Protokół w spółkach kapitałowych po nowelizacji KSH

Reforma Kodeksu Spółek Handlowych, która weszła w życie 13 października 2022, istotnie zmieniła protokół dotyczący uchwał podejmowanych przez zarząd bądź radę nadzorczą w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych.

Protokół: zakres i obowiązek sporządzania

W odniesieniu do spółki akcyjnej dotychczas istniał artykuł 376 KSH, który stanowił, że uchwały zarządu są protokołowane, zaś protokoły powinny zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska uczestników itd. Po nowelizacji artykuł 376 dotyczący spółki akcyjnej został znacznie rozbudowany i pojawiają się w nim nowe wymagane elementy protokołu z posiedzenia zarządu.

Jednak bardziej radykalne zmiany zaszły w regulacjach dotyczących spółki z o.o. Pojawia się bowiem nowy przepis tj. artykuł 2081 KSH, który obliguje spółki z o.o. do sporządzania protokołów na okoliczność podjęcia uchwał. W stanie prawnym obowiązującym do 13 października 2022 w spółce z o.o. nie było obowiązku przygotowania protokołów z posiedzeń zarządu, w związku z tym w bardzo wielu spółkach z o.o. istniała praktyka przygotowywania wyłącznie uchwał. Oczywiście w spółkach o charakterze korporacyjnym, które przyjęły regulaminy zarządu (także nieobligatoryjne), często uregulowani kwestie sporządzania protokołów, natomiast taki dokument nie był obligatoryjny z punktu widzenia KSH.

Po nowelizacji KSH nadal nie obowiązku przyjęcia w spółce z o.o. regulaminu zarządu, ale pojawia się obligatoryjny protokół z podjęcia uchwał przez zarząd. Przepisy dotyczące protokołowania uchwał zarządu w spółce z o.o. (art. 2081) są identyczne jak przepisy dotyczące spółki akcyjnej (art. 376).

W obu spółkach po nowelizacji de facto zostają zrównane regulacje dotyczące rady nadzorczej. W obu spółkach rady nadzorcze nie mają swoich odrębnych regulacji w  podniesieniu do protokołu. Uchwały rady nadzorczej mają być protokołowane, a do protokołów rady nadzorczej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołu uchwał zarządu. Wobec tego po nowelizacji protokoły są wszędzie takie same: identyczne są w zarządach oraz obu radach nadzorczych obu typów spółek (w sp. z o.o. i w s.a.).

Romana Pietruk

Protokół: treść po nowelizacji

Po nowelizacji KSH uchwały zarządu są protokołowane. Natomiast w dotychczas obowiązujących regulaminach rad nadzorczych najczęściej zawarta jest informacja, że przebieg posiedzenia rady nadzorczej jest protokołowany. Po nowelizacji znika z kodeksu informacja, że przebieg posiedzenia jest protokołowany, tylko wszędzie kładziony jest nacisk na protokołowanie uchwał. Nie ma zatem już obowiązku opisywania całego przebiegu posiedzenia: kto co powiedział, jak się ustosunkowano itd. Oczywiście w protokole powinny się znaleźć zdania odrębne, o czym więcej niżej.

Oczywiście, jeżeli spółka sobie życzy opisywania w protokole dodatkowo przebiegu posiedzenia, to jest ona do tego uprawniona, jednak jeżeli chcemy mieć bardzo krótki protokół, w którym są zawarte tylko uchwały, to też możemy to uczynić w oparciu o nowe przepisy.

Bardzo często dokumenty korporacyjne spółek stawiają o wiele więcej wymagań wobec protokołów, niż przepisy prawa powszechnego. Z ciekawostek: przepisy dotyczące protokołu (ani art. 2081 ani art. 376 KSH) nie wymagają nawet daty podjęcia uchwały, choć oczywiście zgodnie z ratio legis te daty w protokołach są umieszczane.

Protokołowanie uchwał podjętych w trybie obiegowym

Obowiązek protokołowania dotyczy także uchwał podejmowanych w trybie obiegowym, ponieważ celem nie jest protokołowanie przebiegu posiedzenia, lecz protokołowanie uchwał.

Należy tu wskazać na pewne praktyki, które w spółkach występują. Oczywiście możemy sporządzać protokół na każdą uchwały podjętą poza posiedzeniem (czyli zgodnie z trybem wprowadzonym do KSH w ramach „Tarczy 1”), ale bardzo wiele spółek jednak wskazuje, że to jest działanie zbędne. Część spółek przyjmuje praktykę, zgodnie z którą uchwały podjęte pomiędzy posiedzeniami (obiegowo) są dołączane do protokołu z najbliższego posiedzenia.

Jeżeli czytać literalnie KSH to można by uznać, że taka praktyka nie jest zgodna z wytycznymi, jednak nie widzę obszaru zaskarżenia takiego działania, jeżeli bowiem istnieje protokół, istnieje uchwała, jest zawarta w niej informacja kiedy uchwała została podjęta, to taki tryb protokołowania jest moim zdaniem poprawny.

Bardzo często dylematy dotyczą też tego, czy należy wskazywać w protokole w jakim trybie były podejmowane uchwały oraz czy w protokole obowiązkowo zaznaczać, że jeden z członków zarządu uczestniczył w posiedzeniu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W przepisach dotyczących protokołu (art 2081 ani art. 376) takiego wymogu nie ma. Jest wymagane w protokole podanie wyraźnej informacji w jaki sposób można uczestniczyć w posiedzeniu organu, natomiast wszelkie dodatkowe elementy traktuje się jako wewnętrzne zobowiązanie spółki co do formy sporządzenia tego dokumentu. Brak jednoznacznego wskazania który z członków organu w jaki sposób uczestniczył w posiedzeniu nie stanowi naruszenia zasad sporządzenia protokołu.

Zakres protokołu

Protokół powinien zawierać:

  • porządek obrad (o ile odbyło się posiedzenie, ponieważ poza posiedzeniem porządku obrad nie ma, zaś pierwsze zdanie nowego przepisu brzmi „uchwały są protokołowane” a nie „posiedzenie jest protokołowane”);
  • imiona nazwiska obecnych członków zarządu (bądź odpowiednio rady nadzorczej). Bardzo często pojawia się zarzut braku sporządzenia listy obecności, jednak lista obecności pojawia się jako wymóg w odniesieniu do zgromadzeniu wspólników lub walnego zgromadzeniu, natomiast w odniesieniu do zarządu czy rady nadzorczej nie ma przepisu zobowiązującego do sporządzania odręcznych listy obecności (oczywiście listy obecności mogą być sporządzone w ramach dobrych praktyk). Umieszczamy jedynie informację w protokole o tym kto był obecny;
  • liczba głosów oddana na poszczególne uchwały. Mamy trzy rodzaje głosów: za, przeciw i wstrzymujący się. Co do zasady uchwały podejmuje się bezwzględną większością głosów, ale bardzo często statut lub umowa spółki może stanowić inaczej (czyli zamiast bezwzględnej większości głosów może być zwykła większość głosów);

zmiany

  • w protokole zaznacza się zdanie odrębne zgłoszone przez poszczególnych członków zarządu (bądź członków rady nadzorczej) wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Umotywowanie nie jest obligatoryjne: członek zarządu / rady nadzorczej, który został przegłosowany, zgłasza zdanie odrębne i na tym poprzestaje, bądź może zgłosić zdanie odrębne i wskazać swoje motywy;
  • po nowelizacji protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub członek zarządu zarządzający głosowanie. Zazwyczaj tych funkcji się nie rozdziela: prezesa zarządu / przewodniczący rady nadzorczej prowadzi posiedzenie i to on zazwyczaj zarządza głosowanie. Oczywiście to nowe rozwiązanie związane jest z możliwością odbywania posiedzeń przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ponieważ dotychczas w spółce akcyjnej (przed nowelizacją) istniał pewien paradoks: można było uczestniczyć w posiedzeniu zarządu przy użyciu bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym art. 376 wskazywał, że protokół podpisują obecni członkowie zarządu. Członek organu uczestniczący w posiedzeniu zdalnie też był obecny (np. brał udział w głosowaniach), ale oczywiście tego protokołu nie mógł podpisać. Zatem obecnie prezes zarządu / przewodniczący rady nadzorczej może prowadzić posiedzenie, ale nie musi w nim uczestniczyć stacjonarnie, ponieważ protokół może podpisać członek zarządu jedynie zarządzający głosowania, zatem pełniący de facto funkcję „techniczną” w posiedzeniu.

W obu spółkach ustawodawczą używa „lub” i „co najmniej”, czyli wskazuje minimalne grono osób, które muszą podpisać protokół. Użycie spójnika „lub” oznacza, że protokół może podpisać tylko prowadzący posiedzenie lub tylko zarządzający głosowanie albo obie te osoby.

Bardzo ciekawa jest końcówka przepisu, szczególnie w kontekście spółki z o.o.. Owo zdanie, na które należy zwrócić uwagę, mówi „chyba, że umowa / chyba że statut spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej”. Oznacza to, że jeżeli chodzi o protokół, odmiennie możemy uregulować w regulaminie, statucie bądź umowie spółki tylko i wyłącznie kwestie podpisania protokołów. Innych rzeczy my nie możemy odmiennie uregulować, a w spółce z o.o. jest to jest jedyny przepis, gdzie w ogóle KSH wymienia w spółce z o.o. regulamin zarządu.

A zatem po nowelizacji KSH:

  • w spółce z o.o. regulamin jest nieobligatoryjny,
  • regulamin może być uchwalony, ale nie wiadomo kto go uchwala ponieważ KSH tego nie reguluje,
  • jeżeli regulamin będzie, to możemy w tym regulaminie odmiennie uregulować kwestie podpisywania protokołu.

Generalnie rzecz biorąc wszyscy komentatorzy przed i po nowelizacji KSH stoją na stanowisko, że regulamin zarządu, ewentualnie umowa Spółki, może regulować dodatkowe elementy, które powinny się znaleźć w protokole zarządu bądź też w protokole rady nadzorczej.

Członek zarządu spółki kapitałowej odpowiada subsydiarnie w oparciu o przepisy Ordynacji Podatkowej

Członek zarządu spółek kapitałowych (również były) odpowiada za zobowiązania podatkowe spółki całym swoim majątkiem (także spółki w organizacji) w sytuacji, gdy egzekucja tychże danin okazała się bezskuteczna w całości lub w części (por. art. 116 Ordynacji Podatkowej). Jest to tzw. odpowiedzialność subsydiarna.

Oczywiście członek zarządu takiego podmiotu jest w stanie uwolnić się od tejże odpowiedzialności poprzez wykazanie, że we właściwym terminie (przewidzianym przepisami prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego) zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu lub niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Dodatkowo członek zarządu spółki kapitałowej może uwolnić się również od odpowiedzialności subsydiarnej za zobowiązania podatkowe spółki jeśli wskaże, że istnieje majątek spółki pozwalający na zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w całości lub znacznej części.

Wyznaczając zaś sam okres odpowiedzialności subsydiarnej członka zarządu spółki kapitałowej, wskazać należy, że obejmuje on zarówno te zobowiązania podatkowe, które powstały w okresie pełnienia przez niego obowiązku członka zarządu, jak również te, których termin płatności upływał po tym okresie.

mec. Piotr Fojtik

Dwa podejścia

Odpowiedzialność subsydiarna, z uwagi na swoje doniosłe skutki także w sferze majątku prywatnego, była przedmiotem wielu postępowań prowadzonych przez sądy administracyjne. Wypracowane na tej kanwie linie orzecznicze pozwalają na wskazanie dwóch aspektów:

Pierwszy z nich – adresowany do pociągniętych do odpowiedzialności subsydiarnej członków zarządu – przerzuca na nich obowiązek wykazania wystąpienia przesłanek wyłączających swoją odpowiedzialność. W praktyce stanowisko to jest wysoce niekorzystne dla osoby pociągniętej do odpowiedzialności subsydiarnej, bowiem w dużej mierze organy podatkowe poprzestają jedynie na czynieniu ustaleń nakierunkowanych na wykazanie, iż w okresie pełnienia obowiązków członka zarządu przez taką osobę wystąpiły przesłanki do ogłoszenia przez zarządzaną spółkę kapitałową upadłości.

 Co istotne, wewnętrzne regulacje organów podatkowych, podparte nielicznymi orzeczeniami sądów administracyjnych, przyznają uprawnienie do badania sytuacji majątkowej spółki – pod kątem wystąpienia tychże przesłanek – samemu organowi, z pominięciem udziału biegłego rewidenta.

Rodzi to wyjątkowo niebezpieczną sytuację: oto organ podatkowy (powołany m.in. w celu ustalenia, a następnie wyegzekwowania zaległości podatkowych) decyduje samodzielnie, czy w przypadku danego podmiotu doszło do materializacji przesłanek do ogłoszenia przez niego upadłości i to często w oparciu o ustalone przez siebie kryteria, różne od stosowanych przez wydziały upadłościowe sądów powszechnych. Jakkolwiek nie można mówić o istnieniu znanej chociażby z procedury cywilnej zasady „równości broni” w postępowaniu na podstawie przepisów ustawy Ordynacja Podatkowa, tym niemniej konsekwencją powyższego jest stworzenie jeszcze większej „dysproporcji sił” w starciu podatnika z organami podatkowymi.

A można inaczej

Niejako w opozycji do powyższej linii orzeczniczej, pozostaje druga, która jednak stara się nałożyć na organy podatkowe obowiązek badania także przesłanek wyłączających zastosowanie reżimu odpowiedzialności subsydiarnej członka zarządu spółki kapitałowej. Jak wspomniano powyżej, w praktyce organy podatkowe często jako podstawę wydawanych przez siebie decyzji wskazują poczynione przez siebie ustalenia, a mające na celu wykazanie, iż zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości danego podmiotu. Kwestie związane z potencjalnym wystąpieniem przesłanek wyłączających odpowiedzialność subsydiarną badają pobieżnie, przyznając niejako koronną wartość dowodową poczynionym przez siebie ustaleniom (głównie w materii związanej z wystąpieniem przesłanek do ogłoszenia upadłości). To na członku zarządu spółki kapitałowej spoczywać będzie ciężar wykazania, iż nie wystąpiły przesłanki do wszczęcia postępowania upadłościowego, czy że w jego działaniu brak jest zawinienia.

Podkreślić należy, że wg organów podatkowych członek zarządu winien antycypować przyszłość do tego stopnia, że do jego obowiązków należy zabezpieczyć materiał dowodowy także na potrzeby przyszłych postępowań. Do dowodów tych zaliczyć można kopie faktur, zaświadczenia z urzędów o barku zalegania z daninami publicznymi, wyciągi z kont wskazujące na posiadanie środków finansowych, a obrazujących dobrą sytuację majątkową spółki. Co więcej, przy przekazaniu dokumentacji spółki nowemu zarządowi, poprzedni członek zarządu sporządzając protokół wydania dokumentów winien to zrobić w sposób drobiazgowy opisując każdy z przekazanych dokumentów oraz posiadać jego kopie.

Jako szczególnie niebezpieczną praktykę organów podatkowych w tego typu sprawach, ocenić należy brak zawiadamiania poprzednich członków zarządu o toczących się postępowaniach kontrolnych, które w praktyce pozbawiają byłego członka zarządu statusu strony. Wpływa to na brak dostępu materiałów postępowania, brak możliwości wypowiedzenia się co do zgromadzonego materiału dowodowego, a finalnie braku możliwości zaskarżenia wyników tych postępowań.

Powyższy artykuł powstał we współpracy z mec. Adamem Maciejko

Rada dyrektorów PSA

Prosta spółka akcyjna to nowy twór w polskim prawie handlowym, który pojawił się w obrocie od 1 lipca 2021 roku.

Jedną z nowości w tym typie organizacji jest nowy organ kororacyjny – rada dyrektorów. Czym jest rada dyrektorów, jakie są jej obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność?

mec. Piotr Fojtik

​Rada dyrektorów – co może a czego nie powinien dyrektor wchodzący w jej skład?

Rada dyrektorów jest alternatywą do zarządu w prostej spółce akcyjnej – trzeba powołać jeden albo drugi organ. Dyrektorzy wchodzący w skład rady podlegają ograniczeniom wobec spółki ustanowionym w umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach akcjonariuszy.

Podobnie jak członek zarządu, członek rady dyrektorów powinien dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki.

W przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami dyrektora, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek rady dyrektorów powinien ujawnić tą sprzeczność i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole.

Dyrektor nie może ujawniać tajemnic spółki, także po wygaśnięciu mandatu.

Członek rady dyrektorów może także zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej albo uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej i pod warunkiem, że uzyska zgodę na taką działalność. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania w niej przez dyrektora co najmniej 10% ogólnej liczby głosów lub ogólnej liczby udziałów albo akcji, albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu bądź dyrektora (przedsiębiorstwo powiązane). Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to zgody takiej dyrektorowi udziela organ uprawniony do powoływania członków rady dyrektorów.

​Kompetencje i skład rady dyrektorów

Rada dyrektorów prowadzi sprawy spółki, reprezentuje ją oraz sprawuje nadzór nad prowadzeniem jej spraw. Składa się z jednego albo większej liczby dyrektorów, których powołują i odwołują oraz zawieszają w czynnościach, z ważnych powodów, akcjonariusze uchwałą, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Dyrektor może być w każdym czasie odwołany uchwałą akcjonariuszy. Nie pozbawia go to roszczeń ze stosunku dotyczącego pełnienia funkcji dyrektora. Umowa spółki może zawierać inne postanowienia, w szczególności ograniczać prawo odwołania do ważnych powodów.

Jak działa rada dyrektorów w prostej spółce akcyjnej?

Jeżeli rada dyrektorów jest wieloosobowa, wszyscy dyrektorzy są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki lub regulamin rady dyrektorów stanowią inaczej.

Umowa spółki, regulamin rady dyrektorów lub uchwała rady dyrektorów mogą co do zasady delegować (niektóre albo wszystkie) czynności prowadzenia przedsiębiorstwa na jednego albo na niektórych dyrektorów (dyrektorzy wykonawczy). Dyrektorzy niebędący dyrektorami wykonawczymi (dyrektorzy niewykonawczy) sprawują stały nadzór nad prowadzeniem spraw spółki. Innymi słowy, rada dyrektorów może się podzielić na część stanowiącą odpowiednik zarządu oraz część działającą jak rada nadzorcza spółki

W celu wykonywania czynności prowadzenia przedsiębiorstwa spółki może też zostać powołany komitet wykonawczy, w którego skład wchodzą wyłącznie dyrektorzy wykonawczy (czyli odpowiednik zarządu).

Do szczególnych obowiązków dyrektorów niewykonawczych należy ocena prawidłowości i rzetelności sprawozdań i składanie walnemu zgromadzeniu rocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny.

W celu sprawowania stałego nadzoru nad prowadzeniem spraw spółki może zostać powołany komitet rady dyrektorów, w którego skład wchodzą wyłącznie dyrektorzy nie wykonawczy (będący odpowiednikiem rady nadzorczej).

Zadania rady dyrektorów

Uchwały rady dyrektorów, poza innymi sprawami wymienionymi w ustawie lub umowie spółki, wymaga:

  • podejmowanie decyzji o strategicznym znaczeniu dla spółki;
  • ustalanie rocznych i wieloletnich planów biznesowych;
  • ustalenie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa spółki i ukształtowanie podstawowych funkcji związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Każdy dyrektor niewykonawczy może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od dyrektorów i pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od dyrektorów i pracowników spółki przedstawienia radzie dyrektorów lub jej komitetowi na ich najbliższych posiedzeniach określonych dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.

Planowana reforma Kodeksu Spółek Handlowych zmienia funkcjonowanie Rady Nadzorczej

Rada Nadzorcza, a dokładniej jej procesy decyzyjne, uprawnienia i zakres obowiązków, ulegnie znacznym przekształceniom pod rządami KSH, którego reforma jest obecnie na końcowym etapie prac legislacyjnych.

Będzie to z pewnością wymagało zarówno zmian umów spółek bądź statutów oraz zmian regulaminów rady nadzorczej (o ile został przyjęty). Zmiany dotyczyć będą też często regulaminu zarządu, ponieważ są one ze sobą bardzo połączone.

Mimo tego, że Ustawodawca przewiduje 6-miesięczny okres vacatio legis, to uważamy, że ten czas należy wykorzystać przede wszystkim na zweryfikowanie dokumentów korporacyjnych (statutu / umowy spółki i regulaminu rady nadzorczej) w kontekście nadchodzących zmian, przygotowanie zmian i oczywiście ich przeprowadzenie.

Przede wszystkim należy wskazać, że wąskim gardłem tutaj może się okazać zmiana umowy spółki / zmiana statutu, ponieważ następuje ona przecież nie z momentem podjęcia uchwały przez Zgromadzenie Wspólników / Walne Zgromadzenie, lecz z momentem wpisu w KRS. I tutaj pojawia się dodatkowy problem: wraz z informatyzacją KRS-u od 1 lipca 2021 znacznie wydłużył się czas oczekiwania na wpis.

Romana Pietruk

Przewodniczący Rady Nadzorczej

W nowym KSH dojdzie do doprecyzowania roli Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Widzimy tutaj wyraźnie, że ma on kierować pracami Rady, na nim też powinien spoczywać obowiązek należytego organizowania prac tego organu, w szczególności poprzez zwoływanie posiedzeń. Z jednej strony skoro nakładamy na niego obowiązek, to z drugiej strony możemy w przyszłości od niego egzekwować brak należytego wykonania tego obowiązku.

Regulacja ta, co do zasady pozytywna, w szczegółach budzi szereg wątpliwości: umowa spółki może przewidywać, że określone uprawnienia związane z funkcjonowaniem Rady Nadzorczej (z organizacją i sposobem wykonywania przez nią czynności) mogą być przekazane również innym członkom rady nadzorczej. Jednak ustawodawca w projekcie KSH wskazuje tylko na umowę spółki bądź statut, nie zaś na regulamin rady nadzorczej. Tymczasem obecnie praktyką wielu spółek jest zawarcie w regulaminie rady nadzorczej informacji, że w momencie, w którym przewodniczący nie może uczestniczyć posiedzeniu rady nadzorczej, zastępuje go wiceprzewodniczący. Odczytując ten przepis po nowelizacji należy uznać, że takie rozwiązanie jest możliwe, ale na poziomie umowy bądź statutu spółki.

Zaproszenie i zwołanie posiedzenia Rady Nadzorczej

Kolejny przepis wyjaśnia też dotychczasowe rozumienie przepisów i wątpliwości co do zmiany, które zostały wprowadzone do KSH jako reakcja na COVID, z końcem marca 2020 roku. W projekcie reformy KSH pojawia się nowa instytucja, jaką jest zaproszenie na posiedzenie Rady Nadzorczej. W dotychczasowym kodeksie mamy jedynie informację, że posiedzenie Rady Nadzorczej może się odbyć, jeżeli wszyscy jej członkowie zostali poprawnie zaproszeni na posiedzenie, przy czym poprawność oznaczała możliwość zapoznania się z treścią tego zaproszenia. Dodatkowo oczywiście cały czas, zarówno przed nowelizacja KSH jak i po nowelizacji, pozostaje wymaganie dotyczące obecności co najmniej połowy członków Rady Nadzorczej na posiedzeniu, aby było ono zdolne podejmować uchwały.

Nowe KSH po nowelizacji przewiduje instytucję zaproszenia na posiedzenie Rady Nadzorczej o określonej treści: mamy mieć tam informacje o dotyczące

  • dnia,
  • godziny,
  • miejsca posiedzenia,
  • porządku obrad,
  • a także sposobów wykorzystywania środków bezpośredniego porozumiewania na odległość się przy obywaniu posiedzeń.

Tym samym należy wskazać, że to nowe KSH będzie bardziej sformalizowane w przypadku funkcjonowania Rady Nadzorczej. Ucinamy też wszystkie dyskusje czy Rada Nadzorcza może odbywać posiedzenia online, bez fizycznej obecności na miejscu członków Rady Nadzorczej lub niektórych funkcyjnych. Mamy w systemie prawnym takie pojęcia jak „wirtualne posiedzenie”, w którym wszyscy członkowie organu uczestniczą online i nie ma możliwości wskazania miejsca odbycia posiedzenia. Tymczasem, w zaproszeniu na posiedzenie Rady Nadzorczej pojawia się wyraźne doprecyzowanie, że przyjęto koncepcję taką, jak obowiązuje w przypadku Zgromadzenia Wspólników / Walnego Zgromadzenia, zgodnie z którą zawsze istnieje wyznaczone miejsce posiedzenia. A skoro mamy wyznaczone miejsce posiedzenia, to wszyscy „funkcyjni” członkowie rady nadzorczej też powinni być w miejscu posiedzenia, a jedynie niektórzy mogą uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W tym kontekście trzeba jeszcze dodać, że jeżeli także inne osoby, niż przewodniczący Rady, mogą realizować pewne uprawnienie w zakresie organizacji sposobu funkcjonowanie Rady Nadzorczej, to pojawia się problem dokumentu, w którym realizacja tych uprawnień powinna być uregulowana. Nowe KSH mówi, że „umowa spółki może określać sposób oraz minimalny termin na dokonanie zaproszenia na posiedzenie rady nadzorczej”. Dlaczego umowa, a nie regulamin? Obecnie w większości regulaminów widzimy właśnie takie postanowienia, które pozwalają nam określić sposób zaproszenia (czy poprzez maile, poprzez sms, czy też mamy stałą godzinę posiedzeń), oraz minimalny termin takiego zaproszenia (5,6 czy 7 dni). Dalej idącą konsekwencją zmiany są skutki ewentualnego złamania takich „organizacyjnych” ustaleń: jeżeli w dotychczasowym regulaminie była informacja o terminie zapraszania na posiedzenie Rady Nadzorczej, to przyjmowano, że ponieważ regulamin Rady Nadzorczej jest dokumentem niższego rzędu, to złamanie tego regulaminu pozostaje bez wpływu na skuteczność podjęcia uchwały ze względu na to, że nie było związku przyczynowo skutkowego pomiędzy złamaniem regulaminu a treścią uchwały bądź wynikiem głosowania. Sytuacja zmienia się z perspektywy prawnej, jeżeli termin na przesłanie zaproszenia znajduje się w umowie czy statucie spółki. Dochodzi bowiem wówczas do złamania najwyższego dokumentu korporacyjnego w spółce, a to stanowi podstawę do zaskarżenia uchwały. Nie jest to zatem tylko zmiana systemowa, ale może ona pociągnąć za sobą bardzo wiele dodatkowych konsekwencji prawnych.

Zmiana porządku obrad a zaproszenie na posiedzenie Rady Nadzorczej

Kolejny element dotyczy możliwości podejmowania przez Radę Nadzorczą uchwał w sprawach nie objętych porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków Rady Nadzorczej biorących udział w posiedzeniu temu się nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Ten właśnie zapis „chyba że umowa spółki stanowi inaczej” należy traktować jako zakaz takich działań, ale bardzo duże wątpliwości budzi wcześniejsza część tego przepisu.

rada nadzorcza

Zgodnie z nową regulacją zmiana zakresu pracy Rady Nadzorczej na danym posiedzeniu nie wymaga obecności na posiedzeniu Rady wszystkich jej członków. Druga część zdania wskazuje na to, że jeżeli żaden z członków biorących udział w posiedzeniu temu się nie sprzeciwi, zakres posiedzenia można zmieniać w dowolnym momencie. Przepis wskazuje na możliwość zmiany porządku obrad w sytuacji, kiedy nie mamy 100% obecnych członków Rady Nadzorczej na posiedzeniu. To powoduje niebezpieczeństwo nadużywania prawa: zwołuje się posiedzenie, proponując w zaproszeniu dość „błahy” program, niebudzący zainteresowania części członków Rady, a następnie, w ramach posiedzenia, zmieniamy istotnie program i dodajemy nowe uchwały.

W tej części dochodzi też do doprecyzowania pewnych informacji: między innymi tego, że zarówno członek zarządu jak i sam zarząd może żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej i, jeżeli nie zostanie ono zwołane, to w takim wypadku ów członek zarządu bądź zarząd może wystąpić samodzielnie.

Rada Nadzorcza może też odbywać posiedzenia bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy jej członkowie wyrażą na to zgodę oraz nikt nie wyrazi sprzeciwu w odniesieniu do proponowanego porządku obrad. Jest to tak naprawdę usankcjonowanie istniejącej praktyki, ponieważ już obecnie bardzo często rada nadzorcza, jeżeli jest obecna w całości, decyduje o przeprowadzeniu posiedzenia i trudno w takim wypadku zaskarżyć uchwałę, która została podjęta przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków Rady.

Jak często Rada Nadzorcza powinna się spotykać?

W kolejnym przepisie dochodzi też do doprecyzowania liczby spotkań Rady Nadzorczej. Obecnie, w odniesieniu do spółki z o.o., nie mamy w KSH informacji jak często Rada Nadzorcza powinna się spotykać, ale de facto moglibyśmy to pośrednio stwierdzić za pomocą innych przepisów. Zatem obecnie spotkanie Rady Nadzorczej w spółce z o.o. powinno odbywać się co najmniej raz w roku, ponieważ Rada musi zaopiniować sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz przygotować raport z działania samej Rady Nadzorczej. W przypadku spółki akcyjnej mamy doprecyzowanie, że rada nadzorcza powinna odbywać posiedzenia minimum 3 razy w roku. Po nowelizacji w obu spółkach Rada Nadzorcza powinna odbywać posiedzenia nie rzadziej niż 4 razy w roku: raz w każdym kwartale w roku obrotowym.

O ile w spółce akcyjnej zrozumiała jest na mnie ta tendencja do zaostrzania pewnych wymogów, o tyle w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mam pewne wątpliwości czy ten model się sprawdzi, czy rzeczywiście – w szczególności w tych mniejszych spółkach, gdzieś niekiedy rada nadzorcza została powołana wręcz bez świadomości działania wspólników – będzie się te posiedzenia odbywać, to będzie to czysta formalność, a nawet fikcja.

Zmiany wprowadzone do funkcjonowania Rady Nadzorczej w ramach tak zwanej „Tarczy 1”

O ile przepisy dotyczące Tarczy w większości mają charakter czasowy, ponieważ mają one mają zapobiegać skutkom pandemii, to jednak zmiana KSH ma mieć charakter trwały. Dochodzi w tej nowelizacji do doprecyzowanie pewnego sposobu rozumienia przepisów, które zostały wprowadzone w Tarczy.

Obecnie, na podstawie przepisów „Tarczy 1”, zarówno w spółce z o.o. jak i akcyjnej w posiedzeniach Rady Nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość, chyba że umowa spółki / statut spółki stanowi inaczej. W sytuacji, kiedy te przepisy weszły w życie, pojawiło się kilka opinii prawnych i komentarzy w odniesieniu do sposobu rozumienia tych przepisów. W niektórych opiniach prawnych był bardzo mocno forsowany pogląd, że nie chodziło w tych przepisach o to, aby gdzieś w ogóle było miejsce posiedzenia. Na to też wskazuje moment wprowadzenia tych przepisów, czyli 31 marca 2020 roku, kiedy celem nie było to, że gdzieś organ korporacyjny się faktycznie spotyka fizycznie i jedynie niektórzy uczestniczą on-line; celem było w pełni wirtualne posiedzenie. Jednak w kontekście wprowadzenia instytucji zaproszenia na posiedzenie Rady Nadzorczej należy uznać, że zdążamy w kierunku aby Rada Nadzorcza miała swoje fizyczne miejsce posiedzenia.

Jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w rejestrze CRBR?

Beneficjent rzeczywisty to osoba lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio, lub pośrednio kontrolę nad spółką. Dane podmiotów obowiązanych znajdują się w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego i czy każdy może korzystać z rejestru?

Dzisiaj przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące tego jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w rejestrze CRBR.

beneficjent rzeczywisty

Zapraszamy do udział w szkoleniu beneficjent rzeczywisty, którego celem jest omówienie praktycznych aspektów właściwej identyfikacji i weryfikacji beneficjenta rzeczywistego w świetle najlepszych standardów międzynarodowych i najnowszych krajowych wytycznych. Podczas szkolenia omówimy kwestie związane ze zgłoszeniem informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów rzeczywistych (CRBR). Przedmiotowe zagadnienia omówione zostaną w kontekście przyszłej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu implementującej wymogi V Dyrektywy AML.

Kto to jest beneficjent rzeczywisty?

Pełna definicja beneficjenta rzeczywistego znajduje się w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2020 r., poz. 971).

Wypis z ustawy, który określa beneficjenta rzeczywistego spółki.

To osoba fizyczna lub osoby fizyczne:

  • sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę,
  • w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Ustawa określa również beneficjentów rzeczywistych dla poszczególnych rodzajów spółek, fundacji i trustów. O tym jednak pisaliśmy w poprzednim artykule dotyczącym samej definicji beneficjenta rzeczywistego. Dzisiaj natomiast zajmiemy się procesem sprawdzenia beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych

Czy każdy może sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w CRBR?

Tak. Rejestr jest jawny, czyli każda osoba mająca podstawowe informacje o beneficjencie/ spółce (NIP) może uzyskać informacje z CRBR. Za uzyskanie Informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w CRBR nie są pobierane żadne opłaty. Jest to procedura całkowicie bezpłatna.

Jak długo oczekuje się na udostępnienie informacji z CRBR?

Maksymalny czas przewidziany przez rozporządzenie ministra finansów (Dz.U z 2018 r. poz. 965) dla udostępnienia informacji o beneficjentach rzeczywistych to 5 minut od złożenia wniosku w przypadku wniosku o informacje według stanu na moment ich udostępnienia oraz „do końca następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku” w przypadku wniosku o informacje dla określonego przedziału czasowego (okres wskazany we wniosku).

W praktyce system teleinformatyczny CRBR realizuje wnioski o informacje złożone za pośrednictwem strony internetowej systemu teleinformatycznego CRBR dostępnej pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/ na bieżąco – wyniki udostępniane są w ciągu kilku sekund (w zależności od rodzaju połączenia sieciowego i urządzenia, z którego korzysta składający wniosek, tzw. „załadowanie strony” może być dłuższe lub krótsze zależnie od lokalnych warunków).

Źródło: gov.pl

W jakiej formie dane z CRBR są udostępniane?

Informacje o beneficjentach rzeczywistych zgromadzone w CRBR można uzyskać za pośrednictwem strony internetowej systemu teleinformatycznego CRBR dostępnej pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/ lub wykorzystując usługę sieciową systemu teleinformatycznego CRBR (API) dostępną pod adresem bramka-crbr.mf.gov.pl (opis interfejsu jest zamieszczony w BIP Ministerstwa Finansów).

Źródło: gov.pl

W przypadku sprawdzenia beneficjenta rzeczywistego na stronie internetowej systemu CRBR otrzymujesz możliwość zapisania i pobrania informacji o beneficjencie w plikach. Dostępne są dwa formaty; PDF oraz XML (plik tekstowy).

Jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w rejestrze CRBR?

Żeby sprawdzić dane w rejestrze wystarczy, że wejdziesz na stronę: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/ i wybierzesz zakładkę “wyszukaj”.

Przygotuj sobie informacje, które umożliwią Ci sprawdzenie rejestru. Masz 3 możliwości sprawdzenia rejestru na podstawie 3 różnych informacji. Zależnie od tego, które z nich posiadasz, wybierzesz odpowiednią opcję.

  • Wyszukiwanie podmiotu.
  • Wyszukiwanie Beneficjenta po PESEL.
  • Wyszukiwanie Beneficjenta po dacie urodzenia (wyszukasz wyłącznie osoby, dla których w Zgłoszeniu nie zarejestrowano numeru PESEL).

W przypadku posiadania samego numeru NIP skorzystaj z wyszukiwania podmiotu.

Po wpisaniu odpowiednich danych wystarczy, że klikniesz wyszukaj i otrzymasz wpis z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Tak, jak zostało wspomniane wcześniej, możesz dane zapisać w pliku PDF lub XML.

Sprawdzanie beneficjentów rzeczywistych nie należy do skomplikowanych czynności, a informacje uzyskuje się w ekspresowym tempie. Mamy nadzieję, że instrukcję tego, jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego przedstawiliśmy w prosty i przystępny sposób.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Kary finansowe sięgają nawet 1.000.000 zł za niewywiązanie się z obowiązków dotyczących beneficjenta rzeczywistego i rejestru beneficjentów rzeczywistych. Nowe obowiązki, które spoczywają na przedsiębiorcach i rejestrem mogą być kłopotliwe, szczególnie na początku. Warto zatem poznać, jaka jest definicja beneficjenta rzeczywistego i kim jest w przypadku poszczególnych organów.

Beneficjent rzeczywisty definicja

Pełna definicja beneficjenta rzeczywistego znajduje się w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2020 r., poz. 971).

Poniżej prezentujemy wypis z ustawy, który określa beneficjenta rzeczywistego.

Beneficjent rzeczywisty spółki

To osoba fizyczna lub osoby fizyczne:

  • sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę,
  • w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

W przypadku spółki – osoby prawnej, innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym, podlegającym wymogom ujawniania informacji na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego, beneficjentem rzeczywistym spółki jest:

  • osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
  • osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  • osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad spółką przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351),
  • osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy, lub finansowania terroryzmu.

Ponadto według ustawy obowiązek wynikający z identyfikacji beneficjenta rzeczywistego zachodzi również w poniższych przypadkach:

  • w przypadku klienta, który jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na sprawowanie kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną, lub osoby fizyczne przyjmuje się, że taki klient jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym,
  • w przypadku klienta będącego trustem przyjmuje się, że beneficjentem rzeczywistym jest założyciel, powiernik, nadzorca (jeśli został ustanowiony), beneficjent trustu i/lub inna osoba, która sprawuje kontrolę nad trustem.

W powyższych przypadkach informacja o beneficjentach rzeczywistych (trustów i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) nie jest przekazywana do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

*źródło: gov.pl

Krótko mówiąc, zatem zgodnie z ustawową definicją, faktycznym beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednią, lub pośrednią kontrolę nad klientem poprzez swoje uprawnienia. Uprawnienia te wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, pozwalających na wywieranie decydującego wpływu na działania oraz czynności podjęte przez klienta lub osoby fizyczne. Należy zwrócić tutaj uwagę na fakt, że muszą być to osoby lub osoba fizyczna, w których imieniu nawiązywana jest relacja biznesowa lub dokonywana jest transakcja okazjonalna.

Beneficjent rzeczywisty jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, dla którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad innymi przez osobę fizyczną, lub osoby prawne, należy w takim przypadku przyjąć, że taki rzeczywistym beneficjentem będzie również klient.

Beneficjent rzeczywisty w fundacji

Beneficjenta rzeczywistego w fundacji według dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE Nr 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. (Dz.Urz.UE. L Nr 141) jeśli są podobne do trustów, powinny podlegać równoważnym wymogom. Zgodnie z powyższym beneficjentami rzeczywistymi fundacji są:

  • fundatorzy,
  • inne osoby sprawujące kontrolę nad fundacją,
  • beneficjentów fundacji,
  • nadzorcy.

Beneficjent rzeczywisty fundusz inwestycyjny

Zgodnie z ustawą z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (Dz.U. 2004 nr 146 poz.154) w przypadku funduszu inwestycyjnego, beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna zajmująca wysokie stanowisko kierownicze w tym podmiocie. Jednocześnie należy pamiętać, że informacje o uczestniku funduszu objęte są tajemnicą zawodową.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie określił definicji beneficjenta rzeczywistego dla jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Należy w tym miejscu zauważyć, że są to: spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki jawne.

Konferencja KSH – najważniejszy punkt dla Biur Zarządu i spółek

Ogromne zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych począwszy od 2021 roku i na lata kolejne, wymuszają konieczność zmiany modelu pracy. Co więcej, jednocześnie tworzą przestrzeń do efektywnych zmian. Konferencja KSH to przepełniona wiedzą, panelami dyskusyjnymi i rozważaniami konferencja, na której powinna znaleźć się każda osoba będąca głową spółki.

Szereg zmian, jakie zachodzą w prawie holdingowym, wymusza pewne aspekty i rozwiązania, które wymagają sprawnego procesu i wprowadzenia w życie spółki. Konferencja KSH będzie dla Państwa odpowiedzią na szereg trudnych, zadawanych sobie w głębi pytań; po co, jak i dlaczego. Co należy wprowadzić, co należy zmienić. A także jak można zautomatyzować pracę biura zarządu i jakie narzędzia do tego użyć.

Czym jest konferencja KSH i dlaczego udział w niej jest ważny z punktu widzenia uczestnika?

Konferencja KSH – Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej 2021 to seria specjalnie dobranych prelekcji i dyskusji poświęconych analizie przepisów prawa, orzecznictwa oraz najskuteczniejszym praktykom zarządzania obszarem pracy biura zarządu.

To panele dyskusyjne, spotkanie ze specjalistami, a także prelekcje, z których dowiesz się jak należy odnieść się do nowelizacji. Jak wprowadzić zmiany w spółce, a także jakie nowe prawa i obowiązki czekają zarząd spółki względem nowych zmian w kodeksie KSH. Ponadto dowiesz się również, jakie są różnice procesów decyzyjnych w starym i nowym KSH, wraz z protokołem i uchwałami w sprawach osobowych.

Na konferencji KSH poruszany jest szereg tematów, które mają wpływ na obecne i przyszłe funkcjonowanie spółki. Na warsztatach i panelach dyskusyjnych uzyskasz szereg informacji i narzędzi, które umożliwią Ci sprawne wprowadzanie zmian.

Jednym z przykładowych tematów poruszanych na konferencji KSH są różnice procesów decyzyjnych w starym i nowym KSH, wraz z protokołem i uchwałami w sprawach osobowych.

Różnice procesów decyzyjnych w starym i nowym KSH

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych w istotny sposób wpływa na pracę rady nadzorczej. Nowe przepisy precyzują rolę przewodniczącego rady nadzorczej, który winien nie tylko kierować pracami rady nadzorczej, ale również spoczywa na nim obowiązek należytego organizowania prac organu, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Ponadto w dokumentach korporacyjnych może przyznać określone uprawnienia związane z organizacją i sposobem wykonywania czynności przez radę nadzorczą również innym jej członkom.

Zaproszenie na posiedzenie rady

W nowelizacji pojawia się również nowy dokument. Jest to zaproszenie na posiedzenie rady nadzorczej, które zgodnie z projektem ustawy zwołuje się przez zaproszenia, w których należy oznaczyć:

  • dzień,
  • godzinę,
  • miejsce posiedzenia,
  • proponowany porządek obrad,
  • sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość przy odbywaniu posiedzenia.

Ponadto umowa spółki lub statut spółki może określać sposób oraz minimalny termin na dokonanie zaproszenia na posiedzenie rady nadzorczej.

W nowych przepisach KSH pojawia się również ingerencja w przebieg posiedzenia. Nowe przepisy zezwalają na odbycie posiedzenia rady nadzorczej bez formalnego zwołania, jeżeli:

  1. Wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę.
  2. W trakcie posiedzenia dopuszczalna będzie zmiana porządku obrad pod warunkiem, iż żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi.

Powyższe, to tylko ułamek tego, o czym traktuje konferencja KSH. Lista tematów jest obszerna i porusza najważniejsze aspekty dla Biura Zarządu i funkcjonowania całej spółki. Bloki dyskusyjne, prelekcje i warsztaty zostały opisane w wydarzeniu XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej 2021.

Konferencja KSH – kto powinien wziąć w niej udział?

Konferencja kierowana jest przede wszystkim do członków zarządów i rad nadzorczych. A także do ich kandydatów. W konferencji powinni wziąć udział również dyrektorzy działów prawnych, biur zarządów, rady nadzorczej, organizacji i nadzoru właścicielskiego. Obecność na konferencji KSH, to również punkt obowiązkowy dla radców prawnych i prawników spółek kapitałowych. W wydarzeniu ponadto powinny wziąć udział osoby, dla których rozumienie zasad działania spółki kapitałowej oraz skutków określonych rozwiązań dla firmy, jest konieczne w pracy.

Biuro zarządu w kontakcie ze służbami – jak się zachować?

W dobie wzmożonej aktywności służb skarbowych, ale także policji i prokuratury w zakresie ścigania przestępstw białych kołnierzyków, każdy z menadżerów i członków zarządu musi się liczyć z tym, że prędzej czy później służby pojawią się także jego firmie. Na takie działają służb warto być przygotowanym i warto wiedzieć jak w tego typu sytuacji się zachować.

Katalog służb, które są uprawnione do tego, żeby przyjść do firmy i dokonać przeszukania stale rośnie. Stosunkowo niedawno te uprawnienia zostały przyznane Prezesowi UOKIK, który także może zarządzić przeszukanie (co prawda pod kontrolą sądu, ale ma takie uprawnienie). Co prawda w tym roku skorzystał z tego tylko 2 razy, ale te dwie firmy były poddane procedurze, podczas której funkcjonariusze UOKIK w towarzystwie policji przyszli dokonali przeszukania.

Dlatego warto wiedzieć i warto być przygotowanym na tego typu działania ze strony służb.

Przede wszystkim warto mieć dobry podział obowiązków w zarządzie, by były jasno określone kompetencje i było wiadomo kto ewentualnie za działania w tego typu sytuacji w spółce odpowiada. W przypadku utrudnia działań związanych z przeszukaniem w firmie istnieje możliwość nałożenia kar indywidualnych za utrudnianie przeszukania (nie tyle na spółkę, choć w przypadku UOKiK to także na spółkę i to aż do 50 000 000 zł, a w stosunku do menadżerów do 50 krotności średniego wynagrodzenia). W normalnym postępowaniu karnym to jest do 3000 zł albo do 30 dni aresztu.

Dlatego warto wiedzieć jak się zachować w taki sposób, żeby z jednej strony zachować bezpieczeństwo firmy i tajemnice przedsiębiorstwa, a z drugiej strony ażeby wykazać się współpracą w takim zakresie, w jakim jest ona niezbędna dla potrzeb postępowania karnego.

Warto mieć to w należyty sposób w firmie uregulowane, zwłaszcza, że organy ścigania sięgają coraz częściej po inwazyjne sposoby docierania do danych, które sprowadzają się do tego, że nie tylko korzystają z artykuł 15 k.p.k., który pozwala na żądanie informacji, w tym także od spółek i osób zarządzających spółkami, ale także pozyskują je w drodze przeszukania, żądania wydania rzeczy, zatrzymania rzeczy czy nawet zatrzymania osób.

Coraz częściej niestety zdarza się, że nawet uczciwe firmy bywają zaplątane (nieco przez przypadek) czy to w karuzelę VAT, czy to w proceder wystawiania nierzetelnych faktur. Przesłanką do tego, że firmę odwiedzają służby, mogą być też donosy dotyczące działania na szkodę spółki, czy nawet zwykły wypadek przy pracy.

Przeszukanie nie jest ograniczone żadnym katalogiem przestępstw. Wystarczy tylko podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz podejrzenie, że w firmie mogą znajdować się przedmioty, które mogą stanowić dowód w postępowaniu lub mogą podlegać zajęciu na poczet ewentualnych kar lub zabezpieczenia majątkowego, albo osoby, które mogą znaleźć się w kręgu podejrzeń i już można spodziewać się przeszukania w firmie. Na takie okoliczności warto być przygotowanym.

Warto też wiedzieć, że chociaż kodeksowe uregulowanie mówi, że podstawową formą żądania wydania rzeczy, czy też przeszukania w firmie, jest postanowienie o przeszukaniu wydawane przez prokuratora (bądź na etapie postępowania sądowego przez sąd), a tylko wyjątkiem od tej zasady jest możliwość dokonania przeszukania „na legitymację”, czyli przeszukania przez funkcjonariuszy służb mundurowych w przypadkach niecierpiących zwłoki, kiedy uprzednie wydanie postanowienia o przeszukaniu było niemożliwe, to jednak – chociaż w zamyśle ustawodawcy miał to być wyjątek – to w praktyce takie przeszukania są częstsze, niż przeszukania w oparciu o postanowienia prokuratora.

Służb przychodząc do firmy mają prawo żądać od firmy dokumentacji, w tym w formie papierowej, ale trzeba pamiętać także, że mają ustawową możliwość żądania dostępu do nośników elektronicznych. I tu pojawią się kwestie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa:

  • Czy trzeba, a jeżeli tak to komu i w jakich okolicznościach, udzielać kodu dostępu do plików elektronicznych.
  • Czy nasza firmowa poczta jest bezpieczna jeżeli na przykład jest ona utrwalana na okres powyżej roku?
  • Czy służby mogą sięgnąć do takich danych jak komunikaty a naszej komunikacji elektronicznej sprzed roku?

O tym wszystkim będę rozmawiać z Państwem podczas XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej.

Konkurs na członków organów korporacyjnych – co tak naprawdę gwarantuje?

Konkurs, jako sformalizowana procedura wyboru członków organów spółek, jest możliwa do zastosowania zarówno w spółkach publicznych, jak również – fakultatywnie, tworząc best practice – w doborze managerów do prywatnych spółek prawa handlowego. 

Celem przygotowanego postępowania konkursowego na członków organów spółek prawa handlowego jest w pierwszej mierze zapewnienie podwyższonych standardów dla kandydatów zgłaszających się do takich postępowań, a tym samym wyłonienie managerów przedstawiających wysoką jakość w codziennej pracy zawodowej. Wysokie kompetencje wybranego kandydata tworzą jasny komunikat dla interesariuszy spółki, że wybrana osoba ma legitymację do zarządzania tym podmiotem i daje rękojmię należytego prowadzenia działalności gospodarczej. 

Tworzenie procedur konkursowych zapewnia także przy wyborze najlepszego kandydata niezbędną transparentność oraz przekonanie, że ocena związana z tym wyborem ma charakter zobiektywizowany. Pojawia się zatem pytanie: czy wybór kandydata poprzez konkurs jest gwarancją wyboru najlepszej osoby? 

Podmiot inicjujący i organizujący procedurę wyboru członków organów władz spółek najczęściej zleca pracownikom biura zarządu pisemne opracowanie kryteriów wyboru kandydatów według swoich wytycznych biznesowych w taki sposób, aby dobór według tych kryteriów zapewniał właściwą jakość w bieżącym działaniu spółki, także aby te kryteria były zgodne z prawem, a co więcej nie miały charakteru dyskryminującego. Pojawia się zatem pytanie: czy pracownicy biura zarządu w przypadku tworzenia ram kursu “pod konkretnego kandydata” mają obowiązki sygnalizacyjne oraz względem kogo? 

Rezultatem pracy biura zarządu w organizacji konkursu na członków organów spółek są najczęściej projekty uchwał rady nadzorczej, ewentualnie organu właścicielskiego, w sprawie regulaminu konkursu na poszczególne stanowiska. Nadto, zawiązując odpowiedni typ spółki, wspólnicy mogą przewidzieć w treści umowy spółki lub statutu, że wybory władz następować będą właśnie w drodze konkursu. Podkreślić należy, że biuro zarządu może także w ramach realizacji czynności podjętych w ramach konkursu podejmować właśnie czynności z zakresu compliance, dbając o to, aby przebieg odbywał się zgodnie z założonymi regulaminem ramami. Pytanie jest, i należy je postawić, jakie elementy są konieczne do zamieszczenia dokumentacji konkursowej, tej płynnego przebiegu oraz bezpieczeństwa i skuteczności prawnej?

Zapraszam zatem Państwa do uczestnictwa w szkoleniu i warsztacie poświęconym tej tematyce w ramach XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej, na których postaram się odpowiedzieć na powyższe pytania.

Jakie procesy można upraszczać i digitalizować w Biurze Zarządu?

Od kilku lat zastanawialiśmy się w Asseco Poland czy a jeśli tak, to jakie procesy można upraszczać i digitalizować w Biurze Zarządu.

Biuro Zarządu jest jednostką, gdzie codziennie obsługiwane są setki pism, protokołów z posiedzeń czy umów. Zadanie mieliśmy tym bardziej utrudnione, że reprezentacja naszej spółki liczy 10 osób, a co więcej, pracuje z różnych lokalizacji. Zaczęliśmy się zatem zastanawiać w jaki sposób możemy skrócić ścieżkę podpisywania dokumentów, w szczególności tych kluczowych, czyli umów.

System do obiegu dokumentów formalnych już u nas funkcjonował, ale proces wymagał złożenia podpisów pod dokumentami w postaci tradycyjnej. Podjęliśmy się zatem wyzwania przeniesienia tego procesu w Biurze Zarządu ASSECO Poland do warstwy całkowicie elektronicznej. Taką potrzebę zgłaszały nam też jednostki biznesowe, widzieliśmy, że procedowanie umów jest w naszym przypadku pracochłonne, a tym bardziej czasochłonne.

Zaczęliśmy zatem zbierać założenia do budowy nowego systemu, którego główną potrzebą była możliwość elektronicznej akceptacji wszystkich osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentu. Paradoksalnie zaczęliśmy od końca, ponieważ pierwszym elementem, który wdrożyliśmy był system do zarządzania podpisami elektronicznymi Signer, autorstwa naszej spółki zależnej Asseco Data Systems. Była to wówczas również odpowiedź na nowy wymóg prawny – konieczność podpisywania sprawozdań finansowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ostrożnie zaczęliśmy zatem przyzwyczajać i nasz Zarząd i naszych klientów do procesowania dokumentów w postaci elektronicznej. W trakcie prac nad systemem rozpoczęła się pandemia i nasza organizacja przeszła w większości na pracę zdalną. Wtedy zrozumieliśmy, że od cyfryzacji nie ma już odwrotu.

O tym jak powstał system i czy się sprawdza – opowiem podczas XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej organizowanym przez Langas w dniach 26 – 27 października 2021 r. Serdecznie zapraszam.