Digitalizacja – święty graal zakupów

W przeciągu najbliższych trzech lat rynek analityki zakupowej urośnie o 20% do 8,36 mld USD, przewidują eksperci z The Business Research Company. Wszakże dane to to nowa waluta, a ich wykorzystanie i umiejętne zarządzanie będą kluczowe dla sukcesów organizacji w najbliższych latach.

Taki boom spowodowany będzie przede wszystkim rosnącymi potrzebami wdrażania nowoczesnych rozwiązań technologicznych w działach zakupowych oraz idącą za tym transformacją świata zakupów.

Na ile jesteśmy na to gotowi? Jakie rozwiązania udaje się już z sukcesem wdrażać? Jakie mamy wyzwania „narzędziowe?”

A może mamy już pierwsze „lessons learned” w tym obszarze?

Cyfrowa transformacja zakupów stała się dzisiaj hasłem-wytrychem, bo odmieniania jest przez wszystkie przypadki.

Warto jednak pamiętać, że dla sukcesu Działów Zakupowych implementacja rozwiązań opartych o nowoczesne technologie powinna być kluczowym punktem na ich rozwojowej roadmapie.

Ostatnie 3 lata zmieniły naszą codzienność o 180 stopni, a destabilizacja globalnych rynków i łańcuchów dostaw sprawiła, że digitalizacja stała się nagle istotniejsza, niż kiedykolwiek wcześniej.

Można by się zastanawiać, czy parcie na cyfryzację rzeczywiście jest uzasadnione.

Wystarczy jednak spojrzeć na to, jakie korzyści mogą czerpać Zakupy z wykorzystania nowoczesnych narzędzi, żeby rozwiać wszelkie wątpliwości.

Cyfrowe rozwiązania pomagają określać optymalne terminy i obszary do przeprowadzania sourcingu i zapytań ofertowych. Pomagają identyfikować dostawców w celu uwzględnienia i dostarczenia obszernych informacji na temat ich jakości i potencjalnego ryzyka. Zautomatyzowane narzędzia powiadamiają, kiedy umowy powinny być renegocjowane oraz dostarczają niezbędnych do prowadzenia negocjacji z dostawcami danych. Stanowią wsparcie podczas identyfikacji wydatków niezależnych, zapewniania zgodności czy efektywnego wykorzystania skalowania. Narzędzia analityczne pomagają mierzyć cykle zamówień i optymalizować warunki płatności. Mogą również samodzielnie oceniać dokładność płatności, sugerować możliwości rabatowania, zapewniać bieżący wgląd w wahania kursów walut, identyfikować błędne płatności, ograniczać oszustwa i testować potencjalne scenariusze.

Gołym okiem widać, że możliwości optymalizacji i wsparcia dla specjalistów Zakupowych jest mnogość. Wielkie organizacje od dawna z powodzeniem wdrażają coraz to nowe rozwiązania cyfrowe pozwalające bronić się przed negatywnymi skutkami wynikającymi z globalnych uwarunkowań. Rozsądnie przeprowadzona transformacja Zakupów nie musi pochłaniać ogromnych budżetów, a może stać się game-changerem w dzisiejszych niespokojnych czasach.

Jakie rozwiązania technologiczne stanowią największe wsparcie w obszarze zakupów?

Transformacja cyfrowa w procesie zakupowym będzie oczywiście wyglądać różnie w zależności od branży, w której działa dana organizacja oraz od konkretnych potrzeb i celów działu zakupowego.

Możemy jednak wskazać kilka ogólnych obszarów rozwiązań mogących wspomóc Zakupowców w wielu organizacjach:

  1. Platformy e-sourcingowe – czyli narzędzia umożliwiające elektroniczną organizację procesu zakupowego, od zaproszenia dostawców do przetargu, aż do podpisania umowy. Dzięki takim platformom można znacznie usprawnić procesy zakupowe, zmniejszyć czas trwania przetargów oraz zwiększyć przejrzystość i kontrolę nad procesem.
  2. Analiza danych i sztuczna inteligencja – dzięki odpowiednim algorytmom można analizować dane dotyczące dostawców, produktów i cen, co pozwala na dokładne określenie potrzeb firmy i optymalizację procesów zakupowych. Sztuczna inteligencja może również pomóc w prognozowaniu zapotrzebowania na poszczególne produkty oraz w wyborze najlepszych dostawców.
  3. Automatyzacja procesów – automatyzacja procesów zakupowych pozwala na wyeliminowanie niepotrzebnych działań, takich jak ręczne przepisywanie danych, co skraca czas trwania procesu i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Automatyzacja może obejmować różne etapy procesu, od zamawiania produktów po płatność i księgowanie.
  4. Mobilne aplikacje – korzystanie z aplikacji mobilnych pozwala na szybki dostęp do informacji i umożliwia pracownikom działu zakupowego pracę z dowolnego miejsca. Aplikacje mogą mieć różne funkcje, takie jak skanowanie kodów kreskowych, zamawianie produktów czy śledzenie dostaw.
  5. Blockchain – technologia blockchain może pomóc w zabezpieczeniu procesów zakupowych przed fałszerstwami i oszustwami. Dzięki zastosowaniu blockchaina można stworzyć zdecentralizowaną i niezmienialną bazę danych, co zapewnia bezpieczeństwo transakcji.

Oczywiście, to tylko kilka przykładów technologii, które mogą przyczynić się do transformacji procesów zakupowych. Kluczowa staje się znajomość dostępnych rozwiązań, analiza funkcjonalna i umiejętność wyboru takiego rozwiązania, które będzie najlepiej odpowiadać potrzebom danej firmy i procesu.

A jak wygląda to wszystko w praktyce? Zapraszamy do wysłuchania dyskusji podczas 7. Forum Działów Zakupów już 30 maja 2023. Naszymi panelistami będą uznani eksperci zakupowi, którzy chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami właśnie w obszarze digitalizacji funkcji zakupowej.