Pełnomocnictwo – aby nim się posłużyć nie wystarczy znajomość rodzajów i form –  ale przede wszystkim konieczna jest wiedza o ryzykach płynących z braku stosownych zabezpieczeń w dokumentach.

Podmioty prawa cywilnego kształtują swoją sytuację prawną poprzez dokonywanie czynności prawnych na zasadzie autonomii woli stron. Zazwyczaj czynności te dokonywane są samodzielnie przez osoby, w których sferze prawnej następują skutki z nich wynikające.

Ale przecież niezależnie od rozmiarów przedsiębiorstwa, każda osoba je reprezentująca ma prawo do wypoczynku, do choroby lub innej przemijającej nieobecności i nie jest to powód aby nieobecność taka sparaliżowała możliwość działania, czy podejmowania decyzji. Z pomocą przychodzą wówczas przepisy prawa, które umożliwiają skorzystanie z tzw. zastępców. Oczywiście mowa tu o pełnomocnikach i prokurentach.

W tym artykule omówimy pełnomocnictwo.

Wszak same zasady skutków czynności prawnych dokonywanych przez ww. osoby dla przedsiębiorców są takie same, to jednak ryzyko dla przedsiębiorcy jest inne przy wyborze rodzaju zastępstwa.

Wszak same zasady skutków czynności prawnych dokonywanych przez ww. osoby dla przedsiębiorców są takie same, to jednak ryzyko dla przedsiębiorcy jest inne przy wyborze rodzaju zastępstwa.

Z mojego kilkunastoletniego doświadczenia zawodowego wynika, że przedsiębiorcy korzystający z tych  instrumentów prawnych niestety nie zauważają lub nie znają tych ryzyk i tym samym w dokumentach nie mają stosownych zabezpieczeń. Wiedza wielu przedsiębiorców ogranicza się do przepisów prawa cywilnego w zakresie rodzaju pełnomocnictwo i jego formy. Chociaż i tutaj bywają znaczne braki, bowiem jak to często bywa przepisy prawa dają nam instrumenty, ale nie mówią jak na nich grać. Stąd często przedsiębiorcy popełniają błędy przy wyborze rodzaju pełnomocnictwa nie znając czy raczej nie wskazując na czynności zwykłego zarządu i na czynności przekraczające zwykły zarząd. Jak zatem mogą oni spać spokojnie, gdy utrudnione może być pociągnięcie pełnomocnika do odpowiedzialność za dokonywanie czynności z przekroczeniem zakresu umocowania, gdy zakres umocowania nie jest pełnomocnikowi znany ?

Dlatego warto pochylić się nad tymi i innymi takimi zagadnieniami jak np. ryzyko naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych w udzielonym pełnomocnictwie. I znowu, Spółki skupiając się na zakresie danych osobowych jakie są ujawniane w treści dokumentu, zapominają, że w tym nie chodzi tyle o zakres danych osobowych ale o zasady ich przetwarzania. Powinni zadać sobie pytanie, czy zostało opracowane skuteczne uzasadnienie dla właśnie tych danych, jakie chcemy umieścić w treści pełnomocnictwa, czy mamy uzasadnienie do ujawniania stanowiska pracownika – pełnomocnika, czy jednak naruszamy zasadę adekwatności i proporcjonalności ?

Kolejnym nie docenionym zagadnieniem jest instytucja poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem (tzw. kopia wierzytelna) – co umożliwia posługiwanie się dokumentem w kilku różnych miejscach jednocześnie. Każdy egzemplarz poświadczony przez notariusza ma moc dokumentu urzędowego. Warto zatem zabezpieczyć się w treści pełnomocnictwa aby uniemożliwić pełnomocnikowi skorzystanie, a raczej nadużycie uprawnienia do poświadczenia pełnomocnictwa za zgodność z oryginałem. Wielu mocodawców także zapomina o art. 105 kodeksu cywilnego i nie zabezpiecza się  w odpowiedni sposób tworząc często rozbudowany system pełnomocnictw w firmie ale nieskuteczny względem zabezpieczenia przed ryzykiem nadużywania swoich uprawnień przez pełnomocników.

Dlatego, decydując się na system pełnomocnictw w firmie, który jest bardzo pożądany i potrzebny w dzisiejszym świecie zarządzania i delegowania zadań najpierw trzeba opracować zasady stosowania tego instrumentu a także nauczyć siebie i innych w firmie jak na nim grać.

Aby wystawić pełnomocnictwo zgodnie z Kodeksem Cywilnym i Kodeksem Spółek Handlowych, należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją:

1. Zdefiniuj strony: Określ tożsamość pełnomocnika (upoważnionego) oraz tożsamość osoby, która wystawia pełnomocnictwo (upoważniający). Osobą wystawiającą pełnomocnictwo w imieniu spółki musi być osoba mająca stosowne zgody korporacyjne oraz upoważnienie wynikające ze statutu spółki oraz KRS
2. Ustal zakres pełnomocnictwa: Określ precyzyjnie zadania i czynności, które pełnomocnik będzie uprawniony do wykonania w imieniu upoważniającego. Może to obejmować działania w ramach spółki handlowej lub inne czynności związane z umowami cywilnoprawnymi
3. Sporządź dokument: Napisz pełnomocnictwo, zawierając w nim wszystkie niezbędne informacje. Uwzględnij dane osobowe stron, datę wystawienia pełnomocnictwa oraz precyzyjny opis uprawnień pełnomocnika.
4. Podpisz pełnomocnictwo: Umieść podpisy pełnomocnika i upoważniającego na końcu dokumentu. Upewnij się, że podpisy są czytelne i zgodne z oficjalnymi podpisami stron oraz że osoba udzielająca pełnomocnictwa jest do tego uprawniona.
5. Złożenie dokumentu: Przekaż pełnomocnictwo osobiście upoważnionej osobie lub wyślij je pocztą. Możesz również skorzystać z usług notariusza lub podobnych profesjonalistów, aby potwierdzić autentyczność pełnomocnictwa.

Jakie są rodzaje pełnomocnictw?

Pełnomocnictwo to umowa zawierana pomiędzy pełnomocnikiem a mocodawcą, która daje pełnomocnikowi prawo do reprezentowania mocodawcy w określonych działaniach lub decyzjach.

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, istnieją różne typy i rodzaje pełnomocnictw.

• pełnomocnictwo ogólne: daje ono pełnomocnikowi szerokie uprawnienia do reprezentowania mocodawcy w różnych kwestiach, takich jak zarządzanie jego majątkiem czy zawieranie umów w jego imieniu.
• pełnomocnictwo szczególne: ogranicza zakres uprawnień pełnomocnika do konkretnych działań lub sytuacji. Mocodawca precyzuje w nim, w jakich konkretnych sprawach pełnomocnik jest uprawniony do podejmowania decyzji.

Innym rodzajem pełnomocnictwa jest pełnomocnictwo ad negotia, które dotyczy prowadzenia negocjacji w imieniu mocodawcy. Pełnomocnik jest w tym przypadku uprawniony do podejmowania decyzji w sprawach, które mają wpływ na interesy mocodawcy.
Pełnomocnictwo takie musi być wyraźnie określone i nie może naruszać dobrych obyczajów.

Jak odwołać pełnomocnictwo?

Aby odwołać pełnomocnictwo zgodnie z Kodeksem Cywilnym, należy złożyć oświadczenie woli, informujące o odwołaniu udzielonego wcześniej pełnomocnictwa. Oświadczenie takie może być złożone w formie pisemnej lub ustnej, jednak dla celów dowodowych zaleca się zachowanie formy pisemnej. W oświadczeniu należy wskazać stronę pełnomocnictwa, którą dotyczy odwołanie, oraz określić zakres i termin obowiązywania odwołanego pełnomocnictwa. Istotne jest również poinformowanie pełnomocnika o odwołaniu udzielonego mu pełnomocnictwa. Odwołanie pełnomocnictwa staje się skuteczne w momencie, gdy zostaje doręczone pełnomocnikowi. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało udzielone na podstawie umowy, konieczne może być również przestrzeganie warunków odwołania określonych w umowie.

Jakie są różnice między pełnomocnictwem ogólnym a szczególnym?

Pełnomocnictwo ogólne i szczególne różnią się w zakresie udzielonych uprawnień oraz stopnia elastyczności w podejmowaniu decyzji w imieniu pełnomocnika. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, pełnomocnictwo ogólne obejmuje szeroki zakres działań, które pełnomocnik może podjąć w imieniu mocodawcy. Pełnomocnik ma wówczas znaczne swobody i może podejmować decyzje w związku z wszelkimi sprawami, które wchodzą w zakres pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo szczególne natomiast jest bardziej ograniczone i precyzyjne. Mocodawca określa w nim szczegółowe uprawnienia, które pełnomocnik może wykonywać. Pełnomocnik ma mniej elastyczności w podejmowaniu decyzji, ponieważ musi działać zgodnie z określonymi wytycznymi. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnik może działać w imieniu mocodawcy w szerokim zakresie spraw, podczas gdy w przypadku pełnomocnictwa szczególnego, pełnomocnik ma ściśle określone uprawnienia, które musi respektować.

Jakie są ograniczenia dotyczące udzielania pełnomocnictwa?

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym istnieją pewne ograniczenia dotyczące udzielania pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo nie może zostać udzielone w przypadkach, gdy wymagana jest osobista czynność mocodawcy, jak na przykład składanie oświadczeń woli w formie aktu notarialnego. Ponadto, nie można udzielać pełnomocnictwa w celu wykonywania czynności, które są sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami. Kodeks Cywilny również wymaga, aby pełnomocnictwo było udzielane w sposób jasny i precyzyjny, określając zakres i cele pełnomocnictwa. Ograniczenia te mają na celu ochronę interesów mocodawcy i zapewnienie, że pełnomocnik działa zgodnie z jego intencjami. Dlatego ważne jest, aby przed udzieleniem pełnomocnictwa zapoznać się z obowiązującymi przepisami i skonsultować się z profesjonalnym prawnikiem, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych.