5 praktycznych porad jak napisać protokół

Zobacz wszystkie / Znaleziono 59
Prawo, Zarząd

5 praktycznych porad jak napisać protokół

mec. Romana Pietruk, 08/02/2020

Protokół to jedno z najpopularniejszych urzędowych form pisemnych. Pismo ma charakter oficjalny i prezentuje przebieg różnego rodzaju posiedzeń, takich jak na przykład: rozprawa sądowa czy  zebranie. Jest to także dokument, który stanowi potwierdzenie wykonania czynności. Protokołowanie to umiejętność, która wymaga odpowiedniego przygotowania i praktyki.

Jak napisać protokół, który spełni wszystkie rygorystyczne wymogi przewidziane dla tej formy wypowiedzi? Poniżej 5  zasad protokołowania, których koniecznie trzeba przestrzegać, by dokument można było uznać za właściwie przygotowany. 

 

Etapy i zasady protokołowania

  1. Przygotowanie do protokołowania. Ten etap może mieć kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ostateczny efekt sporządzanego dokumentu. Dobre przygotowanie sprawi, że sam proces tworzenia będzie dużo łatwiejszy i szybszy. Istotne jest wcześniejsze zapoznanie się z tematem spotkania. Jeżeli dostępny jest plan posiedzenia, warto się z nim zapoznać, jeśli nie, można spróbować zapytać osobę, która będzie prowadziła spotkanie bądź jego uczestników.  
  2. Tworzenie komputerowej wersji dokumentu. Pisanie bezpośrednio na komputerze zaoszczędzi czas (zwłaszcza że w większości firm i urzędów potrzebne są wersje elektroniczne wszystkich dokumentów). Sporządzanie odręcznych notatek może przysporzyć problemów przy późniejszym przenoszeniu (pośpiech może wpływać na niewyraźne pismo, które potem trudno jest odczytać i zrozumieć). Dodatkowo przestrzeganie zasad protokołowania jest łatwiejsze, jeśli piszemy w dokumencie, który jest już do tego przygotowany (możemy skorzystać z gotowego szablonu, dzięki czemu łatwiej będzie nam się trzymać zasad protokołowania oraz zaoszczędzimy czas).
  3. Trzymanie się schematu. Protokół to jedna z najbardziej formalnych form wypowiedzi i jako taka ma bardzo wyraźną strukturę, od której nie można odbiec. W każdym protokole obowiązkowo musi znaleźć się informacja o dacie i miejscu posiedzenia. Osoba przygotowująca powinna zadbać o, to by znalazł się tam jego numer (to bardzo ważne zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których sporządza się je dość często). Kolejnym koniecznym elementem protokołu jest nazwa grupy, która organizuje spotkanie, a także dokładna lista osób, które są na nim obecne. Protokolant musi wykazać także osoby nieobecne na spotkaniu, które powinny jednak na nim być. W niektórych przypadkach ta informacja może mieć bardzo duże znaczenie. W protokole powinny się znaleźć zreferowane wszystkie sprawy, poruszane podczas posiedzenia. Jeśli w trakcie posiedzenia odbywały się głosowanie – wyniki muszą być szczegółowo przedstawione w protokole. Oczywiście wszystkie uchwały i decyzje, które zostają podjęte podczas spotkania, muszą obowiązkowo znaleźć w protokole. Aby dokument mógł być uznany za ważny, muszą się w nim znaleźć podpisy osoby, która pełniła funkcję przewodniczącego na spotkaniu oraz tej która przygotowywała protokół.
  4. Uważne słuchanie i obiektywizm. To bardzo istotne umiejętności podczas protokołowania. Protokolant powinien bardzo uważnie słuchać i umieć przez dłuższy czas skupić się na przebiegu spotkania. Przydatna jest także zdolność wychwytywania najważniejszych informacji, a także szybkiego – najlepiej bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Niedopuszczalne jest, aby w protokole znalazło się jakiekolwiek nacechowane emocjonalnie słownictwo, lub uwagi, które mogłyby być uznane za obraźliwe lub chociażby oceniające. 
  5. Jasny, oszczędny styl i wypowiedzi. Ta forma wypowiedzi podlega ścisłym regulacjom. Należy do formalnych form wypowiedzi pisemnej i w związku z tym, słownictwo, którego używa protokolant, powinno być zgodne ze wzorcową normą językową. Protokołowanie wymaga rezygnacji z kolokwializmów i regionalizmów. Powinno także być napisane w sposób zrozumiały i zwięzły. Preforowana jest forma bezosobowa czasowników oraz prawie całkowite wykluczenie oceniających części mowy (przymiotników i przysłówków)

 

Jak napisać protokół?

Sporządzenie prawidłowego protokołu to wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które nie robią tego na co dzień. Przed przystąpienie do sporządzania warto wyposażyć się w kompletną wiedzę, na temat tego, jak napisać protokół, aby ten mógł być uznany za prawidłowy.  Przygotowana powyżej lista, z pewnością ułatwi nam poprawnie wykonać to zadanie. Jeśli chcemy mieć pewność, że posiadamy odpowiednie umiejętności w tym zakresie, możemy skorzystać z profesjonalnej pomocy. Szkolenia i warsztaty z tego zakresu uzupełnią naszą wiedzę i rozwiną umiejętności. Jest to szczególnie ważne, jeśli zadania związane z protokołowaniem wejdą na stałe do naszych obowiązków.


SZKOLENIA POWIĄZANE
mec. Romana Pietruk
mec. Romana Pietruk

Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, nieruchomości, umów najmu, posiada bardzo bogatą praktykę̨ w zakresie tworzenia i negocjacji umów najmu.


INNE TEKSTY TEGO AUTORA:

Chcesz dowiedzieć się więcej?
SKONTAKTUJ SIĘ

ZAUFAŁO NAM JUŻ 5000+ FIRM

OPINIE O NASZYCH SZKOLENIACH

Bardzo przydatne z punktu widzenia praktyki w działaniach organów spółek, zmian w przepisach i działalności Biura Zarządów.
Bogusław Bujak, PGE Elektrownia Opole S.A.

Jedno z najlepszych szkoleń na jakich byłam. Bardzo dużo case’ów.
Wioletta Bień, Boryszew ERG S.A.

Wysoki poziom wiedzy wykładowców, organizacja i obsługa na wysokim poziomie.,
Violetta Zydlewska, BUDOPOL S.A.