Prawdopodobnie każdy, kto zarządza zespołem, chciałby, aby ten, oprócz bycia zgranym i skutecznym, również sumiennie angażował się w rozwój firmy.

Pracodawcy i menadżerowie już od dawna poszukiwali sprawdzonego rozwiązania na to, jak zaktywizować pracowników do wykonywania tej czynności. Początkowo przystano na jeden sposób, który wprowadziło większość firm. Tym sposobem jest jasno określony regulamin oraz zasady, których pracownicy muszą przestrzegać. Jest to czymś oczywistym i naturalnym, ponieważ bez tego zapanowałby chaos. Niemniej jednak większość z tych reguł nie do końca jest dobrze opracowana.

W pewnym momencie, pracownicy przestrzegający wszystkich zasad, przestają myśleć samodzielnie, nie wykazują się kreatywnością i jedynie automatycznie wykonują powierzone im obowiązki. Pomimo tego, że wszystkie zadania są wykonane to w tym przypadku żadna z osób, nie wykazuje chęci, aby dodatkowo przekazać jakiś pomysł czy sugestię odnoszącą się do firmy. Niestety, obecnie jest to powszechnie znane zjawisko.

Jeden z gigantów motoryzacyjnych, którym jest Toyota, postanowił to zmienić. Zarządcy tej firmy zdecydowali się na zaangażowanie pracowników w system Kaizen, charakteryzujący się jedynie dwoma zasadami:

• utrzymanie obecnych standardów oraz
• nieustanne doskonalenie.

Pomimo że to również brzmi jak coś oczywistego, to ich wykonywanie już nieco się różni od innych systemów pracy.

Zaangażowanie pracowników w system Kaizen – z czym to się wiąże?

Osoby pracujące w systemie Gemba Kaizen są zobowiązane do kreatywnego myślenia. W innym wypadku nie będą w stanie spełnić swoich zadań, przez co nie wywiążą się z obowiązków. Dzieje się tak, ponieważ najczęstszą metodą przestrzegania zasad Gemba Kaizen są specjalny cykl PDCA. To właśnie on określa w jaki sposób pracownik powinien wykonać swoje działania.

Wygląda to następująco:

 

Cykl opracowany przez Dominga jest prosty do zrozumienia, a zarazem niezwykle skuteczny. Pracownik na początku powinien zaplanować swoje działania, następnie je wykonać, sprawdzić, czy uzyskał planowane rezultaty, a jeśli tak to przystąpić do regularnego wykonywania danych czynności.

Jeżeli tak się stanie, to może przejść do drugiego cyklu, zwanego SDCA. Polega on zamianie planowania na standaryzowanie wprowadzonych procesów.

 

Zaangażowanie pracowników w system Kaizen było dla Toyoty przełomowym wydarzeniem. Efektywność pracujących tam osób wzniosła się na wyżyny, a firma zaczęła się prężnie rozwijać. Na tym jednak nie poprzestali. Zdecydowali się na wprowadzenie również metody 5 Why.

Ta metoda polega na tym, że w przypadku pojawienia się problemu, dana osoba ma za zadanie zadawać do skutku konkretne pytanie ‚dlaczego?’. Pięć razy jest cyfrą umowną, ponieważ pytać należy się tyle razy, aż uzyska się konkretną odpowiedź na to, dlaczego powstał dany problem. O skuteczności metody 5 Why może przekonać się każdy, kto jej użyje. Wymaga ona myślenia oraz prowadzi do rozwiązania wszelkich komplikacji.

Zaangażowanie pracowników w system Kaizen jest rozwiązaniem wszystkich problemów?

Cały system Gemba Kaizen nie byłby tak skuteczny, gdyby nie różnego rodzaju techniki, które go wspierają. Jeszcze jedną metodą, która skutecznie mobilizuje pracowników do działania, jest system 5S. Jest on bardzo podobny do cyklu PDCA, z tym że odnosi się konkretnie do organizacji miejsca pracy. Na system 5S składa się pięć kroków, z których każdy z nich zaczyna się na literę ‚S’.

Tymi krokami są:

W tym wypadku poszczególne etapy również są na tyle łatwe do zapamiętania, że wystarczy, aby pracownik zapoznał się z ich wytłumaczeniem tylko raz. Jeżeli zacznie stosować się do wszystkich, opisanych wyżej trzech metod, będzie przyczyniał się do rozwoju i prawidłowego funkcjonowania firmy w ten sposób jakby to należało do jego obowiązków.

Osoby zarządzające koncernem Toyota zdawały sobie z tego sprawę, dlatego postawiły właśnie na zaangażowanie pracowników w system Kaizen. Należy jednak pamiętać, że poszczególne procesy nie sprawdzą się w każdej firmie ze względu na różniącą się organizację pracy. Pomimo tego, każdy z tych systemów można modernizować i warto to zrobić, po czym wprowadzić nowe zasady do własnej firmy.