skorzystać z profesjonalnej pomocy. Szkolenia i warsztaty z tego zakresu uzupełnią naszą wiedzę i rozwiną umiejętności. Jest to szczególnie ważne, jeśli zadania związane z protokołowaniem wejdą na stałe do naszych obowiązków.