Skuteczna komunikacja jest jednym z kluczowych obszarów pomocnym w implementacji i stosowaniu koncepcji Lean management. Bez komunikacji, która będzie na wysokim poziomie w kulturze organizacji, nawet najdoskonalsze założenia i dobrze opracowany plan, czy kompetencje pracowników i liderów – nie wystarczą.

Lean management i wpływ komunikacji na firmę

W obecnych czasach zmiany są jednym z najbardziej charakterystycznych zjawisk, jakich doświadczają przedsiębiorcy i firmy. A umiejętna komunikacja, przekazywanie informacji, czy zarządzanie zespołem i zasobami firmy stają się priorytetem. Warto zwrócić uwagę, że tym bardziej, kiedy większość firm funkcjonuje zdalnie, należy zwrócić uwagę na sposób komunikacji i przekazywania informacji. Warto także mieć na uwadze, że wymienione tutaj elementy wpływają na całą strukturę firmy, a w konsekwencji na jej konkurencyjność na rynku i przetrwanie.

Tradycja odgórnych komunikatów to nie komunikacja Lean

Komunikacja w firmie, która stosuje tradycyjny model komunikacji, czyli tak zwaną komunikatów odgórnych zdecydowanie różni się od podejścia I założeń filozofii Lean Management. Czym zatem jest komunikacja tradycyjna?

Komunikacja tradycyjna jest tak zwaną komunikacją pionową. Proces tradycyjny opiera się na formalnych komunikatach, procedurach i narzędziach, które są narzucone odgórnie. Co więcej, w przedsiębiorstwach, które nadal stosują tradycję odgórnych komunikatów, można doszukać się jednej charakterystycznej cechy, która zdecydowanie odbiega od kultury komunikacyjnej opartej Lean Management. Jest to swego rodzaju problematyczne zjawisko, które może mieć negatywny wpływ nie tylko na komunikację w zespole, ale również na tak zwane “być albo nie być” przedsiębiorstwa. Tą charakterystyczną cechą jest ukrywanie problemów, czyli kolokwialnie rzecz biorąc, zamiatanie ich pod dywan i czekanie aż rozwiążą się same.

Wystarczy spojrzeć na słowa J.K. Liker i M. Hoseus: “W kulturze Toyoty komunikacja jest smarem, naoliwiającym cały silnik”.
Już po takim stwierdzeniu można zauważyć ogromną różnicę w podejściu Lean, a w tradycji odgórnych komunikatu. Trzeba mieć na uwadze, że w podejściu komunikacji Lean jest ona częścią wartości kapitału ludzkiego, a także pomocą w zrozumieniu systemu. W szkoleniach, rozwoju pracowników, przywództwa, angażowania i motywowania zespołu, a przede wszystkim jest skutecznym narzędziem w procesie rozwiązywania wszelkich problemów.

Komunikacja Lean to otwarty dialog

Z założenia w przedsiębiorstwie, które utożsamia się z koncepcją Lean Management, komunikacja powinna być komunikacją poziomą. Czyli odwrotnie do komunikacji tradycyjnej. Należy tutaj zwrócić uwagę, że niektóre dyspozycje wydawane odgórnie nie podlegają zmianom i wtedy mówimy, że komunikacja oparta na koncepcji Lean Management jest komunikacją poziomą dominującą. Czyli dopuszczamy elementy komunikacji tradycyjnej, aczkolwiek w dużej mierze musi przeważać komunikacja Lean.

Czym jest komunikacja Lean? Jest to proces przekazywania informacji, rozmów i komunikatu, który jest oparty na wzajemnym szacunku, kulturze, zaufaniu zespołowym i szacunku do wszystkich uczestników spotkań i współpracowników w zespole. Jawny i otwarty dialog, eksploracja problemów wewnątrz organizacji, a nie ukrywanie ich, proaktywny przepływ informacji – to atrybuty komunikacji w szczupłym zarządzaniu.

Jeśli komunikacja oparta o Lean Management ma być efektywna, to trzeba również zadbać o rozwój umiejętności komunikacyjnych w zespole. Narzędzia komunikacyjne to tylko część składowej na efektywną komunikację. Drugą i ważniejszą rzeczą jest wspomniana umiejętność komunikacji osób w zespole i nastawienie na jej rozwój. Ty, jako lider Lean powinieneś szczególną uwagę zwrócić na proces komunikacji, a także właściwie go monitorować. Pamiętaj, że komunikacja Lean uwzględniania potrzeby informacyjne pracowników, a także nastawiona jest na szukanie rozwiązań problemów pojawiających się w sferze porozumiewania się w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?