Multitasking, czyli wielozadaniowość. Wada, czy zaleta? Czy rzeczywiście istnieje coś takiego jak multitasking, czy to tylko wymysł, którym zasłaniamy się, że wykonujemy kilkanaście rzeczy na raz? A może błędnie rozumiemy to pojęcie? Dzisiaj o multitaskingu słów kilka.

Multitasking wizja, a rzeczywistość?

Jakie jest Twoje pierwsze wyobrażenie, jeśli zapytamy Cię, czym jest wielozadaniowość? Widzisz większość osób wyobraża sobie multitasking pod pojęciem robienia wielu rzeczy jednocześnie. Rozmowa przez telefon i jednoczesne wysyłanie maili, telekonferencja i wykonywanie projektu dla klienta, czy jeszcze inne czynności. Czy nie odnosisz wrażenia, że ta wielozadaniowość wynika z chęci bycia bardziej efektywnym? W naszych wyobrażeniach utarło się, że jeśli zrobimy więcej rzeczy za jednym razem, to zwiększymy swoją efektywność pracy. Co na to jednak nasz umysł? Czy zbombardowany tyloma różnymi bodźcami jednocześnie rzeczywiście będzie efektywnie pracował?

Efektywny multitasking, czy to jest możliwe?

Jak naprawdę powinna wyglądać wielozadaniowość? Przede wszystkim, żeby multitasking rzeczywiście był efektywny, musisz zmienić swoją wizję tego podejścia. Tutaj chodzi o produktywność i osiągnięcie zamierzonych efektów, wykorzystując maksymalnie Twoje umiejętności, a także o rzeczywiste podejście do wykonywania zadań w określonym czasie. Multitasking taki z prawdziwego zdarzenia, a nie naszej urojonej wizji w głowie zakłada – owszem wykonywanie kilku zadań, ale w jednej chwili skupienie się na jednym konkretnym zadaniu. Czyli, jeśli wysyłasz e-maile, to wysyłasz, a nie dodatkowo wykonujesz kilkadziesiąt telefonów. Za chwilę będziesz zastanawiać się albo nad tym, czy wysłany e-mail był poprawny, albo nad sensem przeprowadzonych rozmów.

Czy wiesz, że oderwanie się od jednego zadania nawet na 3 minuty skutkuje aż 23 minutami ponownego powrotu do pełnego skupienia nad wykonywanym zadaniem?

Łatwo zatem policzyć, że nawet 5 krotne przerwanie zadania na inną czynność (przejrzenie telefonu, strony internetowej, odpisanie na e-mail itp.) to stracona ponad godzina przy jednym zadaniu? A wiemy, że podczas pracy takie chwilowe oderwanie się od zadań w ilości 5 razy to naprawdę niski próg.

Co zrobić, żeby rzeczywiście zacząć efektywnie pracować?

Na samym początku powinieneś przeprowadzić obserwację własnego dnia pracy. To ile czasu i na jakie zadania poświęcasz, ile i jakich przerw robisz i przede wszystkim określić czas największej i najmniejszej produktywności podczas dnia. Ustal czas największej i najmniejszej produktywności. Z reguły nasz największa produktywność to 2-3 godzin dziennie i do południa. Oczywiście są osoby, których zwiększona efektywność przypada na godziny wieczorne, jednak zdecydowanie są one w mniejszości.

Wszystkie zebrane informacje umożliwią Ci planowanie dnia i zadań tak, aby maksymalnie wykorzystać swoje możliwości. Zadania, które wymagają kreatywności i duże zaangażowania planuj zawsze na czas największej produktywności. Te zaś, które nie są wymagające zostaw na niską produktywność.

Pozbądź się rozpraszaczy i skup się na pracy

Nie ma większego zagrożenia dla Twojej produktywności niż rozpraszacze. Żeby multitasking rzeczywiście był efektywny, musisz wyrobić w sobie nawyk skupienia nad zadaniem i nieprzerywania go na robienie innych nieistotnych w danej chwili czynności. Jeśli sprawia Ci to trudność, to wykorzystaj programy, które blokują najczęściej odwiedzane przez Ciebie strony, zawieszają dostęp do social mediów, a nawet schowaj telefon do szafki. Oczywiście, jeśli nie jest twoim narzędziem pracy.

Weryfikuj swoje założenia

Sprawdzaj, kontroluj, doświadczaj i eksperymentuj. Nie ma innej drogi na poznanie siebie i tego, co pomoże Ci w byciu produktywnym. Jesteśmy różni i na każdego działa co innego. Ustal sobie jeden dzień w tygodniu na podsumowanie swoich działań, weryfikację poświęconego czasu na ich wykonanie, a także czas jaki poświęciłeś na inne rzeczy. Pracuj z kalendarzem, notesem, czy plannerem. Zapisuj sobie co, jak i kiedy wykonujesz, a Twoje działania wkrótce przyniosą rezultaty.