Jakie procesy można upraszczać i digitalizować w Biurze Zarządu?

Jak powstał system zarządzania dokumentacją w biurze zarządu ASSECO Poland S.A. i czy się sprawdza

Zobacz wszystkie / Znaleziono 206
Prawo, Biuro Zarządu

Jakie procesy można upraszczać i digitalizować w Biurze Zarządu?

Justyna Sowińska, ASSECO POLAND S.A., 15/09/2021

Od kilku lat zastanawialiśmy się w Asseco Poland czy a jeśli tak, to jakie procesy można upraszczać i digitalizować w Biurze Zarządu.

Biuro Zarządu jest jednostką, gdzie codziennie obsługiwane są setki pism, protokołów z posiedzeń czy umów. Zadanie mieliśmy tym bardziej utrudnione, że reprezentacja naszej spółki liczy 10 osób, a co więcej, pracuje z różnych lokalizacji. Zaczęliśmy się zatem zastanawiać w jaki sposób możemy skrócić ścieżkę podpisywania dokumentów, w szczególności tych kluczowych, czyli umów.

System do obiegu dokumentów formalnych już u nas funkcjonował, ale proces wymagał złożenia podpisów pod dokumentami w postaci tradycyjnej. Podjęliśmy się zatem wyzwania przeniesienia tego procesu w Biurze Zarządu ASSECO Poland do warstwy całkowicie elektronicznej. Taką potrzebę zgłaszały nam też jednostki biznesowe, widzieliśmy, że procedowanie umów jest w naszym przypadku pracochłonne, a tym bardziej czasochłonne.

Zaczęliśmy zatem zbierać założenia do budowy nowego systemu, którego główną potrzebą była możliwość elektronicznej akceptacji wszystkich osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentu. Paradoksalnie zaczęliśmy od końca, ponieważ pierwszym elementem, który wdrożyliśmy był system do zarządzania podpisami elektronicznymi Signer, autorstwa naszej spółki zależnej Asseco Data Systems. Była to wówczas również odpowiedź na nowy wymóg prawny – konieczność podpisywania sprawozdań finansowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ostrożnie zaczęliśmy zatem przyzwyczajać i nasz Zarząd i naszych klientów do procesowania dokumentów w postaci elektronicznej. W trakcie prac nad systemem rozpoczęła się pandemia i nasza organizacja przeszła w większości na pracę zdalną. Wtedy zrozumieliśmy, że od cyfryzacji nie ma już odwrotu.

O tym jak powstał system i czy się sprawdza – opowiem podczas XII Forum Biura Zarządu i Rady Nadzorczej organizowanym przez Langas w dniach 26 – 27 października 2021 r. Serdecznie zapraszam.


SZKOLENIA POWIĄZANE

Z NASZYCH SZKOLEŃ KORZYSTAJĄ LIDERZY RYNKU