Pamiętasz pierwsze chwile w swojej firmie? Co czułeś pierwszego dnia, jakie informacje otrzymałeś, a jakich potrzebowałeś? I po jakim czasie uznałeś, że jesteś w pełni gotowy do wykonywania swoich obowiązków? Od takiego ćwiczenia warto rozpocząć wdrożenie onboardingu w każdej firmie.

Nie będę ukrywać, że onboarding to proces, który wymaga czasu i sporego nakładu pracy. Zaproponowane ćwiczenie to tylko wstęp do całej listy wyzwań, które napotkamy na swojej drodze. Czy warto się z nimi zmierzyć? Jeśli onboarding ma być skuteczny i spełniać swoją rolę, to nie ma innego wyjścia. Z mojego doświadczenia wynika, że zyskują na tym wszyscy: pracownicy, menedżerowie, dział HR i zarząd. Podchodząc do tematu z rozwagą i mierząc siły na zamiary, możemy ten proces maksymalnie usprawnić i skrócić. Jak to zrobić? Punktem wyjścia jest wiedza o procesie i o wyzwaniach, które napotkamy na swojej drodze. Przedstawiam Wam 5 największych z nich i podaję konkretne rozwiązania, jak sobie z nimi poradzić.

1. Dobry start

Dla wielu osób, które rozpoczynają projekt onboardingowy, to pierwsze ogromne wyzwanie: jak zacząć? Wbrew pozorom dobry początek to wcale nie planowanie, jak ma być, ale określenie, „jak jest teraz”. Szczegółowe rozpisanie aktualnego procesu daje nam szerszą perspektywę i pozwala zrozumieć, z czym będziemy się mierzyć. Jednocześnie umożliwia wychwycenie wszelkich niuansów, których nie widać gołym okiem, wskazuje właścicieli biznesowych, a także zmusza do namierzenia i wyselekcjonowania kontentu.

Wskazówka: Jak opisać aktualny proces onboardingowy?

Najlepszym sposobem jest skorzystanie z dostępnych, prostych narzędzi, których używamy na co dzień. Może to być Word lub Excel, a także wszelkie inne programy ułatwiające zarządzanie projektami: Power Point, vanva czy Miro. Porządkujemy informacje, dzieląc onboarding na poszczególne elementy, do których przypisujemy: termin ich realizacji, ich opis, rodzaj, dostępny kontent i osoby odpowiedzialne za jego przeprowadzenie. Wielu klientów narzeka, że jest to czasochłonne zadanie. Ale jego rezultaty zaskakują. Po pierwsze, często okazuje się, że bardzo dużo treści i materiałów jest dostępnych w firmie, wystarczy je tylko zmodyfikować. Po drugie, to doskonały sposób na przekonanie zarządu do inwestycji.

2. W morzu kontentu

Zebranie informacji na temat stanu faktycznego onboardingu w firmie skutkuje zalaniem działu HR morzem dokumentów, prezentacji, tabel, ręcznie robionych notatek, filmów, zdjęć… Zła wiadomość jest taka, że wszystkie materiały należy przejrzeć i uporządkować. Ale jest też dobra wiadomość. Zazwyczaj duża ilość kontentu oznacza mniejszą ilość pracy na etapie przygotowania nowego procesu. Nie należy się bać dużej ilości informacji, ale trzeba dostosować ich rodzaj do odbiorcy. Budujemy w ten sposób obraz naszej firmy w oczach nowo zatrudnionych pracowników. Co to oznacza w praktyce? Na przykład jeśli chwalimy się na rynku, że jesteśmy nowoczesną firmą, to przedstawmy strukturę firmy w postaci kolorowej infografiki, a nie kilkustronicowego opisu.

Wskazówka: nie bój się korzystać z różnorodnych materiałów

Ilość kontentu jest tak samo ważna, jak jego różnorodność. Przygotowując materiały dla nowo zatrudnionych pracowników, możesz stworzyć pożyteczną i atrakcyjną wizualnie bazę wiedzy, wykorzystując przykładowo artykuły, raporty, zdjęcia i grafiki (infografiki, memy, gify, komiksy), zrzuty ekranu, mapy myśli, ręcznie robione notatki, FAQ, filmy, screencasty, kontent interaktywny, podcasty, e-booki, checklisty, testy i quizy, case study i wszelkie inne dokumenty.

3. Podejście do procesu w organizacji

Komu najbardziej powinno zależeć na szybkim, sprawnym i efektywnym wdrożeniu nowego pracownika do organizacji? Oczywiście menedżerom. Ale to ich zazwyczaj najtrudniej namówić do współpracy we wdrażaniu nowoczesnego onboardingu. Powody są różne: od niechęci do zmian po brak czasu. I to właśnie na oszczędności czasu należy skupić się w rozmowach z naszymi partnerami biznesowymi. O ile oszczędność kosztów to argument, który najlepiej trafia do zarządu, o tyle skrócenie procesu wdrożenia jest najlepszym uzasadnieniem dla menedżerów. Nie wahaj się go użyć. Myśl też o sprawnym onboardingu jako o inwestycji, a nie wydatku, a przekonanie do niej organizacji będzie zdecydowanie łatwiejsze.

Wskazówka: przedstaw główne KPI

Digitalizacja i usprawnienie onboardingu przynoszą korzyści dla całej organizacji. Jak to udowodnić? Mierząc główne dla tego obszaru KPI. Najprostsze z nich to zmierzenie rotacji i kosztów rekrutacji, ale można zbadać także efektywność pracowników przed, w trakcie i po zakończonym onboardingu. Liczby w „miękkim HR” nie powinny dziwić i nie można się ich obawiać, bo to one w dużej mierze potwierdzają naszą skuteczność i efektywność.

4. Wybór dostawcy

Wybór dostawcy usług onboardingowych to temat rzeka. Jako ekspert w tej dziedzinie mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że żaden system nie jest idealny, ale niektóre mają zdecydowaną przewagę nad konkurencją. To możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb organizacji ‒ to właśnie powinno być punktem wyjścia. I chociaż trudno w to uwierzyć, wiele firm decyduje się na wybór dostawcy pochopnie, nie znając swoich wewnętrznych potrzeb, a kierując się jedynie opiniami z rynku. To podstawowy błąd. Zanim zaczniesz szukać dostawcy, sprawdź, co już masz, i zbadaj, czego potrzebujesz. I pamiętaj: to narzędzie ma dostosować się do potrzeb organizacji, a nie na odwrót.

Wskazówka: zwróć uwagę na serwis i obsługę klienta

Wybierając dostawcę systemu wspierającego onboarding w Twojej organizacji, zwróć uwagę na serwis i obsługę klienta. Liczą się dobra opinia i zaufanie do firmy. Ale ważne są też: indywidualne kompetencje i wiarygodność specjalistów, z którymi będziesz współpracować przez kilka miesięcy przy procesie wdrożenia. Upewnij się, jak działa serwis i jaki poziom obsługi klienta oferuje dostawca.

5. Nastawienie na zmiany

Jednym z największych wyzwań wdrażania onboardingu w każdej firmie jest sprostanie oczekiwaniom menedżerów i pracowników. Aby przekonać się, czy tak jest, można, między innymi, zadać pytanie o poziom zadowolenia z poszczególnych etapów procesu. To jednak nie wystarczy. Należy przyjąć założenie, że każdy jego element jest elastyczny i może ulec zmianie. Tylko takie podejście daje nam gwarancję sukcesu. Samo badanie satysfakcji nie wystarczy – ważne są wnioski i działania po jego przeprowadzeniu.

Wskazówka: pytaj za pomocą pulse-check

Jednym z najprostszych i najbardziej skutecznych metod badawczych w organizacji są badania typu pulse-check. Na czym one polegają? Na zadaniu kilku prostych pytań, które pozwolą nam sprawdzić opinie i odczucia pracowników „tu i teraz”. Mogą dotyczyć całej firmy, ale najczęściej bada się w ten sposób konkretną grupę pracowników, zespół lub dział. W przypadku pulse-check wykorzystujemy wszelkie dostępne narzędzia. Może to być platforma HR, darmowe narzędzie online, ale równie dobrze można skorzystać z wydrukowanych formularzy. Zaletą takich badań jest to, że są mało czasochłonne i nie wymagają zaawansowanych narzędzi analitycznych.

Wdrażanie procesu onboardingu jest procesem, który wymaga wysiłku wielu osób i współpracy crossfunkcyjnej. Przy odpowiednim wsparciu, realistycznych założeniach i nastawieniu na zmiany, proces ten ma szansę być zrealizowany w stosunkowo prosty, tani i efektywny sposób.

Więcej na temat nowoczesnego i skutecznego onboardingu oraz wyłaniania pracowników o wysokim potencjale przy wsparciu technologii podczas forum HR Future Trends, 17-18 marca 2020