Monitorować, śledzić, czy ufać? Jak rozwiązać egzekwowanie zadań w pracy zdalnej i robić to w sposób, który nie będzie dla pracownika dyskomfortem. Jakie narzędzia mogą pomóc w egzekwowaniu zadań i czy codzienny monitoring pracownika naprawdę jest potrzebny?

Egzekwowanie zadań w pracy zdalnej zacznij od rozliczania czasu pracy

Jednym z pierwszych ustaleń, jakie powinno zostać rozstrzygnięte podczas ustalania zasad pracy zdalnej powinien być sposób rozliczania czasu pracy. Najpopularniejsze rozliczenie w pracy zdalnej to rozliczenie zadaniowe lub godzinowe. Typ rozliczenia będzie również zależny od zadań, nad którymi pracownik będzie pracował. Dlatego kluczową umiejętnością menedżera jest zarządzanie zespołem i planowanie zadań. Szczególnie w pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie i ma wpływ na efektywność pracownika, a także rezultaty jego działań.

Żeby rozliczać zadania nie potrzeba zaawansowanych programów. Chociaż zdecydowanie ułatwiają cały proces. Jednak zadania możesz delegować w zwykłym arkuszu excela i korzystać z kalendarza np. Google. Najczęściej jednak do zarządzania projektami i czasem pracowników wykorzystywane jest Trello, czy Asana lub inny podobny program.

Jak rozliczać czas w pracy zdalnej?

Na to sposobów jest kilka. Jedne opierają się na zaufaniu i dostarczaniu przez pracownika zwykłych raportów. Czyli jakie zadanie i w jakim czasie zostało wykonane, a Ty w ten sposób sprawdzasz, czy rzeczywiście czas przeznaczony na zadanie był adekwatny do typu wykonywanego zadania. Kolejne to monitorowanie czasu pracy. Służą do tego różne narzędzia dostępne online; płatne i darmowe np. Fanurio, TimeCamp. Takie rozwiązanie umożliwia generowanie raportów, a tym samym mierzenie efektywności pracy pracownika, a także kontrolę w czasie rzeczywistym.

Dowolne godziny pracy, czy biurowe?

Ta kwestia również musi zostać omówiona z pracownikiem. Tutaj musisz pamiętać, że jeżeli czas pracy określany jest jako biurowy, czyli 8-16, to każde wykonane zadanie przez pracownika przed czasem pracy lub po, traktowane jest jak praca w nadgodzinach. Natomiast ustalenie z pracownikiem zadaniowego trybu pracy nie narzuca określonych godzin wykonywania zadań. Z zachowaniem oczywiście jakichś ustaleń np. pracownik nie może wykonywać pracy np. o północy.

Egzekwowanie zadań metodą kontrolingu

Kontrola pracowników i tym samym egzekwowanie zadań w pracy zdalnej nie jest łatwym tematem. Większość z nas nie lubi być kontrolowana, zatem taki pomysł z pewnością spotka się z dezaprobatą w Twoim zespole. Reakcja pracowników będzie również uzależniona od tego, w jaki sposób przekażesz im taką informację, a także od sposobu kontrolowania. Jeśli metoda kontrolowania będzie wzbudzała w pracowniku poczucie osaczenia, to możesz odnieść odwrotny skutek do zamierzonego, a efektywność pracownika zmaleje. Najlepiej jest wypośrodkować i wspólnie z pracownikami ustalić metody i zasady kontroli ich pracy. Należy tu mieć na uwadze również, że wybór metody wiąże się ze stopniem zaufania do zespołu, a także znajomością swoich pracowników i tego, jak pracują. Niektóre firmy stosują nawet programy szpiegowskie, które kontrolują ruchy myszki komputerowej, czy robią zrzuty ekranu tego, co dany pracownik aktualnie przegląda na laptopie.

Tutaj nasuwa się pytanie, czy są pewne granice kontroli? Z jednej strony można stwierdzić, że powinny się pojawić, a z drugiej niestety tylko pełna inwigilacja jest w stanie zapewnić efektywność pracy zespołu. Tak jak wspomnieliśmy wyżej, wszystko zależy od zaangażowania i podejścia pracownika do pracy, stopnia zaufania, czy jego osiągnięć podczas pracy stacjonarnej. Zrozumiałym jest, że u spóźnialskiego Kowalskiego, który za przyjaciela miał zawsze “dedlajny”, trzeba będzie prowadzić wzmożony monitoring jego pracy zdalnej.

Chcesz dowiedzieć się więcej?