Tag: administracja

W wielu branżach Kierownicy Biur nadal zarządzają statycznym, fizycznym biurem, w którym podstawowy zespół pracowników pracuje w typowych godzinach pracy.

Jednak w przypadku wielu Kierowników Biur (zwłaszcza tych, którzy pracują dla firm technologicznych) praca i ludzie, którymi zarządzają, są rozproszone w wielu lokalizacjach, strefach czasowych i innych typach miejsc pracy. Z tego powodu Twoja rola jako kierownika biura zmienia się niezwykle szybko.

Te błyskawiczne zmiany wiążą się z nowymi wyzwaniami oraz nowymi zasobami i narzędziami, za pomocą których można stawić im czoła. Więc chociaż Twoje stanowisko może się nie zmienić, to umiejętności i powierzone Ci obowiązki z pewnością bardzo się zmieniają.

W tym tekście przyjrzymy się niektórym zmianom, których należy się spodziewać w zarządzaniu biurem oraz zajmiemy się niektórymi wyzwaniami, z którymi prawdopodobnie będziemy się regularnie mierzyć. Omówimy również kluczowe elementy funkcji office managera oraz narzędzia i wsparcie, których potrzebujesz, aby wdrożyć zmiany, bez względu na to, jak wygląda Twoje „miejsce pracy”.

Wzmacnianie bezpieczeństwa i ochrony biura

Jednym z najważniejszych aspektów atmosfery Twojej firmy jest bezpieczeństwo Twojego zespołu. Istnieje kilka sposobów, dzięki którym kierownicy biura mogą zapewnić lepsze środowisko pracy dzięki środkom ostrożności, środkom bezpieczeństwa i komforcie pracowników. To dzieli się na 4 kwestie dotyczące Twojego biura:

1. Czy Twoje biuro jest fizycznie bezpieczne?

Od wejścia kluczem po protokół aktywnej strzelanki – inteligentne jest zabezpieczenie budynku przed intruzami i zewnętrznymi obrażeniami. Twoja rola może obejmować zamykanie obiektu na noc, zarządzanie zespołami ochrony lub monitorowanie kamer z zamkniętym obwodem lub wydawanie kluczy nowym pracownikom. Podobnie ważne jest, aby uchwyty i sprzęt w miejscu pracy były bezpieczne w obsłudze. Upewnij się, że rozważasz wszystkie sposoby, w jakie Twój budynek i kampus mogą zostać narażone na niebezpieczeństwo, i przygotuj plan złagodzenia.

2. Czy Twoi ludzie czują się bezpiecznie w pracy?

Jest to mniej kwestia bezpieczeństwa przed intruzami lub obrażeniami ciała, a bardziej dotyczy bezpieczeństwa interpersonalnego i komfortu pracy. Badanie przeprowadzone przez Google wymieniło bezpieczeństwo psychiczne jako jedną z 5 najważniejszych cech ich zespołów, które osiągają najlepsze wyniki. Oto kilka pytań, które możesz zadać, aby ocenić psychologiczne bezpieczeństwo swoich współpracowników:

• Czy w Twojej organizacji ma miejsce nękanie?
• Czy temperament się rozpala i powoduje niepokój?
• Czy ktoś z Twojego zespołu czuje się zagrożony przez kogoś innego, klienta lub współpracownika?
• Czy ktoś jest niesprawiedliwie dyskryminowany lub atakowany ze względu na swoje różnice?

Ważne jest, abyś trzymał rękę na pulsie organizacji i zapewniał otwarte drzwi pracownikom z takimi problemami. Pierwszą linią obrony przed tego rodzaju niewygodą w pracy jest zapewnienie kodeksu etyki i postępowania oraz egzekwowanie go. Może to być częścią twojej roli jako kierownika biura. Powinieneś również mieć przygotowaną ustaloną procedurę, aby eskalować tego typu obawy do wyższej kadry kierowniczej lub do prawnika korporacyjnego, zgodnie z zaleceniami. Pamiętaj, że obowiązek posiadania takiej procedury wynika bezpośrednio z Prawa Pracy (przepisy antymobbingowe).

3. Czy stosowałeś zasady bezpieczeństwa w pracy?

W przypadku firm, których praca odbywa się głównie na komputerze, protokół bezpieczeństwa pracy jest stosowany tylko do tej pory. Bez dużego sprzętu lub wrażliwych chemikaliów, które stanowią zagrożenie dla pracowników, obrażenia lub zagrożenie związane z pracą powinny być mniejszym problemem. Jeśli jednak pracujesz w przemyśle wytwórczym, farmaceutycznym, logistycznym, inżynieryjnym lub w innych branżach o podwyższonym ryzyku bezpieczeństwa, Twoja rola kierownika biura się poszerza. Będziesz bardziej skupiał się na odpowiednim sprzęcie bezpieczeństwa, zatwierdzonym używaniu sprzętu i materiałów oraz potencjale wypadków.

4. Czy dane Twojej firmy i pracowników są bezpieczne?

Wreszcie istnieje inna forma szkody, o której warto wiedzieć i której prawdopodobnie najtrudniej jest zapobiec: naruszenie bezpieczeństwa. Wszystkie firmy przechowują poufne dane – nawet numery ubezpieczenia społecznego lub prywatne informacje pracowników. Świadomie współpracuj z zespołami informatycznymi lub technicznymi, aby aktualizować oprogramowanie, utrzymywać zasady dotyczące danych i segregować wszelkie potencjalne obawy związane z infiltracją.

Planowanie imprez firmowych

Jednym z często pomijanych zestawów umiejętności, które muszą posiadać kierownicy biura, jest umiejętność planowania i koordynowania wydarzeń. To mogą być bardzo różne wydarzenia: od cyklicznych cotygodniowych spotkań i codziennych zadań do bardziej kompleksowych spotkań z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, narad lub konferencji. W tym obszarze jest wiele do rozważenia: od budżetu i infrastruktury lub wykorzystania zasobów po jedzenie i napoje, rozrywkę i dbanie o zadowolenie uczestników. Sposób obsługi każdego wydarzenia zależy od jego skali i tego, co ma na celu osiągnięcie. Poniżej omówimy kilka przykładów typów wydarzeń.

1. Codzienne spotkania Scrum lub stand-up

Podczas gdy indywidualni liderzy lub menedżerowie zespołów będą ułatwiać treść tych spotkań, Ty jesteś niezbędny do ich płynnego przebiegu. Możesz pomóc, przygotowując odpowiednią przestrzeń do spotkań, wysyłając przypomnienia, obsługując porządek obrad, a pod nieobecność innego menedżera – samodzielnie prowadząc zwięzłe spotkania.

2. Cotygodniowe spotkania „dla wszystkich” lub zloty firmowe

Spotkanie „dla wszystkich” lub zlot firmowy są święte. Łącząc wszystkich razem, przypominasz, że „wszyscy jesteśmy w tym razem” i że indywidualne zmagania i umiejętności mają znaczenie dla sukcesu całości. Ważne jest, aby wykorzystać ten czas na przekazanie kluczowych informacji, zapewnienie edukacji i motywacji, a także udzielenie głosu pracownikom. Dowiedz się, czego chcą się nauczyć Twoje zespoły, co pomogłoby im lepiej wykonywać swoją pracę i jakie problemy należy omówić jako grupa. Nie zapomnij dołączyć zdalnego stanowiska (online) i daj im również szansę na wniesienie wkładu.

3. Obiad & nauka lub półdniowe szkolenia

Wdrożenia nowych pracowników, comiesięczne szkolenia i duże sesje szkoleniowe dotyczące nowych produktów, systemów lub umiejętności mogą przyprawiać o ból głowy lub być okazją do wspólnego budowania umiejętności. Upewnij się, że przetestowałeś wszystkie technologie używane do prezentacji lub edukacji, przygotuj przestrzeń z wyprzedzeniem, aby zaoszczędzić cenny czas i upewnij się, że odpowiedzi na pytania zostaną udzielone przed zakończeniem szkolenia. Ważne jest, abyś jako organizator wziął pod uwagę wielkość przestrzeni (za mała sala powoduje dyskomfort, za duża – rozprasza), najlepszą konfigurację i platformę audiowizualną dobraną do obsługi spotkań i miał plan utrwalenia spotkania / szkolenia dla każdego, kto przegapił spotkanie lub ma pytania.

4. Przyjęcia świąteczne lub uroczystości

To jest najfajniejsza część, prawda? Po miesiącach ciężkiej pracy i braku zabawy nadszedł w końcu czas na jedzenie i napoje, udekorowanie tego miejsca i cieszenie się przez chwilę swoim towarzystwem. Święta to świetny czas, aby poznać każdego pracownika i zachęcić do koleżeństwa, zrozumienia i radości z przebywania ze sobą. Niektóre firmy mogą utworzyć zespół kierowany przez pracowników w celu zorganizowania takich imprez, podczas gdy inne zrzekają się odpowiedzialności. W każdym razie, zarządzając obiektem i prowadząc procesy biurowe, będziesz zaangażowany w ten proces. Aby impreza była jak najlepsza, zadbaj o świetną muzykę, dyskretny wystrój, opcje jedzenia w cenie i rozrywkę, aby ludzie byli zajęci i rozbawieni.

5. Warsztaty zewnętrzne, spotkania z klientami

Kiedy nadejdzie czas, aby zebrać ludzi w innym miejscu, możesz być odpowiedzialny za zorganizowanie informacji o lotach i podróżach, zarezerwowanie miejsca, skoordynowanie spraw z przedstawicielami obiektu lub innymi dostawcami, ustalenie planu podróży, a nawet pomoc w przygotowaniu i rozłożeniu reżyserki lub innego sprzętu. Skoncentruj się na bezpieczeństwie i ochronie pracowników, wygodzie i przejrzystości oraz gwarancji budżetu.

Uwaga na temat alkoholu: w wielu tego typu spotkaniach może być zaangażowany alkohol. Chociaż jest on z pewnością mile widziany podczas spotkań poza pracą i może sprawić, że niektórzy pracownicy będą czuli się bardziej komfortowo, ważne jest, aby wziąć pod uwagę tych, którzy czują się niekomfortowo z powodu obecności alkoholu. Upewnij się, że na każdym wydarzeniu są napoje bezalkoholowe i jak zapewniaj jak najwięcej miejsc bez baru. Częścią twojej roli w dziale operacyjnym lub HR jest zapewnienie bezpieczeństwa, pewności i wygody pracownikom w pracy – fakt, który po godzinach pracy jeszcze zyskuje na znaczeniu.

Powitanie gości biurowych i koordynacja z dostawcami

Twoi współpracownicy to nie jedyni ludzie, na których musisz się skupić. Nowi goście będą przychodzić do Twojego biura z różnych powodów i będziesz chciał być przygotowany na ich powitanie, przeanalizowanie ich potrzeb i wywarcie pozytywnego wrażenia.

Oto kilka typów użytkowników, których możesz się spodziewać, i jak najlepiej ich uwzględnić:

Kandydaci do pracy

Twoja marka pracodawcy opiera się na zachwycaniu kandydatów i tworzeniu zachęcającej atmosfery, w której ktoś chciałby przyłączyć się do Waszego zespołu. Powitaj kandydatów, uspokajając ich nerwy i sprawiając, że poczują się swobodnie, upewniając się, że ich sala konferencyjna jest otwarta i przystosowana do rozmowy kwalifikacyjnej, a także udzielając im jasnych wskazówek, jak ją znaleźć. Jeśli ktoś odwiedza nas jako wolny strzelec lub pracownik najemny, traktuj go jak każdego innego pracownika i upewnij się, że czuje się pewnie i wyraźnie w swoich zadaniach.

Klienci lub potencjalni zainteresowani

Niezależnie od tego, czy próbujesz wywrzeć dobre wrażenie na potencjalnym kliencie, czy też zdobywasz lojalność dotychczasowego kupującego, upewnij się, że odwiedzający Twoją witrynę klienci są przyjaźni dla klienta. Ukryj bałagan, mityguj zbyt ”nieszablonowe” zachowania pracowników i nakreśl obraz funkcji, który odzwierciedla Twoje prawdziwe możliwości.

Współpracownicy

Spraw, aby Twoi partnerzy poczuli się jak rodzina. Jeśli przedstawiciel firmy partnerskiej odwiedza Twoją placówkę, spraw, aby poczuli się w niej potrzebni i pożądani.

Inwestorzy, Dyrektorzy i Członkowie Zarządu

Jeśli zarządzasz wieloma biurami, a zarząd innej firmy (np. firmy matki lub centrali) przychodzi z wizytą, może się wydawać, że mama i tata odwiedzają Twój pokój w akademiku. Może się wydawać, że musisz ukryć brzydki bałagan, wyłączyć zabawną muzykę i podwoić wydajność. Możesz mieć pewność – Twój szef wie, kiedy to robisz. Starając się być bardziej zorganizowanym, pracowitym i skupionym, gdy nikt Cię nie kontroluje łatwiej będzie Ci zachować to skupienie, gdy ma to znaczenie.

Audytorzy i inspektorzy

Jeśli masz u siebie inspektora, audytora lub inną osobę przybywającą w celu zbadania, inspekcji lub audytu Twojej firmy, możesz odczuwać zupełnie inny rodzaj lęku. Nigdy strach. Skup się na tym, aby te osoby czuły się mile widziane, zapewniając im niezbędny dostęp. Pamiętaj, że ci ludzie nie próbują wpędzić Cię w kłopoty, ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa Twoim ludziom i zasobom.

Dziennikarze lub pracownicy mediów

Jeśli Twoja firma lub jeden z członków Twojego zespołu jest przedstawiany w mediach, ciesz się! Zwykle jest to świetna rzecz. Powitaj przedstawicieli mediów w swojej placówce z otwartymi ramionami i pozostań uczciwy, pomocny i ciepły.

Dostawcy i zespoły serwisowe

W przypadku dostawców Twoja rola i wpływ podwajają się. Często jesteś osobą, której zadaniem jest znalezienie, zatrudnienie, zarządzanie i monitorowanie tych osób – szczególnie tych, którzy obsługują fizyczny budynek lub miejsce pracy. Od hydraulików po pracowników obsługi terenu, firmy cateringowe i sprzątaczki – zdziwisz się, ilu gości spodziewasz się zobaczyć w każdym kwartale. Wybór odpowiedniego dostawcy, zweryfikowanie jego licencji i referencji, zarządzanie harmonogramem świadczenia usług w miejscu pracy, negocjowanie warunków płatności i zapewnienie określonej jakości pracy to duże przedsięwzięcie.

Zwiększenie produktywności i przepływu pracy

Ważne jest, abyś jako Office Manager wspierał wyniki swojej firmy. Twoja praca ma kluczowe znaczenie dla wspierania pracy innych i pomagania w tworzeniu sprzyjającej atmosfery dla twoich współpracowników, aby byli produktywni i efektywnie pracowali. W ciągu ostatnich kilku lat internet został nasycony wskazówkami dotyczącymi produktywności, „hackami” i najlepszymi praktykami, których celem jest zwiększenie wydajności i gloryfikowanie idei „zajętości”.

Twoja rola polega na obaleniu idei, że produktywność oznacza szybką produkcję i zwrócenie większej uwagi na optymalizację procesów w celu uzyskania lepszego efektu końcowego. Nie oznacza to, że będziesz dyktatorem, który karze swobodną rozmowę i żąda od pracowników niespóźniania się. Zamiast tego będziesz analizować, który pracownik pracuje najlepiej indywidualnie, a jakie zadania realizuje się najlepiej zespołom.

Korzyści wynikające ze zoptymalizowanego miejsca pracy wykraczają poza lepszą wydajność lub większy wolumen produkcji na pracownika. W środowisku pracy, w którym wszystko jest załatwione, jest mniej presji, zamieszania lub obwiniania współpracowników. W ten sposób pracownicy są szczęśliwsi w pracy, a atmosfera jest mniej napięta.

Projektowanie przepływu pracy może spoczywać na innych liderach w firmie lub kierownikach projektów, ale Twoja rola może i powinna pomóc w ułatwieniu procedur i zapewnieniu wysłuchania pracowników, którzy nie są zadowoleni z bieżących procesów.

Niektóre z najlepszych praktyk wspierających wydajne miejsce pracy obejmują:

• Rekomendowanie i wspieranie zmian hierarchicznych
• Projektowanie lub redefiniowanie schematów organizacyjnych
• Redystrybucja personelu lub innych zasobów
• Zmiana oprogramowania i pracy do zarządzania projektami
• Zapewnienie obiegu informacji zwrotnych dla liderów i zespołów
• Ułatwianie dostosowanych przestrzeni roboczych lub zróżnicowanych obszarów roboczych do obsługi określonych funkcji roboczych – np. obszary współpracy a ciche miejsca pracy
• Opowiadanie się za elastycznymi możliwościami pracy, obiadami i nauką lub innymi sposobami na przerwanie dnia i zapewnienie autonomii pracownikom.

Wspieranie współpracy i komunikacji

Jedną z największych przeszkód w produktywności jest słaba komunikacja. Od źle przeprowadzonych spotkań po nieufność i brak szacunku, nieefektywna współpraca może łatwo zakłócić naturalny przepływ pracy.

Bez zdrowego nacisku na współpracę i komunikację firmy mogą szybko rozpadać się na frakcje, które utrzymują się w małych grupach lub całych działach. Może to izolować i osłabiać pracowników, zniechęcając ich do dzielenia się kreatywnymi rozwiązaniami i potencjalnie skłonić ich do zajmowania stanowiska poza organizacją, które byłoby bardziej satysfakcjonujące.

Jednym z takich przykładów mogłoby być spotkanie oddzielnych departamentów, podczas którego jeden zespół regularnie podważa pozycję innego, jest nieprzygotowany i monopolizuje czas spotkań, nadużywając priorytetów w swoich inicjatywach.

Dojrzałość emocjonalna liderów i członków zespołu w Twojej organizacji odgrywa dużą rolę w tworzeniu kultury produktywnej współpracy. Bez emocjonalnej dojrzałości „mentalność kliki” może rozprzestrzenić się w całej organizacji i sabotować doświadczenie w miejscu pracy. W kontaktach z różnymi kierownikami działów i osobami, zwracaj uwagę na oznaki słabej współpracy. Upewnij się, że pracownicy naprawdę czują się bezpiecznie, otwarcie wyrażają swoje opinie bez strachu krytyki. Zachęcaj zespół kierowniczy do promowania pozytywnej współpracy między zespołami oraz do celebrowania przemyśleń i wiedzy każdego pracownika.

Pomaganie liderom w przewodzeniu

Wyzwania związane z przywództwem nie są rzadkością w żadnej branży. Liderzy mogą być przepracowani, niedoszacowani lub po prostu nie pasować do organizacji. Niektórzy liderzy mają związane ręce, a inni prowadzą zbyt wiele projektów. Podczas gdy niektórzy przywódcy są odlegli – często podróżują lub zajmują się ogólnymi sprawami – inni wchodzą w szczegóły, czasami za bardzo.

Jako kierownik biura jesteś liderem wśród liderów. Chociaż możesz mieć pracowników podległych bezpośrednio lub nie, jesteś przewodnikiem i moderatorem dla pracowników, z którymi pracujesz. Z tego wyjątkowego punktu widzenia masz możliwość reprezentowania pracowników z miejsca wśród kadry kierowniczej i liderów. Masz moc wpływania na zmiany w sposób, w jaki nie mogą tego robić konkretni menedżerowie zespołów. Ty, wraz z innymi członkami zespołu operacyjnego, masz możliwość wprowadzania zmian w strukturze organizacyjnej firmy, co pomaga przerzedzać ciężkie zespoły i uratować liderów przed nadmiernym obciążeniem lub brakiem dopasowania. Masz możliwość wdrożenia lepszych praktyk przepływu pracy.

Świadczysz również usługi wsparcia: od HR po zarządzanie projektami i nie tylko, dzięki czemu inni liderzy mogą wykorzystać swoje umiejętności dla swojego zespołu, zamiast zajmować się źle dopasowanymi zadaniami.

Kiedy liderzy mają więcej czasu na skupienie się na tym, co jest najważniejsze dla nich i ich zespołów, wszyscy wygrywają. Liderzy są szczęśliwsi, wykonując pracę, do której byli przeznaczeni. Ich pracownicy są szczęśliwsi i mają szerszy dostęp do wsparcia. Być może przede wszystkim Ty jesteś zadowolony, wiedząc, że praca jest wykonywana i że ludzie są z niej zadowoleni.

Narzędzia i oprogramowanie do zarządzania biurem

Ostatnim kapeluszem, który prawdopodobnie będziesz nosić jako kierownik biura, jest kapelusz konsultanta IT. Zarządzanie i optymalizacja całej organizacji wymaga narzędzi. Narzędzia te mogą pomóc zebrać miliony rzeczy, które codziennie krążą w Twojej głowie i zaprezentować te punkty zainteresowania na zorganizowanej, kompleksowej platformie, która uspokaja Twój umysł. Niestety, nawet te narzędzia wymagają zarządzania i optymalizacji w miarę upływu czasu.

Aplikacje zbierają dane, które muszą być okresowo przechowywane, zarządzane i czyszczone. Nowe narzędzia technologiczne są również wprowadzane codziennie i na pewno niektóre z nich muszą być ulepszeniami starszych narzędzi, prawda? Cóż, rolą dyrektora IT i kierownika biura jest optymalizacja sposobu, w jaki organizacja wykorzystuje różne narzędzia, aplikacje i integracje, aby zapewnić wszystkim zespołom możliwość wydajnej pracy, jednocześnie optymalizując budżet i ograniczając nakładanie się narzędzi. Platformy takie jak Eden, Slack i Lattice stanowią dla menedżerów biurowych potężne trio:

• Od wsparcia IT po zwalczanie szkodników i wszystko pomiędzy, Eden to platforma typu „wszystko w jednym” do zarządzania operacjami w miejscu pracy.
• Slack to solidne, a jednocześnie przyjazne dla użytkownika oprogramowanie komunikacyjne, które umożliwia zespołom łączenie się, oferując użytkownikom możliwość tworzenia wielu kanałów czatu dla określonych projektów lub rozmów, wykonywania połączeń i udostępniania plików. Lattice pozwala kierownikom biur monitorować satysfakcję pracowników. To solidne oprogramowanie oferuje funkcje, które umożliwiają liderom przeprowadzanie recenzji, wyznaczanie celów, planowanie spotkań 1 na 1 oraz przekazywanie pochwał i informacji zwrotnych.
• Lattice umożliwia pracownikom aktualizowanie statusu, pochwalanie współpracowników, odpowiadanie na opinie i śledzenie celów w czasie rzeczywistym.

Korzystając z tych różnych narzędzi do komunikacji i zarządzania biurem, możesz z lotu ptaka spojrzeć na potrzeby swojego biura oraz zidentyfikować trendy i kluczowe spostrzeżenia, które wzmocnią sukces operacyjny.

Dobre zarządzanie biurem – wielkie osiągnięcie

Niezależnie od branży, praca, którą wykonujesz, ma kluczowe znaczenie. Ta praca napędza produkty, których używamy, miejsca, w których żyjemy i odwiedzamy, oraz usługi, które wspierają nasze życie. Od najmniejszych lub najbardziej niepoważnych produktów po najbardziej podstawowe usługi – praca, którą wykonuje Twoja firma, ułatwia coś ważnego dla ludzkiego doświadczenia.

Wynika z tego, że Twoja rola jako kierownika biura to nie lada wyczyn. Wspierając pracę swoich ludzi, masz nieubłagany związek z tym, co Twoja firma dostarcza naszemu światu. To wielka sprawa. Jako całość i indywidualnie istnieje niewielka różnica między tym, co robimy, a tym, kim jesteśmy. Identyfikujemy się z naszą pracą.

W pracy spędzamy dużą część naszego życia. Nasi koledzy stają się naszymi przyjaciółmi, a nasi menedżerowie – mentorami. To, co robisz, aby zapewnić pozytywną współpracę, bezpieczeństwo i komfort w miejscu pracy oraz zachęcać do rozwoju pracowników, jest niezbędne dla sukcesu organizacji. Podczas gdy inni menedżerowie mierzą sukces za pomocą wskaźników KPI i przepływów pieniężnych, Twoim obowiązkiem, który realizujesz jako kierownik biura, jest stawianie ludzi na pierwszym miejscu i mierzenie sukcesu na tysiące małych sposobów, które naprawdę ciągną Was w górę.