Jak napisać protokół, który spełni wszystkie rygorystyczne wymogi przewidziane dla tej formy wypowiedzi? Czytaj dalej i poznaj 5 najważniejszych zasad prawidłowego protokołowania. Jeżeli chcesz, by uznano Twój protokół za prawidłowy, musisz przestrzegać właśnie tych zasad.
Czym jest protokół?
Protokół to jedno z najpopularniejszych urzędowych form pisemnych. Pismo ma charakter oficjalny i prezentuje przebieg różnego rodzaju posiedzeń, takich jak na przykład: rozprawa sądowa, czy zebranie. Jest to także dokument, który stanowi potwierdzenie wykonania danej czynności. Jeżeli chcesz nauczyć się, jak pisać protokół, musisz odpowiednio przygotować się do tego zadania. Przyda Ci się także trochę praktyki.
Etapy protokołowania
Jeżeli chcesz prawidłowo napisać protokół, warto podzielić ten proces na kilka etapów:
- Odpowiednie przygotowanie do pisania protokołu – pamiętaj o tym, że zawsze należy przygotować się do protokołowania. Dokładnie zapoznaj się z tematem spotkania oraz planem posiedzenia. W razie potrzeby możesz porozmawiać także z prelegentem, czyli osobą, która będzie prowadziła dane spotkanie. Dobre przygotowanie znacznie ułatwi i przyspieszy pisanie protokołu. Dzięki niemu zwiększysz także szansę na to, że nie pominiesz żadnych kluczowych kwestii. Ten etap może mieć kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o ostateczny efekt sporządzanego dokumentu.
- Tworzenie komputerowej wersji protokołu – bezpośrednie pisanie protokołu na komputerze może znacznie skrócić czas jego przygotowania. Pamiętaj, że w większości firm i urzędów potrzebne są także elektroniczne wersje wszystkich dokumentów. Radzimy Ci zatem unikać przygotowywania odręcznych notatek. Późniejsze przenoszenie ich na komputer może przysporzyć Ci wiele problemów (np. trudności z rozczytaniem tekstu napisanego w pośpiechu). Co więcej, przygotowanie protokołu jest o wiele łatwiejsze, jeśli korzystamy z gotowego szablonu, który wcześniej sporządziliśmy. Dzięki temu nie będziesz zastanawiać się, jak napisać protokół i szybciej wypełnisz swoje zadanie.
Kluczowe zasady, których musisz przestrzegać, podczas pisania protokołu
Przedstawimy Ci teraz kilka zasad, o których warto pamiętać podczas pisania protokołu:
Trzymanie się przygotowanego wcześniej schematu
Tak jak wspomnieliśmy powyżej, najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie szablonu protokołu. W ten sposób unikniesz niepożądanych pomyłek i przyspieszysz swoją pracę. Pamiętaj, że protokół jest jedną z najbardziej formalnych form wypowiedzi, której struktura nie może ulec zmianom. Koniecznie musisz zawrzeć w niej informacje o:
- dacie i miejscu posiedzenia
- numerze protokołu
- nazwie grupy, która organizuje spotkanie
- liście osób, które biorą udział w spotkaniu
- liście osób, które powinny brać udział w spotkaniu, a z jakiegoś powodu na nie nie dotarły
- wszystkich sprawach, które poruszano podczas posiedzenia
- jeżeli w trakcie posiedzenia odbywało się głosowanie, protokolant musi zamieścić jego wyniki w protokole. To samo tyczy się wszystkich uchwał i decyzji podjętych podczas spotkania.
Co więcej, aby dokument mógł być uznany za ważny, muszą się w nim znaleźć podpisy osoby, która pełniła funkcję przewodniczącego na spotkaniu oraz tej, która przygotowywała protokół.
Uważne słuchanie i obiektywizm
To bardzo istotne umiejętności podczas protokołowania. Protokolant powinien bardzo uważnie słuchać i umieć przez dłuższy czas skupić się na przebiegu spotkania. Przydatna jest także zdolność wychwytywania najważniejszych informacji, a także szybkiego – najlepiej bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Niedopuszczalne jest, aby w protokole znalazło się jakiekolwiek nacechowane emocjonalnie słownictwo lub uwagi, które mogłyby być uznane za obraźliwe, czy chociażby oceniające.
Jasny, oszczędny styl i wypowiedzi
Ta forma wypowiedzi podlega ścisłym regulacjom. Należy do formalnych form wypowiedzi pisemnej i w związku z tym, słownictwo, którego używa protokolant, powinno być zgodne ze wzorcową normą językową. Protokołowanie wymaga rezygnacji z kolokwializmów i regionalizmów. Protokół powinien być napisany w sposób zrozumiały i zwięzły. Preforowana jest forma bezosobowa czasowników oraz prawie całkowite wykluczenie oceniających części mowy, czyli przymiotników i przysłówków.
Teraz już wiesz, jak napisać protokół
Sporządzenie prawidłowego protokołu to wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które nie robią tego na co dzień. Przed przystąpieniem do sporządzania warto wyposażyć się w kompletną wiedzę, na temat tego, jak napisać protokół, aby ten mógł być uznany za prawidłowy.
Przygotowana powyżej lista etapów i zasad, z pewnością ułatwi Ci napisanie poprawnego protokołu. Jeśli chcesz mieć pewność, że posiadasz odpowiednie umiejętności w tym zakresie, możesz skorzystać z profesjonalnej pomocy Langas Group. Nasze szkolenia i warsztaty z protokołowania uzupełnią Twoją wiedzę i rozwiną umiejętności. Proponujemy Ci skorzystanie ze szkolenia dla biur zarządu “Protokołowanie z uwzględnieniem nowelizacji 2022”. Jest to szczególnie ważne, jeśli zadania związane z protokołowaniem mają dołączyć do Twojej regularnej listy wykonywanych obowiązków.
