Dzień Doceniania Pracownika, który przypada w pierwszy piątek marca, ma na celu pokazanie pracownikom jak bardzo organizacja ich potrzebuje oraz jak bardzo ich ceni za to, że ją współtworzą.

Pracownik doceniony?

Ten festiwal o ładnej angielskiej nazwie (Employee Appreciation Day) powstał na początku lat 90-tych. Jej założycielem jest Bob Nelson, amerykański mówca motywacyjny i autor bestsellerowej książki „1001 sposobów nagradzania pracowników”. Pomysłodawca tego święta, opierając się na szeroko zakrojonych badaniach organizacji, pokazuje siłę doceniania pracowników.

Coraz mniejsza satysfakcja z pracy i wynikająca z niej duża rotacja pracowników stają się ogromnym wyzwaniem dla firm i wszystkich menedżerów. Liczne badania wykazały, że w budowaniu lojalności pracowników najważniejsi są bezpośredni przełożeni, a satysfakcja z wykonywanych obowiązków wpływa na zespół. Po pierwsze, niezwykle ważne jest ustalenie, czego chce firma i jej menedżerowie, aby skutecznie wytworzyć kulturę wdzięczności oraz zrozumieć jej potrzeby i wynikające z nich korzyści.

Jak zapobiegać nadmiernej rotacji?

Coraz więcej pracodawców rozumie, że jednym z aspektów doceniania pracowników jest regularne poznawanie sposobu, w jaki pracownicy postrzegają środowisko pracy w danej organizacji. Wielu prowadzi tzw. badania zaangażowania firm, badające, w jakim stopniu same miejsca pracy tworzą rzekomo angażujące środowiska pracy dla pracowników.

Zaangażowane środowisko rozumiane jest jako suma specyficznych dla firmy uwarunkowań występujących u danego pracodawcy, istotnie wpływających na jakość życia pracowników, a tym samym ich motywację do pracy u tego pracodawcy oraz brak chęci odejścia. Tego typu badania badają, jak pracownik postrzega swoich przełożonych, współpracowników i kierownictwo, ale między innymi badają również, czy pracownicy są zadowoleni z równowagi między pracą a życiem osobistym, a przede wszystkim, czy wszystkie świadczenia (płacowe i pozapłacowe) ku zadowoleniu pracowników.

Pracownik zaangażowany

Regularne przeprowadzanie badań satysfakcji pracowników może znacznie poprawić wskaźniki wydajności biznesowej pracodawcy. Na podstawie ustaleń firmy przeprowadzające takie „audyty” będą wydobywać spostrzeżenia i współpracować z pracodawcami w celu opracowania planów naprawczych dla najgorzej ocenianych aspektów pracy. Badania pokazują, że wskaźniki retencji mogą spaść o około 10-15% rocznie po wdrożeniu działań zwiększających satysfakcję pracowników, co przekłada się na realne koszty, a w rezultacie na znaczne oszczędności.

Kudos – tego się trzeba nauczyć

Kudos to słowo pochodzące z języka greckiego, które oznacza pochwałę, uznanie lub chwałę. W dzisiejszym języku angielskim słowo „kudos” jest często stosowane jako wyraz uznania, gratulacji lub podziękowania, które jest przekazywane komuś za osiągnięcie sukcesu, wykonywanie dobrej pracy lub dokonanie czegoś wspaniałego.

Kudos są często wykorzystywane w kontekście pracy i biznesu, aby docenić osiągnięcia pracowników lub zespołów, które przyczyniają się do sukcesu organizacji. Pracownik może przekazywać kudosy na różne sposoby, takie jak wewnętrzne e-maile, ogłoszenia na tablicach ogłoszeń, wypowiedzi na spotkaniach lub prywatne podziękowania od menadżerów lub współpracowników.

Kudos są ważne, ponieważ pomagają wzmocnić morale pracowników, motywować ich do dalszej pracy, podkreślać ich wartość dla organizacji oraz zwiększać zaangażowanie w wykonywaną pracę. Wysyłając kudos, można także ulepszyć kulturę pracy w organizacji, w której pracownicy czują się docenieni i motywowani do dalszego rozwoju.

Jak najlepiej docenić pracowników, którzy są „tu i teraz”?

Wszyscy wiemy, że jedną z „najlepszych” marchewek na zwiększenie produktywności pracowników jest podniesienie ich pensji – to standardowy sposób doceniania tych, którzy pracują najlepiej i najdłużej, ale okazuje się – to nie tylko pensje.

Istnieje wiele sposobów – pozapłacowych – aby pokazać pracownikom, że są „solą ziemi”. Liczne badania potwierdzają, że same warunki pracy poprawiają „jakość życia” pracowników. Na przykład praca zdalna może być ulubioną opcją pracownika, która często pozwala pracownikom być „sternikiem, marynarzem i statkiem” i – w zamian – płacić znacznie więcej niż w przypadku stałej pracy. Innymi sposobami na docenienie pracowników są oczywiście dobrze znane benefity, takie jak karty sportowe, karty obiadowe, bony zakupowe, „Darmowe piątki”, kursy językowe oraz liczne inicjatywy integracyjne, takie jak wyjazdy integracyjne, bezpłatne obiady czy masaże w godzinach pracy.

Szkoleniami docenisz pracownika i siebie

Szkolenia są doskonałym sposobem na docenienie pracowników, ponieważ umożliwiają im rozwijanie swoich umiejętności, zdobywanie nowych kompetencji oraz poszerzanie swojej wiedzy. Oferowanie szkoleń pracownikom pokazuje, że firma inwestuje w ich rozwój i chce, aby byli bardziej kompetentni w swojej pracy.

Szkolenia mogą również pomóc pracownikom awansować w swojej karierze, co z kolei może zwiększyć ich motywację i zaangażowanie w pracę. Ponadto, szkolenia pozwalają pracownikom poznać nowe trendy i rozwiązania w swojej branży, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy i jakości wykonywanych zadań.

Warto także pamiętać, że szkolenia nie muszą być kosztowne i czasochłonne. Mogą to być krótkie szkolenia online, wewnętrzne warsztaty prowadzone przez specjalistów z firmy lub zewnętrznych ekspertów, czy też uczestnictwo w konferencjach branżowych.

Podsumowując, oferowanie szkoleń pracownikom to świetny sposób na docenienie ich pracy, rozwijanie ich umiejętności i motywowanie do dalszej pracy.

Głównym celem zarządzania wiedzą w organizacji biznesowej jest zwiększenie efektywności i wydajności poprzez wykorzystanie wiedzy i doświadczenia pracowników, klientów i innych interesariuszy.

Inne cele to:

• Poprawa jakości decyzji biznesowych poprzez dostęp do pełnej i aktualnej wiedzy
• Wzmocnienie kultury wiedzy poprzez umożliwienie pracownikom dzielenia się wiedzą i doświadczeniem
• Ulepszenie komunikacji i współpracy między działami i pracownikami
• Oszczędność czasu i zasobów poprzez unikanie powtarzania błędów i projektów
• Zwiększenie innowacyjności i kreatywności poprzez umożliwienie pracownikom wykorzystywania i rozwijania swojej wiedzy
• Wzmocnienie marki i reputacji poprzez budowanie relacji z klientami i partnerami biznesowymi na bazie wiedzy i doświadczenia.

Jakie KPI stosuje się w systemach zarządzania wiedzą?

W przypadku systemu zarządzania wiedzą, następujące KPI (wskaźniki wydajności) są powszechnie stosowane:

• Liczba użytkowników: ilość osób korzystających z systemu zarządzania wiedzą.
• Stopień udostępniania informacji: procent informacji udostępnionych w systemie zarządzania wiedzą.
• Czas odpowiedzi na zapytanie: średni czas potrzebny na odpowiedź na zapytanie.
• Satysfakcja użytkowników: stopień satysfakcji użytkowników z korzystania z systemu zarządzania wiedzą.
• Wskaźnik odpowiedzialności: procent osób odpowiedzialnych za aktualizację i udostępnianie informacji.
• Współczynnik zużycia: ilość informacji używanej w ciągu określonego czasu.
• Wskaźnik jakości: stopień zgodności z informacjami zawartymi w systemie zarządzania wiedzą.
• Wskaźnik wydajności: średnia ilość informacji uzyskanych przez jednego użytkownika w ciągu określonego czasu.

W jaki sposób zaangażować pracowników w system zarządzania wiedzą w firmie?

Aby zaangażować pracowników w system zarządzania wiedzą w firmie, należy podjąć następujące kroki:

1. Przedstawić wizję: wyjaśnij pracownikom cel i korzyści z wdrożenia systemu zarządzania wiedzą.
2. Zobrazować korzyści: pokazuj pracownikom jak system zarządzania wiedzą będzie ułatwiać ich codzienną pracę i poprawiać efektywność.
3. Uczestnictwo: umożliwiaj pracownikom współtworzenie systemu zarządzania wiedzą i angażuj ich w procesy decyzyjne.
4. Edukacja i szkolenia: zapewnij pracownikom odpowiednie szkolenia i instrukcje, aby umożliwić im skuteczne korzystanie z systemu zarządzania wiedzą.
5. Włączenie do codziennej praktyki: zachęcaj pracowników do codziennego korzystania z systemu zarządzania wiedzą, np. poprzez uwzględnianie go w planach pracy.
6. Nagradzanie: doceniaj i nagradzaj pracowników, którzy aktywnie korzystają z systemu zarządzania wiedzą i przyczyniają się do jego rozwoju.
7. Kontrola i feedback: monitoruj i oceniaj skuteczność systemu zarządzania wiedzą i zbieraj opinie od pracowników, aby ulepszać go.

Pamiętaj, że zaangażowanie pracowników w system zarządzania wiedzą jest kluczowe dla jego sukcesu, dlatego warto zainwestować w odpowiednie działania, aby zachęcić ich do udziału.

Zarządzanie wiedzą a rotacja pracowników

Rotacja pracowników może być wyzwaniem dla systemu zarządzania wiedzą, ponieważ może powodować utratę cennych informacji i doświadczeń, które zostały zgromadzone przez odchodzącego pracownika. Aby uniknąć takiej sytuacji, należy wdrożyć następujące kroki:

1. Proces transferu wiedzy: opracuj i wdróż proces transferu wiedzy, aby umożliwić odchodzącemu pracownikowi przekazanie swoich informacji i doświadczeń.
2. Dokumentacja: zapewnij system dokumentacji, który umożliwi łatwy i szybki dostęp do informacji zgromadzonych przez pracowników.
3. Zachęcanie do udostępniania informacji: zachęcaj pracowników do udostępniania i aktualizowania informacji w systemie zarządzania wiedzą, tak aby były one dostępne dla innych.
4. Szkolenia: zapewnij szkolenia dla pracowników w zakresie zarządzania wiedzą, aby zwiększyć ich świadomość i zaangażowanie w ten proces.
5. Przypomnienia i motywacja: regularnie przypominaj pracownikom o konieczności udostępniania informacji w systemie zarządzania wiedzą i motywuj ich do udziału.

Rotacja pracowników może stanowić wyzwanie dla systemu zarządzania wiedzą, ale dzięki odpowiednim działaniom i procesom można je skutecznie przeciwdziałać i zapewnić ciągły rozwój i aktualizację wiedzy w firmie.

Czy są jakieś sprawdzone systemy wspierające zarządzanie wiedzą w firmie?

Tak, istnieją sprawdzone systemy wspierające zarządzanie wiedzą w firmie, takie jak:

1. Microsoft SharePoint: platforma umożliwiająca tworzenie i udostępnianie informacji, dokumentów i plików w jednym miejscu.
2. Atlassian Confluence: narzędzie do zarządzania i udostępniania informacji wewnętrznych, które umożliwia tworzenie i współpracę przy dokumentach i projektach.
3. IBM Watson Knowledge Studio: narzędzie do zarządzania wiedzą, które umożliwia automatyzację procesów związanych z zarządzaniem wiedzą i poprawę efektywności biznesowej.
4. Google Drive: platforma umożliwiająca tworzenie i udostępnianie plików, dokumentów i informacji w jednym miejscu.
5. Salesforce Knowledge: narzędzie do zarządzania wiedzą, które umożliwia udostępnianie i współpracę przy informacjach i dokumentach wewnętrznych.

Wybór odpowiedniego systemu zależy od potrzeb i wymagań firmy, więc ważne jest, aby dokładnie przeanalizować i porównać kilka opcji przed wyborem najodpowiedniejszego.

Zwiedzanie fabryk to unikatowa szansa nauki na cudzych błędach oraz zupełnie legalnego szpiegostwa przemysłowego. Ale szpiegiem trzeba umieć być! Opowiemy Ci w jaki sposób umożliwiamy uczestnikom naszych wizyt studyjnych wyciągnięcie maksimum korzyści z czasu, jaki spędzają z nami w wiodących zakładach całego świata.

Już w latach 80tych XX wieku menedżerowie dostrzegli i – co ważne – zmierzyli w jaki sposób zdolności produkcyjne przyczyniają się do ogólnej siły strategicznej firmy.

Możliwość szybkiego reagowania na zamówienia klientów, dostosowywania produktów do dokładnych wymagań lub szybkiego zwiększania produkcji może być potężną i trudną do naśladowania bronią w walce z konkurencją.

Jednak wiele korporacji identyfikuje możliwości swoich zakładów jedynie przez przypadek – w wyniku przypadkowych rozmów z kierownikami zakładów lub specjalistami operacyjnymi. W związku z tym wielu menedżerów nie ma informacji niezbędnych do kultywowania, kształtowania i wykorzystywania zdolności produkcyjnych swojej firmy. Jednak w miarę rozwoju zakładów potrzebują oni wskazówek, aby zbudować zdolności, które zaspokoją obecne i przyszłe potrzeby. Zwiedzanie fabryk jest znakomitym sposobem na zapewnienie menażerom zakładów tego rodzaju wiedzy i inspiracji.

Prawie każdy, kto prowadzi, pracuje lub współpracuje z firmą produkcyjną, może skorzystać na szczegółowym obejrzeniu dobrze działającej fabryki. Wizyty w zakładach pozwalają

• kierownictwu wyższego szczebla lepiej zrozumieć potencjał wydajności zakładu; ocenić konkurenta; zmobilizować siłę roboczą z pierwszej linii; oraz komunikować wyniki firmy, strategię i bieżące wyzwania;
• menedżerom na przegląd kwalifikacji dostawcy, dzielenie się najlepszymi praktykami z partnerem lub porównywanie wydajności i praktyk;
• operatorom pracującym w hali produkcyjnej pomagają ocenić działania innych zakładów i zastosować zdobytą wiedzę w swoich własnych fabrykach.

Nawet osoby, które wiedzą, że zwiedzanie fabryk jest cenne, mogą mieć trudności z jego efektywnym wykorzystaniem.

1. Niejasne cele często zamieniają zwiedzanie fabryk w turystykę. Jeśli odwiedzający nie wiedzą, dlaczego wybierają się na wycieczkę i co mają nadzieję na niej osiągnąć, nie będą wiedzieć, na czym skupić swój czas i wysiłek.
2. Wielu ludziom brakuje ram organizacyjnych do porządkowania obserwacji i przyspieszania uczenia się. Bez takich ram niezliczone obserwacje poczynione podczas zwiedzania nie mogą być łatwo połączone w całość i nie dadzą łatwo ogólnych wniosków.
3. Zakłady są między sobą porównywalne i ci, którzy widzieli ich w życiu więcej, dostrzegą więcej w kolejnej zwiedzanej fabryce. Brak doświadczenia utrudnia w szczególności młodszym menedżerom, którzy nie zajmują się działalnością operacyjną, maksymalne wykorzystanie wycieczki, ponieważ wciąż budują oni bazę wiedzy potrzebną do dokonywania porównań.

Jednak ustalając jasne cele i stosując ramy organizacyjne, aby nadać sens temu, co widzą i słyszą, odwiedzający mogą w pełni wykorzystać zwiedzanie fabryk – nawet jeśli branża, produkty i procesy są im nieznane.

Zwiedzanie fabryk musi mieć jasny cel

Niestety, większość odwiedzających nie zaczyna myśleć o zwiedzaniu, dopóki nie znajdzie się przed bramą zakładu. Tymczasem zwiedzanie fabryk będzie o wiele bardziej wartościowe, jeśli przed wizytą spędzi się czas na określeniu swoich celów.

Istnieją trzy główne powody, dla których warto wybrać się na wycieczkę:

• dowiedzieć się czegoś nowego (nabyć wiedzę),
• ocenić istniejące wdrożenia (porównując je z już znanymi) i
• przekazać własne umiejętności i doświadczenia.

Chociaż cele te do pewnego stopnia się pokrywają, prowadzą do bardzo różnych rodzajów wycieczek.

• Wycieczki edukacyjne są podejmowane przez osoby, które wierzą, że operacja ma pewną cechę lub zdolność, która jest wartościowa (np. szybkie przezbrojenia urządzeń metodą SMED); chcą dokładnie dowiedzieć się, czym jest ta cecha i jak działa. Najczęściej celem takiej wycieczki jest późniejsze odtworzenie i naśladownictwo obserwacji uzyskanych podczas zwiedzania dobrze poukładanego zakładu.
• Wizyty oceniające są podejmowane w celu ustalenia, jak dobrze zakład radzi sobie zarówno pod względem ważnego wymiaru wydajności, jak i pod względem jego zdolności do wypełniania swojej roli w strategii operacyjnej firmy.
• Wizyty dydaktyczne podejmowane są w celu przekazania wiedzy od zwiedzającego do zwiedzanego zakładu.

Te trzy rodzaje wycieczek wymagają różnych pytań i skupiają się na różnych częściach fabryki.

Edukacyjne zwiedzanie fabryk

Podstawowym celem większości wycieczek do fabryk jest nauka. Istnieje kilka ogólnych zasad, które mogą pomóc w zwiększeniu wiedzy odwiedzających podczas wycieczki.

Pierwszym sposobem na poprawę uczenia się jest skupienie się na praktyce, a nie na liczbach. Zwiedzanie fabryk daje możliwość obserwowania jak faktycznie wykonywana jest praca. Nawet najbardziej przejrzysty opis sposobu zarządzania przepływem pracy w sklepie lub sposobu, w jaki operatorzy używają wykresów i diagramów do rozwiązywania problemów, nie zastąpi obserwacji, jak to dzieje się w praktyce.

Na przykład menedżerowie w John Crane Limited, firmie zajmującej się uszczelnieniami mechanicznymi w Wielkiej Brytanii, często mówili o używaniu „kwadratów na podłodze” do kontrolowania poziomów produkcji w toku. Żółty kwadrat został namalowany na podłodze w miejscach wejścia i wyjścia każdej stacji. Gdy którykolwiek z kwadratów był pełny, operator przerywał pracę i koordynował działania na dole i na górze, aby rozwiązać problemy z przepływem pracy. W efekcie Crane zbudował prosty, widoczny system sterowania na hali produkcyjnej, podobny do japońskiego systemu kanban. Widząc taki system, odwiedzający są w stanie bardzo jasno go zrozumieć. Następnie mogą odpowiedzieć na pytania takie jak:

• Jak daleko od siebie są kwadraty i ile ich jest? oraz
• Które procesy korzystają z tego systemu i dlaczego?

I są w stanie lepiej wyobrazić sobie, jak innowacja na poziomie sklepu może zostać wprowadzona do innego środowiska.

Oczywiście, zasady Visual Management są znane, ale zobaczenie ich w praktyce to jednak zupełnie co innego.

Nawet najbardziej klarowny opis sposobu zarządzania przepływem pracy w zakładzie nie zastąpi obserwacji, jak rzeczy dzieją się w praktyce.

Drugim sposobem na wzmocnienie uczenia się jest upewnienie się, że w wycieczce biorą udział właściwe osoby: różne osoby będą się skupiać i mieć wgląd w różne aspekty środowiska pracy. Na przykład pod koniec lat 80. stocznie Daewoo, rozpoczęły program zwiedzania stoczni japońskich i europejskich, aby poznać nowe metody budowy statków. Wśród uczestników wycieczek znaleźli się niektórzy menedżerowie wyższego szczebla, ale większość z nich była spawaczami, co stanowiło dużą różnicę. Operatorzy byli w stanie odnieść różne praktyki, które zaobserwowali w stoczniach japońskich i europejskich, do ich własnych miejsc pracy. Mogli wyraźniej zobaczyć, jak nowe praktyki operacyjne mogą być powielane w ich własnym zakładzie. Spawacze byli również w stanie pomóc wyższej kadrze kierowniczej zidentyfikować prawdziwe innowacje i te, które były jedynie przypadkowymi różnicami. Wreszcie udało im się wiarygodnie i skutecznie komunikować to, czego się nauczyli, swoim kolegom w Daewoo.

Trzecim sposobem na poprawę uczenia się jest utrzymywanie otwartego umysłu. Wiele z nauki, która pojawia się podczas wycieczki po fabryce, jest nieoczekiwane. Nie jest niczym niezwykłym, że odwiedzający odwiedza fabrykę z zamiarem obserwowania jednego procesu lub operacji i kończy się wyłapywaniem doskonałych pomysłów w zupełnie innym obszarze.

Odwiedzający powinni uważać, aby nie zajmować się zbytnio własnymi obszarami wiedzy lub tymi aspektami zakładu, z których gospodarz jest najbardziej dumny. Podobnie praktyki, które mogą wydawać się powszechne dla gospodarza, mogą wydawać się innym ważną innowacją. Na przykład kierownicy w zakładzie Cummins Engine w San Luis Potosí w Meksyku malowali frezarki i szlifierki na różne kolory w oparciu o ich statystyczną zdolność do wykonywania wyznaczonych operacji: zielony dla maszyny, która może łatwo wykonać zadanie, żółty dla maszyny, która miał więcej trudności z wykonaniem pracy i czerwony dla maszyny, która miała duże trudności z utrzymaniem wymaganych tolerancji. Ta prosta innowacja skierowała uwagę pracowników tam, gdzie była najbardziej potrzebna. Narzędzie to było szczególnie skuteczne w środowisku wielojęzycznym, w którym komunikacja może być źródłem zamieszania, i mogło być równie skuteczne w wielu innych środowiskach. Jednak niewiele osób w zakładzie uważało tę podstawową innowację za niezwykłą.

Trzeba oprzeć się pokusie zbyt łatwego osądzania. Nie opłaca się oceniać skuteczności praktyki ani porównywać tej praktyki z własną operacją przed ustaleniem, dlaczego operacja jest prowadzona tak, jak jest i czego można się nauczyć z tych informacji.

Na przykład w jednej z papierni w Ohio załoga, która zarządzała przestawieniem głównej maszyny z jednego gatunku papieru na drugi, była zorganizowana według bardzo sztywnej hierarchii. Brygadzista miał nierotującą załogę ludzi, z których każdy poświęcił się jednej pracy. Podczas przezbrojenia wszyscy po prostu wykonywali rozkazy. Wielu obserwatorów zauważyło, jak staromodna wydawała się ta praktyka w branży, która coraz bardziej obejmuje upodmiotowienie i rotację zespołów operatorów. Faktem było, że ta załoga mogła zmienić maszynę z jednej klasy na drugą szybciej niż prawie jakakolwiek inna załoga w branży. Każda osoba znała swoją pracę, mogła wykonywać ją lepiej niż ktokolwiek inny z załogi i była całkowicie zadowolona z bycia częścią grupy ludzi, którzy pracowali jak dobrze naoliwiona maszyna. Nawet jeśli praktyka na pierwszy rzut oka wydaje się gorsza, poszukaj uzasadnienia.

Czwartym sposobem na poprawę uczenia się jest odwiedzanie zakładów w różnych branżach i opieranie się pokusie odwiedzania tylko zakładów „takich jak nasze”. Prawie wszystkie operacje napotykają niektóre z tych samych problemów – na przykład, jak zorganizować przepływ pracy przez obiekt, jak najszybciej przełożyć wymagania klientów na produkty lub usługi lub zaangażować operatorów w usprawnienia procesów. Podróżując poza swoją branżą, odwiedzający często mogą być świadkami zupełnie nowych sposobów wykonywania znanych zadań. W przeciwieństwie do tego, gdy przebywają bliżej domu, odwiedzający zazwyczaj nie spotykają się z nowymi metodami lub praktykami. Ludzie mają tendencję do przenoszenia ze sobą zwyczajów i praktyk, gdy przenoszą się z pracy do pracy w określonej branży. Dzięki temu większość zakładów w każdej branży jest jednorodna. Aby zobaczyć coś innego, coś co może nas popchnąć naprzód, warto podróżować „daleko od domu”.

Oceniające zwiedzanie fabryk

Głównym celem wizyt oceniających nie jest zdobywanie nowej wiedzy. Jest to raczej wykorzystanie wiedzy odwiedzających do oceny fabryki.

Istnieje wiele różnych rodzajów wizyt oceniających. Niektóre mają na celu ustalenie, czy zakład może pełnić określoną rolę. Na przykład klient może odwiedzić potencjalnego dostawcę, aby ocenić jakość, lub korporacyjny planista może odwiedzić fabrykę, aby zdecydować, czy może rozwinąć zdolność do realizacji zamówień wystarczająco szybko, aby wesprzeć nową strategię firmy.

Inne wizyty oceniające skupiają się na tym, jak zakład może zostać zmieniony, aby w przyszłości działał lepiej lub inaczej. Na przykład wycieczka może zapewnić znacznie głębsze zrozumienie potencjalnej wartości nabycia zakładu lub dokonania w nim inwestycji kapitałowej.

Odwiedzenie zakładu jest również niezbędne do oceny, co jest potrzebne w przypadku zmiany sytuacji. Tylko przy wystarczającej bezpośredniej obserwacji możliwe jest opracowanie właściwej recepty na ulepszenie operacji – czy to będzie kapitał na rekonfigurację zakładu, nowe zarządzanie, czy różne techniki doskonalenia.

Przed rozpoczęciem objazdu oceniającego zdecyduj, które elementy operacji mają zostać ocenione i jak będą oceniane. Szczególnie przydatną techniką jest podzielenie grupy odwiedzających na pododdziały, z których każda koncentruje się na określonym aspekcie operacji. Na przykład jedna grupa może skoncentrować się na przepływach materiałowych, inna na jakości, a trzecia na zarządzaniu zasobami ludzkimi, szkoleniach i wynagrodzeniach.

Niezależnie od podejścia zastosowanego do oceny, warto zwracać uwagę na obszary problemowe. Na przykład dyrektor ds. operacyjnych firmy produkującej sprzęt biurowy oceniał jeden ze swoich zakładów, aby ustalić, czy może on dostarczać części do innej firmy, która rozwija obiecujący strumień nowych produktów. Menedżerowie zakładu zapewnili kierownictwo firmy, że jest ona dobrze przygotowana do pełnienia tej nowej roli. Zakłady, jak rozumowali, dokonały ostatnio znacznych inwestycji kapitałowych w nowoczesny, najnowocześniejszy sprzęt do układania komponentów. Ale podczas wizyty w zakładzie dyrektor operacyjny zauważył kilka ważnych cech operacji, które przeoczyli kierownicy zakładu. Te cechy sugerowały, że zakład miałby trudności z wykonaniem pracy. Po pierwsze, systemy przenoszenia i obsługi materiałów były zbyt sztywne, aby pomieścić nowe, niezaplanowane produkty. Po drugie, system przenośników uniemożliwiał zakładowi podejmowanie nowych zadań, ponieważ odgradzał dużą powierzchnię podłogi. Wreszcie, polityka zakładu dotycząca kontroli materiałów, która miała sens w przypadku długich serii stosunkowo stabilnych produktów, załamałaby się w obliczu szybko zmieniającego się harmonogramu produkcji. Dyrektor operacyjny musiał obserwować tylko kilka serii produkcyjnych i zmian, aby odkryć te fakty. W wyniku wizyty firmie udało się uniknąć zatorów w nowym strumieniu produktów, poświęcając nową uwagę i zasoby na rekonfigurację zakładu.

Dydaktyczne zwiedzanie fabryk

Zwiedzanie fabryk jest ważnym środkiem przekazywania nowej wiedzy gospodarzowi wycieczki. Spostrzeżenia eksperta są o wiele silniejsze i bardziej wiarygodne, gdy są udostępniane osobiście na hali produkcyjnej, niż gdy są przekazywane personelowi zakładu w formie pisemnego raportu. Na przykład kierownik sieci zakładowej może przekazać ogromną wartość, przenosząc najlepsze praktyki z jednego zakładu do drugiego i demonstrując, jak te praktyki można zastosować na podłodze. Bez regularnych wizyt trudno skutecznie przekazać tę wiedzę.

Pracownicy, którzy widzą, że starsi menedżerowie zauważają i troszczą się o to, co dzieje się na hali produkcyjnej, znacznie częściej angażują się w proces doskonalenia zakładu.

Oprócz dzielenia się wiedzą, starsi menedżerowie mogą mieć niezwykle pozytywny wpływ na morale pracowników zakładu, gdy prowadzą wycieczki dydaktyczne. Zadając właściwe pytania, wysyłają mocny komunikat o swoim zaangażowaniu w najwyższą wydajność. Kiedy przełożony zadaje właściwe pytania, pracownicy zakładu dowiadują się, że to, co robią, ma znaczenie. Niezaplanowana wizyta lub rozmowa z operatorami, którzy nie są częścią oficjalnej wycieczki, jeszcze bardziej wzmacnia to przesłanie. Pracownicy, którzy widzą, że menedżerowie wyższego szczebla zauważają i dbają o to, co dzieje się na sali, znacznie częściej angażują się w proces doskonalenia.

Stosowanie ram organizacyjnych

Bez względu na to, jak jasne są ich cele, wielu odwiedzających wychodzi tylko z mglistym zrozumieniem tego, co dało im zwiedzanie fabryk. Odwiedzający rzadko mają koncepcyjne ramy do zrozumienia i uporządkowania tego, co widzą i słyszą na hali produkcyjnej. Takie ramy pomogłyby odwiedzającym zadawać lepsze pytania, gromadzić więcej przydatnych informacji i podejmować bardziej świadome decyzje. Zalecamy czteroczęściowe ramy: określenie strategicznej roli zakładu, dostosowanie strukturalne, bieżące zarządzanie i ścieżka doskonalenia.

Rola strategiczna

Niezwykle ważne jest, aby odwiedzający na początku zrozumiał, jaką rolę odgrywa zakład w firmie jako całości i czy kierownicy zakładu wiedzą, jaka jest ta rola. Jednym ze sposobów, aby się tego dowiedzieć, jest pytanie: Co ta zakład ma robić wyjątkowo dobrze? Czy ma na celu niski koszt? Wysoka jakość? Szybka odpowiedź? Wielu kierowników zakładów używa takich wyrażeń, jak „światowa klasa” i „najlepsze praktyki”, ale często robią to, aby opisać wiele grzechów strategicznych, z których nie najmniej ważnym jest nieumiejętność zaakceptowania faktu, że posiadanie strategii oznacza niepodejmowanie działań. pewne rzeczy. Po prostu niemożliwe jest osiągnięcie doskonałości we wszystkim.

Menedżerowie zakładów muszą zrozumieć, że posiadanie strategii oznacza nierobienie pewnych rzeczy. Po prostu niemożliwe jest osiągnięcie doskonałości we wszystkim.

Na przykład duże, zdywersyfikowane firmy papiernicze mogą mieć dwa rodzaje obiektów: te, które produkują duże zamówienia tanich towarów oraz te, które produkują małe zamówienia wysokomarżowych specjalistycznych towarów o wartości dodanej z krótkim czasem realizacji. Każdy rodzaj operacji wymaga innej konfiguracji zakładu oraz różnych umiejętności i praktyk.

Chociaż niezwykle ważne jest, aby zakład rozumiała swój strategiczny cel, faktem jest, że wielu tego nie robi. Często menedżerowie nie ustalają jasnych priorytetów. Zastanów się, ile hal sklepowych i recepcji ma nad sobą banery z napisem:

Ta operacja będzie wysokiej jakości, tanim obiektem zapewniającym wyjątkową elastyczność, niezawodność i obsługę klienta. Zobowiązujemy się do generowania najbardziej innowacyjnych produktów na najwyższym poziomie technologicznym. Szczycimy się bezpieczeństwem i troską o środowisko. Będziemy dążyć do tego, aby być światowej klasy w każdym wymiarze, zapewniając jednocześnie satysfakcjonujące środowisko pracy dla naszych pracowników – którzy są naszym najważniejszym atutem.

Takie dobre intencje, ale zasadniczo pogmatwane, cele są często wynikiem projektowania przez komisję. Można sobie wyobrazić okoliczności, które je wywołują. Odbywa się spotkanie, na którym ktoś proponuje, aby najważniejszym wymiarem usprawnienia zakładu był niski koszt. „Ale co z jakością?” – pyta inny członek zespołu (kodeks komisji z lat 90.). „A co z elastycznością?” pyta jeszcze inny. Wkrótce misja zakładu zawiera wszystko i nic nie mówi.

Postaraj się ustalić podczas zwiedzania fabryki, czy kierownicy zakładu naprawdę mają priorytety i czy podjęli decyzje, które je odzwierciedlają. Ważne wskazówki można odkryć, rozmawiając z ludźmi na podłodze. Zakłady coraz bardziej polegają na operatorach, którzy są źródłem nowych możliwości, a nie na prostych przetargach na maszyny, a odwiedzający musi dowiedzieć się, czy operatorzy rozumieją strategiczne priorytety zakładu. Dowiedz się, czy ich postrzeganie roli zakładu jest zgodne z opisywanym przez menedżerów. Czy personel pierwszej linii wie, czy koszt, jakość lub elastyczność są najwyższym priorytetem? Jeśli odnoszą się tylko do konkretnego produktu, nad którym pracują, mogą nie rozumieć strategicznej roli całej operacji. W jaki sposób informacje dotyczące strategicznej roli zakładu są udostępniane i wykorzystywane w zakładzie? Kto otrzymuje te informacje? Czy napędza działanie? Czy każda osoba rozumie swoją rolę w realizacji strategii zakładu? Odpowiadając na te pytania, odwiedzający mogą określić, czy strategia firmy naprawdę została wpleciona w tkankę codziennej działalności zakładu.

Kluczowe wskaźniki wydajności dla samych operatorów stanowią kolejną cenną wskazówkę, jak szeroko rozumiana jest rola zakładu. Czy operatorzy koncentrują się na pomiarach wydajności, które są wyraźnie powiązane z misją zakładu? Na przykład celem kierownictwa może być zmiana zakładu tak, aby konkurował w zakresie możliwości dostarczania niestandardowych produktów. Ale jeśli ludzie na hali produkcyjnej koncentrują się na maksymalizacji wykorzystania sprzętu, zakład prawdopodobnie nie osiągnie tego celu.

Jeśli podczas zwiedzania stanie się jasne, że zakład nie ma jasno określonej strategicznej roli, zwiedzający powinni spróbować dowiedzieć się dlaczego. Często brak koncentracji można przypisać kierownikom wyższego szczebla, którzy z kolei mogą dawać kierownikom zakładów sprzeczne cele. Na przykład kierownik jednostki biznesowej nalegał, aby jeden zakład tekstylny bardziej reagował na klientów. W memorandum z centrali stwierdzono: „Reagowanie na potrzeby klientów poprzez szybką reakcję i zmniejszenie ilości zamówień jest obecnie głównym celem operacji w South Falls”. Wydajność zakładu i jego menedżerów była jednak nadal mierzona w tonach wyprodukowanego włókna. Takie błędy kierownictwa najwyższego szczebla mogą być receptą na zamieszanie i katastrofę.

Dopasowanie strukturalne

Gdy odwiedzający zidentyfikują strategiczny cel zakładu, muszą zapytać: Czy zakład ma odpowiedni sprzęt do pracy? To pytanie dotyczy wyrównania strukturalnego zakładu lub tego, jak dobrze jego wyposażenie fizyczne i systemy pasują do jego strategicznej roli. Bez odpowiednich narzędzi nawet najlepsi menedżerowie nie mogą sprawić, by zakład dobrze funkcjonował.

Podczas zwiedzania szukaj charakterystycznych elementów, które mogą przyczynić się (lub zmniejszyć) konkurencyjną skuteczność operacji. Czy istnieją cechy sprzętu, które sprawiają, że wykonywanie pracy, której oczekuje się od zakładu, byłoby szczególnie łatwe lub trudne? Na przykład w zakładzie montażu elektronicznego szybko programowalne maszyny umożliwiają szybkie przezbrojenie, co jest szczególnie ważne, gdy zakład przechodzi na produkcję szybko reagującą. Nie ograniczaj się do rzeczy, które działają dobrze. Poszukaj dowodów na nadmierne inwestycje w ogromne lub niezwykle złożone systemy „pomnikowe”, które po wdrożeniu mają rozwiązać problemy zakładu. Rozmowa z ludźmi o takich inwestycjach może wiele ujawnić na temat funkcjonowania zakładu. Dlaczego włożono nową maszynę do odtłuszczania? Jak to było uzasadnione? Dlaczego pieniądze wydano tutaj, a nie w wysłużonym warsztacie? Jak wypadło kilka ostatnich inwestycji w wyposażenie kapitałowe? Gdybyś miał wybrać białego słonia z fabryki, co by to było? Dlaczego projekt był tak rozczarowujący? Wzorzec słabych inwestycji kapitałowych zazwyczaj wskazuje na rozbieżność między strukturą zakładu a jego strategiczną rolą: zakład musi zrobić jedną rzecz, ale kupuje sprzęt lub systemy, aby zrobić coś innego.

Struktura odnosi się jednak nie tylko do „sprzętu”. Odwiedzający powinni również zapoznać się z „oprogramowaniem”: systemami i procesami ręcznymi i komputerowymi, które obsługują zakład. Fizyczne przepływy informacji – w postaci kart routingu i znaczników magazynowych – stają się coraz mniej powszechne, ponieważ zastępują je systemy komputerowe. Znacznie trudniej jest jednak ocenić systemy zautomatyzowane komputerowo podczas zwiedzania, ponieważ są one nieprzejrzyste dla przypadkowego obserwatora.

Mimo to istnieją sposoby na zebranie wskazówek dotyczących systemów informatycznych operacji. Zamiast pytać o konkretny sprzęt lub oprogramowanie używane do obsługi zakładu, zapytaj operatorów, w jaki sposób uzyskują dostęp do codziennych informacji, których potrzebują do wykonywania swoich zadań. Co myślą o systemie komputerowym? Ludzie często bardzo komplementują systemy, które pomagają im wykonywać lepszą pracę. Czy system ma na celu wykluczenie ich z procesu decyzyjnego? A może dostarcza im informacji, aby podejmować lepsze decyzje? Jak ulepszyliby system, gdyby mieli szansę? Jak często zmienia się system, aby lepiej odpowiadał potrzebom zakładu? Jak często system nie działa?

Odwiedzający powinni również spróbować określić, jak dobrze zintegrowane są systemy informacyjne. Ponieważ często wchodzą w interakcje ze środowiskiem fizycznym, systemy komputerowe oparte na produkcji są notorycznie złożone. Podsystemy są dodawane z czasem, w wyniku czego systemy często nie mogą się dobrze komunikować ze sobą. Czy ludzie muszą wyjmować informacje z jednego systemu i ponownie wprowadzać je do innego? Czy ludzie rozumieją, dlaczego informacje są potrzebne i kto z nich korzysta po ich wprowadzeniu? Dowiedz się, jak łatwo było dostosowywać systemy do zmieniających się wymagań. Przedrostek soft w oprogramowaniu może wprowadzać w błąd. Oprogramowanie do produkcji jest tak skomplikowane i współzależne, że często jest tak samo trudne do zmiany, jak fizyczne wyposażenie zakładu.

Oczywiście można wykonać znacznie bardziej szczegółowe analizy sprzętu i systemów zakładu. Ale na potrzeby wycieczki po fabryce, podczas której należy dokonać szybkich ocen, najlepszymi przewodnikami są własne oczy i uszy – wraz z ludźmi, którzy faktycznie używają sprzętu. Kilka skarg i narzekań należy traktować z przymrużeniem oka, ale powszechne niezadowolenie ze sprzętu i systemów zakładu jest ważną wskazówką, że coś jest nie w porządku.

Codzienne zarządzanie

Po ustaleniu kierunku, w jakim zmierza zakład i czy ma on odpowiedni sprzęt, kolejnym pytaniem, które należy zadać, jest: Jak dobrze jest zarządzany na co dzień? Aby ocenić codzienne zarządzanie, odwiedzający muszą rozważyć instalację na trzech poziomach. Na pierwszym poziomie zakład jest zbiorem procesów: obejmuje fizyczne metody wykorzystywane do przekształcania materiału i informacji z jednej formy w drugą. Na kolejnym poziomie zakład to zestaw systemów – komputerowych i ręcznych – które ułatwiają i koordynują te procesy. Na trzecim poziomie zakład to społeczność ludzi. Zakład może mieć wszystkie rodzaje procesów i systemów; mimo braku zdrowego poczucia celu, może chybić się w rywalizacji.

Najpierw zastanów się, jak dobrze zarządzane są procesy zakładu. Nadmierna ilość odpadów oraz zmienność produktów i procesów są oznakami złego zarządzania procesem. Zmienność produktu jest dość łatwa do zaobserwowania, ponieważ zwykle jest dokładnie śledzona i zazwyczaj dostępne są dane historyczne. Zmienność procesu jest znacznie trudniejsza do określenia podczas krótkiej wycieczki, ponieważ nie zawsze są śledzone właściwe miary. Obserwując ogólną jakość produkcji, staraj się wyjrzeć poza stopień zmienności, aby ustalić, czy personel zakładu rozumie jej przyczyny. Czy operatorzy systematycznie identyfikują źródła zmienności? Czy jedna maszyna często nie produkuje zgodnie ze specyfikacją i co powoduje, że to robi? Czy operatorzy wiedzą, które zmienne monitorować? Czy proces produkcyjny bardziej przypomina naukę czy sztukę? Czy jest to rodzaj procesu, który zmienia się niezależnie od konkretnego operatora? Czy istnieją standardowe procedury, których należy przestrzegać w przypadku niepowodzenia procesu? Należy pamiętać, że dopuszczalne poziomy złomu lub zmienności są określane przez strategiczną rolę zakładu. Na przykład zakład, który ma dostarczać bardzo szeroką gamę produktów, będzie zwykle generował większą ilość złomu niż zakład tani.

Kiedy proces zawodzi, menedżerowie i operatorzy w zakładach, którzy dobrze zarządzają procesami, są jak dobrzy detektywi na tropie wskazówek. Nalegają, aby wiedzieć, dlaczego nastąpiła awaria i nie są usatysfakcjonowani, jeśli w tej chwili wydaje się, że jest „w porządku”. Co ważniejsze, znajdują nowe sposoby przekazywania tego zapału do wiedzy podczas całej operacji. Aby dowiedzieć się o czasie pracy maszyny, poszukaj dowodów na rygorystyczny przegląd przyczyn przestojów. Czy typowa reakcja na awarie to heroiczna walka z ogniem czy proaktywne rozwiązywanie problemów?

Rozważając, jak dobrze zarządzane są istniejące systemy, należy wziąć pod uwagę poziomy produkcji w toku, utracone elementy, częstotliwość błędów i dostępność maszyn. Zapytaj lub oblicz kilka prostych wskaźników: Ile dni ma inwentaryzacja produkcji w toku? Ile roboczogodzin na jednostkę jest wymaganych? Jak często data żądania klienta jest zgodna z rzeczywistą datą dostawy? Jaki jest stosunek czasu rzeczywistego przetwarzania produktu do całkowitego czasu przerobu? Ludzie na hali produkcyjnej są dobrym źródłem anegdot dotyczących zagubionych materiałów lub produktów. Warto zapytać o historie zarówno typowych, jak i wyjątkowych błędów. Poproś personel zakładu, aby określił, kto tak naprawdę prowadzi sklep, decyduje, co zrobić i kiedy, oraz radzi sobie z takimi problemami, jak spóźnione lub brakujące zamówienia. Zazwyczaj ludzie chwalą osobę, która wie, jak radzić sobie z kryzysem (znak, że kryzysy są powszechne) lub kogoś, kto znajduje rozwiązania problemów, zanim się pojawią (znak, że tak nie jest).

Aby ocenić zakład jako społeczność, postaraj się zebrać jak najwięcej informacji, rozmawiając z ludźmi, których zwiedzanie fabryk nie przewiduje w harmonogramie. Spacerując po zakładzie, sprawdź, czy pracownicy są jedynie opiekunami sprzętu, czy raczej rzemieślnikami zaangażowanymi w ulepszanie całego procesu. Opiekunowie obserwują proces produkcji i mają nadzieję, że nie wydarzy się nic, co wymaga od nich działania. Czują się uprawnieni do swojej pracy i chcą otrzymywać wynagrodzenie za swój czas i doświadczenie, a nie za faktyczne działania lub postępy. W zakładzie pełnym dozorców na wyzwania najprawdopodobniej czekają takie wymówki, jak: „Nie robimy tego w ten sposób” lub „To wina drugiej zmiany”. Opiekunowie często używają słowa oni, gdy odnoszą się do zarządzania, innej funkcji lub innej zmiany jako źródła problemów. Nie wierzą, że zakład się poprawia i nie czują, że odgrywają znaczącą rolę w procesie doskonalenia. Natomiast rzemieślnicy są aktywnie zaangażowani zarówno w produkcję, jak i proces doskonalenia. Rozumieją cały zintegrowany proces produkcyjny, a nie tylko jego część. Ich pragnienie faktów, wglądu i informacji zwrotnych zmusza ich do kwestionowania ustalonych metod i przeprowadzania eksperymentów, jak ulepszyć działanie. Wiedzą, że odgrywają ważną rolę w poprawie wydajności i są do tego zobowiązani.

Fabryki zwykle składają się z mieszanki dozorców i rzemieślników. Poszukaj wzorów w fabryce. Czy opiekunowie zajmują się głównie jednym obszarem, funkcją lub zmianą? Jeśli tak, to w jaki sposób obecna mieszanka wpływa na wydajność? Czy menedżerowie są świadomi jakichkolwiek problemów i czy je rozwiązują? Czy istnieje agresywny program budowania większej liczby i odsetka zaangażowanych i zaangażowanych rzemieślników w zakładzie, szczególnie w obszarach krytycznych?

Menedżerowie stale dbają o procesy, systemy i społeczność swoich zakładów, aby zapewnić płynne działanie całej operacji. Szersze myślenie strategiczne może mieć coraz większe znaczenie dla kierownika zakładu, ale menedżerowie, którzy nie mogą na co dzień prowadzić zakładu, mają kłopoty – niezależnie od strategii. Zwiedzanie fabryk oferuje możliwość zebrania wskazówek na każdym z tych poziomów dotyczących tego, jak dobrze zakład jest prowadzony.

Ścieżka doskonalenia

Ostatni element ram koncepcyjnych polega na ustaleniu, czy menedżerowie zidentyfikowali i określili ścieżkę doskonalenia dla zakładu. Jeśli menedżerowie i pracownicy są świadomi strategii, którą zakład stosuje w celu poprawy jej wydajności i potrafią ją opisać pojęciowo, jest to znacznie bardziej prawdopodobne, że strategia ta odniesie sukces. Odwiedzający powinni najpierw dowiedzieć się, czy istnieje jasna strategia poprawy. Chociaż trudno jest postawić pełną diagnozę podczas jednej wizyty w zakładzie, kilka widocznych znaków często świadczy o ogólnej sile procesu doskonalenia. (Patrz wykres „Elementy strategii doskonalenia”). Ten wykres przedstawia ogólne ramy do analizy strategii doskonalenia każdej operacji. Zwiedzający mogą zbadać każdy z elementów opisanych na wykresie, zadając odpowiednie pytania sondujące.

Elementy strategii doskonalenia

1. odwiedzający powinien dowiedzieć się, czy kierownictwo rozumie kontekst doskonalenia. Dlaczego w ogóle istnieje potrzeba poprawy? W jakim środowisku konkurencyjnym działa organizacja i jakie wymagania w zakresie poprawy stawia przed organizacją otoczenie?
2. odwiedzający powinien spróbować określić, jakie są cele procesu doskonalenia. Szukaj konkretnych celów w określonych ramach czasowych. Na przykład „Zmniejsz wskaźnik defektów do 1% do sierpnia 1997 r.” jest skuteczniejszym celem niż „Poprawa jakości”. W jakich wymiarach wydajności zakład zamierza poprawić? Odpowiedź „wszystko” jest dowodem na niejasną strategię doskonalenia. Kiedy firmy starają się ulepszyć wszystko na raz, rzadko widzą znaczące ulepszenia w jakimkolwiek wymiarze. Na przykład producent, który ma nowego, zaciekłego konkurenta, który stale oferuje krótsze czasy realizacji, powinien zdecydować, czy stawić czoła temu konkurentowi, czy też realizować na przykład strategię o niskich kosztach. Próba zmierzenia się z obydwoma w tym samym czasie byłaby błędem, ponieważ oba cele mogą być sprzeczne.
3. odwiedzający powinien zapytać, czy wysiłek związany z doskonaleniem ma wyraźny cel. Nacisk może być położony na poszczególne działy lub funkcje, procesy międzyzakładowe lub relacje z dostawcami i klientami. Czy koncentracja pasuje do celów strategii doskonalenia? Na przykład zakład, który stara się zbudować zdolność szybkiego reagowania na zamówienia klientów, może skoncentrować się na przepływie materiałów i informacji w różnych działach. Natomiast zakład zatroskany o poprawę jakości produktu może skupić się na poszczególnych działach, w których występują problemy.
4. po ustaleniu, dlaczego zakład musi się ulepszyć, jakie wymiary wydajności ma poprawić i na czym skupiają się wysiłki na rzecz doskonalenia, odwiedzający muszą następnie zastanowić się, w jaki sposób poprawi wydajność. Jakie metody stosuje zakład? Na przykład, ogólnozakładowe wysiłki na rzecz poprawy szybkości reakcji przyniosą korzyści z przeprojektowania procesu od zamówienia do dostawy, podczas gdy zakład z dokuczliwymi problemami z jakością może skorzystać na całościowym podejściu do zarządzania jakością. Czy zakład używa technik i narzędzi – takich jak statystyczna kontrola procesu lub samodzielnych zespołów roboczych – które zapewnią wymagane ulepszenia?
5. odwiedzający powinien dowiedzieć się, jakie zasoby są zbierane, aby pracować nad projektem doskonalenia. Brak istotnych zasobów może oznaczać, że kierownictwo nie jest zaangażowane w proces doskonalenia. Skąd pochodzą zasoby? Ile osób jest aktywnie zaangażowanych w ten proces?
6. odwiedzający powinien szukać jasno określonej organizacji i czasu. Niezależnie od tego, czy zespoły doskonalące postępują zgodnie z istniejącą strukturą organizacyjną, czy też są obsadzone wielofunkcyjnie, należy jasno określić liczbę członków zespołu i częstotliwość spotkań zespołu. Przyjrzyj się obsadzie inicjatyw doskonalenia. Czy zatrudniają ludzi, którzy mają nie tylko odpowiednie umiejętności, ale także zdolność, autorytet i wolę wdrażania rozwiązań? Poszukaj również mechanizmów wzmacniających, które utrzymują energię kryjącą się za procesem i utrzymują go na właściwym torze, takich jak zaplanowane raporty o stanie i regularne przeglądy procesów.
7. zwiedzający powinien zbadać procesy uczenia się w zakładzie. Ważne jest, aby szukać oznak, że kierownictwo poprawia sam proces doskonalenia poprzez skoordynowany wysiłek, aby uczyć się od innych operacji i jak najlepiej wykorzystać to, czego nauczyliśmy się na własnej ścieżce doskonalenia. Sprawdź, czy kierownictwo ściśle śledzi proces doskonalenia, aby zastosować zdobytą wiedzę w późniejszych projektach.

Nawet najlepiej zaprojektowana strategia doskonalenia może zostać utrudniona przez „wypalenie schematu”. Zbyt często kierownicy fabryk chwytają się smaku miesiąca – jakiejś nowej teorii zarządzania, którą poznają w księgarni na lotnisku. Dana fabryka mogła być wystawiona na działanie długiej serii menedżerów przynoszących ze sobą równie duży zbiór filozofii ulepszeń. Kiedy uruchamiana jest jedna nowa inicjatywa za drugą, długoletni pracownicy zakładu będą dyskontować ostatnią z westchnieniem „Znowu zaczynamy!” Posłuchaj wskazówek, które przeczą nadmiernej liczbie wcześniejszych kampanii, które mogą odetchnąć od żagli najnowszej inicjatywy. Menedżerowie muszą być zaangażowani nie tylko w zmiany, ale także w określone podejście do zmian. Obserwując wypalenie schematu podczas zwiedzania zakładu i śledząc siedem elementów strategii doskonalenia, odwiedzający będą mogli określić, czy strategia doskonalenia zakładu została dobrze przemyślana i jest skutecznie wdrażana.

Osoby wybierające się na zwiedzanie fabryk odniosą duże korzyści z ustalenia jasnych celów i zastosowania ram koncepcyjnych do uporządkowania tego, co widzą i słyszą. Ale jest jedna ostateczna recepta, aby jak najlepiej wykorzystać zwiedzanie fabryk: odbądź ich dużo. Gdy ludzie widzą więcej zakładów, rozwijają bardziej wprawne oko i zbuduj bogatszą bazę porównawczą dla kolejnych wycieczek. Nawet zakład, która wydaje się nie być bezpośrednio interesująca, może pomóc w zbudowaniu tej bazy. Istotą odnoszących sukcesy organizacji produkcyjnych jest ich zdolność do robienia rzeczy wartościowych dla swoich klientów, których nie mogą robić ich konkurenci. Zwiedzanie fabryk to potężny sposób na rozwinięcie głębokiego zrozumienia, czym są te możliwości i jak można je wykorzystać.

Dr Robert Klinski – uczestnik wyjątkowego spotkania Dialog Liderów 2022 w Sopocie – wskazuje, że patenty przeznaczone na rynek we właściwym momencie cyklu technologicznego są wysoce wydajną ale zaskakująco często pomijaną inwestycją.

Gdy szukasz okazji do inwestycji w technologie wysokiego wzrostu, konwencjonalną odpowiedzią jest wybranie obiecującego start-upu i zainwestowanie w jego kapitał własny.

Jest to jednak droga pełna przeszkód. Nawet najmądrzejsi inwestorzy spodziewają się znaczącego zysku tylko w przypadku 10% inwestycji. Kolejne 20% doinwestowanych start-upów może wyjść na zero. Reszta po prostu „przepali” kapitał.

Czy jednak można ograniczyć ryzyko utraty kapitału, zachowując jednocześnie możliwość zysku? Innymi słowy, zamiast inwestować w „twarde aktywa”, takie jak akcje, czy możesz użyć „miękkich aktywów”, takich jak instrumenty pochodne, aby wykorzystać swoją pozycję? 

W przypadku akcji, opcje dają prawo kupna lub sprzedaży aktywów bazowych (lub po prostu samej opcji) w określonym terminie lub wcześniej przy stałym ryzyku finansowym (premia). W przypadku technologii patenty mogą być bardzo skutecznym ekwiwalentem opcji.

Innymi słowy, zamiast inwestować w technologie lub start-upy, dlaczego nie zainwestować we własność intelektualną jako analogię do opcji?

Jako inwestor, możesz zyskać w takim wypadku do 31 miesięcy, składając wniosek patentowy w ramach Układu o Współpracy Patentowej i to przy stałym ryzyku kapitałowym i ustalając datę pierwszeństwa, aby określić, czy warto dążyć do uzyskania patentu w przyszłości. Przy takim rozwiązaniu kapitał zagrożony stanowi około 1% zaangażowania w start-up.

Dla wielu inwestorów, zwłaszcza z Chin, patenty zaczynają stanowić bardziej efektywny sposób zwrotu z technologii. Zamiast ryzykować 10 milionów euro na start-up, wykorzystują patenty, aby wyłapać technologię we właściwym momencie, nie za wcześnie, nie za późno, ale w idealnym momencie, kiedy przestaje się pojawiać i zaczyna się rozwijać.

Rachunek ekonomiczny jest w tym wypadku przekonujący. Jeśli zbudujesz portfel patentów wysokiej jakości z dziesięcioma patentami na technologię w pięciu głównych krajach na świecie, narażasz na ryzyko około 1 milion euro, przy średnim koszcie 20 000 euro na patent w każdym kraju. Można by więc zbudować dziesięć takich portfeli zamiast inwestycji w jeden start-up.

Jako inwestor, możesz zyskać w takim wypadku do 31 miesięcy, składając wniosek patentowy w ramach Układu o Współpracy Patentowej i to przy stałym ryzyku kapitałowym i ustalając datę pierwszeństwa, aby określić, czy warto dążyć do uzyskania patentu w przyszłości. Przy takim rozwiązaniu kapitał zagrożony stanowi około 1% zaangażowania w start-up.

Powyżej przytaczamy tylko niektóre tezy, które rozwiniemy i gruntownie przedyskutujemy podczas wyjątkowego spotkania Dialog Liderów 2022 w Sopocie już 25 i 26 sierpnia 2022.

Obecnie bardziej niż kiedykolwiek ludzie potrzebują skutecznego przywództwa! Sytuacja, którą spodziewaliśmy się pożegnać po kilku tygodniach problemów w marcu 2020 roku, stawia nam więcej pytań, niż ekscentryczny czarny charakter z Batmana w zielonym garniturze.

Miejmy zatem choć jedną zagadkę z głowy – oto 4 główne trendy przywództwa na 2022 rok.

Liderzy muszą łączyć ludzi z celem

„Prawie dwie trzecie ankietowanych pracowników stwierdziło, że COVID-19 skłonił ich do zastanowienia się nad swoim celem życiowym. A prawie połowa stwierdziła, że ​​z powodu pandemii ponownie zastanawiają się nad rodzajem pracy, którą wykonują”.

Wyniki tego badania McKinseya trafiają w sedno – ludzie o wiele silniej kierują się obecnie poczuciem celu niż przed pandemią. Wszyscy widzieliśmy rozmycie granic między sferą osobistą a zawodową, co znajduje potwierdzenie w wypowiedziach w 70% pracowników, którzy twierdzą, że to, co robią w pracy, określa ich poczucie celu.

McKinsey definiuje trzy obszary, które wpływają na poczucie celu i spełnienie pracownika – co pomaga wyjaśnić jego status jako kluczowego trendu przywódczego.

• rzeczy, które robimy poza pracą, takie jak hobby, wolontariat i opieka nad innymi.
• cel, który czerpiemy z samej pracy, kierując się tym, czy robimy postępy w projektach, które zapewniają sens i energię.

Wiemy, co myślisz: liderom trudno jest mieć bezpośredni wpływ na którekolwiek z nich. W tym momencie do gry wkracza ostatnia część tej trójcy spełnienia i jest to:

• cel, który pochodzi z samej organizacji. Kultura firmy, doświadczenie pracowników, misja i wartości są pod naszą kontrolą i są kluczowymi wyznacznikami celu.

Jak widać na poniższym obrazku, wpływu poszczególnych celów może mieć ogromny wpływ na ogólne poczucie spełnienia.

Trzy scenariusze

cele zawodowe i osobiste są zgodne, ale praca nie jest dla mnie bardzo istotna, nie identyfikuję się też z firmą, w której pracuję, praca dostarcza mi jedynie środków do realizacji moich celów prywatnych

Źródło: McKinsey

Jako liderzy musimy skupić się na rozszerzeniu naszego kręgu celów organizacyjnych tak, aby zbliżyć go do indywidualnego celu satysfakcji pracownika uzyskanej z pracy. Jeżeli to uda, Twoi pracownicy nie tylko będą bardziej zadowoleni, ale będą też bardziej skłonni podejmować bardziej ambitne cele w pracy – częściowo dzięki lepszemu dopasowaniu ich do celów całej organizacji.

Rozszerzenie kręgu oznacza często zasadniczą zmianę organizacyjną, a konkretnie zmianę kultury organizacyjnej. Podczas gdy 85% wyższych menadżerów twierdzi, że może realizować swój osobisty cel w codziennej pracy właśnie w relacji do celów organizacji, to niemal ten sam odsetek menedżerów i pracowników pierwszej linii jest albo niepewnych, albo twierdzi wprost, że nie może tego robić.

Szczególnym wyzwaniem przywódczym jest zatem kultura organizacyjna, biorąc pod uwagę, że jest to jedyna dźwignia przywództwa, którą naprawdę możemy wykorzystać! Otwórz się na dialog z pracownikami, daj ludziom więcej możliwości znalezienia celu w ich pracy i upewnij się, że robisz to autentycznie.

Tworzenie ścieżek kariery i kierowanie planowaniem sukcesji

Czy znajdujemy się w kryzysie rotacji pracowników? Całkiem możliwe, że tak! I jest to jeden z bardziej niepokojących trendów przywódczych na tej liście.

W 2021 r. raport Glassdoor pokazał, że wskaźnik dobrowolnych odejść z pracy w USA osiągnął 25%, ponad dwukrotnie więcej niż w 2018 r. W tym samym miesiącu Wielka Brytania opublikowała 1,3 miliona wakatów, o 300 000 więcej niż w kwietniu 2020 r.

Łatwiej byłoby spojrzeć na to jako na krótkoterminowy kryzys i sięgnąć po wszelkie tradycyjne zachęty, które mogą sprawić, że ludzie zostaną: „złote kajdanki”, „złote klatki” – jak zwał tak zwał. Ci, którzy planują z wyprzedzeniem, prawdopodobnie planują zastosowanie połączenia zarządzania ścieżkami kariery, zaplanowania sukcesji i rozwoju skutecznego przywództwa.

W ciągu ostatnich dwóch lat niestabilność i niepewność stała się stałym elementem działania organizacji i pracowników (środowisko działania określane jako VUCA). Podczas gdy organizacje skupiły swoje strategie personalne na zatrzymaniu odejść, to jednym z kluczowych trendów przywódczych ważnych dla organizacji w 2022 r., jest skupienie się na planowaniu sukcesji i ścieżce kariery. Pracownicy chcą wiedzieć, że mają miejsce w swojej organizacji, co wiąże się z lepszym zrozumieniem nie tylko tego, dokąd pracownicy mogą przejść w firmie (ścieżka kariery i planowanie sukcesji), ale także jak mogą się rozwijać (nauka i rozwój przywództwa). Organizacje i liderzy, którzy mogą zapewnić przejrzystość i jasność wokół tych procesów, będą pozycjonowani jako najatrakcyjniejsi.

LinkedIn podkreślił w raporcie Global Talent Trends 2020 jak potężnym narzędziem może być mobilność wewnętrzna, przy czym 81% HRowców zgadza się, że pomaga to obniżyć poziom odejść, a 69% twierdzi, że obecni pracownicy wchodząc na nowe stanowisko podnoszą swoją produktywność.

Podobny raport LinkedIn z 2021 roku ujawnił, że 51% specjalistów L&D uważa, że ​​jest mobilność ma obecnie jeszcze wyższy priorytet, niż przed pandemią. Tymczasem ich raport dotyczący uczenia się w miejscu pracy z 2021 r. wykazał, że rekrutacje wewnętrzne stanowiły prawie 20% wszystkich zatrudnień między kwietniem a sierpniem 2020 r., co stanowi wzrost o 16,5% w porównaniu z 2019 rokiem.

Dla pracowników możliwość rozwoju ma znaczenie! Często jest to powód, dla którego wciąż się trzymają firmy.

• 74% pracowników uważa, że ​​brak możliwości rozwoju powstrzymuje ich przed osiągnięciem pełnego potencjału
• 87% millenialsów uważa, że ​​uczenie się i rozwój w miejscu pracy jest ważne
• 76% uważa, że ​​firmy są bardziej atrakcyjne, jeśli oferują szkolenia z dodatkowych umiejętności.

Wyzwanie formułowane przez ten trend przywódczy dotyczy tego w jaki sposób nie tylko oferować pracownikom ścieżki rozwoju, ale także zapewnić, że są one spersonalizowane, tak, aby wywrzeć wpływ na każdego pracownika i jego cele.

Źródło: Willis Towers Watson

Jak więc firmy stają się transformacyjnymi organizacjami EX? Według badania, jest bardziej prawdopodobne, że to zrobią, jeśli mają starszych liderów, którzy skutecznie ustalają i komunikują strategię, ale też skutecznie pomagają swoim pracownikom zrozumieć cele firmy. Będąc żywym świadectwem skutecznych wdrożeń różnych strategii, są oni również najlepsi w pomaganiu młodszym pracownikom w osiągnięciu pełnego potencjału w pracy, na przykład poprzez skuteczny mentoring, dobrze prowadzony onboarding lub inne narzędzia wspomagające EX.

Przygotowanie do zmiany i tworzenie kultury adaptacji

2022 to rok, w którym liderzy powinni skupić się na rozwijaniu zdolności firmy do tworzenia zmian.

Jest truizmem, że wygrywa ten, kto najszybciej się uczy i dostosowuje, zwłaszcza gdy zasady i otoczenie, w których działamy, zmieniają się tak szybko (przypomnij sobie słowo-klucz 2020 roku: VUCA). Przypomnijmy sobie marzec 2020 r. Firmy, które dostosowały swoje produkty i procesy do pracy zdalnej w najbardziej efektywny sposób, odniosły sukces.

Restauracje przestawiły się z zestawów lunchowych na gotowanie w domu, niektóre puby zaczęły nawet dostarczać kufle piwa, zajęcia gimnastyczne przeniesiono na zoom na żywo, a lista jest długa. Oczywiście nie zapominajmy o szkoleniach: my też przenieśliśmy nasze projekty szkoleniowe na on-line, a zmiana ta nie dotyczy tylko platformy, ale też metodyki, zakresu szkoleń, formy egzaminów czy sposobu komunikacji z klientem i z uczestnikami naszych projektów. Ale nawet teraz nigdy nie wiemy, co czai się za rogiem – czy będzie kolejny lockdown i co on w praktyce będzie oznaczać? Jakie trwałe zmiany przyniesie w naszym funkcjonowaniu zarówno osobistym jak zawodowym?

Zmiana jest ciągła, nigdy się nie kończy, a liderzy mają wyjątkową rolę wspierania i wyposażenia swoich pracowników w jeszcze skuteczniejsze narzędzia zarządzanie zmianą. A wszystko zaczyna się od postaw: od tego, że liderzy stają się zwinni, wyrozumiali i otwarci. Trzeba odpuścić potrzebę planowania od A do Z i nauczyć się być w porządku z planowanie od A do B, bo i tak wszystko mogło się zmienić, zanim dotarliśmy do B.

Na jakich więc cechach powinni się skupić liderzy, aby upewnić się, że nie tylko potrafią sami umieją przystosować się do zmiany, ale także wspierać kulturę, w której ich ludzie są również na to przygotowani?

Skupienie uwagi na doświadczeniu pracownika (employee expeirence)

EX, czyli doświadczenie pracownika, to ważny trend, o którym każdy lider musi pomyśleć w 2022 roku. Firma doradcza Willis Towers Watson wykonała badanie, które wykazało, że 92% organizacji będzie traktować doświadczenie pracownika (ex) w ciągu najbliższych trzech lat absolutnie priorytetowo.

Co powoduje, że firmy gwałtownie skupiają się na ex? Oczywiście kryzys i działania podjęte przez firmy po wybuchu pandemii. Co jeszcze skłoniło je do zainteresowania ex? Zgodnie z wynikami badania Willis Tower Watson były to takie niekorzystne dla pracowników czynniki jak:

• 56% pracowników pracowało w 2021 roku całkowicie zdalnie lub hybrydowo (w porównaniu z ok. 9% w latach poprzednich)
• 46% firm zredukowało zatrudnienie lub skróciło godziny pracy w 2021 roku
• 44% firm zmieniło swój model organizacyjny (z czego 36% przeprowadziło całościową reorganizację)
• 39% obcięło pensje lub benefity.

Przed pandemią tylko 52% firm uznało doświadczenie pracowników za priorytet w ciągu najbliższych trzech lat. Dziś firmy dostrzegają znaczny wpływ, jaki może to mieć zarówno na organizacje jak i pracowników. 81% pracodawców postrzega wdrożenie strategii EX jako siłę napędową zaangażowania, lekko wyprzedzając dobre samopoczucie (80%), produktywność (79%) i ogólne wyniki biznesowe (78%) nie pozostały daleko w tyle.

Zdaniem Willis Towers Watson, wdrożenie strategii EX przynosi następujące efekty:

Zdaniem naszego eksperta Piotra Cieszewskiego przywódcy zdolni do adaptacji mają trzy cechy:

• Mają elastyczne sposoby myślenia: używają różnych ram mentalnych i strategii myślenia, aby podejść do różnych problemów. Jest to szczególnie ważne, gdy muszą rozważyć, jak myślą oni sami, ich pracownicy i klienci.
• Mają wiele planów na osiągnięcie celów końcowych. Nie są przywiązani jednego rozwiązania i są w stanie porzuć plan, gdy jest jasne, że nie działa.
• Są ciekawi, co pozwala im słuchać innych w poszukiwaniu najlepszego rozwiązania wyzwania.

Innym sposobem myślenia o tym samym jest, zdaniem Piotra, zarządzanie energią.

„Wyszkol swój zespół, aby mieć zbiorową zdolność tworzenia projektów, które będą przyjazne dla mózgu pod względem faz postępu i przerw.
Świętuj z zespołem koniec każdej fazy projektu.
Zachęć zespół do przeanalizowania nawyków mikro, mezo i makro pauzowania”.

Aby uzyskać więcej informacji eksperckich i nasze końcowe przemyślenia na temat krajobrazu wyzwań związanych z przywództwem, zwróciliśmy się do Ewy Błaszczak, współpracującej z nami ekspertki ds. zakłóceń przywództwa a jednocześnie specjalistki zarządzania Agile, prosząc ją o branżową wiedzę na temat zmian w zmieniającym się krajobrazie przywództwa.

Myślisz, że jest coś, czego przegapiliśmy na tej liście trendów przywódczych?

Napisz do nas – chcielibyśmy poznać Twoją opinię.

Ludzie rozwiązują problemy na dwa różne sposoby: albo logicznie pracują nad dowodami, albo rozwiązanie pojawia się w ich umyśle wraz z poczuciem, że odpowiedź jest właściwa.

Nazywamy to inspiracją, iluminacją, lub chwilą „o!”, a ostatnio coraz popularniejsze jest słowo insight. Praca z insightami może zaoszczędzić wiele pracy, a nawet zwiększyć produktywność, kreatywność i efektywność, ale umiejętność świadomego generowania inspiracji rzadko jest uwzględniany w opisie pracy lub sprawdzany podczas oceny managerów.

Do czego potrzebujemy insightów?

Większość problemów biznesowych jest złożona i ma więcej zmiennych, niż nasza pamięć robocza może jednorazowo pomieścić.

Na przykład: myśląc o tym, jak poprawić zaangażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów, musisz wziąć pod uwagę niektóre lub wszystkie z poniższych:

• jakość i umiejętności Twojego zespołu
• strategię firmy
• aktualnie „gorące tematy” w firmie oraz preferencje CEO i wielu innych interesariuszy
• wyniki badań i analiz, zarówno wewnętrznych jak zewnętrznych
• korelację ze wszystkimi innymi inicjatywami, które prowadzisz zarówno ty, jak cała firma
• posiadane zasoby.

Sam z pewnością możesz dodać co najmniej trzy dodatkowe czynniki do swojej wersji tej listy. Jednak wiesz, że wzmocnienie zaangażowania pracowniczego (np. poprzez „koła kaizen” czy programy inicjatyw pracowniczych) nie jest liniowym, racjonalnym problemem: nie ma jednej „właściwej” odpowiedzi.

Oznacza to, że nasze świadome zasoby rozwiązywania problemów nie są zbyt pomocne, gdy zajmujemy się tego rodzaju problemami.

Jak więc inaczej możemy rozwiązać te problemy?

Kiedy ludzie mają inspirację, mają również zastrzyk energii i nagrodę w postaci wyrzutu dopaminy w mózgu.

Znany konsultant biznesowy David Rock^[1] przez lata zapytał kilka tysięcy osób, w jaki sposób rozwiązują złożone problemy w swojej pracy. W rezultacie stwierdził, że do rozwiązania nie dochodzi poprzez analizę; odpowiedź zawsze pojawia się nagle, zwykle wtedy, gdy problem jest poza świadomością, kiedy zasypiamy lub budzimy się, podczas ćwiczeń, pod prysznicem lub w innych sytuacjach, gdy mózg nie jest zajęty.

Jednak rozwiązania przychodzą znacznie szybciej (i są skuteczniejsze), jeżeli nasz mózg „w stanie spoczynku” przypomina sobie o inspiracjach – bodźcach, które gdzieś zarejestrował, zaobserwował, przeczytał… Dlatego dla insightu tak ważna bywa właśnie inspiracja – po prostu skraca czas.

Czym jest ten insight?

Insight pojawia się w momencie przebłysku, oświecenia, gdy pojawia się innowacyjne rozwiązanie lub powstaje skojarzenie między nowymi danymi a istniejącą wcześniej wiedzą. I instynktownie wiesz, że to rozwiązanie jest poprawne.

Dzieje się tak, gdy mózg łączy niepołączone dotąd neurony. (Zwykle dzieje się tak, gdy jest cicho lub zastanawiasz się nad czymś zupełnie innym niż aktualny problem). Kiedy mamy insight (moment oświecenia), otrzymujemy zastrzyk energii i nagrodę w postaci dopaminy w mózgu, a proces ten trwale zmienia również mózg na poziomie fizjologicznym, tworząc trwałe nowe połączenia nerwowe.

Nie mówimy tutaj o ogólnej kreatywności – to proces, sposób myślenia i postrzegania. Insight różni się również od intuicji, która jest raczej wskazówką dotyczącą kierunku, w którym należy podążać, a nie całością rozwiązania.

Jak działają insighty?

Mark Beeman ^[2] jest prawdopodobnie najbardziej znanym i najbardziej szanowanym neurobiologiem pracującym nad teorią i praktyką insightu. Jego zdaniem proces generowanie insightu postępuje następująco:

• Następuje nieświadome przetwarzanie – różne rozwiązania same „przychodzą” do ludzi, gdy myślą oni o problemie inaczej, niż wcześniej (na przykład, gdy ktoś zadaje naprawdę mocne pytanie, „wywraca stolik” lub otrzymujemy mocną inspirację);
• Gdy umysł jest zrelaksowany – kiedy jesteś spokojny i w dobrym nastroju (pamiętaj o dopaminie stymulującej budowanie połączeń synaptycznych!)
• Pojawia się nagła odpowiedź – wtedy przychodzi rozwiązanie, z zaskoczenia, ale jesteś go pewna lub pewny; po prostu wiesz, że to zadziała.

Oto trochę więcej szczegółów na temat tych elementów oraz informacji o tym jak powstaje insight i jak można stworzyć dla niego optymalne warunki.

Nieświadome przetwarzanie

Badania dr. Beemana wskazują, że insight obejmuje połączenia między stosunkowo niewielką liczbą neuronów.

Insight jest często dawno zapomnianym wspomnieniem lub kombinacją wspomnień połączonych w nowy sposób. Wspomnienia te nie mają wielu neuronów łączących je ze sobą, dlatego potrzebujemy spokojnego umysłu, aby zauważyć nowe połączenia i insight, jakiego nam one dostarczają.

Mózg wie, jak rozwiąże problem na osiem sekund przed pojawieniem się świadomej odpowiedzi.

Bardzo zajęty umysł, który ma mało czasu na „przestoje”, swobodne błądzenie, ma tendencję do pomijania insightów.

Introspekcja

Beeman odkrył również, że insighty powstają, gdy patrzymy „poza szablon” (tzw. myślenie „out of the box”).

Nasza uwaga może być skupiona na zewnątrz (czytanie tego rozdziału) lub wewnętrznie (obraz został wygenerowany w twoim umyśle przez słowo na stronie).

Cały czas przechodzimy między tymi dwoma stanami. Kiedy ludzie generują insighty, ich myśli często „błądzą”, zamiast skupiać się na problemie.

Mark Beeman zarejestrował aktywność fal alfa w korze wzrokowej i słuchowej tuż przed momentem oświecenia (insightu), co wskazuje, że ludzie odcinają się wówczas od bodźców zewnętrznych, aby zaoszczędzić zasoby mózgu po to, by zauważyć insight.

Zrelaksowany, pozytywny umysł

Można przewidzieć której metody ktoś użyje do rozwiązania problemu, logiki czy insightu, na podstawie rodzaju aktywności w mózgu bezpośrednio przed przedstawieniem mu problemu. Mówi, że nasz stan psychiczny determinuje nasze podejście, a także nasze osobiste preferencje.

W podobnym badaniu Joydeep Bhattacharya z Goldsmiths i Bhavin Sheth z University of Houston ustalili, że mózg wie, jak rozwiązać problem na osiem sekund przed pojawieniem się świadomej odpowiedzi.

92-94% rozwiązań biznsowych generowanych na podstawie insightu było poprawnych w porównaniu z około 80% odpowiedzi uzyskanymi na podstawie analizy logicznej.

Sheth sugeruje, że może być może mózg wychwytuje zmianę sposobu myślenia, rozwiązanie (moment „o!”), zanim zdamy sobie z tego sprawę.

Niespodziewane rozwiązania

A zatem oto nieco sprzeczna ze „zdrowym rozsądkiem” (nieintuicyjna) sugestia nauki: jeśli chcesz mieć pomysł (insight), przestań próbować rozwiązać problem.

Charakterystyczną cechą problemów jest to, że w nich utykamy. Krążymy wokół danych i problemów i nie widzimy rozwiązania. Dzieje się tak, ponieważ mamy tendencję do fiksacji na małym zestawie rozwiązań.

Im dłużej myślimy o tym samym złym rozwiązaniu, tym bardziej fiksujemy nasz mózg na tym rozwiązaniu i tym trudniej jest nam wymyślać nowe pomysły. Insighty mają tendencję do pojawiania się, gdy ludzie się poddają, przynajmniej chwilowo.

Teoria hamowania Stellana Ohlssona wskazuje, że musimy świadomie zdusić myślenie o niewłaściwych rozwiązaniach, aby to te właściwe zwróciły naszą uwagę. Ponadto świadomy wysiłek mózgu wiąże się z dużą aktywnością neuronalną, co może zmniejszyć prawdopodobieństwo zauważenia cichych sygnałów insighu.

Dr Beeman odkrył również, że właśnie te niespodziewane rozwiązania (olśnienia) wydają się być najbardziej efektywne: 92-94% odpowiedzi opartych na insightach było poprawnych, w porównaniu z około 80% odpowiedzi uzyskanych w wyniku analizy logicznej.

Jak generować więcej insightów?

W oparciu o badania Beemana stworzyliśmy skrócony model, który pomoże Ci zapamiętać kroki w celu zwiększenia liczby i jakości insightów.

Pamiętaj jednak, że najpierw ważne jest, aby wprowadzić swój mózg w stan, który zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia wglądu: zrelaksuj się i wpraw się w dobry nastrój, oglądając zabawny film lub np. idąc na spacer (o ile to lubisz).

Przewodnik do generowania insightów

Konsekwencje praktyczne

Insight w organizacji

Jak to się wszystko ma do naszej pracy?

Kiedy rozwiązujemy problemy we współpracy z innymi osobami w pracy, zwykle robimy coś przeciwnego do tego, co nauka wskazuje, że będzie najskuteczniejsze.

Generujemy stresory: wyznaczamy sobie terminy, zbieramy więcej danych, przeprowadzamy burzę mózgów jako grupa… wszystko to wymaga dużo pracy w mózgu i utrudnia uzyskanie insightu.

Mamy również tendencję do zmieszania liczby proponowanych rozwiązań, gdy grupa dostosowuje się do konsensusu, zbiorowego myślenia. Dochodzi tu jeszcze problem hierarchii w grupie – z reguły zgadzamy się z tokiem myślenia lidera grupy (formalnego lub nieformalnego), nawet niewypowiedzianym.

Lepszym podejściem jest zdefiniowanie pytania w grupie, a następnie indywidualne umożliwienie mózgowi przetworzenia i rozwiązania problemu. Następnie grupa zbiera się, aby przejrzeć i uzgodnić rozwiązania.

Insight w praktyce

Insighty są przydatne w wielu obszarach pracy, zwłaszcza w procesie zmian i uczenia się (np. często są wykorzystywane w procesie generowania pomysłów na nowe produkty w oparciu o feedback od klientów).

By było to skuteczne, pamiętaj że:

• Wprowadzanie nowych pomysłów musi następować w odpowiednim kontekście dla danej osoby. Na przykład można powiązać budowanie kompetencji ze strategią lub osobistymi celami.
• Ważne jest zrozumienie aktualnego sposobu myślenia osoby i odpowiednie pozycjonowanie dostarczanych jej treści. W praktyce wszyscy ludzie będą mieli różne punkty wyjścia do procesu rozwiązywania problemu, dlatego ważne jest projektowanie dostarczanych im treści tak, aby były dopasowane do tych osób. Np. kompleksowe, mocna inspiracje przeznaczone dla bardziej doświadczonych menadżerów mogą być wręcz paraliżujące dla mniej doświadczonych pracowników, którzy odrzucą je jako „księżycowe”. Ważne jest także umożliwienie wykorzystania insightów pojawiających się w różnym czasie – musimy stworzyć przestrzeń do tego, aby nowe pomysły nie musiały być generowane „na akord”, bo to się po prostu nie zdarzy. Wymaga to na przykład facylitatorów, którzy rozumieją ogólne cele i potrafią myśleć samodzielnie, monitorować procesy kreatywne poszczególnych osób osoby, a następnie powiązać indywidualne pomysły. Facylitator procesu kreatywnego (np. moderator design thinking) musi także wiedzieć, kiedy pomysł już jest dojrzały do dalszego wykorzystania, a kiedy jeszcze pozostawić go do refleksji.
• Używanie „mocnych” pytań i inspiracji w celu uzyskania insightu, na przykład poprzez przedstawianie nowych i zróżnicowanych perspektyw, takich jak historie, osobiste anegdoty i przykłady z zupełnie innej branży.
• Niezbędne jest danie ludziom czasu na refleksję i pokazanie im narzędzi do aktywnej refleksji, zwłaszcza gdy interesariusze projektu lub organizacji uważają, że „ludzie muszą być zajęci”. Możemy korzystać z takich technik jak np. coaching w ruchu, który zapewnia wszystkie korzyści płynące z coachingu podczas chodzenia. Ruch wydaje się redukować zahamowania i uwalniać przestrzeń do myślenia.
• Projektowanie szkoleń czy warsztatów strategicznych obejmujących nocleg, na przykład od obiadu do obiadu następnego dnia. Zapewnia to uczestnikom naturalny czas na sen, o którym wiadomo, że usprawnia nawiązywanie nowych połączeń synaptycznych.

Insighty są ulotne, więc ważne jest uchwycenie ich gdy powstają i zakotwiczenie ich w mózgu. Spróbuj je wzmocnić, omawiając je, ustalając cele ich zastosowania, dostosowując je do bieżącej sytuacji lub do siebie lub wykorzystując metodyki insightowe poprzez włączenie ich do osobistych rytuałów lub elementów spotkań z zespołem.

[1] David Rock jest konsultantem i trenerem przywództwa, który doradza korporacjom na całym świecie. Autor książek Coaching with the Brain in Mind, Quiet Leadership i Personal Best, jest prezesem Results Coaching Systems, wiodącej globalnej organizacji konsultingowej i coachingowej. Jest członkiem rady doradczej międzynarodowej szkoły biznesu CIMBA oraz współzałożycielem NeuroLeadership Institute and Summit. Mieszka w Sydney, Australii i Nowym Jorku.

[2] dr Mark Beeman jest psychologiem zajmującym się neuronauką poznawczą insightu i twórczego poznania. Zajmuje się neuronalnymi podstawami przetwarzania semantycznego i naturalnego rozumienie języka, asymetriami mózgowymi i poznawczymi. Pracuje na Northwestern University w Illinois, USA.

Strategia L&D może umożliwić analizę i dostarczanie narzędzi do rozwoju zawodowego kompetencji pracowników, ale czy to ma wpływ na wyniki biznesowe? Badania pokazują, że regularne uczenie się i samo-rozwój umożliwia pracownikom tworzenie wysoko wykwalifikowanych zespołów, które następnie zwiększają przychody firm i przyczyniają się do realizacji jej strategii. No tak, tylko to wymagałoby poosiadania przez firmę strategii rozwoju, a z tym – jak wiadomo – jest różnie.

W procesie rekrutacji to kandydaci muszą przedstawić swoje umiejętności, które będą przydatne w wykonywaniu zadań przypisanych do danego stanowiska. Jednak w celu zapewnienia pracownikom regularnego rozwoju i podnoszenia ich kwalifikacji (obecnie coraz częściej kandydaci i pracownicy zwracają na to uwagę), pracodawcy oferują (a przynajmniej obiecują) szkolenia (zarówno stanowiskowe, stacjonarne jak i online), a także dostęp do innych narzędzi, które pomagają danym pracownikom stać się ekspertem w swojej dziedzinie. Organizacja programów szkoleniowych w firmie i budowanie kompetencji pracowników w zespołach nie tylko prowadzi do nabywania i rozwoju umiejętności pracowników jako jednostek, ale także poprawia efektywność zespołu jako całości. W konsekwencji przychody firmy rosną.

Składając wszystkie materiały szkoleniowe i narzędzia w jedną strategię, będziesz mógł zorganizować procesy L&D w Twojej firmie, osiągając poprawę kwalifikacji zawodowych jak i umiejętności miękkich pracowników. Są im one niezbędne do odnalezienia drogi w strukturze firmy w zwinny i wygodny sposób.

Jak strategia L&D może wpływać na Twoją firmę?

Właściwe przypisanie ról i wybór kursów i ich wpływ na finanse firmy

Wyniki finansowe każdej firmy silnie zależą od sposobu, w jaki poszczególne role i obowiązki są dystrybuowane wśród pracowników i jak jest ustalany ich zakresu. Przedmiot i częstotliwość szkoleń są również kluczowe w tym zakresie.

Nawet najlepsze pomysły biznesowe muszą opierać się na funkcjonującej strukturze organizacyjnej, w której wykwalifikowani pracownicy, mający odpowiednie dla poszczególnych stanowisk i zadań kwalifikacje, mogą zrealizować swój pełny potencjał. Dobrze poukładana organizacja i regularny dostęp do możliwości rozwoju mogą stworzyć firmę o potężnej strategii rozwoju.

Dzięki odpowiednio dostosowanym szkoleniom pracodawcy mogą lepiej definiować mocne strony i słabości członków swoich zespołów. W ten sposób rozwijają najlepszy dla nich model współpracy, umożliwiając wszystkim zaangażowanie, aby w pełni wykorzystać ich umiejętności. Pomaga to zespołom osiągnąć lepsze wyniki, a tym samym zwiększać przychody firmy. Naukowcy Gallupa już to udowodnili: firmy z dobrze zorganizowanymi zespołami i zaangażowani pracownicy generują o 21% więcej przychodów niż te składające się z źle zarządzanych członków.

Poprawa wyników finansowych Firmy

Działania organizowane w ramach zoptymalizowanego L&D mają istotny wpływ na poprawę wyników finansowych firmy. Pozycja finansowa Twojej firmy jest bezpośrednio związana z poziomem wydajności pracowników, więc naprawdę warto zainwestować czas i energię w rozwój ich kompetencji. Powinieneś traktować to jako inwestycję, która ostatecznie zwiększy zarobki Twojej firmy. Mierzalne dane w tym zakresie są dostarczane w sprawozdaniu Gallupa od 2013 r. Według tego badania, niewłączenie pracowników w procesy rozwojowe i brak szkoleń kosztowały amerykańskie firmy od 450 mld USD do 550 mld USD w utraconej wydajności rocznie (dane w badaniu pochodzą z 2021 roku).

L&D a zwiększenie zaangażowania pracowników

Kolejny raport Gallupa wykazuje, że do 85% pracowników nie zaangażuje się w pracę. Większość pracowników nie czuje żadnej więzi z firmą, dla której pracują. Pandemia, a w szczególności praca zdalna, pogłębiły jeszcze te tendencje.

Wyniki tego mogą być katastrofalne dla firmy. Pracownicy, którzy nie czują się dobrze w pracy, wykonują jedynie niezbędne minimum: nie będą pokazać inicjatywy ani aktywnie uczestniczyć w pracy zespołowej, co z kolei może znacznie zmniejszyć przychody firmy. Niezaangażowani pracownicy są bardziej otwarci na nowe możliwości zatrudnienia, co może przynieść jeszcze bardziej negatywne wyniki.

Pytanie brzmi: jak angażować pracowników? Jak aktywnie je zaangażować w rozwój Twojej firmy? Pracownicy powinni otrzymywać w pracy możliwości rozwoju i powinni być za ten rozwój doceniani (a nie tylko za wyniki efektywności procesów wytwórczych!). Musisz pokazać (współ)pracownikom, że mają znaczenie w firmie.

Dzięki spójnemu korzystaniu z narzędzi L&D można zwiększyć poziom zaangażowania organizacyjnego pracowników, które zachęci ich do pozostania w firmie i zaangażowania w ich pracę. W związku z tym zwiększy również wydajność zespołu wraz z przychodami firmy.

Zmniejszenie kosztów szkoleniowych bez redukcji jakości

Zatrudnienie nowego pracownika zajmuje średnio ok 42 dni, zaś średni koszt szkolenia nowego pracownika to ok. 8 000 tys. PLN (włączając w to wszystkie szkolenia – od BHP po specjalistyczne, stanowiskowe i procesowe). Jeśli firma regularnie traci pracowników, te liczby na pewno wpłyną na jej sytuację finansową. Dlatego zwykle jest bardziej opłacalne zachowanie pracownika, który został już przeszkolony i zna swoje zadania w zespole.

Inne ciekawe badanie z 2019 roku pokazuje, że dla 33% profesjonalistów nuda była najlepszym powodem, dla którego zmienili swoje miejsce pracy. Nuda faktycznie oznacza

• brak poczucia misji,
• brak zaangażowania w pracy zespołowej
• brak uznania ze strony pracodawcy.

Osoby, które widzą, że mają możliwości rozwoju w swojej obecnej pozycji, rzadziej są skłonne szukać nowych ofert zatrudnienia.

Dlatego dobrym pomysłem jest inwestowanie w narzędzia L&D dla obecnych pracowników, zamiast generowania znacznie większych środków i energii na szkolenia nowych pracowników. Co więcej, dzięki rozwojowi nowoczesnych metod e-learningowych i hybrydowych, koszty szkolenia pracowniczego mogą być znacznie zmniejszone bez straty jakości. Poprzez wdrażanie tych zdalnych procesów, L&D koncentruje się na optymalizacji kosztów, włączając się w ogólną politykę firmy.

Zmniejszenie ryzyka utraty talentów

„Talenty” są tymi pracownikami, którzy nie ograniczają się do automatycznego wykonywania swoich zawodowych obowiązków (nawet jeśli zostały wykonane z należytą starannością): są zaangażowani w długoterminowy rozwój firmy. Takich pracowników jednak łatwo stracić, jeśli możliwości zaangażowania, które oferuje firma, nie są dla nich wystarczające. W 1997 r. Dobrze zarządzana firma nie może pozwolić sobie na stratę ludzi, którzy zwiększają przychody firmy swoją wiedzą i kwalifikacjami. Jak powiedział Karie Willyerd: „Wysoko wydajny wykonawca może dostarczyć o 400% więcej efektu, niż przeciętny wykonawca”.

Szkolenie nowych pracowników do takiego poziomu, jakie osiągnęli odchodzących z firmy specjaliści może być długie i kosztowne. Pracownicy, którzy dbają o rozwój i wzrost firmy będą zainteresowani nie tylko korzyściami społecznymi, ale także możliwościami rozwoju swoich kwalifikacji. Kiedy koncentrujesz się na optymalizacji procesów L&D, weź pod uwagę potrzeby „talentów”: jeśli są w stanie odczuwać solidarność z firmą, która dba o ich rozwój osobisty, będą lojalni i zorientowani na cel.

Wypełnianie luk kwalifikacyjnych

Uczenie się przez całe życie, szczególnie pod względem rozwoju zawodowego, zapewnia lepsze przygotowanie do pracy. A jednak badania pokazują, że nawet 80% pracowników przyznaje, że występuje w ich firmie luka kompetencyjna, zaś 35% twierdzi, że dotyczy to ich osobiście. Ponadto, prawie 60% pracodawców ma otwarte wakaty, które pozostają wolne od 12 tygodni lub dłużej, co generuje duże straty dla firm.

Zestawienie tych danych sugeruje, że istnieje istotny niedobór wykwalifikowanych pracowników na rynku pracy. Jest to również widoczne w dużych zespołach. Poszczególni pracownicy mają luki kompetencyjne, które często powodują spadek poziomów wydajności całych zespołów. Luki zwykle są wynikiem natury danej firmy i stanowiska (na przykład rozwoju technologii). Ponadto istotna luka została wytworzona przez potrzebę zmiany trybu pracy na zdalną.

Narzędzia L&D mogą zauważalnie zmniejszyć luki kompetencyjne poszczególnych pracowników. Mogą również pomóc w budowaniu zespołu, w którym każdy członek wykonuje zadania, które najlepiej pasują do jego kwalifikacji. Jest to niezbędne, jeśli chodzi o odpowiedzialne zarządzanie zespołem.

Zwiększenie liczby przeszkolonych pracowników

Odpowiednio skomponowany zespół powinien obejmować osoby, które są najlepiej przygotowane do swoich funkcji. Szkolenia, szczególnie te dotyczące kompetencji interpersonalnych oraz rozwojowe, pozwalają pracownikom dowiedzieć się w jaki sposób najlepiej wykorzystać swoje możliwości, ale także rozwijać swoje kompetencje i zdobyć nowe umiejętności. Krótko mówiąc, wykwalifikowany personel jest bardziej wydajny i opłacalny dla każdej firmy.

Zgodnie z podsumowaniem raportu Saratoga 2015 „każda dolar wydany na rozwój pracowników generuje 160 dolarów zysku dla firmy”. Daje to jasny obraz zysku, który firma może uzyskać poprzez poprawę kwalifikacji swoich pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że każde szkolenie powinno być starannie zaplanowane, przygotowane i dostosowane do celów firmy, w przeciwnym razie może nie przynieść pożądanych rezultatów.

Digitalizacja procesu uczenia się 

Nowoczesne technologie oferują duże możliwości związane z różnorodnością sposobów, w których można zorganizować kursy. Narzędzia takie jak aplikacje mobilne, sztuczna inteligencja lub rozszerzona rzeczywistość są nadal niedoceniane, jeśli chodzi o metody poprawy kwalifikacji. Z drugiej strony, zgodnie z ADP Research Institute „82% pracowników ma pozytywne uczucia dotyczące przyszłości, gdzie będą korzystać z nowoczesnych technologii, aby nauczyć się i rozszerzyć swoją wiedzę w dowolnym miejscu”. Nowoczesne metody uczenia się zapewniają pracownikom szybkie i skuteczne sposoby zdobycia kwalifikacji w przyjaznej formie. Pozytywny stosunek pracowników do tych metod uczenia się może przyczynić się do skuteczności kształcenia. Niewątpliwie technologie cyfrowe są przyszłością L&D: powinieneś wziąć je pod uwagę podczas planowania programu rozwoju pracowników.

Teoria nauki społecznej realizowana w strategiach L&D

Teoria nauki społecznej opiera się na założeniu, że ludzie uczą się nie tylko poprzez konkretne działania, ale także obserwując i naśladując innych. Teoria ta może okazać się niezwykle skuteczna w pracy, gdzie poszczególni członkowie zespołu wykonują swoje zadania w stałym kontakcie ze sobą. Badanie wykonane przez Brandon Hall Group ujawnia, że ​​naukę społeczną (uczenie się pracowników od siebie nawzajem oraz wyciąganie wniosków z obserwacji zachowań innych) realizuje się w organizacjach przez cały czas, nawet jeśli pracodawcy nie są świadomie zaangażowani w ten proces. Jednak proces musi być odpowiednio skonstruowany, aby pracownicy mogli dzielić wiedzę wśród siebie w najlepszym sposobie. Pozwoli to pracodawcy mieć wpływ na wpływ, w jaki sposób rozwijają się ścieżki kariery pracowników.

Skuteczne reguły uczenia się – jak ich przestrzegać?

Specjaliści L&D wyliczają różne zasady skutecznego uczenia się. Między innymi taka (moim zdaniem dość kontrowersyjna), że powinieneś wykonać swoją pracę poprawnie przez 85% czasu, a następnie możesz pozwolić sobie na popełnienie błędów na pozostałe 15% czasu, ponieważ jest to najlepszy sposób na rozwój.

W trakcie pracy mogą wystąpić niektóre czynniki ryzyka, które sprawiają, że ludzie łamią zasady skuteczności. Ciągłe rozpraszacze („zasada piły”) lub robienie kilku rzeczy jednocześnie są tylko niektórymi z tych czynników. Skuteczne uczenie się opiera się na wykorzystaniu schematów, które zachęcają do zdobywania wiedzy i pomagają zapamiętywać i korzystać z nowych informacji.

Może to być trudne, jeśli chodzi o organizację kursu dla pracowników. W rezultacie cierpi skuteczność i przydatność kursu. Z drugiej strony dobrze skonstruowany proces L&D pomaga pracownikom skutecznie zdobyć nowe informacje. Uczy ich również jak skoncentrować się na swojej pracy i skutecznie nauczyć się nowych umiejętności.

Inwestowanie w zasoby ludzkie na najwyższym poziomie pomaga osiągnąć cele biznesowe

Procesy uczenia się i rozwoju są obecnie integralnym elementem działań menedżerów i liderów HR mającym na celu zwiększenie wydajności pracowników i zwiększenie przychodów firmy.

Odpowiednio przygotowana i konsekwentnie realizowana strategia L&D pomaga zorganizować procesy rozwojowe (w tym szkoleniowe) w skuteczny sposób, a zatem pomaga wypełnić luki kompetencyjne wśród pracowników i poprawić ich zaangażowanie. Ostatecznie przekłada się na ich gotowość do wartości współtworzenia firmy. Kompetentni i dumni pracownicy są kluczem do wzrostu zysku dla każdej firmy.

Umiejętność zarządzania czasem, to kluczowa cecha w osiągnięciu efektywności i osiąganiu zamierzonych wyników. Przydaje się nie tylko w planowaniu pracy własnej, ale również podczas planowania zadań dla swojego zespołu, jeśli jesteś liderem. Dzięki odpowiednim technikom zarządzania czasem jesteś w stanie osiągnąć optymalne efekty i usprawnić pracę w taki sposób, aby wykorzystać maksymalnie czas na nią przeznaczony nie nadwyrężając przy tym czasu, który powinieneś poświęcić na życie prywatne.

Efektywność zaplanowana, czyli 3 techniki zarządzania czasem

Każdy z nas pracuje inaczej, jest podatny na inne bodźce i czynniki, dlatego dobrze jest dopasować daną metodę indywidualnie do naszych predyspozycji. Dzisiaj przedstawiamy natomiast trzy najpopularniejsze techniki zarządzania czasem.

Metoda Pomodoro

Najpowszechniejsza, znana metoda zarządzania czasem. Klasyk wśród technik zarządzania czasem. Szacuje się, że z tej metody chociaż raz skorzystało ponad 90% osób. Nazwę zawdzięcza rzeczy, którą zna każda gospodyni domowa i kucharz. Zwykły czasomierz w kształcie pomidora.

Metoda pomodoro opiera się na pracy w określonych cyklach czasowych. Cykle możesz dopasowywać indywidualnie do swoich potrzeb tak, aby uzyskać maksymalne efekty. Głównym celem tej metody jest maksymalne skupienie na określonym zadaniu w cyklu czasowym. Czyli należy pozbyć się wszelkich rozpraszaczy i powstrzymać od wykonywania dodatkowych czynności niezwiązanych z wykonywanym zadaniem.

Cykle mogą być różne np. 25 minut pracy i 5 minut przerwy, gdzie 25 minut to jeden cykl czasowy.

Kolejny aspekt tej metody to zrobienie dłuższej przerwy po przepracowaniu 4 pełnych cyklów czasowych np. 30 minut przerwy. Tak jak zostało już wspomniane, cykle czasowy należy dopasowywać indywidualnie i do typu zadania.

Technika zarządzania czasem TRZOS

Kolejna znana technika to akronim słów układający się w nazwę TRZOS. Czyli;

• T – Terminy zadań (do spisania),
• R – Ramy czasowe (do określenia),
• Z – Zaplanowanie rezerw czasu,
• O – Ograniczenie innych działań,
• S – Skontrolowanie rezultatów.

Terminy zadań to inaczej określenie wszystkich zadań do zrealizowania, spisanie ich na kartce lub w notatniku, czy kalendarzu np. Google i wyznaczenie terminu ich realizacji. Następnie “R”, przypisanie zadaniom ram czasowych i określenie ile czasu zajmuje jego wykonanie. Kolejny etap “Z”, zakłada ustalenie rezerw czasu na sytuacje, które mogą nas zaskoczyć lub nieplanowane zadania do wykonania wynikające z tych sytuacji. W tym aspekcie należy również uwzględnić czas na odpoczynek. O, czyli ograniczenie innych działań, to ustalenie priorytetów i skupienie się na wykonywaniu zadania o najważniejszym priorytecie w danym momencie. Ostatnim elementem tej techniki zarządzania czasem jest kontrola postępów i otrzymanych rezultatów.

Technika zarządzania czasem TRZOS sprawdza się najlepiej podczas planowania codziennej pracy.

Technika pracy z blokami czasowymi

Ten rodzaj techniki zarządzania czasem najbardziej sprawdza się w planowaniu pracy za pomocą kalendarza papierowego lub w postaci aplikacji, czy takiego wbudowanego w telefonie lub przeglądarce.

Technika zarządzania czasem pracy w blokach zakłada wykonanie określonego typu zadania w konkretnym bloku czasowym. Najczęściej dzieli się bloki na 3 kategorie, jednak oczywiście można dostosować je do własnych preferencji.

• Spotkania
• Projekty
• Grupy zadaniowe

Do spotkań zaliczamy wszystkie spotkania zarówno biznesowe, jak i te na płaszczyźnie prywatnej. Projekty to blok czasowy, w którym skupiamy się tylko i wyłącznie na realizacji określonego celu lub konkretnego projektu. Natomiast grupy zadaniowe określają nam czas na wykonywanie mniejszych zadań powiązanych z projektami lub spotkaniami. Korzystając z tej techniki zarządzania czasem, należy pamiętać o uwzględnieniu przerw i rezerw czasowych pomiędzy poszczególnymi blokami czasowymi.

Menadżerowie – nie tylko członkowie zarządu – w spółkach kapitałowych ponoszą odpowiedzialność zarówno za swoje działania jak zaniechania.

Managerowie często są pociągani do odpowiedzialności za działania na szkodę zarządzanego podmiotu. Narzędzie to jest np. często wykorzystywane przez zarząd firmy (lub nowego właściciela) podczas negocjacji z odchodzącym menadżerem na temat warunków jego odejścia – odpraw, warunków okresu wypowiedzenia itp. Co do zasady jednak jest to działanie wobec szkodliwych dla spółki decyzji managera, np. niegospodarności, ale także nieaktywności (lub niedostatecznej aktywności) w sytuacjach, gdy podjęcie działania przez managera było niezbędne. Roszczenie wobec menadżera może powstać także wówczas, gdy spółka musiała naprawić szkodę wyrządzoną osobie trzeciej przez jego działania lub zaniechania.

Kodeks spółek handlowych zawiera cały zespół zasad odpowiedzialności cywilnoprawnej członków zarządu i innych osób za szkody wyrządzone zarządzanemu podmiotowi.

Przy wykonywaniu swoich obowiązków managerowie powinni dołożyć staranności wynikającej z charakteru swojej działalności. Wytaczając powództwo przeciwko managerowi trzeba udowodnić szkodę, niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez tego managera oraz związek przyczynowy między zaistniałą szkodą a niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków.

Natomiast manager musi udowodnić brak winy, czyli dołożenie należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.

Co oznacza „sprzeczność z prawem” działania lub zaniechania managera? Czy niedochowanie należytej staranności przez managera jest wystarczające do stwierdzenia bezprawności, czy dodatkowo trzeba wykazać, że doszło równocześnie do naruszenia konkretnego przepisu lub umowy (statutu) spółki?

W orzecznictwie dominuje pogląd (chociaż istnieją też poglądy odmienne), że spełnione muszą być oba warunki łącznie: obok niedochowania należytej staranności musi zaistnieć naruszenie konkretnego przepisu lub umowy (statutu) spółki, aby doszło do skutecznego przypisania odpowiedzialności managerowi.

Aby zatem urealnić możliwość dochodzenia od managera odpowiedzialności, warto zadbać, aby w umowie spółki lub statucie (w przypadku członków zarządu) lub w np. regulaminie (w przypadku pozostałych managerów) możliwie precyzyjnie ale i szeroko określić zakres jego obowiązków, w tym zwłaszcza w zakresie dotyczącym podejmowania decyzji dla zarządzanego podmiotu, działu lub komórki organizacyjnej lub nawet procesu biznesowego.

Zbyt lakoniczne określenie tej kwestii, co w praktyce zdarza się często, a przy tym brak szczegółowych rozwiązań na poziomie ustawowym, może skutkować brakiem możliwości pociągnięcia managera do odpowiedzialności. Zagadnienie to staje się tym bardziej istotne w kontekście wchodzących niebawem w życie zmian w KSH, które wprowadza zasadę business judgement rule, czyli zasadę uchylającą odpowiedzialność członków organów korporacyjnych za decyzje podjęte w oparciu o uzasadniony osąd w granicach ryzyka biznesowego.

Powództwo przeciwko managerowi może wnieść na podstawie tych przepisów spółka, a także warunkowo wspólnicy (akcjonariusze). Żeby wystąpić z tym powództwem, konieczne jest uzyskanie zgody w postaci uchwały zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy).

W przypadku managerów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością roszczenie o naprawienie szkody przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym spółka dowiedziała się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia. Jednak w każdym przypadku roszczenie przedawnia się z upływem 10 lat (5 lat w przypadku managera spółki akcyjnej) od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wyrządzające szkodę.

Odpowiedzialność wobec osób trzecich

Niezależnie od zasad określonych w KSH, akcjonariusze, wspólnicy oraz inne osoby trzecie (np. wierzyciele) mogą dochodzić odpowiedzialności od managera na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym. Chodzi tu o reguły odpowiedzialności za czyny zabronione, tzw. deliktowej (art. 415 i n. kc) oraz za złamanie postanowień umowy, tzw. kontraktowej (art. 471 i n. kc).

Oznacza to, że zawsze, gdy nie ma szczegółowego przepisu przewidującego odpowiedzialność managera za szkodę, udowadniając spełnienie ogólnych przesłanek odpowiedzialności na podstawie Kodeksu cywilnego poszkodowany będzie mógł żądać osobiście od managera naprawienia szkody, odszkodowania lub innej formy zadośćuczynienia.

Na przykład, jeżeli w firmie logistycznej dojdzie do niedochowania procedur magazynowania żywności i będzie można wykazać, że odpowiedzialność za to ponosi kierownik magazynu, to osoba, która z tego tytułu poniosła szkodę – np. sklep, który otrzymał zepsutą żywność – będzie mogła próbować pociągnąć tego kierownika osobiście do odpowiedzialności.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku np. odpowiedzialności za błędy medyczne, jeżeli okaże się np., że przyczyną błędu była zła organizacja pracy w placówce medycznej, odpowiedzialność za naruszenie danych osobowych pacjentów i ich prywatności – odpowiedzialność może ponosić manager administrujący tą placówką.

Jak się zabezpieczyć?

Odpowiedzialność będzie oceniana poprzez zbadanie, czy manager, pełniąc swoją funkcję, dochował należytej staranności, a więc staranności wynikającej z zawodowego charakteru funkcji. Nie ma oczywiście stałego katalogu zachowań świadczących o jej zachowaniu. Z pewnością jednak przed podjęciem decyzji zarządczej (lub zaniechaniu pewnego działania), zwłaszcza wiążącej się z poważnymi konsekwencjami dla zarządzanego podmiotu, warto zasięgnąć opinii eksperta w danej dziedzinie, opinii prawnej itp. Należy każdorazowo oszacować ryzyko wystąpienia negatywnych następstw danej decyzji, a także podjąć niezbędne działania mające na celu ich zminimalizowanie.

Im większą strukturą zarządza manager, tym większy nacisk powinien położyć na odpowiednie powierzenie obowiązków wykwalifikowanemu personelowi oraz wyposażenie go w kompetencje niezbędne do należytej realizacji tych obowiązków, a tam, gdzie to możliwe, doprowadzenie do przyjęcia przez te osoby pisemnie odpowiedzialności za powierzony obszar kompetencji.

Podobnymi zasadami należy się kierować przy wyborze kontrahentów zewnętrznych. Muszą to być podmioty sprawdzone, profesjonalne i dające rękojmie należytego wykonania swoich obowiązków.

Odpowiedzialnością managera jest zdefiniowanie obszarów najpoważniejszego ryzyka, a także wprowadzenie procedur zarządczych i kontrolnych służących monitorowaniu ryzyka i korekcie ewentualnych nieprawidłowości i wyciąganiu z nich konsekwencji. Przykładami takich procedur są procedury com­pliance (zapewnienia zgodności działania z prawem), przewidujące normy postępowania w organizacji, mające na celu ograniczenie ryzyka zaistnienia nieprawidłowości, a w razie ich zaistnienia, odpowiednio szybkiego wykrycia i zareagowania.

Odpowiedzialność managera może zostać ograniczona poprzez wyodrębnienie w ramach zarządu funkcji i kompetencji przypadających poszczególnym członkom zarządu, tj. wprowadzenie podziału kompetencji (np. członek zarządu do spraw finansowych, ds. handlowych itd.). Zasadniczo nie wyłącza to odpowiedzialności, ale może pozwolić na jej istotne złagodzenie, a być może nawet w pewnych sytuacjach jej uniknięcie.

Żeby uniknąć odpowiedzialności związanej z niewypłacalnością zarządzanego podmiotu, manager powinien również zadbać o odpowiedni monitoring sytuacji finansowo-majątkowej podmiotu przez odniesienie jej do przepisów prawa upadłościowego. Zarówno art. 299 ksh, jak i art. 21 Prawa upadłościowego (a także art. 116 op) przewidują katalog czynności, których realizacja pozwoli na uwolnienie się od odpowiedzialności jak np. złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie, co mogłoby pozwolić na wydanie przez sąd postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu.

Może się jednak okazać, że podjęcie tych czynności nie było możliwe z przyczyn niezależnych od danego członka zarządu. Na przykład gdy był chory lub z innych nadzwyczajnych powodów przez dłuższy czas nieobecny i nie mógł brać udziału w pracach zarządu, nie znał rzeczywistego stanu majątku spółki, wprowadzono go w błąd co do stanu majątku spółki lub powstanie zobowiązania i bezskuteczność egzekucji nastąpiły za kadencji innego członka zarządu. Wykazanie takich okoliczności, świadczących o braku winy managera, również może być pomocne w obronie.

W interesie managera leży, aby akty staranności dokumentować na bieżąco. Dzięki temu w sporze sądowym będzie miał odpowiednią amunicję do obrony. Należy jednak pamiętać, że w praktyce sporów managerskich proces dowodowy dotyczy również wielu innych kwestii, w tym zwłaszcza oceny szkody wyrządzonej powodowi i jej wysokości.

Odpowiedzialność managera placówki medycznej wiąże się właściwie z każdym obszarem jej działalności. Ryzyko jej powstania potęguje inflację regulacji prawnych, które są niejednokrotnie niezrozumiałe i trudne do zastosowania, wielość skomplikowanych procesów związanych z funkcjonowaniem podmiotu leczniczego, deficyt środków niezbędnych do sprostania wszystkim wymogom. Dlatego tam, gdzie to możliwe, warto podejmować starania o zminimalizowanie ryzyka zaistnienia tej odpowiedzialności. Działania takie powinny obciążać nie tylko managera, ale również właścicieli placówki, bo leży to we wspólnym interesie. Dla zwiększenia komfortu zarządzanego podmiotu i managera warto rozważyć zawarcie ubezpieczenia D&O, które zapewni ochronę ubezpieczeniową w przypadku podniesienia roszczeń w związku z wadliwym pełnieniem funkcji zarządczych.

​

Robimy często często „bo tak to się robi”. Czasem ma to sens. A czasem nie.

Ale zawsze warto zadać sobie (i współpracownikom) pytanie czy to co robimy (i sposób, w jaki to robimy) ma sens. W przeciwnym razie nic się nie zmieni.

A, jak powiedział podobno Albert Einstein

Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów.

 

Popatrz na ten przykład

1. ​Amerykański standard szerokości torów kolejowych (odstępu szyn) wynosi 4 stopy, 8.5 cala. Prawda, że to dziwaczna liczba? A czy wiesz dlaczego taki właśnie standard się stosuje?
2. Ponieważ w ten sposób buduje się linie kolejowe w Anglii, a właśnie angielscy przybysze budowali amerykańskie linie kolejowe. Dlaczego jednak Anglicy budowali je właśnie tak?
3. Ponieważ pierwsze linie kolejowe, budowali ci sami ludzie, którzy budowali wcześniej linie tramwajowe, a tam właśnie stosowano ten standard. Dlaczego jednak stosowano tam ten standard?
4. Ponieważ ludzie, którzy budowali linie tramwajowe, używali tych samych szablonów i narzędzi, jakich używali przy budowie wagonów tramwajowych, które miały taki odstęp kół. W porządku! Ale dlaczego wagony miały taki właśnie dziwaczny odstęp kół?
5. No cóż, gdyby próbowali zastosować jakiś inny odstęp, łamaliby pewną starą zasadę budowy dalekobieżnych dróg angielskich, ponieważ mają one taki właśnie odstęp kolein na koła. Któż to budował te starodawne drogi z koleinami?
6. Pierwsze dalekobieżne drogi w Europie (i Anglii) zbudowało Imperium Rzymskie dla swoich legionów. Drogi te są w użyciu dotychczas. Ale skąd te koleiny?
7. Pierwotne koleiny uformowały rzymskie rydwany wojenne; każdy inny użytkownik tych dróg musiał się dostosować do nich, gdyż inaczej uszkodziłby koła swoich pojazdów. Ponieważ rydwany były wykonywane dla Imperium Rzymskiego, były one wszystkie do siebie podobne jeśli idzie o rozstęp kół.

Jak widać amerykański standard odstępu szyn kolejowych: 4 stopy i 8.5 cala, pochodzi od parametrów technicznych rzymskich rydwanów bojowych. A biurokracja jest wieczna.

A więc następnym razem, kiedy dostaniesz do ręki jakąś dokumentację techniczną i zaczniesz podejrzewać, że może ona mieć coś wspólnego z końskim zadem, będziesz mieć absolutną rację, ponieważ rzymskie rydwany wojenne były konstruowane tak, aby ich szerokość była dostosowana do sumarycznej szerokości zadów dwu koni bojowych…