Tworzenie programu szkoleń i rozwoju dla pracowników nie powinno być zawiłe, ale dowiedz się jak zbudować naprawdę EFEKTYWNY program.

W czasach rewolucji przemysłowej filozof Jeremy Bentham zaproponował podejście „kija i marchewki” w motywacji pracowników, czyli motywowanie ludzi przez system nagród i kar.

Pewnie się zgodzisz, że karanie w 21. wieku jest – poza wąskim katalogiem przewidzianym w Kodeksie Pracy – w zasadzie wykluczone, ale co z nagrodami? Jakich nagród oczekują dziś pracownicy?

Czy to zaskakujące czy nie, nie są to tylko pieniądze (a od 150% średniego wynagrodzenia na stanowisku w branży – pieniądze zupełnie nie działają jako motywator). Na pierwszym miejscu jest rozwój osobisty. Kiedy pracownicy czują się zaangażowani i ich wartość jest doceniana, ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy zwykle wzrasta, co z kolei pozytywnie wpływa na wyniki finansowe firmy. Ma to szczególne zastosowanie przy coraz młodszych “literach” wchodzących na rynek:

• pokolenie Z – urodzeni w latach 1995–2009
• pokolenie Alfa (Alpha) – urodzeni w latach 2010–2025

94% wszystkich pracowników, z którymi przeprowadzono wywiady na potrzeby raportu LinkedIn Workplace Learning, stwierdziło, że zostałoby dłużej w firmie, która zainwestowała w ich karierę. W innej ankiecie Udemy stwierdziło, że nauka i rozwój są najważniejszym benefitem dla prawie połowy pracujących milenialsów.

Dzisiejsi pracownicy szukają pracy, która daje im poczucie robienia czegoś sensownego i pomaga im się rozwijać

Jeśli menedżerowie będą w stanie powiązać indywidualne cele członków swoich zespołów z codzienną pracą, a jeszcze lepiej z misją firmy, będą czerpać z najgłębszego źródła motywacji swoich pracowników. Cel jest najsilniejszym motorem napędowym zarówno motywacji jak i satysfakcji.

Ale jest też druga strona medalu: szkolenie pracowników to nie tylko coś, czego oni chcą. To także coś, czego potrzebują zarówno oni sami, jak przede wszystkim ich firmy.

Ponieważ sztuczna inteligencja i inne technologie rozwijają się z prędkością światła, rośnie również znaczenie szkoleń i rozwoju. Deloitte przewiduje, że 54% wszystkich pracowników będzie wymagało znacznego przekwalifikowania i podwyższenia kwalifikacji w ciągu zaledwie trzech lat. HRy już teraz mają trudności z rekrutacją z powodu niedoboru umiejętności. W tej perspektywie najlepszy moment na inwestowanie w szkolenia i rozwój pracowników jest… właśnie teraz.

W tym artykule, na podstawie naszych doświadczeń z opracowaniem i wdrażaniem programów szkoleniowych dla pracowników naszych Klientów, pokażemy:

• Na czym tak naprawdę polega szkolenie i rozwój pracowników?
• Jakie są korzyści płynące ze szkolenia pracowników i rozwijania ich umiejętności?
• Jakie są rodzaje szkoleń i programów rozwojowych pracowników szkolenia i rozwoju?
• Jak zbudować skuteczny program szkoleń pracowników?

Pokażemy też sprawdzone przez nas narzędzia do szkolenia i rozwoju pracowników.

Czym właściwie są szkolenia i rozwój pracowników?

Szkolenia i rozwój to procesy, w ramach których firmy pomagają swoim pracownikom zdobywać wiedzę i umiejętności potrzebne do osiągnięcia pełnego potencjału i optymalnych wyników. Wiele razy szkolenia i rozwój są używane zamiennie, ale istnieje zasadnicza różnica między tymi procesami.

W uproszczeniu można powiedzieć, że szkolenie pracowników polega na nauczeniu ich wykonywania określonego zadania lub procedury. Zwykle koncentruje się na krótkoterminowych korzyściach – umożliwieniu pracownikom doskonalenia się w ich obecnej pracy.

Na przykład:

• Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z najnowszej aktualizacji pakietu biurowego
• Szkolenie nowego pracownika w zakresie korzystania z systemu rozliczeniowego
• Szkolenie z zakresu nowelizacji prawa pracy dla HRów i menadżerów zarządzających pracą podwładnych

Rozwój pracowników natomiast polega na podnoszeniu kompetencji, które przyniosą korzyści w dłuższej perspektywie.

Na przykład:

• Szkolenia na temat komunikacji w miejscu pracy
• Tworzenie kultury dzielenia się wiedzą
• Rozpoczęcie programu mentorskiego dla wschodzących gwiazd w zespole

Korzyści ze szkolenia i rozwoju pracowników

1.   Poprawa jakości obsługi klienta wewnętrznego

Szkolenia pomagają pracownikom skuteczniej komunikować się, współpracować i wchodzić w interakcje, co z kolei pomaga lepiej służyć klientom wewnętrznym i tworzyć bardziej wydajne i harmonijne środowisko pracy.

2.   Poprawa wydajności pracy

Szkolenie pracowników może bezpośrednio przełożyć się na lepszą wydajność, ponieważ pomaga pracownikom stać się bardziej wykwalifikowanymi, pewnymi siebie i bardziej biegłymi w swoich zadaniach i branżach.

3.   Większa satysfakcja i motywacja z pracy

Ciągłe szkolenia i rozwój sprawiają, że pracownicy czują się bardziej docenieni i zmotywowani do działania. Tu wchodzi w grę zasada wzajemności, tak dobrze znana detalistom.

4.   Zwiększenie lojalności i retencji pracowników

Pracownicy postrzegają szkolenia i rozwój jako dodatkową korzyść dla firmy i zostają dłużej w organizacjach, które oferują im możliwości rozwoju.

5.   Zwiększenie zaangażowania

Szkolenia związane z konkretnym stanowiskiem pracy i możliwości rozwoju kariery to jedne z najważniejszych czynników, które sprawiają, że pracownicy czują się bardziej zaangażowani.

6.   Zmniejszanie luki kompetencyjnej

Programy szkoleniowe dla pracowników pomagają firmom wypełnić istniejące lub przyszłe luki w umiejętnościach, wzmocnić słabe obszary i umożliwić rekrutację wewnętrzną (która jest bardziej opłacalna w porównaniu z rekrutacją zewnętrzną).

7.   Przewaga konkurencyjna

Aktualizowanie pracowników o najnowszą wiedzę i umiejętności pomaga firmom zachować konkurencyjność w dynamicznym środowisku biznesowym.

8.   Lepsze umiejętności rozwiązywania problemów

Szkolenia i rozwój zapewniają pracownikom umiejętności i wiedzę niezbędną do analizowania sytuacji, generowania innowacyjnych rozwiązań i podejmowania lepszych decyzji w przypadku wyzwań, z którymi mogą się spotkać.

9.   Poprawa transferu i retencji wiedzy

Jeśli stymulujesz pracowników do uczenia się od siebie nawzajem, zapewniasz przenoszenie niezbędnych i często unikatowych umiejętności, wiedzy i doświadczenia od bardziej doświadczonych pracowników na innych pracowników firmy.

Więcej o systemach zarządzania wiedzą pisaliśmy w artykule „Jaki jest cel zarządzania wiedzą w organizacji biznesowej?”

10. Poprawa employer branding

Organizacje walczą o pracowników. Inwestując w szkolenia i rozwój pracowników, znacznie łatwiej będzie przyciągnąć i zatrzymać największe talenty.

11. Oszczędność kosztów

Programy szkoleniowe i rozwojowe dla pracowników mogą pomóc zmniejszyć rotację i w związku z tym koszty procesu zatrudnienia, w tym koszty związane z chybionymi rekrutacjami.

12. Mniej znane korzyści

Networking

Uczestnictwo w programach rozwoju pracowników daje pracownikom szansę na poznanie innych osób z różnych części organizacji i na różnych poziomach. Mogą one rozwinąć się w relacje zawodowe, przyjaźnie, relacje mentorskie i inne sposoby odkrywania nowych możliwości.

Więzi społeczne

Często pracownicy czują się osamotnieni w wyzwaniach, przed którymi stają. Uczestnictwo w programie szkoleniowym i rozwojowym pomaga zrozumieć, że przez to, przez co przechodzą, przechodzili również inni, zatem 1: jest do „do przejścia” i 2: trudność zadania nie wynika z tego, że ktoś się na nich „uwziął” lub ich wręcz mobbuje.

Poczucie przynależności, znaczenia, dumy i kompetencji w zespole.

Często zaniedbujemy codzienny EX – poczucie docenienia, budowanie pozytywnych relacji między liderami i bezpośrednimi podwładnymi (pionowych) oraz między współpracownikami (poziomych).

Szkolenie i rozwój mogą również wzmacniać kulturę organizacyjną i umiejętności funkcjonalne. Kulturę organizacyjną traktujemy tu w olbrzymim uproszczeniu jako wspólną definicję sukcesu i sposobu, w jaki należy go osiągnąć.

Rodzaje szkoleń i rozwoju pracowników

Poniżej znajdują się podstawowe rodzaje inicjatyw szkoleniowych i rozwojowych, które organizujemy.

Orientacja

Jednorazowe wydarzenie powitalne nowego pracownika, które zwykle obejmuje takie tematy, jak misja firmy, kultura korporacyjna, procedury administracyjne.

Onboarding

Podobnie jak orientacja, onboarding jest częścią szkolenia nowych pracowników. Różnica polega na tym, że onboarding to seria lekcji (np. elearningowych) lub sesji treningowych, które mają pomóc nowemu pracownikowi w zdobyciu kluczowych umiejętności, których potrzebuje.

Szkolenie dotyczące wiedzy i umiejętności fachowych

Szkolenie jest przeznaczone do zadań wymagających umiejętności fachowych, takich jak analiza danych, znajomość umiejętność stosowania prawa w specyficznych procesach biznesowych (np. AML Compliance) czy umiejętności z zakresu lean management.

Szkolenia z umiejętności miękkich

Tu bardziej w obszarze rozwoju pracowniczego, szkolenie z umiejętności miękkich pomaga pracownikom wzmocnić cechy osobiste, takie jak komunikacja, przywództwo, inteligencja emocjonalna.

Szkolenia produktowe i usługowe

Te szkolenia wykorzystywane są do dostarczenia pracownikom (np. handlowcom lub pracownikom obsługi posprzedażnej) odpowiedniej wiedzy o produkcie, na temat usług lub funkcji oferowanych przez firmę, aby mogli zapewnić klientom odpowiednie wsparcie. Najczęściej są to szkolenia blended learningowe – część teoretyczne dostarczana jest przez platformę elearningową, a część praktyczna przez doświadczonego pracownika.

Przykłady metod szkolenia i rozwoju pracowników

Kompleksowy i angażujący program szkoleniowo-rozwojowy integruje różne metody nauczania. Niektóre aspekty szkolenia (szczególnie te, gdzie trzeba po prostu opanować teorię, np. definicje ułatwiające późniejszą pracę) mogą wymagać prowadzenia w formie wykładu.

Ale szkolenia oparte na wykładzie to jednak margines. Co poza tym?

1. Szkolenie prowadzone przez trenera

Szkolenie prowadzone przez trenera może być bardzo skuteczną metodą w przypadku złożonych tematów, ponieważ pozwala ekspertowi na bieżąco odpowiadać na pytania i sugerować dodatkowe szkolenia. Jednocześnie pracownicy mogą otrzymać indywidualne wskazówki postępowania.

Potencjalną wadą szkolenia prowadzonego przez trenera jest to, że może być kosztowne i czasochłonne w porównaniu do opcji szkolenia online. Jednak nadal warto uwzględnić ją w swojej strategii treningowej i rozwojowej, ponieważ przekaz i subiektywna wartość takiego szkolenia w oczach pracownika jest znacznie wyższa, szczególnie gdy szkolenie prowadzone jest przez eksperta poza firmy.

Nie należy pomijać programów rozwoju osobistego. Podczas gdy szkolenia online są atrakcyjne, opłacalne i świetnie rozwijają wiedzę, to jednak człowiek uczy się społecznie. Należy zapewnić możliwość uczenia się przez zaangażowanie, zwłaszcza w zakresie umiejętności zarządzania i przywództwa.

2. eLearning

Szkolenia pracowników online są dziś niezwykle popularne, ponieważ pozwalają pracownikom rozwijać się we własnym tempie i na dowolnym urządzeniu. Nasze programy elearningowe wykorzystują szkolenia filmy online, testy i komponenty grywalizacji, aby zaangażować uczestników i poprawić zatrzymywanie wiedzy.

Jedną z największych zalet szkoleń online jest możliwość przeszkolenia dużej liczby osób przy relatywnie niskich kosztach.

3. Symulacja

Gogle VR i urządzenia rzeczywistości rozszerzonej są obecnie powszechnie dostępne, a coraz więcej organizacji dodaje te technologie do swoich planów szkoleniowych dla pracowników. Koszt opracowania programu symulacyjnego jest znacznie wyższy w porównaniu z e-learningiem, ale może być bardziej odpowiedni dla niektórych branż, w których szkolenie odbywa się głównie jeden na jednego lub wymaga współpracy wielu uczestników w questach / zadaniach zespołowych.

Inną, bardziej tradycyjną metodą symulacji biznesowych są gry strategiczne.

Co daje udział w grach czy symulacjach strategicznych takich jak Strategiczne Symulacja Menadżerska z dr. Jackiem Bartosiakiem, którą będziemy realizować podczas najbliższej edycji Dialogu Liderów?

4. Mentoring i coaching

Mentoring i coaching rodzaje indywidualnego szkolenia praktycznego. Różnica polega m.in. na tym, że mentoring odbywa się zazwyczaj z kimś z Twojej organizacji, a coaching z wyszkolonym profesjonalistą z firmy zewnętrznej.

Mentoring i coaching są odpowiednie dla branż, w których pracownicy potrzebują ciągłego rozwoju praktycznych doświadczeń. Takie podejście do szkolenia może być czasochłonne, ale z drugiej strony umożliwia pracownikowi otrzymanie indywidualnej uwagi i uzyskanie odpowiedzi na wszystkie pytania.

5. Szkolenia stanowiskowe

Jak sama nazwa wskazuje, on-the-job training (OJT) to metoda szkoleniowa, która umożliwia pracownikom nabywanie nowych umiejętności, wiedzy i kompetencji podczas wykonywania pracy. Typowym przykładem OJT są szkolenia lean management z ekspertem występującym jako shadow manager, a następnie korygującym pracę szkolonego pracownika.

Ta metoda szkoleniowa jest formą uczenia się jeden na jednego, więc najlepiej jest z niej korzystać, gdy dostępnych jest wystarczająco dużo zasobów, aby wesprzeć pracowników podczas programu. Techniki, które można zastosować, obejmują m.in. właśnie shadow management.

6. Wykłady

Podobnie jak eLearning, wykłady umożliwiają przeszkolenie dużej liczby osób przy stosunkowo niewielkiej inwestycji. Należy jednak pamiętać, że ta metoda treningu może być nieco mniej wciągająca w porównaniu z innymi z tej listy, ponieważ wymaga pełnej koncentracji przez wiele godzin.

7. Zajęcia grupowe

Działania takie jak warsztaty, szkolenia wyjazdowe czy grupowe wizyty studyjne mogą stymulować zarówno naukę, jak i budowanie zespołu. Pozwalają na szkolenia „jeden do wielu” i „wielu do wielu”, często w nieformalnym środowisku. Ta metoda szkolenia pracowników jest najbardziej odpowiednia dla zespołów, które już chcą wymieniać się wiedzą i wspólnie rozwiązywać problemy.

8. Odgrywanie ról

Odgrywanie ról jest bardzo podobne do zajęć grupowych, ale zamiast swobodnej dyskusji skupiają się na podążaniu za kontrolowanym scenariuszem. Ta metoda jest odpowiednia dla zespołów, które dopiero muszą rozwinąć empatię i rozważyć różne punkty widzenia. Techniki to choćby np. znana metoda kapeluszy Edwarda De Bono, która porządkuje proces myślenia. Założenie jednego z kapeluszy – zazwyczaj w wyobraźni – nakazuje koncentrację na analizowanej kwestii tylko z określonego punktu widzenia. Nałożenie kilku kapeluszy po kolei pozwala spojrzeć na roztrząsany problem z wielu stron. Myślowe kapelusze to świetne narzędzie przy omawianiu ważnych zawodowych projektów czy podczas szkolenia HR.

9. Studium przypadku

Studia przypadków umożliwiają pracownikom badanie rzeczywistych sytuacji i wyciąganie z nich wniosków. Pracownicy mogą czytać w wolnym czasie lub omawiać studia przypadków podczas szkoleń grupowych. Studium przypadku (case study) to krótki lub dłuższy tekst prezentujący jakąś historię, sytuację lub zdarzenie, pozwalający wyciągnąć wnioski co do przyczyn, rezultatów czy jego przebiegu.

Jako metodę nauczania analizę przypadków zaczęto stosować na Uniwersytecie Harvarda, na początku XX wieku. Dziś case study, jako metoda rozwoju stosowana jest nie tylko w szkołach biznesu, ale także podczas szkoleń, jak choćby certyfikowane szkolenia z zakresu AML czy dla pracowników biur zarządu. Trudno wyobrazić sobie szkolenia, na których ta metod nie byłaby przydatna. Jest ona bardzo prostym i efektywnym sposobem na to, by ożywić najbardziej nawet nudny temat szkoleniowy.

Jak zbudować skuteczny program szkoleń pracowników?

Teraz, gdy wiesz już wszystko o korzyściach i metodach, przejdźmy do procesu szkolenia i rozwoju pracowników.

1. Zabezpiecz wsparcie decydentów

Żaden program edukacyjny nie odniesie sukcesu bez wsparcia liderów biznesu. Poza tym menedżerowie, przełożeni i liderzy zespołów muszą mieć wgląd w umiejętności i wiedzę, których nauczą się pracownicy, ponieważ to oni mierzą wpływ szkolenia.

Do zrobienia: Przedstaw swój projekt uczenia się i rozwoju odpowiednim liderom biznesowym.

2. Zapewnij zaangażowanie pracowników

Równie ważne jest, aby pracownicy rozumieli, z czym wyjdą z programu rozwojowego, jakie będą ich osobiste korzyści z dodatkowego wysiłku. Z pewnością wielu pracowników chce rozwijać swoje umiejętności osobiste i zawodowe, ale zawsze dobrze jest trochę podnieść ich motywację.

Największym błędem popełnianym przez większość firm w programach szkoleń i rozwoju pracowników jest postrzeganie tego procesu jako drogi jednokierunkowej. Tymczasem stworzenie doskonałego programu szkoleń i rozwoju pracowników wymaga współpracy: rozmowa z pracownikami i zrozumienie zarówno umiejętności potrzebnych im w ich obecnej roli, jak i umiejętności, które będą potrzebne na przyszłych stanowiskach, pomaga firmom wykorzystać potencjał swoich pracowników.

Do zrobienia: Poinformuj pracowników o zbliżającym się szkoleniu i wyjaśnij, jakie korzyści odniosą z udziału w nim.

3. Zidentyfikuj efekt biznesowy

Gdy uzyskasz akceptację zarówno kierownictwa, jak i pracowników, nadszedł czas, aby rozpocząć projektowanie programu szkoleniowego i rozwojowego. Można to zrobić na wiele sposobów, ale nam najlepiej sprawdza się poniższy model badania efektywności biznesowej szkoleń i programów rozwojowych:

Głównym punktem wyjścia powinno być zdefiniowanie, co „sukces” oznacza dla organizacji. Daje to możliwość zmierzenia efektów prowadzonych szkoleń lub programu rozwoju pracowników.

Do zrobienia: Odpowiedz na pytania: „Co chcesz osiągnąć? Jaki powinien być wpływ szkolenia na biznes?”

4. Przenalizuj luki w kwalifikacjach pracowników

Następnym krokiem jest zrozumienie luk między obecnymi umiejętnościami każdego pracownika a umiejętnościami pożądanymi (nie idealnymi!) Co pracownicy powinni wiedzieć, aby realizować cele biznesowe, które zostały postawione przed organizacją?

Jednym ze sposobów łatwego mapowania luk w umiejętnościach są ramy kompetencyjne.

Do zrobienia: Kiedy już zrozumiesz luki w umiejętnościach, podziel cele nauki na te trzy grupy:

• Motywacja. Odpowiedz na pytania „dlaczego? / po co?” dotyczące strategii szkoleń i rozwoju Twojej organizacji oraz sposoby komunikowania ich pracownikom.

• Opanowanie kluczowych umiejętności. Wskaż umiejętności, które będą miały największy wpływ na wyniki biznesowe.

• Krytyczne myślenie. Nadaj priorytety kompetencjom, aby szkolenia i programy rozwojowe były skoncentrowane właśnie na nich i unikaj rozpraszania uwagi na wątki poboczne.

6. Oceń skuteczność szkolenia

Jeśli ustalisz cele na początku rozwoju swojego szkolenia, będziesz mógł śledzić postępy w szkoleniu pracowników i mierzyć końcowy wpływ na biznes.

7. Zapewnij ciągłe wsparcie

Aby wywrzeć trwały wpływ na Twoją organizację, musisz upewnić się, że pracownicy aktywnie wykorzystują zdobytą wiedzę i umiejętności.

Do zrobienia: Organizuj kursy przypominające i sesje uzupełniające, aby pomóc pracownikom zachować, aktualizować i lepiej stosować zdobytą wiedzę.

Wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę, że szkolenie i rozwój pracowników to kluczowy element sukcesu każdej organizacji. Menadżerowie odgrywają niezwykle istotną rolę w tym procesie, mając wpływ na motywację, zaangażowanie i efektywność swojego zespołu.

W celu maksymalizacji korzyści płynących z inwestycji w rozwój pracowników, przedstawiamy trzy kluczowe wskazówki dla menadżerów HR / L&D:

1. Spersonalizuj podejście: Każdy pracownik jest inny, ma inne umiejętności, cele i preferencje. Dlatego ważne jest, aby menadżerowie indywidualnie podejście do swoich podwładnych. Rozmawiaj z nimi, dowiedz się, jakie są ich cele rozwojowe i jakie umiejętności chcieliby rozwijać. Wykorzystaj te informacje do zaplanowania konkretnych działań rozwojowych i szkoleń. Spersonalizowane podejście pomoże pracownikom czuć się docenionymi i zmotywowanymi do rozwoju.
2. Stwórz kulturę rozwoju: Rozwój pracowników powinien być priorytetem w organizacji. Menadżerowie powinni propagować kulturę rozwoju, w której wszyscy pracownicy czują się zachęcani do nauki i doskonalenia swoich umiejętności. Wspieraj i nagradzaj inicjatywy związane z rozwojem, organizuj regularne spotkania i warsztaty, które umożliwią wymianę wiedzy i doświadczeń. Tworzenie takiej atmosfery zachęci pracowników do ciągłego doskonalenia i wzrostu.
3. Zapewnij wsparcie i środki: Menadżerowie powinni zapewnić swoim pracownikom odpowiednie wsparcie i środki niezbędne do rozwoju. To może obejmować dostęp do szkoleń, programów mentoringowych, możliwość uczestnictwa w konferencjach branżowych czy dostęp do narzędzi i technologii wspierających rozwój. Dlaczego nie zorganizować wewnętrznych warsztatów prowadzonych przez ekspertów z firmy lub zapewnić dostęp do platform e-learningowych? Inwestycje w rozwój pracowników przyniosą korzyści zarówno jednostkom, jak i organizacji jako całości.

Podsumowując, pamiętaj, że to Ty jako menadżer odgrywasz kluczową rolę w szkoleniu i rozwoju pracowników. Poprzez spersonalizowane podejście, tworzenie kultury rozwoju oraz zapewnienie wsparcia i środków, możesz skutecznie wspierać swoich podwładnych w osiąganiu ich potencjału.

Budowanie programu szkolenia i rozwoju pracowników to proces, który obejmuje identyfikację potrzeb szkoleniowych, ustalanie celów, wybór metod szkoleniowych i narzędzi, monitorowanie postępów i ocenę efektywności. Wymaga to analizy luki w umiejętnościach, dostosowania programów do indywidualnych potrzeb pracowników i uwzględnienia różnych stylów uczenia się.

Pamiętaj, że rozwijający się zespół to fundament sukcesu organizacji, a Twoja odpowiedzialność polega na kierowaniu tym procesem w sposób efektywny i inspirujący.