Umiejętność zarządzania czasem, to kluczowa cecha w osiągnięciu efektywności i osiąganiu zamierzonych wyników. Przydaje się nie tylko w planowaniu pracy własnej, ale również podczas planowania zadań dla swojego zespołu, jeśli jesteś liderem. Dzięki odpowiednim technikom zarządzania czasem jesteś w stanie osiągnąć optymalne efekty i usprawnić pracę w taki sposób, aby wykorzystać maksymalnie czas na nią przeznaczony nie nadwyrężając przy tym czasu, który powinieneś poświęcić na życie prywatne.

Efektywność zaplanowana, czyli 3 techniki zarządzania czasem

Każdy z nas pracuje inaczej, jest podatny na inne bodźce i czynniki, dlatego dobrze jest dopasować daną metodę indywidualnie do naszych predyspozycji. Dzisiaj przedstawiamy natomiast trzy najpopularniejsze techniki zarządzania czasem.

Metoda Pomodoro

Najpowszechniejsza, znana metoda zarządzania czasem. Klasyk wśród technik zarządzania czasem. Szacuje się, że z tej metody chociaż raz skorzystało ponad 90% osób. Nazwę zawdzięcza rzeczy, którą zna każda gospodyni domowa i kucharz. Zwykły czasomierz w kształcie pomidora.

Metoda pomodoro opiera się na pracy w określonych cyklach czasowych. Cykle możesz dopasowywać indywidualnie do swoich potrzeb tak, aby uzyskać maksymalne efekty. Głównym celem tej metody jest maksymalne skupienie na określonym zadaniu w cyklu czasowym. Czyli należy pozbyć się wszelkich rozpraszaczy i powstrzymać od wykonywania dodatkowych czynności niezwiązanych z wykonywanym zadaniem. Cykle mogą być różne np. 25 minut pracy i 5 minut przerwy, gdzie 25 minut to jeden cykl czasowy. Kolejny aspekt tej metody to zrobienie dłuższej przerwy po przepracowaniu 4 pełnych cyklów czasowych np. 30 minut przerwy. Tak jak zostało już wspomniane, cykle czasowy należy dopasowywać indywidualnie i do typu zadania.

Technika zarządzania czasem TRZOS

Kolejna znana technika to akronim słów układający się w nazwę TRZOS. Czyli;

• T – Terminy zadań (do spisania),
• R – Ramy czasowe (do określenia),
• Z – Zaplanowanie rezerw czasu,
• O – Ograniczenie innych działań,
• S – Skontrolowanie rezultatów.

Terminy zadań to inaczej określenie wszystkich zadań do zrealizowania, spisanie ich na kartce lub w notatniku, czy kalendarzu np. Google i wyznaczenie terminu ich realizacji. Następnie “R”, przypisanie zadaniom ram czasowych i określenie ile czasu zajmuje jego wykonanie. Kolejny etap “Z”, zakłada ustalenie rezerw czasu na sytuacje, które mogą nas zaskoczyć lub nieplanowane zadania do wykonania wynikające z tych sytuacji. W tym aspekcie należy również uwzględnić czas na odpoczynek. O, czyli ograniczenie innych działań, to ustalenie priorytetów i skupienie się na wykonywaniu zadania o najważniejszym priorytecie w danym momencie. Ostatnim elementem tej techniki zarządzania czasem jest kontrola postępów i otrzymanych rezultatów.

Technika zarządzania czasem TRZOS sprawdza się najlepiej podczas planowania codziennej pracy.

Technika pracy z blokami czasowymi

Ten rodzaj techniki zarządzania czasem najbardziej sprawdza się w planowaniu pracy za pomocą kalendarza papierowego lub w postaci aplikacji, czy takiego wbudowanego w telefonie lub przeglądarce.

Technika zarządzania czasem pracy w blokach zakłada wykonanie określonego typu zadania w konkretnym bloku czasowym. Najczęściej dzieli się bloki na 3 kategorie, jednak oczywiście można dostosować je do własnych preferencji.

• Spotkania
• Projekty
• Grupy zadaniowe

Do spotkań zaliczamy wszystkie spotkania zarówno biznesowe, jak i te na płaszczyźnie prywatnej. Projekty to blok czasowy, w którym skupiamy się tylko i wyłącznie na realizacji określonego celu lub konkretnego projektu. Natomiast grupy zadaniowe określają nam czas na wykonywanie mniejszych zadań powiązanych z projektami lub spotkaniami. Korzystając z tej techniki zarządzania czasem, należy pamiętać o uwzględnieniu przerw i rezerw czasowych pomiędzy poszczególnymi blokami czasowymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?