Digitalizacja zakupów – stare problemy nowych technologii
Pierwszym i możliwe, najważniejszym czynnikiem skutecznej digitalizacji procesów zakupowych jest zaangażowanie w ten projekt właścicieli i wykonawców procesów zakupowych, nawet jeśli nie tworzą oni wyodrębnionego działu zakupów. W projekt muszą zostać zaangażowane (w różnych rolach) osoby odpowiedzialne za kontrolę procesów zakupowych i wysokość wydatków. System zakupowy to ich narzędzie pracy, więc musi być zgodny z ich potrzebami i wpisywać się w ich warunki pracy. Porażki projektów digitalizacji różnych procesów, w tym zakupowych, bardzo często wynikają z chęci wdrożenia gotowego rozwiązania „z półki”, które jest czasem tańsze, a zawsze bardzo spójne i funkcjonalne, ale nieprzystające np. do innych systemów IT w przedsiębiorstwie, czy do jego modelu operacyjnego. Ostatecznie projekt w najlepszych razie trafia do szuflady, a w najgorszym jest wdrożony i „iskrzy” z innymi procesami w firmie, zakłócając działanie całej organizacji.
Drugi warunek to rozpoznanie i zmapowanie procesów zakupowych, którymi zajmują się kupcy w firmie, czyli inwentaryzacja tego, co ma być usprawnione przez digitalizację. Nie ma sensu budować systemu, kiedy nie mamy precyzyjnej odpowiedzi na pytanie co ten system ma robić, w czym konkretnie ma pomóc. O tym, w jaki sposób spełnić ten warunek mówi ten artykuł.
Zacznijmy od tego, że zakupy zasilają procesy na różnych poziomach organizacji. Zatem, odpowiednio, także zakupy są przede wszystkim strategiczne, operacyjne oraz mają funkcję raportową/wspierającą decyzje managerskie. W zakres każdego procesu wchodzi szereg aktywności: znaczna część z nich może być realizowana w kontrolowanym, zinformatyzowanym systemie zakupowym.
Przykładowe aktywności procesów zakupowych na poszczególnych poziomach procesu zarządzania przedstawione są poniższej:
Mapę takich procesów wykonuje się etapami:
- przygotuj listę powiązanych między sobą, procesów firmowych (strategicznych, operacyjnych i wspierających), określ powiązania i rozgraniczenia między nimi, sprawdź gdzie generowane są koszty;
- wyszczególnij obowiązki (cele i zadania) kupców w związku z każdym z tych procesów;
- określ interesariuszy (możesz użyć np. mapy interesariuszy albo modelu RACII) procesów;
- wskaż które zadania i w jaki sposób można realizować w zautomatyzowanym systemie zakupowym, do digitalizacji których procesów organizacja jeszcze nie jest gotowa. Trzeba przy tym pamiętać, żeby nie oczekiwać, że system zakupowy zastąpi procesy zakupowe: system wspiera i zmienia, ale nie zastępuje pracy działu zakupów!
- Określ, które z tych możliwych do zdigitalizowania lub automatyzacji zadań są między sobą powiązane i tworzą ciągi – procesy zakupowe. Te „rozproszone” w różnych procesach biznesowych zadania zakupowe i procesy (podprocesy) zakupowe tworzą mapę procesów zakupowych.
Jakie funkcjonalności oferują platformy zakupowe?
Kiedy już zdefiniujemy procesy zakupowe, rozpiszemy dokładną mapę procesów i ustalimy które z fragmentów procesów, podprocesów czy zadań można zdigitalizować / zautomatyzować lub nawet zastosować do nich systemy AI oraz jesteś gotowy na zmianę, przyszedł moment na feasibility study – na analizę rozwiązań i funkcji oferowanych przez dostępne na rynku systemy do zarządzania zakupami, a także na analizę kosztów ich wdrożenia oraz spodziewanych korzyści (o wyzwaniu, jakim jest obliczenie ROI czytaj poniżej).
Większość platform zakupowych dostępnych na rynku, realizuje digitalizację procesów w ramach 6 modułów:
analiza wydatków
zarządzanie dostawcami
e – zakupy
zarządzanie kontraktami
sourcing
zarządzanie fakturami
Najpowszechniejszą praktyką, jest rozpoczęcie digitalizacji od procesów strategicznych, czyli wdrożenia modułu przetargów, zapytań ofertowych i aukcji elektronicznych. Dopiero w kolejnych krokach firmy decydują się na wdrożenie modułów operacyjnych czyli zamówień, eCatalogów , wniosków zakupowych (zapotrzebowania).
O ile obliczenie korzyści z wdrożenia aukcji elektronicznych nie jest kłopotem (koszt wdrożenia często zwraca się z nawiązką już po pierwszej aukcji) o tyle obliczenie ROI dla modułów operacyjnych to bardziej skomplikowana spraw. Również problematyczne jest zdefiniowanie roli, jaką ma pełnić platforma zakupowa. W najogólniejszym sensie to narzędzie komunikacji z dostawcami – o ile w przypadku modułów sourcingowych to jest oczywiste (kupiec wystawia zapytanie ofertowe, dostawca składa ofertę w systemie), o tyle w przypadku modułów np. rozliczania reklamacji czy fakturowania możliwość umieszczania informacji przez dostawcę (np. załączanie faktury do zamówienia, składania raportu o rozpatrzeniu reklamacji) nie jest już oczywista. Standardowo procesy takie obsługiwane są przez systemu klasy ERP, które są zamknięte do użytkowników wewnątrz naszej organizacji i nie dają możliwości komunikacji z dostawcą. Tę właśnie niszę obsługują niektóre platformy zakupowe umożliwiając kontrolę procesów operacyjnych, w których udział biorą różne działy firmy oraz dostawcy (np. rozpatrzenie reklamacji w modelu 8D lub potwierdzenie cząstkowej dostawy).
System zakupowy to miejsce, w którym docelowo mają znajdować się wszystkie aktywności zakupowe po to, aby w każdej chwili z różnych poziomów (controlling, zarządzanie majątkiem, interesariusze procesów) można było mieć do nich łatwy i szybki dostęp, optymalizować te procesy oraz – co jest jednym z celów digitalizacji – zmniejszać ich koszto- i praco-chłonność. Ważne jest też to, że system umożliwia budowanie historii prowadzonych projektów zakupowych, gromadzenie danych o relacjach z poszczególnymi dostawcami i zarządzanie tymi relacjami.
Wdrożenie systemu zakupowego przynosi wymierne korzyści dla organizacji – potencjał korzyści ilustruje poniższy diagram:
źródło: Optibuy, 2018
Celem wdrożenia eCatalogów jest przyspieszenie procesów zamawiania, przeniesienie pracy operacyjnej z działów zakpów bezpośrednio na użytkowników, poza tym użytkownicy sami dokonują zakupów zamiast wysyłać wnioski zakupowe, co również przyspiesza procedowanie ich zakupów. Moduły przetargowe, również przyczyniają się do zwiększenia efektywności, szczególnie jeśli stworzymy szablony zapytań ofertowych (RFQ) dla konkretnych kategorii zakupowych – dzięki temu zarówno uzupełnianie ofert przez dostawców jak i porównywanie ich później przez kupców jest dużo szybsze.
Korzyści dla biznesu – wyzwania digitalizacji zakupów
Wydaje się, że w okresie rozkwitu technologii większość firm jest gotowa do digitalizacji. Jednak na drodze do pełnej cyfryzacji procesu stoi kilka przeszkód.
Właściwe oszacowanie ROI to jedno z większych wyzwań przy implementacji systemów zakupowych. W dalszym ciągu trudno jasno określić dokładny zwrot z inwestycji w liczbach. O ile na podstawie badań jesteśmy w stanie w obliczyć oszczędność czasu (czyli m.in. nakładu pracy osób zaangażowanych w różne czynności zakupowe), tak oszacowanie pełnego zwrotu inwestycji, uwzględniającego oszczędności w samym procesie zakupowym, jest trudne.
Kolejnym powszechnie występującym problemem są bardzo wysokie oczekiwania względem funkcjonalności, ale i intuicyjności użytkowania systemu zakupowego. Użytkownicy smartfonów i aplikacji webowych dla konsumentów jak np. Allegro czy Ceneo, przyzwyczajeni są do ich intuicyjności w obsłudze, ale również do powszechnej dostępności. To sprawa, że często błędnie utożsamiają proste rozwiązania z zaawansowanymi systemami profesjonalnymi. Złożoność i mnogość funkcji systemów zakupowych jest niewspółmierna z prostymi aplikacjami w stylu Allegro czy OLX – to są zupełnie inne narzędzia, w zasadzie nie mające nic wspólnego z biznesowymi aplikacjami zakupowymi. System zakupowy wspiera pracę działów zakupów, pomaga w strukturalnie zorganizowanej komunikacji z dostawcami oraz wewnętrznymi partnerami w naszej firmie. W ten sposób platformy zakupowe wypełniają pewną nisze, adresując potrzeby biznesu jakich nie spełniają systemy klasy ERP.
Podsumowanie
Platformy zakupowe wypełniają niszę między prostymi aukcjami elektronicznymi (które rozpowszechniły się w poprzedniej dekadzie) a rozbudowanymi systemami klasy ERP. Platformy zakupowe wspierają komunikację między dostawcami a złożonymi strukturami dużych organizacji, natomiast nie zajmują się planowaniem zasobów i raportowaniem ich zużycia jak systemy ERP. Głównym celem digitalizacji procesów akupowych jest więc generowanie oszczędności wykorzystując moduły przetargowe, zapewnienie kontroli i transparentności wydatków, przyspieszenie / usprawnienie działań operacyjnych przez katalogi elektroniczne i moduły zamówień. Warto przy tym pamiętać, że platformy nie mają zastąpić emaila oraz excela, natomiast systematyzują złożoną, komunikację w rozbudowanych organizacjach, coraz częściej pracujących w wirtualnych zespołach.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą NextBuy. Zachęcamy do pobrania także ebooka
