Dokumentacja Biura Zarządu od A do Z

Podczas szkolenia dowiesz się:

• Jak i kiedy wprowadzać zmiany w dokumentacji spółki
• Jak prawidłowo przeprowadzać aktualizację danych rejestrowych
• Jakie są obligatoryjne elementy umowy i statutu spółki, a jakie zapisy można wprowadzać fakultatywnie
• Kiedy, komu i na jakich zasadach można wydawać dokumenty spółki
• W jaki sposób przygotowywać pełnomocnictwa w spółce
• Jak wprowadzać zmiany i aktualizować regulaminy w spółce
• W jaki sposób przechowywać protokoły z posiedzeń i komu można je udostępniać
• Jak zadbać o bezpieczeństwo treści dokumentów kontraktowych
• W jaki sposób archiwizować dokumentację

• Kierownicy Biura Zarządu i Rady Nadzorczej,
• koordynatorzy ds. organizacyjno-prawnych,
• specjaliści ds. korporacyjnych,
• asystenci Zarządów i Rad Nadzorczych

9.30 – 10.00 logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
10.00 – rozpoczęcie szkolenia

Regulaminy organizacyjne i regulamin zarządu oraz rady nadzorczej

• Wymogi formalne, prawne i obligatoryjne w tworzeniu regulaminów organizacyjnych spółki
• Jakie elementy opisujące działanie wewnętrzne spółki powinien zawierać regulamin?
• Wprowadzanie zmian do regulaminów spółki
• Przygotowanie i uchwalanie regulaminów zarządu i rady nadzorczej – jakie zapisy warto wprowadzać, aby usprawnić/przyspieszyć pracę?
• W jaki sposób zatwierdzana jest treść i zmiany w regulaminach?

 Regulamin i statut walnych zgromadzeń akcjonariuszy/zgromadzeń wspólników

• Regulamin WZ/ZW – konieczność czy przydatność?
• Przygotowanie i uchwalenie regulaminu
• Regulamin a statut/umowa spółki
• Jakie zapisy upraszczają pracę spółki?
• Jakie zapisy w regulaminie/statucie ułatwiają proces przebiegu/zwołania?

 Sprawy wymagające uchwał, tryby podejmowania, uchybienia, ważność

• Jakich spraw mogą dotyczyć uchwały podejmowane przez zarząd, radę nadzorczą, zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenia?
• Uchwały podejmowane w sytuacjach wykraczających poza zwykłe czynności?
• Jakie są tryby podejmowania uchwał?
• Co grozi w przypadku braku uchwały w wymaganej sprawie?

 Tworzenie uchwał od a do z

• Jak napisać projekt uchwały i jak go przedstawić podczas posiedzeń?
• Kiedy uchwała jest uważana za przyjętą?

Dobre praktyki protokołowania, tworzenia i obiegu protokołów

• Jak tworzyć protokół z obrad Zarządu lub Rady Nadzorczej?
• Co musi zawierać protokół?
• Jak dokładnie protokołować posiedzenie/zebranie?
• Tworzenie projektu protokołu
• Protokołowanie nadzwyczajnych posiedzeń/zebrań
• Prowadzenie Księgi Protokołów Zgromadzenia wspólników, Księgi Protokołów posiedzeń Zarządu/Rady Nadzorczej

15.00 Zakończenie 1-dnia szkolenia

08.30        logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
09.00        rozpoczęcie szkolenia

Kluczowe aspekty statutu, umowy spółki

• Akt założycielski; oświadczenie woli założyciela spółki z o.o./akcyjnej
• Umowa spółki z o.o./statut spółki akcyjnej
• Obligatoryjne elementy dokumentów założycielskich, umowy/ statutu
• Jakie zapisy w umowie, statucie ułatwiają pracę z dokumentacją spółki?
• Znaczenie umowy/statutu w hierarchii dokumentacji korporacyjnej
• Umowa/statut, a Kodeks Spółek Handlowych
• Case study: „Mapa” dokumentacji korporacyjnej – przegląd kluczowych dokumentów „wewnętrznych” spółki
• Case study: Odpowiedzialność za dokumentacje korporacyjną, w tym za tajemnice przedsiębiorstwa

Obsługa dokumentacji rejestrowej

• Kluczowe dane zawarte w KRS
• Wprowadzanie zmian dotyczących spółki i ich rejestracja w sądzie
• Elektroniczny katalog dokumentów spółki,
• Sankcje w przypadku braku złożenia wymaganych dokumentów
• Case study: Zasada jawności, a informacje w umowie spółki – jak rozwiązać problem: konieczność regulacji a ochrona tajemnicy

„Obieg” wewnętrzny dokumentacji korporacyjnej

• Nadzór nad dokumentacja korporacyjną
• Dostęp instytucji zewnętrznych do poufnych dokumentów spółki
• Dostęp pracownika do poufnych dokumentów spółki
• Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Zasady prowadzenia kancelarii tajnej, a tajemnica spółki

Dokumentacja związana z pełnomocnictwami

• Prawidłowa reprezentacja spółki
• Kto podpisuje dokumenty spółki?
• Reprezentacja spółek, rola członków Zarządu w reprezentacji spółki
• Kto może i na jakiej zasadzie reprezentować?
• W jaki sposób skonstruować pełnomocnictwo w zależności od czynności jaką powierza się pełnomocnikowi
• Case study: Przykłady pełnomocnictw; błędy w pełnomocnictwach

Dokumentacja kontraktowa

• Zapytanie ofertowe – stosowanie i odpowiedzi na zapytania
• Sprawdzenie kontrahenta
• Rodzaje umów i ich zastosowanie
• Zapisy w dokumentacji kontraktowej zabezpieczające interesy firmy
• Formy elektroniczne umów
• Case study: przykłady umów i klauzul zabezpieczających

Archiwizowanie dokumentów spółki

• Czynności związane z archiwum oraz warunki techniczne przechowywania; Opisywanie materiałów archiwalnych
• Digitalizacja dokumentów na elektroniczne nośniki danych
• Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu? Ważność dokumentów spółki do celów dowodowych; Okres przechowywania dokumentacji
• Niszczenie przedawnionych dokumentów a działanie na szkodę spółki
• Archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów zawierających informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, kancelaria tajna

15.00 Zakończenie szkolenia

Szkolenie on-line

• Bez wychodzenia z domu, przy pomocy komputera lub telefonu podłączonego do sieci
• W oparciu o naszą platformę
• Nie wymaga żadnej szczególnej umiejętności posługiwania się oprogramowaniem
• Możliwość zadawania pytań ekspertowi na żywo, poprzez czat