W przedsiębiorstwie zakres, do którego może odnosić się system zarządzania compliance, może mieć szerokie spektrum. Głównie jest to zależne od działalności danego przedsiębiorstwa i jego profilu. Co więcej, na compliance firmy ma również wpływ, to czy podlega ona regulacjom sektorowym ze względu na profil swojej działalności. Niemniej jednak niezależnie od profilu compliance pełni szereg funkcji. Jakie są te funkcje? Przedstawiamy w dzisiejszym artykule.

Funkcje compliance w przedsiębiorstwie

Zapewnienie zgodności działań w przedsiębiorstwie, a także zgodności działań przedsiębiorcy, pracowników i kadry zarządzającej zgodnie z normami prawnymi i pozaprawnymi, a także identyfikacja naruszeń, które występują w przedsiębiorstwie to zadanie CMS. Dlatego też stwierdza się, że compliance jako system zapewnienia zgodności pełni w przedsiębiorstwie szereg funkcji.

Funkcja ochronna

Ochrona interesów przedsiębiorcy, jego kadry zarządzającej oraz pracowników i kontrahentów to podstawowa funkcja compliance. Zadaniem CMS jest ochrona przedsiębiorcy, ale również działania prewencyjne, które zabezpieczają firmę, przedsiębiorcę i kontrahentów przed ryzykiem wystąpienia naruszeń. Umożliwia przeciwdziałanie ryzyku, a także znacząco obniża jego powstanie. Co więcej, należy mieć na względzie również sankcje, które mogą być konsekwencjami pojawienia się jakichkolwiek naruszeń w firmie. Ponadto system compliance, to również identyfikacja wystąpienia naruszeń i prowadzenie tzw. procedur naprawczych.

Funkcja doradcza i informacyjna

Prawidłowo działający system zarządzania zgodnością pełni również funkcję doradczą i informacyjną. Jeśli w przedsiębiorstwie stosuje się compliance, to należy mieć na względzie, że jego funkcja doradczo-informacyjna, powinna występować między innym w procedurach, które będą przykładem zachowania dla pracowników. A także pisemnie będą przewidywać sytuacje niecodzienne. Dla pracownika sytuacją niecodzienną może być kontrola z sanepidu, PIP itp.

Dlatego warto przekazać wiedzę i doradzić pracownikowi, jak powinien zachować się w takich sytuacjach, żeby np. nie spanikował. Jednak sama procedura nie wystarczy, bo zgodnie z metodą prowadzenia compliance w przedsiębiorstwie, każde procedury powinny być jasno określone, zrozumiałe dla pracowników, ale przede wszystkim umieszczone w miejscu łatwo dostępnym i zawsze w tym samym, aby pracownicy z łatwością mogli je odnaleźć. Przykładem może być tablica informacyjna dla krótkich założeń i komunikatów, czy specjalny segregator z procedurami – dostępny dla pracowników.

Funkcja kontrolna i dowodowa

Następne z funkcji, które możemy przypisać prowadzeniu compliance w przedsiębiorstwie to funkcja kontrolna i dowodowa. Oczywiście celem jest kontrola i sprawowanie pieczy nad prawidłowością przeprowadzania procedur w firmie. Weryfikacja przedsiębiorstwa, czy zachowuje procedury i działa zgodnie z zalecanymi normami. Natomiast odnosząc się do części dowodowej, to jest to gromadzenie dokumentacji stanowiącej dowód działania systemu compliance w przedsiębiorstwie. Czyli notatki służbowe, protokoły z audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Warto również zauważyć, że wszystkie powyższe funkcje compliance sprowadzają się do budowania reputacji przedsiębiorstwa, a także wpływają na dozę zaufania ze strony kontrahentów i klientów. Ponadto wszystkie wyżej wymienione funkcje, można sprowadzić do jednej, którą nazwiemy funkcją gwarancji jakości przedsiębiorstwa. Oczywiście będzie ona funkcjonować wtedy i tylko wtedy, kiedy zostaną spełnione warunki każdej z funkcji osobno.

Chcesz dowiedzieć się więcej?