Innowacje w zakupach – szansa czy przekleństwo?

Każda firma chce być konkurencyjna, uchodzić za pioniera w swojej branży i sektorze, a ja podczas wystąpienia opowiem o kilku aspektach, które są kluczowe jeśli chodzi o pracę nad innowacyjnymi pomysłami.

Nazywam się Diana Najtkowska-Sapryk, obecnie prowadzę firmę szkoleniowo-coachingową ProcureMe.

Jestem praktykiem biznesu, byłym kupcem sponad 13letnim  doświadczeniem w międzynarodowych korporacjach w działach zakupów, w tym 7 lat w oddziale Research and development wielkiej, koreańskiej firmy dostarczającej produkty elektroniczne, gdzie zakupy których dokonywałam były często niepowtarzalne, bardzo innowacyjne i wymagały ogromnej elastyczności zarówno od działu zakupów i wewnętrznych interesariuszy jak i PRZEDE WSZYSTKIM DOSTAWCÓW.

Podczas VI Forum Działów Zakupów opowiem o pracy nad innowacyjnymi rozwiązaniami.

  1. Czy jesteś gotowy, Ty i Twój dział zakupów, na moment, w którym dostawca pojawia się z innowacyjnym pomysłem
  2. Czy wiesz jak go obsłużyć od strony zakupów?
  3. Jaki proces uruchomić? Kogo zaangażować?
  4. W jaki sposób zweryfikować czy zgłoszony pomysł jest dla wartościowy dla firmy?

To wszystko oczywiście ma związek z dojrzałością samej funkcji zakupowej.

Opowiem o gotowości do pracy nad innowacyjnymi pomysłami, ponieważ czym innym jest myślenie życzeniowe w postaci oficjalnych deklaracji o gotowości do innowacji, a czym innym realna świadomość działań, które w takiej sytuacji należy podjąć.

Opowiem też o elastyczności samych procesów zakupowych. Innowacyjne pomysły są niepowtarzalne, wobec czego wymagają niestandardowych kroków również w ramach działań firmy.

Lecz na ile niestandardowi chcemy być?

Mówi się, kto nie ryzykuje, nie pije szampana

Mało kto może sobie pozwolić na otwarcie worka pieniędzy, z którego pełnymi garściami będziemy „karmić” dostawcę w imię obietnicy pionierskiego rozwiązania. Dział zakupów jako doradca biznesu, a jednocześnie ambasador zmiany, otwarty na nieszablonowe rozwiązania, lecz twardo stąpający po ziemi, powinien stać na straży pracy nad innowacyjnością:

  • umieć oszacować wartość pomysłu,
  • trzymać rękę na pulsie podczas prototypowania produktu,
  • uczestniczyć w poszukiwaniu partnerów do realizacji pomysłu, wpisując w niego potrzeby użytkowników,
  • zwracać uwagę na dbałość o środowisko
  • zwiększać różnicę pomiędzy kosztem wytworzenia a zyskiem ze sprzedaży produktu.

Podczas VI Forum Działów Zakupów wspomnę również o istocie budowania relacji z dostawcami, dbałości o wizerunek firmy, tak, abyśmy byli partnerami do rozmów o nowych pomysłach.

Zatrudnię kupca od zaraz!

Niedawno uczestniczyłem w webinarze naszych dobrych znajomych, znanych w branży: Agnieszki Piątkowskiej i Jacka Jarmuszczaka, podczas którego Agnieszka powiedziała takie zdanie, które mi utkwiło bardzo w pamięci, że w zakupach – z jej doświadczenia – od lat istnieje rynek pracownika, jeżeli chodzi o procesy rekrutacyjne.

Prowadząc proces rekrutacji na początku 2020 roku w mojej obecnej firmie spośród kilkunastu osób nie udało mi się wybrać nikogo. Rekrutacja zakończyła się takimi pomocniczym „telefonem do przyjaciela” i sprzedaniem pomysłu podjęcia wyzwania osobie, z którą współpracowałem w poprzedniej firmie. Na szczęście się zgodziła i pierwszego października minie rok od kiedy razem współpracujemy.

I tak się zastanawiam jak to jest z tym rynkiem pracownika w branży zakupów: czy ty to my kierujący zakupami jesteśmy tacy wybredni, czy też rzeczywiście brakuje osób z odpowiednimi kwalifikacjami:

  1. jeżeli chodzi o oczekiwane kompetencje, ale też
  2. jeżeli chodzi o sposób świadczenia pracy (chociażby kwestie pracy hybrydowej, kwestie pracy na odległość).

Kolejna kwestia, taka bardziej z retrospektywnego punktu widzenia: czy dzisiejszy kupcy tak naprawdę posiadają kompetencje, które były wymagane 5 czy 10 lat temu?

Na konferencje zakupowe jeżdżę już od kilkunastu lat i tematyka kompetencji zakupowych pojawia się praktycznie co roku, więc tutaj też stawiam takie pytanie: Czy kupcy i te zespoły, którymi zarządzamy dzisiaj, czy zarządzaliśmy całkiem niedawno, posiadają rzeczywiście te kompetencje, których wymagaliśmy 5 czy 10 lat temu? Czy po prostu tak pędzimy tym pociągiem zwanym „kompetencje przyszłości”, a tak naprawdę nie zatrzymujemy się na żadnej stacji zwanej „sprawdzam”.

Ja nazywam się Marcin Zborowski. Zakupy wybrałem w 2003 roku całkiem świadomie (wiele osób powtarza, że to zakupy ich wybrały), odpowiadając na ogłoszenie rekrutacyjne ówczesnego giganta holenderskiego w branży elektroniki. Od dwóch lat pracuję w firmie szwedzkiej, a o moich doświadczeniach praktyka, obserwacjach, a także o „dobrych radach starszego kolegi” opowiem podczas VI Forum Działów Zakupów, na które już teraz serdecznie wszystkich zapraszam.

Forum Działów Zakupów – o czym w tym roku będziemy rozmawiać?

Jacek Jarmuszczak, członek Rady Programowej VI Forum Działów Zakupów podsumował cztery główne obszary tematyczne Forum: kadry, zerwane łańcuchy dostaw, technologie zakupowe i strategie zakupowe.

Jak zwykle w punkt, ja zwykle bardzo bezpośrednio i interesująco.

Problem, który nas wszystkich nas dotyczy czyli brak pracowników. Skąd mam wziąć pracowników do pracy?

Moje pokolenie i starsze osoby – wszyscy trafiliśmy do działu zakupów w ten sam sposób: przez przypadek. Ale to nie musi być kwestia przy wszystkich nowych pracownikach. Absolwenci szkół wyższych mogą chcieć pracować zakupach, jeśli tylko będziemy potrafili do nich dotrzeć.

Technologia zakupowa na Forum Działów Zakupów

I nie mam tutaj na myśli oczywiście tylko systemów informatycznych tylko w ogóle rozwój procesów, rozwój tego jak pracujemy.

Jakbym wziął człowieka z 1921 roku i powiedział mu, że “Wsadzę cię do puszki metalowej w Warszawie i wysiądziesz sobie po kilku godzinach w Nowym Jorku” to stwierdziłby, że jestem nienormalny. W 2021 roku latamy samolotami i to jest ok, natomiast trochę nie dziwię się osobie z 1921 Jak widział samolot braci Wright, że nie chciał w tym lecieć do Nowego Jorku.

I mam podobne odczucia patrząc na systemy informatyczne, jak i te które były 15 lat temu, i wówczas wydawało mi się, że za chwilę wszyscy będą korzystali już z aukcji elektronicznej i e-sourcingu. Natomiast potem okazało się, że że ta technologia zakupowa wyewoluowała w trochę innym kierunku.

Problem który dotyczy nas wszystkich 2020-2021: pozrywane łańcuchy dostaw, zarządzanie ryzykiem zarządzanie bazą dostawców… podczas Forum Działów Zakupów

Słyszę stwierdzenie „Chciałbym tak negocjować z moimi dostawcami monopolistycznym lub z takimi, których absolutnie nie mogę zmienić (a miejsce przy stole się zmieniło: teraz to supply, to dostawcy decydują o tym komu sprzedadzą i w jakich cenach, cena często nie jest tematem tylko w ogóle dostępność towaru) chciałbym tak negocjować swoimi dostawcami, żeby oni w dalszym ciągu robili to, co chcę. Innymi słowy, chciałbym się nauczyć negocjować z monopolistą”.

Problem, który dotyczy nas wszystkich, czyli brak dostępności. Zaczęło się od na dwa – trzy tygodnie zamkniętej kopalni, przez te dwa-trzy tygodnie odbiorca kopalni, czyli na przykład huta, mogła jeszcze gdzieś tam pracować, bo miała częściowo zapasy, na których działała, natomiast te zapasy się skończyły i akurat w tym czasie doszedł Covid do huty. W tym czasie odbiorca huty (odkuwek, blach) też nie może pracować bo nie ma dostaw od swojego dostawcy, po czym sam się zamknął na dwa trzy tygodnie i nie może dostarczać swoim odbiorcom.

Jak do tego dołożymy sobie jeszcze zatamowany na jakiś czas Kanał Sueski z wielkim statkiem Evergreenem, no to zatory w portach przecież też, które miały miejsce nie tylko przez Evergreen, ale również przez to, że towary w portach nie były odbierane i przez lockdowny, to to wszystko spowodowało, że nagromadziła się ogromna luka podażowa. Nie ma nie ma dostaw, popyt w dalszym ciągu jest wysoki, no i mamy problemy właśnie z dostępnością.

Nie będziemy chcieli stworzyć klubu wzajemnej adoracji, żeby siebie klepać się po ramieniu i mówić “O jejku, ale ty też miałaś przerąbane, współczuję tobie szczerze”, tylko raczej będziemy przedstawiać kilka case’ów przez osoby, które w jaki sposób sobie z tym radziły (i będą to raczej krótsze case’y), natomiast później będziemy się integrować, będziemy pracowali w grupach warsztatowo ze sobą, żeby: trochę zaczerpnąć inspiracji od innych, trochę jakiś ciekawych rozwiązań, no i też wspomóc nasz networking zakupowy. Także trzeci obszar tematyczny: supply chain – pozrywane łańcuchy dostaw, jak sobie z tym radzić.

Strategia dla działu zakupów – przygotuj ją podczas Forum Działów Zakupów

Bardzo często słyszę “Ja moją strategię mam w głowie”, “Ja mam plan działania w głowie”. Więc jeśli mówisz, że masz swoją strategię dla działu zakupów w głowie, to tak naprawdę wiem, że masz ją w …..

Nie ma tak z czegoś takiego jak strategia, która nie jest zapisana na kartce, albo nie jest napisana w powerpoincie (może bardziej w PowerPoint niż na kartce), w Excelu… Jeżeli nie jest przemyślane jaką potrzebę ma moja firma, jakie ma oczekiwania w stosunku do działu zakupów, jaką wartość dział zakupów ma dostarczać mojej firmie, jaką wartość moja kategoria (bo przecież strategia może być również dla kategorii napisana) jaką wartość moja kategoria dowozi dla firmy…

W związku z czym ten czwarty obszar tematyczny dotyczyć będzie pomysłu na dział zakupów i wizji na dział zakupów również za 10 lat, z perspektywy CPO, z perspektywy dyrektora, ale również i z perspektywy konkretnej kategorii czy też category managera. Będą dwa osobne wątki w tym zakresie dotyczące tego, w jaki sposób wykuć sobie w głowie pomysł na dział zakupów, a później zapisać go w formie strategii, żebym nie miał go w ….

Czy zakupy mają strategię marketingową?

Scotty Pippen, Dennis Rodman, Michael Jordan: to nazwiska, które do dziś rozgrzewają do czerwoności serca kibiców. W latach ‘91-‘98 zespół Chicago Bulls zdobył aż sześć mistrzowskich tytułów MBA.

Stało się tak głównie dzięki świetnie opracowanej strategii, zarówno tej krótkoterminowej, jak i tej długofalowej.

Łukasz Jędraszkiewicz

Zakupy również opracowują strategie: zarządzania dostawcami, negocjacyjne, zarządzania kategorią zakupową… Ale czy zakupy mają strategię marketingową? Jak przekonać zarząd, żeby postrzegał zakupy na równi ze sprzedażą, z produkcją, jako dział kluczowy? Mało tego, jak przekonać młodego człowieka, który właśnie kończy studia, żeby pomyślał „Ha! Ja chcę pracować zakupach, to jest fajny obszar!” Czy zakupy są obecne w mediach społecznościowych, na Linkedinie, Facebooku, na Toktoku?

Czy nie tylko organizacja, ale także ludzie poza naszą organizacją wiedzą czym my się zajmujemy? Czy sukcesy zakupów są ogłaszane?

Właśnie: czy wyobrażacie sobie, że zespół Chicago Bulls wygrywa kolejne mistrzostwa bez obecności kibiców, kamer, błysku fleszy? Że nikt o tym sukcesie nie wie, że zawodnicy świętują ten sukces w szatni albo na korytarzu?

A to w latach dziewięćdziesiątych wielu młodych ludzi, w tym ja, zostało przez tych zawodników, przez marketing tej dyscypliny, zachęconych to gry w koszykówkę. Dlaczego zakupy nie chcą się chwalić swoim osiągnieciami? Dlaczego zakupy nie są postrzegane jako dział kluczowy w organizacji? Zastanówmy się nad tym opracowując kolejną strategię.

Najważniejsze zgrupowanie w tym roku, przed kolejnym sezonem 2022 jest 23 i 24 listopada w Warszawie. To jest VI Forum Działu Zakupów.

Przygotujmy się dobrze na następny sezon! Nie może Cię tam zabraknąć!

Kim jest kupiec?

Zapraszam na VI Forum Działów Zakupów.

W tym roku Forum poświęcone będzie 4 obszarom tematycznym:

  • kadry – skąd brać dobrych zakupowców?

  • zarządzanie łańcuchem dostaw i dostawcami

  • technologia i automatyzacja zakupów

  • strategia dla Działu Zakupów

Bazując na swoim niemałym doświadczeniu, analizując procesy rekrutacyjne do zakupów, postawiłam sobie pytanie:

  • kogo szukam?
  • kto się zgłasza do procesów rekrutacyjnych?
  • kto finalnie dostaje pracę i kim jest kupiec?

Trochę statystyk:

  • liczba ogłoszeń: około 6 rocznie;
  • Czas na złożenie swoich ofert: około dwóch tygodni;
  • liczba aplikacji: 25 osób na jedno stanowisko, co daje 150 osób rocznie.

Z szacunku do pracowników staram się, aby aplikujący mieli szansę na rozmowę osobistą ze mną, nie mniej niż pół godziny. jaki jest wynik?: po spotkaniach dwie osoby na 25 spełniają moje wymagania.

Kto się zgłasza do rekrutacji? Z czego to wynika?

Po części ze zrozumienia opisu stanowiska i wymagań. Opis jest archiwalny, najczęściej z kart stanowisk zatwierdzonych w organizacji. To opis, który kojarzy się raczej z archiwistą: wystawaniem papierków, zbieraniem dokumentów, z sumiennością i dokładnością, ze zbieraniem pieczątek… już to samo męczy.

A przecież nie takich osób szukam!

Po części z samego słowa kupiec: handluje, kupuje, dostarcza… A dla mnie kupiec to strateg, analityk, partner w biznesie, kreator procesu, eliminator rzeczy zbędnych, kolekcjoner puzzli, doskonale znający się na narzędziach IT, innowator podejmujący decyzje, szacujący ryzyko… To osoba, która buduje wizerunek organizacji, ale – co ważne – buduje wizerunek organizacji na rynku.

Takich ludzi szukam, takich zatrudniam i tak powinny wyglądać ogłoszenia o pracę.

“Zatrudnię stratega to zakupów”

“Poszukiwana osoba do marketingu w zakupach”

Brzmi ciekawie?

Namawiam każdego szefa zakupów do zmiany wymagań dla pracowników i zmiany ogłoszeń rekrutacyjnych z nudnych, sztampowych na te, które odpowiedzą teraźniejsześci i które przyciągną młode pokolenie. Przecież właśnie teraz zakupy w NASA decydują o wyścigu w kolonizacji kosmosu! Od starożytnego Egiptu do kosmosu: niezły most i niezła przemiana!

Podczas VI Forum Działów Zakupów postawimy odważne, ciekawe tezy: dokonamy analizy DNA kupca, jak zmieniło się DNA kupca, kim właściwie jest dziś, jaka jest jego rola, do czego dąży, czego potrzebuje i co jest nagrodą w zakupach.

Dziś kupiec nie kojarzy się tylko i wyłącznie z osobą która „przewala papierki na biurku”, nie jest osobą, która zbiera pieczątki. Dziś kupiec chcę mieć wpływ na rozwój swój własny, na rozwój organizacji i na rozwój łańcucha dostaw.

Bardzo mocno skupmy się na kompetencjach kupca i kupca przyszłości, również aspekcie automatyzacji procesów: Czy roboty zastąpią kupca?

I temat „na czasie”, aktualny tu i teraz: Jak pozyskać młode pokolenie do pracy w zakupach?

Ja z dużą ciekawością i dużym zainteresowaniem będę słuchać i dyskutować z uczestnikami VI Forum Działów Zakupów. Gwarantuję, że Forum będzie odważne w swoich opiniach, będzie poruszać tematy oczywiste dla zakupów, jak i te nieoczywiste, będzie możliwością wymiany różnych doświadczeń w gronie profesjonalistów.

A może uda się odczarować nazwę „kupiec” na inną, aktualniejszą nazwę? I tu liczę na aktywność uczestników!

Digitalizacja procesów zakupowych

Digitalizacja zakupów – stare problemy nowych technologii

Pierwszym i możliwe, najważniejszym czynnikiem skutecznej digitalizacji procesów zakupowych jest zaangażowanie w ten projekt właścicieli i wykonawców procesów zakupowych, nawet jeśli nie tworzą oni wyodrębnionego działu zakupów. W projekt muszą zostać zaangażowane (w różnych rolach) osoby odpowiedzialne za kontrolę procesów zakupowych i wysokość wydatków. System zakupowy to ich narzędzie pracy, więc musi być zgodny z ich potrzebami i wpisywać się w ich warunki pracy. Porażki projektów digitalizacji różnych procesów, w tym zakupowych, bardzo często wynikają z chęci wdrożenia gotowego rozwiązania „z półki”, które jest czasem tańsze, a zawsze bardzo spójne i funkcjonalne, ale nieprzystające np. do innych systemów IT w przedsiębiorstwie, czy do jego modelu operacyjnego. Ostatecznie projekt w najlepszych razie trafia do szuflady, a w najgorszym jest wdrożony i „iskrzy” z innymi procesami w firmie, zakłócając działanie całej organizacji.

Drugi warunek to rozpoznanie i zmapowanie procesów zakupowych, którymi zajmują się kupcy w firmie, czyli inwentaryzacja tego, co ma być usprawnione przez digitalizację. Nie ma sensu budować systemu, kiedy nie mamy precyzyjnej odpowiedzi na pytanie co ten system ma robić, w czym konkretnie ma pomóc. O tym, w jaki sposób spełnić ten warunek mówi ten artykuł.

Zacznijmy od tego, że zakupy zasilają procesy na różnych poziomach organizacji. Zatem, odpowiednio, także zakupy są przede wszystkim strategiczne, operacyjne oraz mają funkcję raportową/wspierającą decyzje managerskie. W zakres każdego procesu wchodzi szereg aktywności: znaczna część z nich może być realizowana w kontrolowanym, zinformatyzowanym systemie zakupowym.

Przykładowe aktywności procesów zakupowych na poszczególnych poziomach procesu zarządzania przedstawione są poniższej:

Mapę takich procesów wykonuje się etapami:

  • przygotuj listę powiązanych między sobą, procesów firmowych (strategicznych, operacyjnych i wspierających), określ powiązania i rozgraniczenia między nimi, sprawdź gdzie generowane są koszty;
  • wyszczególnij obowiązki (cele i zadania) kupców w związku z każdym z tych procesów;
  • określ interesariuszy (możesz użyć np. mapy interesariuszy albo modelu RACII) procesów;
  • wskaż które zadania i w jaki sposób można realizować w zautomatyzowanym systemie zakupowym, do digitalizacji których procesów organizacja jeszcze nie jest gotowa. Trzeba przy tym pamiętać, żeby nie oczekiwać, że system zakupowy zastąpi procesy zakupowe: system wspiera i zmienia, ale nie zastępuje pracy działu zakupów!
  • Określ, które z tych możliwych do zdigitalizowania lub automatyzacji zadań są między sobą powiązane i tworzą ciągi – procesy zakupowe. Te „rozproszone” w różnych procesach biznesowych zadania zakupowe i procesy (podprocesy) zakupowe tworzą mapę procesów zakupowych.

 

Jakie funkcjonalności oferują platformy zakupowe?

Kiedy już zdefiniujemy procesy zakupowe, rozpiszemy dokładną mapę procesów i ustalimy które z fragmentów procesów, podprocesów czy zadań można zdigitalizować / zautomatyzować lub nawet zastosować do nich systemy AI oraz jesteś gotowy na zmianę, przyszedł moment na feasibility study – na analizę rozwiązań i funkcji oferowanych przez dostępne na rynku systemy do zarządzania zakupami, a także na analizę kosztów ich wdrożenia oraz spodziewanych korzyści (o wyzwaniu, jakim jest obliczenie ROI czytaj poniżej).

Większość platform zakupowych dostępnych na rynku, realizuje digitalizację procesów w ramach 6 modułów:

analiza wydatków

zarządzanie dostawcami

e – zakupy

zarządzanie kontraktami

sourcing

zarządzanie fakturami

Najpowszechniejszą praktyką, jest rozpoczęcie digitalizacji od procesów strategicznych, czyli wdrożenia modułu przetargów, zapytań ofertowych i aukcji elektronicznych. Dopiero w kolejnych krokach firmy decydują się na wdrożenie modułów operacyjnych czyli zamówień, eCatalogów , wniosków zakupowych (zapotrzebowania).

O ile obliczenie korzyści z wdrożenia aukcji elektronicznych nie jest kłopotem (koszt wdrożenia często zwraca się z nawiązką już po pierwszej aukcji) o tyle obliczenie ROI dla modułów operacyjnych to bardziej skomplikowana spraw. Również problematyczne jest zdefiniowanie roli, jaką ma pełnić platforma zakupowa. W najogólniejszym sensie to narzędzie komunikacji z dostawcami – o ile w przypadku modułów sourcingowych to jest oczywiste (kupiec wystawia zapytanie ofertowe, dostawca składa ofertę w systemie), o tyle w przypadku modułów np. rozliczania reklamacji czy fakturowania możliwość umieszczania informacji przez dostawcę (np. załączanie faktury do zamówienia, składania raportu o rozpatrzeniu reklamacji) nie jest już oczywista. Standardowo procesy takie obsługiwane są przez systemu klasy ERP, które są zamknięte do użytkowników wewnątrz naszej organizacji i nie dają możliwości komunikacji z dostawcą. Tę właśnie niszę obsługują niektóre platformy zakupowe umożliwiając kontrolę procesów operacyjnych, w których udział biorą różne działy firmy oraz dostawcy (np. rozpatrzenie reklamacji w modelu 8D lub potwierdzenie cząstkowej dostawy).

System zakupowy to miejsce, w którym docelowo mają znajdować się wszystkie aktywności zakupowe po to, aby w każdej chwili z różnych poziomów (controlling, zarządzanie majątkiem, interesariusze procesów) można było mieć do nich łatwy i szybki dostęp, optymalizować te procesy oraz – co jest jednym z celów digitalizacji – zmniejszać ich koszto- i praco-chłonność. Ważne jest też to, że system umożliwia budowanie historii prowadzonych projektów zakupowych, gromadzenie danych o relacjach z poszczególnymi dostawcami i zarządzanie tymi relacjami.

Po co digitalizacja – wystarczy dobry kupiec

Wdrożenie systemu zakupowego przynosi wymierne korzyści dla organizacji – potencjał korzyści  ilustruje poniższy diagram:

źródło: Optibuy, 2018

Celem wdrożenia eCatalogów jest przyspieszenie procesów zamawiania, przeniesienie pracy operacyjnej z działów zakpów bezpośrednio na użytkowników, poza tym użytkownicy sami dokonują zakupów zamiast wysyłać wnioski zakupowe, co również przyspiesza procedowanie ich zakupów.  Moduły przetargowe, również przyczyniają się do zwiększenia efektywności, szczególnie jeśli stworzymy szablony zapytań ofertowych (RFQ) dla konkretnych kategorii zakupowych – dzięki temu zarówno uzupełnianie ofert przez dostawców jak i porównywanie ich później przez kupców jest dużo szybsze.

Korzyści dla biznesu – wyzwania digitalizacji zakupów

Wydaje się, że w okresie rozkwitu technologii większość firm jest gotowa do digitalizacji. Jednak na drodze do pełnej cyfryzacji procesu stoi kilka przeszkód.

Właściwe oszacowanie ROI to jedno z większych wyzwań przy implementacji systemów zakupowych. W dalszym ciągu trudno jasno określić dokładny zwrot z inwestycji w liczbach. O ile na podstawie badań jesteśmy w stanie w obliczyć oszczędność czasu (czyli m.in. nakładu pracy osób zaangażowanych w różne czynności zakupowe), tak oszacowanie pełnego zwrotu inwestycji, uwzględniającego oszczędności w samym procesie zakupowym, jest trudne.

Kolejnym powszechnie występującym problemem są bardzo wysokie oczekiwania względem funkcjonalności, ale i intuicyjności użytkowania systemu zakupowego. Użytkownicy smartfonów i aplikacji webowych dla konsumentów jak np. Allegro czy Ceneo, przyzwyczajeni są do ich intuicyjności w obsłudze, ale również do powszechnej dostępności. To sprawa, że często błędnie utożsamiają proste rozwiązania z zaawansowanymi systemami profesjonalnymi. Złożoność i mnogość funkcji systemów zakupowych jest niewspółmierna z prostymi aplikacjami w stylu Allegro czy OLX – to są zupełnie inne narzędzia, w zasadzie nie mające nic wspólnego z biznesowymi aplikacjami zakupowymi. System zakupowy wspiera pracę działów zakupów, pomaga w strukturalnie zorganizowanej komunikacji z dostawcami oraz wewnętrznymi partnerami w naszej firmie. W ten sposób platformy zakupowe wypełniają pewną nisze, adresując potrzeby biznesu jakich nie spełniają systemy klasy ERP.

Podsumowanie

Platformy zakupowe wypełniają niszę między prostymi aukcjami elektronicznymi (które rozpowszechniły się w poprzedniej dekadzie) a rozbudowanymi systemami klasy ERP. Platformy zakupowe wspierają komunikację między dostawcami a złożonymi strukturami dużych organizacji, natomiast nie zajmują się planowaniem zasobów i raportowaniem ich zużycia jak systemy ERP. Głównym celem digitalizacji procesów akupowych jest więc generowanie oszczędności wykorzystując moduły przetargowe, zapewnienie kontroli i transparentności wydatków, przyspieszenie / usprawnienie działań operacyjnych przez katalogi elektroniczne i moduły zamówień. Warto przy tym pamiętać, że platformy nie mają zastąpić emaila oraz excela, natomiast systematyzują złożoną, komunikację w rozbudowanych organizacjach, coraz częściej pracujących w wirtualnych zespołach.

 

Artykuł powstał przy współpracy z firmą NextBuy. Zachęcamy do pobrania także ebooka